Gerenciamento de estoque de ativos:ferramentas e processos explicados

Se alguém pedisse uma lista dos ativos da sua empresa, você poderia fornecê-la? E quanto à localização, condição e utilização exatas de cada ativo?

Organizações com um grande número de ativos físicos podem responder a essas perguntas apenas se tiverem o sistema e o processo de gerenciamento de inventário de ativos corretos. A configuração desempenha um papel importante na redução do custo de gerenciamento de ativos e na melhoria da produtividade geral dos negócios.

Para fazer isso, primeiro você precisa entender o que o gerenciamento de inventário de ativos envolve e quais ferramentas você pode usar para agilizar e otimizar esse processo.

A diferença entre gerenciamento de ativos e gerenciamento de inventário

O gerenciamento de inventário de ativos é, de certo modo, um filho amoroso do gerenciamento de ativos e do gerenciamento de inventário. Portanto, para entender o gerenciamento de estoque de ativos, primeiro precisamos explicar os conceitos gerais.

Aqui estão as definições necessárias para nos ajudar a enquadrar a discussão.

O que é um ativo?

Ativos são recursos que uma empresa usa para conduzir seus negócios:produzir itens ou entregar um serviço.

Mais comumente, a palavra ativo é usada para se referir a ativos físicos como máquinas, veículos, acessórios, equipamentos de informática, móveis e similares.

Em um sentido mais amplo da palavra, um ativo também pode significar propriedade intelectual (como patentes) e ativos digitais (como documentos importantes, webinars, vídeos, white papers ...).

O que é estoque?

A palavra estoque se refere a uma ampla categoria de materiais e itens que são usados ​​para construir um produto, bem como para produtos acabados que a empresa planeja vender. Existem muitos tipos diferentes de inventário, sendo as categorias principais:

• matérias-primas e componentes (itens que farão parte do produto final)
• inventário WIP (trabalho em andamento) (produtos semiacabados; bens intermediários)
• produtos acabados (itens que a empresa planeja vender)
• inventário de manutenção, reparo e operações (MRO) (suprimentos necessários para realizar o trabalho de manutenção)

O que é gerenciamento de ativos?

O gerenciamento de ativos se refere ao conjunto de ferramentas e práticas usadas para rastrear, manter e reparar os ativos da empresa. Abrange todo o ciclo de vida do ativo, desde a aquisição até o descarte.

Os principais objetivos da gestão de ativos são:

• manter o controle dos ativos da empresa
• manter os ativos em perfeitas condições operacionais para reduzir a chance de quebras inesperadas e estender a vida útil dos ativos
• para agilizar todo o trabalho de manutenção (seja reativo ou proativo)

Uma boa gestão de ativos sempre levará a melhor desempenho de ativos, menos incidentes de segurança, produtividade de negócios aprimorada, e o mais importante, custos operacionais mais baixos .

O que é gerenciamento de estoque?

O gerenciamento de estoque engloba ferramentas e práticas usadas para gerenciar seu estoque. Inclui ações como compra, armazenamento e rastreamento de estoque. Ele também fica de olho no estoque de estoque e na demanda de produção em um esforço para fazer previsões de estoque precisas para os próximos meses.

Práticas ruins de gerenciamento de estoque levam a estoques excessivos e insuficientes, itens perdidos, problemas com vendedores e fornecedores e diferentes problemas de produtividade , tudo isso pode afetar negativamente seus resultados financeiros.

Uma subseção importante do gerenciamento de estoque é o gerenciamento de estoque de peças sobressalentes. É usado para prever, comprar, armazenar e rastrear o estoque de MRO. Os itens de MRO têm uma seção especial porque são o único tipo de estoque que não faz parte do produto final . Em vez disso, esses são itens usados ​​para manter e reparar ativos da empresa (consumíveis como adesivos e hastes de soldagem, suprimentos de zeladoria, suprimentos de escritório, peças de reposição para diferentes ativos ...).

O objetivo do gerenciamento de estoque de ativos

Como o próprio nome sugere, o inventário de ativos se preocupa em ter um inventário atualizado dos ativos de sua empresa.


A gestão de estoque de ativos é parte de uma estratégia de gestão de ativos que visa:

• crie um repositório central de todos os ativos que a empresa deseja rastrear
• rastreie a localização física dos ativos da empresa (especialmente importante para ativos que são usados ​​em diferentes locais, como transporte e equipamentos de construção)
• rastreie a utilização de ativos (tempo do ativo em uso vs tempo ocioso)
• acompanhe o desempenho dos ativos
• rastreie a condição do ativo (geralmente feito observando o histórico de manutenção do ativo em questão)
• rastreie o ativo ao longo de seu ciclo de vida (para que a contabilidade possa depreciar adequadamente os ativos fixos ao longo do tempo e para que os gerentes possam planejar atualizações ou descarte e compra de ativos de reposição)

Naturalmente, você não pode aplicar todos esses elementos a cada ativo. Você não vai medir o desempenho de seus móveis ou rastrear se o sistema de ventilação de seu prédio foi para um local diferente.

Cabe à organização decidir quais métricas ela deseja rastrear para diferentes ativos.

A função do rastreamento de ativos no gerenciamento de inventário de ativos

O rastreamento de ativos utiliza etiquetas eletrônicas para rastrear a localização atual de um ativo, usuário, condição e local de armazenamento.

Existem várias maneiras de rastrear ativos:

• etiquetas de código de barras que podem ser digitalizadas
• RFID
• Bluetooth de baixa energia (BLE)
• GPS

Cada ativo precisa ter um ID de ativo exclusivo, por isso não deixamos margem para interpretações e confusão quando temos vários ativos do mesmo tipo. Por motivos semelhantes, é uma boa ideia ter um repositório central de seus ativos com os logs de ativos que o acompanham.

Esses logs são particularmente úteis para rastrear o movimento de ativos que usam etiquetas de código de barras. Eles registram quando o ativo foi movido pela última vez e quem o moveu (quem é o usuário atual do ativo). Em outras palavras, você pode rastrear a cadeia de custódia de itens que costumam ser transportados.

Métodos de rastreamento mais avançados, como o GPS, rastreiam a localização do ativo em tempo real. No entanto, os logs de ativos ainda são muito úteis, pois rastreiam o histórico de manutenção e os custos associados a cada ativo.

Ter um sistema de rastreamento de ativos no local reduz significativamente a chance de que um item importante seja roubado ou extraviado. Além disso, os dados gerados pelo sistema podem ser usados ​​para calcular a depreciação dos ativos (e para outros fins financeiros).

Os benefícios de usar um sistema de gerenciamento de inventário de ativos

Implementar um sistema de gerenciamento de inventário de ativos (às vezes abreviado como AIM) ajuda a construir um repositório central de seus ativos. A capacidade de fazer isso é benéfica em mais de uma maneira.

1) Produtividade aprimorada

Saber a localização de cada ativo, sua condição e quanto é utilizado pode aumentar a produtividade em muitos níveis diferentes.

Sabendo onde está o ativo, os funcionários não precisam perder tempo rastreando sua localização.

Ao conhecer seu estado, você elimina a chance de um funcionário perder tempo se preparando para um determinado processo, apenas para descobrir que o ativo está quebrado, parcialmente funcional ou desligado para manutenção.

Ao rastrear a utilização e o desempenho dos ativos, a organização pode planejar atualizações ou a compra de novos ativos de uma forma que corresponda às suas necessidades. Além disso, ajuda a empresa a manter um nível ideal de estoque de ativos.

2) Custos operacionais mais baixos

Os ativos são necessários para o desempenho das atividades de negócios. Se um ativo acaba roubado ou extraviado, a empresa tem que comprar substitutos, aumentando seus custos operacionais. O inventário de ativos atualizado, combinado com o rastreamento de ativos, evita que isso aconteça.

Além disso, ter um sistema de gerenciamento de inventário de ativos digital remove a necessidade de entrada manual de dados, elimina o trabalho administrativo e diminui a necessidade de verificações tediosas de inventário de ativos. O resultado final é mão de obra e custos operacionais mais baixos.

3) A capacidade de estimar o valor do ativo

Ativos que são usados ​​regularmente perdem seu valor com o tempo. É por isso que a contabilidade deprecia os ativos.

Se você deseja depreciar com precisão o valor do ativo, precisa saber o valor do ativo original para a organização, em que estágio do ciclo de vida ele se encontra e quanto está sendo usado. Isso lhe dará uma boa ideia de quão rápido o ativo se deteriorará. Todos esses dados podem ser encontrados em um sistema AIM se seu banco de dados for mantido atualizado.

Os registros podem ser cruzados com o sistema EAM / CMMS da empresa para uma visão ainda maior. Afinal, logs detalhados de ativos e histórico de manutenção são a melhor maneira de descobrir a condição do ativo e estimar sua vida útil restante.

Em algum momento, um ativo se tornará um fardo. Em outras palavras, o valor que isso traz para a organização será menor do que a quantidade de recursos que você precisa gastar para mantê-la operacional. O gerenciamento de estoque de ativos ajuda você a perceber quando você cruza esse ponto - e o ajuda a planejar novas compras de ativos.

4) Coordenação de trabalho de manutenção menos trabalhosa

Programar o trabalho de manutenção para ativos quebrados é muito mais simples do que programar o trabalho de manutenção de rotina. É por uma razão simples - ativos quebrados não estão em uso.

Quando um supervisor de manutenção precisa programar o tempo de inatividade planejado para ativos que estão operacionais, ele não pode fazer isso por capricho. Não importa se estamos falando sobre reinstalar o Windows em um PC de escritório ou desligar a correia transportadora para uma inspeção mensal. Eles precisam saber quando os ativos estarão gratuitos para não interromper as atividades operacionais ou bagunçar o cronograma de produção. Para ativos e máquinas complexas no chão de fábrica, a tecnologia de manutenção preditiva pode ajudar a planejar as atividades de manutenção com antecedência.

Saber “quando” programar a manutenção é importante, mas também é “onde”. Muitos ativos são usados ​​por pessoas diferentes em locais diferentes. Veículos e equipamentos de informática são os primeiros que vêm à mente. Os técnicos de manutenção precisam saber a localização do ativo no qual devem trabalhar.

5) Informar compras futuras

Ter um pulso em seu estoque de ativos é essencial para otimizar seu processo de aquisição e para planejar novas compras.

Por exemplo, digamos que você tenha 20 laptops disponíveis para sua força de trabalho. Se a utilização de ativos for rastreada corretamente, você saberá que 15 laptops são usados ​​regularmente e 3 são usados ​​ocasionalmente. Se você contratar um novo funcionário, saberá imediatamente que não há necessidade de adquirir equipamentos de informática adicionais.

Da mesma forma, você pode ter vários ativos do mesmo tipo, mas de fornecedores diferentes. Esta é uma oportunidade para comparar o desempenho do ativo e os custos de manutenção. Saber qual fornecedor oferece o melhor valor é uma informação útil antes de sua próxima compra.

O que procurar em um software de gerenciamento de inventário de ativos

Para responder a esta pergunta, primeiro você precisa entender suas necessidades de gerenciamento de ativos.

Quantos ativos você tem? Você deseja rastrear e gerenciar ativos industriais, equipamentos de escritório ou ambos? Você quer se concentrar no rastreamento de estoque de ativos ou precisa de um software que também possa ajudá-lo a programar a manutenção de rotina e gerenciar tíquetes de manutenção?

Discuta quais problemas de gerenciamento de ativos você deseja resolver com o software (itens perdidos, quebras frequentes de equipamentos, altos custos operacionais ...). Com isso, será muito mais fácil fazer uma lista de seus recursos indispensáveis.

Lembre-se de que o gerenciamento de estoque de ativos não é uma solução independente. Freqüentemente, é parte de soluções maiores de gerenciamento de ativos, como CMMS ou EAM ou software de gerenciamento de instalações. Essas soluções podem ser divididas em três grupos. O primeiro grupo oferece manutenção robusta de ativos e recursos de rastreamento de ativos. O segundo grupo concentra-se no rastreamento de ativos e oferece recursos básicos de manutenção de ativos. O terceiro grupo concentra-se na manutenção de ativos e oferece recursos limitados de rastreamento de ativos. Uma revisão detalhada dos recursos disponíveis deve preceder todas as decisões de compra.

Aqui estão algumas características gerais do software que você deve procurar:

• solução baseada em nuvem então você só precisa de uma conexão com a internet para acessar o banco de dados, que pode ser atualizado em tempo real
• solução habilitada para celular para que você possa usar o sistema em qualquer dispositivo móvel
• solução com recursos de rastreamento de ativos apropriados (códigos de barras, GPS, RFID ... dependendo das necessidades de sua organização)
• ferramenta com recursos de integração apropriados (no caso de você precisar conectá-lo ao seu software ERP, software financeiro, etc.)
• solução com funcionalidade de gerenciamento de ativos apropriada (histórico de manutenção, sistema de tíquetes, gerenciamento de ordem de trabalho ... com base em suas necessidades de manutenção)
• solução configurável (para que você possa decidir o que deseja e não deseja rastrear e ter a capacidade de criar campos personalizáveis, KPIs e relatórios)

É realmente importante que seu software de gerenciamento de ativos seja intuitivo e fácil de usar. Muitas soluções atenderão aos seus requisitos de recursos no papel, mas não na prática. É muito importante experimentá-los primeiro e ver como os recursos são implementados. Se o software tiver erros, for lento ou difícil de descobrir, não vale a pena.

É por isso que sempre sugerimos que as empresas façam uma lista de possíveis soluções, conversem com os fornecedores sobre os recursos disponíveis e façam um teste gratuito para um teste prático. Temos um guia completo sobre como escolher o software de gerenciamento de ativos certo para sua organização, se você estiver interessado em aprender mais sobre o processo de seleção adequado.

Ao revisar as soluções de gerenciamento de ativos, sempre dê uma olhada mais de perto em seus planos de preços. Eles geralmente têm limitações no número de usuários e / ou ativos que você pode adicionar ao banco de dados. Se você precisar inserir um número excepcionalmente grande de ativos ou usuários, muitos fornecedores de software estarão abertos para criar um plano mensal / anual personalizado.

Usando Limble CMMS para rastrear e gerenciar seus ativos

Limble CMMS oferece muitos recursos principais que você encontraria em softwares de gerenciamento de ativos corporativos. Como tal, Limble pode ser usado para responder a muitas das suas necessidades de gerenciamento de inventário de ativos.

Vamos dar uma olhada rápida nos recursos que você pode achar muito úteis.

1) Cartão de ativo centralizado
Ter todas as informações de ativos em um só lugar é muito importante se você quiser se manter organizado. Um cartão de ativo centralizado é a melhor maneira de encontrar qualquer informação sobre seu ativo. Você pode visualizar todas as informações de ativos que definiu (marca, modelo, manuais, garantia, localização ...), histórico de manutenção detalhado e relatórios.


2) Integração de sensor e código QR
Se você deseja ter uma visão em tempo real da condição de seus ativos críticos, precisa de um software como o Limble, que pode receber e interpretar informações de sensores e equipamentos de monitoramento de condição. Se houver um problema, o Limble pode ser configurado para gerar alertas automáticos e ordens de serviço.

Além disso, os usuários do Limble podem usar códigos de barras para facilitar a identificação de ativos. Muitas vezes, é usado por técnicos de manutenção em campo para acessar rapidamente os registros de ativos. Eles podem apenas escanear o código de barras com o dispositivo móvel e o Limble abrirá automaticamente o cartão de ativo para aquele ativo específico.

3) Campos personalizados ilimitados
Negócios diferentes usam ativos diferentes e têm necessidades de rastreamento diferentes. O Limble permite que você crie um número ilimitado de campos personalizados e rastreie apenas o que deseja rastrear. Localização, marca, modelo, manuais, fotos, quilometragem, horas corridas, leituras de medidores e qualquer outra informação importante para sua empresa.

4) Organização de ativos em uma hierarquia pai-filho
Quando você tem um monte de ativos espalhados por diferentes locais, pode ser muito útil organizar esses ativos em uma hierarquia pai-para-filho. Isso fornece uma visão geral visual elegante de seus ativos e como eles são organizados dentro de suas instalações. Além disso, ajuda a gerar relatórios personalizados como “mostre-me todos os ativos que são filhos do ativo X”.


5) Relatórios granulares
Precisa de um relatório para uma determinada métrica com base em todos os ativos, um grupo específico de ativos ou um ativo individual? Com os relatórios granulares da Limble, você pode revisar os relatórios no nível que você precisa. É assim que os usuários Limble tomam decisões informadas.

Eu estava procurando um software de gerenciamento de ativos adequado com locais, ativos, sub-ativos, componentes e não apenas um software de gerenciamento de manutenção. Encontrei Limble e, honestamente, fiquei agradavelmente chocado. Gosto de tudo ... amo a interface ... amo a facilidade de uso ... amo poder ver minha fábrica completa em um só lugar. Uma coisa pequena, mas muito valiosa, que o Limble faz e que eu não encontrei em nenhum outro software, é que você pode escolher a generalidade das estatísticas que deseja. Se eu quiser estatísticas sobre o Ativo nível 1, posso conseguir. Se eu quiser estatísticas sobre Ativo de nível 5, posso obtê-las com apenas um clique. - Mohammad Hassaan Akram, Gerente de Fábrica e Manutenção, Unilever

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Práticas recomendadas para gerenciamento de estoque de ativos

Antes de encerrarmos, devemos discutir as melhores práticas que você pode aplicar em qualquer organização para ficar no controle de seu inventário de ativos.

Implementar software não será um dos pontos. Deve estar claro agora que esta é a melhor maneira de gerenciar um estoque de ativos grandes e caros.

Comece com dados limpos

Para construir uma estratégia de gerenciamento de ativos forte, precisamos de uma base estável com base em dados precisos.

A primeira etapa deve ser fazer uma lista de todos os ativos que deseja rastrear e quais métricas deseja rastrear para cada tipo de ativo. Depois disso, a lista de ativos e os respectivos detalhes dos ativos podem ser importados para o software de sua escolha.

Se você já está usando um sistema digital para rastrear ativos, a primeira etapa pode ser fazer uma auditoria de ativos e garantir que o banco de dados está preciso e atualizado.

O objetivo de ambos os cenários é limpar seus dados:

• garantindo que você não tenha itens faltando e entradas duplicadas
• definição de padrões de entrada de dados (convenções de nomenclatura, campos obrigatórios, formatos de dados apropriados ...)

Defina procedimentos operacionais claros

Seu banco de dados não será preciso por muito tempo se as pessoas não seguirem os procedimentos operacionais definidos ao interagir com seus ativos. Deve haver diretrizes claras definidas para coisas como:

• procedimentos e políticas para novas aquisições de ativos
• como atualizar o banco de dados de inventário de ativos (adicionando novos ativos ou arquivando aqueles que foram perdidos / descartados)
• procedimento para retirar o ativo do armazenamento
• procedimento para devolver o ativo de volta ao armazenamento
• como deixar comentários / notificações e atualizar registros de ativos (se o seu sistema de gerenciamento de inventário de ativos permitir isso em primeiro lugar)
• procedimento para atualizar o sistema quando um ativo muda seu usuário atual (troca de mãos)
• …

Muitos deles serão procedimentos muito simples, mas é importante que TODOS os sigam. Parte desse esforço é fornecer o treinamento necessário. Mesmo que seja de algo básico como manusear um leitor de código de barras.

Sempre haverá cenários de fronteira que não são cobertos pelos procedimentos operacionais padrão. Você deve ter uma pessoa responsável que possa entrar em contato para resolver problemas específicos.

Configurar relatórios automatizados e auditorias periódicas

Se você estiver usando software de gerenciamento de ativos / rastreamento de ativos, use os relatórios disponíveis. A maioria das soluções modernas oferece a capacidade de configurar relatórios automatizados para rastrear métricas e KPIs importantes. Se houver um problema, verifique os logs de ativos para obter detalhes adicionais.

Para garantir que o banco de dados seja preciso e atualizado, configure auditorias periódicas. Se houver discrepâncias significativas, tente localizar a causa do problema. Se necessário, atualize os procedimentos operacionais e comunique as alterações a todas as partes relevantes.

Siga as melhores práticas de gerenciamento de estoque e ativos

Ser bom no gerenciamento de estoque requer a compreensão dos princípios básicos de estoque, como tempos de entrega, estoque de segurança, pontos de reabastecimento, taxa de rotatividade e similares. Aprender as melhores práticas para o gerenciamento de inventário pode informar sua estratégia de gerenciamento de inventário de ativos.

Saber onde seus ativos estão e como são utilizados é ótimo, mas não significa muito se eles estão constantemente quebrando e não são capazes de cumprir seu propósito. Afinal, um dos objetivos do gerenciamento de estoque de ativos é garantir que os ativos estejam prontos e disponíveis quando os trabalhadores precisarem.

Aplicar as melhores práticas de gerenciamento de ativos (como manutenção preventiva) prolonga a vida útil dos ativos e reduz o número de problemas operacionais. Isso leva a uma menor rotação de ativos, fluxos de trabalho mais automatizados e custos operacionais mais baixos. Em última análise, isso resulta em um processo de gerenciamento de inventário de ativos mais suave.

Conclusão

Manter o controle do estoque de ativos fica exponencialmente mais difícil à medida que o número de ativos aumenta. As empresas não têm outra opção a não ser implementar soluções de gerenciamento de ativos e rastreamento de ativos para controlar seus ativos e seu inventário.

Se você quiser saber mais sobre o Limble CMMS e como ele pode ajudar a gerenciar seu inventário de ativos, diga-nos o que você está procurando e teremos o maior prazer em compartilhar mais detalhes com você.