50 dicas e práticas recomendadas de gerenciamento de inventário de ativos

Se você tem alguma experiência em gerenciamento de inventário, sabe o quanto é importante considerar cada item como um recurso,  para a saúde e a subsistência de sua operação, seja você uma Fortune 500 ou uma pequena empresa. E não são apenas os SKUs que enchem seu depósito, mas os valiosos equipamentos, dispositivos e outros ativos nos quais você confia para as operações diárias que devem ser rastreados e gerenciados com eficiência.

Pode parecer um conceito fundamental que todas as empresas seguem, mas quando você considera que 46% das PMEs dependem apenas do gerenciamento manual de ativos – ou não rastreiam o inventário – é fácil ver por que o gerenciamento de inventário de ativos é um problema persistente de botão quente para empresas que abrangem muitos setores.

Felizmente, existem muitos recursos testados e comprovados disponíveis que podem ajudar até mesmo as operações mais “básicas” a fazer a transição para o mundo do gerenciamento de ativos de estoque com eficiência e com pouco investimento inicial. Nós eliminamos os conselhos das autoridades sobre o assunto para que pudéssemos trazer para você as 50 principais dicas e práticas recomendadas de ativos de inventário oferecidas hoje. Abaixo, você encontrará citações diretamente desses recursos especializados, convenientemente organizadas por categoria.

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• Dicas sobre como implementar planos de inventário de ativos
• Práticas recomendadas de gerenciamento de inventário de recursos
• Dicas de treinamento de inventário de recursos
• Dicas de gerenciamento de inventário de ativos de TI

Dicas sobre como implementar planos de inventário de ativos

1. Reserve tempo para definir todos e todos os ativos. “Definir ativos que podem ser filtrados por meio de um processo de seleção pode não ser tão simples quanto parece. De uma visão expandida do gerenciamento de ativos, existem diferentes níveis nos quais um ativo pode ser gerenciado. Em um nível básico, os ativos são visualizados individualmente. Esta é a abordagem mais simples e mais fácil de entender.

“Os ativos também podem ser definidos e vistos em termos de sistemas. Exemplos de sistemas de ativos podem incluir redes, linhas de produção ou sistemas de instalações (HVAC, águas residuais, ar comprimido). E, finalmente, uma terceira visão expandida pode definir portfólios de ativos. Exemplos incluem classes de plataformas de petróleo, unidades de negócios, imóveis e infraestrutura municipal.” – Desenvolvimento de planos de gestão de ativos , Uptime Magazine via Life Cycle Engineering; Twitter: @uptime

2. Repense e/ou estabeleça suas práticas de processamento e preenchimento. “O número de pedidos é o fator mais importante para um negócio porque representa a receita. Mas muitas empresas não possuem sistemas adequados para lidar, processar e atender esses pedidos. A melhor coisa a fazer é criar uma lista de tarefas que precisam ser concluídas para processar e atender completamente um pedido.” – Raad Mobrem, 6 dicas para gerenciamento de estoque , Recursos SmallBiz; Twitter: @Small_BizHelp

3. Antes de implementar o software, verifique se você está começando com dados limpos. “Quando começamos a usar nosso software de gerenciamento de inventário de ativos, importamos os dados existentes. Uma vez que o processo foi concluído, percebi que tínhamos muitas inconsistências, como 20 nomes de produtos diferentes para o mesmo modelo de câmera de documentos. Se tivéssemos tido tempo para classificar nossos dados e limpá-los, teríamos detectado essas discrepâncias. Isso teria nos poupado muitas dores de cabeça, porque agora estamos tendo que rever todos esses dados e limpá-los para que nossos relatórios de inventário sejam consistentes e precisos.” – 5 dicas para criar um programa de gerenciamento de inventário de ativos bem-sucedido em seu distrito, Hayes Software Systems; Twitter: @HayesSoftware

4. Aplicar técnicas de gerenciamento econômicas. “Você está gerenciando seus ativos de maneira proativa ou reativa? Na maioria dos casos, o gerenciamento proativo é mais econômico a longo prazo do que o gerenciamento reativo. Por exemplo, se você esperar até que haja um buraco ruim em uma de suas ruas antes de realizar a manutenção da estrada, poderá acabar gastando mais dinheiro do que se realizar a manutenção da estrada de forma proativa ao longo do tempo. Você está praticando um gerenciamento econômico quando faz a manutenção, reparo ou substituição mais econômica no momento certo durante todo o ciclo de vida do ativo.” – 5 etapas para criar um plano de gerenciamento de ativos e planejamento de ativos eficazes , Obras de Ativos; Twitter: @AssetWorks

5. Não subestime a importância da interseção de ativos e estoques. “Ativos e estoque ocasionalmente se cruzam dentro da mesma empresa. Algumas empresas usam soluções de gerenciamento de ativos para rastrear e gerenciar equipamentos (como servidores, bombas de óleo ou maquinário pesado) para serviços e manutenção que já entregaram aos clientes. Nesse caso, um item de uso final que foi rastreado usando uma solução de gerenciamento de estoque durante a produção e as vendas agora está sendo rastreado com uma solução de gerenciamento de ativos.

“Tanto o rastreamento de ativos quanto o gerenciamento de estoque são aplicativos cruciais para empresas que estão tentando conter custos e melhorar a produção. Saber a diferença entre essas operações e os sistemas que podem melhorá-las ajudará as empresas a lidar e gerenciar melhor seus desafios exclusivos.” – Qual ​​é a diferença entre gerenciamento de estoque e rastreamento de ativos , Soluções Lowry; Twitter:@lowrysolutions

6. Defina níveis de bloqueio de segurança e reavalie conforme alterações nos negócios. “O gerenciamento de estoque de estoque é facilitado com o download do software de estoque. Você pode definir níveis de estoque de segurança para cada um de seus produtos. Estes são inerentemente a quantidade mínima de estoque de estoque que você precisa em todos os momentos, para nunca perder uma venda. Quando seu estoque cair ou se aproximar desses níveis de segurança, você será alertado para fazer mais pedidos. É importante que isso seja revisto, principalmente com produtos sazonais. Você precisará ajustar seus níveis de estoque de segurança para não ter muito estoque disponível, especialmente em mercados propensos a flutuações de mercado. ” – 4 práticas recomendadas para gerenciamento de estoque de inventário , Desencadeado; Twitter:@unleashedteam

7. Crie - e verifique - seus locais estratégicos. "Antes do dia do inventário, verifique se todas as peças do inventário têm um local listado no sistema de gerenciamento de inventário. Você também deve garantir que esses locais estejam corretos.

“Se uma peça for mantida em dois locais, certifique-se de que seu sistema de gerenciamento de estoque mostre isso. Essa etapa garante que os contadores de estoque não fiquem correndo tentando encontrar uma peça ou, pior ainda, marcando uma contagem incorreta porque não conseguem localizar a peça. A verificação dos locais de depósito durante as contagens cíclicas facilita essa tarefa no final do ano.” – Dicas para um inventário físico anual bem-sucedido , AssetWorks; Twitter:@assetworks

8. Boas práticas de gerenciamento de inventário de ativos economizarão dinheiro. “ Quando você tem um sistema de estoque sólido, saberá exatamente quanto produto possui e, com base nas vendas, poderá projetar quando acabará e garantirá a substituição no prazo. Isso não apenas ajuda a garantir que você não perca vendas (essencial para o fluxo de caixa), mas também permite que você planeje com antecedência para comprar mais, para garantir que tenha dinheiro suficiente reservado.” – Cassandra Campbell, Aviso:você está perdendo dinheiro ao não usar essas 8 técnicas de gerenciamento de estoque , Blogues da Shopify; Twitter:@shopify

9. Prepare-se para registrar suas correções de ações. “Após um levantamento de estoque, pode ser necessário alterar a quantidade de produtos em seu sistema para corresponder à sua contagem. A melhor maneira de fazer isso é com uma correção de estoque, seguindo estas dicas:

• Escolha um custo que faça sentido  — Se você estiver adicionando inventário, precisará inserir um preço de custo. Mas com as correções de estoque, você não tem faturas de fornecedores mostrando o custo, então escolha um número que faça sentido.
• Use um código contábil separado  — Se o seu sistema os suportar, o uso de códigos contábeis separados ajuda você a ver os lucros (mais estoque, nenhuma fatura) e perdas (menos estoque, nenhuma venda) resultantes de correções de estoque.” – 12 dicas para assumir o controle de Inventário e Gestão de Estoque , Pérola Brilhante; Twitter:@BrightpearlHQ

10. Estabeleça um plano de prevenção de perdas que seja sob medida para sua operação. “Por trás de cada história de sucesso de prevenção ou redução de perda de estoque identificada pelo Grupo estão bons dados de perda. Dados oportunos, precisos e acionáveis ​​disponíveis para todas as partes interessadas corretas, divididos por item e por loja, levam a uma colaboração aprimorada, mais ações corretas e permitem o rastreamento contínuo de resultados e tendências de desempenho. Hoje, a única maneira de obter esses dados é por meio de contagem cíclica regular na loja. Amanhã, a esperança é que a tecnologia de prateleira inteligente, incluindo identificação por radiofrequência (RFID), forneça essa visibilidade mais rapidamente, a um custo muito menor e com maior grau de precisão.” – Colin Peacock, 15 práticas recomendadas para prevenção de perda de estoque , LPM Insider; Twitter:@lpmag

11. Tome decisões que maximizem seu ROI. “A gestão de ativos ajuda as empresas a maximizar o retorno de cada investimento. Quando você confia no gerenciamento de ativos para informar as decisões de compra e manter-se atualizado sobre a manutenção contínua, você obtém mais vida útil de seus ativos caros.

“Além disso, ao melhorar a utilização de ativos em toda a força de trabalho, os fluxos de trabalho se tornam mais eficientes e a produção aumenta. A eliminação ou redução de resíduos de ativos perdidos ou roubados também é reduzida. Por fim, o gerenciamento de ativos permite o agendamento eficiente de ativos compartilhados entre equipes e departamentos, reduzindo a necessidade de comprar ativos duplicados desnecessariamente.” – 4 metas para gerenciamento de ativos , Camcode; Twitter:@camcode

12. Invista em e implemente tecnologia de Big Data. “Ferramentas como scanners portáteis e etiquetas RFID podem ajudá-lo a identificar e corrigir imprecisões rapidamente. Afinal, as informações são vitais para qualquer programa de gerenciamento de ativos bem-sucedido. Antes de escolher software ou equipamento, você deve desenvolver e implementar procedimentos de monitoramento e avaliação de equipamentos. Depois de implementar um novo sistema de gerenciamento de ativos, é necessário avaliar e monitorar continuamente o sistema de software escolhido para garantir que ele esteja funcionando corretamente e em conformidade com os procedimentos de gerenciamento estabelecidos. Isso inclui o desenvolvimento de mecanismos para identificar e corrigir imprecisões de dados.” – Ryan Ayers, Gerenciamento de ativos para sua empresa de construção , Business.com; Twitter:@businessdotcom

Práticas recomendadas de gerenciamento de inventário de ativos

13. Integre todo e qualquer sistema de gerenciamento. “Para agilizar seus processos de pedido de peças, devoluções, cobrança e pagamento, é importante observar como seu gerenciamento de frota e outros sistemas de software estão conectados. A integração também garante a precisão dos dados e reduz as demandas de pessoal administrativo, financeiro e outros, em alguns casos até reduzindo as necessidades de pessoal.” – Lynne White, Ter as peças certas à mão quando necessário é fundamental para qualquer workshop bem-sucedido , Chevin; Twitter:@chevintweet

14. Encontre maneiras de automatizar seu inventário de recursos. “Algumas soluções de software de gerenciamento de rede podem descobrir, mapear ativos de rede e criar inventários que são atualizados automaticamente para refletir as alterações na configuração e no status do dispositivo e apresentar as informações ao administrador por meio de visualizações bem organizadas e relatórios abrangentes.

“O importante é que as ferramentas funcionem em uma variedade de tecnologias e protocolos — ARP, SNMP, SSH, Gerenciamento de infraestrutura virtual, endereçamento IP, ICMP, LLDP, WMI e Telnet — para descobrir, localizar e coletar automaticamente informações abrangentes de dispositivos em roteadores, impressoras, switches, servidores e firewalls.” – Inventário de recursos de práticas recomendadas , WhatsUp Gold

15. Estabeleça KPIs de inventário revestidos. “Os KPIs de inventário medem seu desempenho em uma área específica durante um período específico de tempo em direção a uma determinada meta. Eles ajudam a eliminar suposições, fornecendo marcos claros a serem atingidos a cada semana, trimestre ou ano. Com eles, você terá os dados necessários para tomar decisões inteligentes e estratégicas para o seu negócio.” – 10 práticas recomendadas de gerenciamento de estoque para melhorar seus negócios , Prezados Sistemas; Twitter:@DearInventory

16. Adote medidas de segurança especializadas para seu departamento de peças. “Garantir que medidas de segurança eficazes sejam tomadas no armazém de peças. Várias práticas críticas devem ser consideradas. Limitar o acesso ao estoque do armazém de peças é crucial para manter a precisão do estoque. Adote uma política de que os estoques de peças estão "fora dos limites" e apenas os funcionários do departamento de peças têm acesso.

“A primeira maneira de garantir isso é adotar medidas de segurança física, como contadores de peças que impeçam os funcionários de entrar nos locais de estoque e retirar as peças necessárias. Permitir que todos tenham acesso pode tornar rapidamente os inventários de peças imprecisos. A segunda prática para ajudar nesse objetivo é instalar sistemas de câmeras de segurança e começar a utilizar o acesso por crachá aos pontos de entrada e saída.” – Brian Barry, 7 práticas recomendadas de gerenciamento de estoque de peças sobressalentes , F. Curtis Barry &Company; Twitter:@FCurtisBarryCo

17. Desenvolva um sistema de suporte de inventário feito para sua situação. “O inventário otimizado requer pontos de dados obtidos com frequência e
evolução do inventário em questão com base nessas medições
em tempo real. Um sistema de suporte à decisão que incorpora as melhores práticas
metodologias oferece aos gerentes de estoque uma ferramenta poderosa para gerenciar seus
objetivos de negócios e tornar suas equipes significativamente mais eficazes.” – 12 práticas recomendadas de otimização de inventário , Oníqua; Twitter:@oniquaanalytics

18. Desenvolva um plano de armazenamento que pareça bem com seu armazém específico. “Normalmente, pensa-se em armazéns como aqueles lugares onde mercadorias e mercadorias são mantidas até serem distribuídas. Os armazéns são, na verdade, ativos imobiliários complexos que exigem acesso (como ferrovia, água e estradas), segurança, tecnologia de TI, controles de temperatura e gerenciamento de ciclo de vida e
cadeia de suprimentos. Esses fatores influenciam como as agências avaliam e analisam o armazém como um ativo de propriedade real para os requisitos atuais e futuros da missão e do programa. As estratégias de redução para armazéns devem levar em consideração as funções suportadas pelos materiais armazenados nos armazéns, a cadeia de suprimentos necessária para fazer o uso mais eficiente
do armazém, inteligência de negócios em tempo real e os avanços tecnológicos que exigem menos recursos para apoiar a missão”. – White Paper sobre as melhores práticas de gerenciamento de depósito , Escritório de Administração de Serviços Gerais de Políticas Governamentais; Twitter:@USGSA

19. Priorize seu planejamento de ações de demanda. “Ser capaz de antecipar e prever a demanda permite maximizar a economia de custos. Com relação à gestão de estoque, permite que sua empresa estabeleça os níveis mínimo e máximo de estoque. O estoque ocioso é caro por causa das despesas incorridas com manuseio e monitoramento, bem como os custos adicionais de armazenamento.” – O que é gerenciamento e controle de estoque? , Amcap; Twitter:@amcapaus

20. Apenas invista em tecnologia que forneça análise em tempo real. “Depois de ter informações atualizadas sobre níveis de estoque e status de atendimento, você precisa analisar continuamente sua cadeia de suprimentos para
garantir o atendimento da demanda lucrativa. Níveis de estoque insuficientes resultarão em multas por nível de serviço ou vendas perdidas? Os estoques excessivos levarão a aumentos no estoque
obsoleto? Bottom line:Qual é a resposta mais lucrativa para uma determinada situação de estoque? Dando aos planejadores visibilidade em tempo real com suporte de análises sofisticadas que extraem simultaneamente de todos os seus dados
disponíveis na rede.” – 4 práticas recomendadas para gerenciamento ágil de estoque , Informa; Twitter:@infor

21. Desenvolva um plano de auditoria inteligente e consistente para os cenários menos esperados. “Outras questões que podem surgir e ser motivo de preocupação para um auditor incluem o momento da observação do inventário. As observações geralmente ocorrem no final de outubro ou no final de dezembro. Normalmente, devido a feriados de fim de ano e/ou problemas climáticos, as observações do inventário são realizadas em outubro. No entanto, se o cliente for mais propenso a fraudes/manipulação e for notório por isso, os auditores podem aparecer no final de dezembro para obter dados mais confiáveis.

“Outra questão é se o auditor precisa trazer um especialista ou executar alguns testes fora do local para garantir que o estoque no depósito seja genuíno. Por exemplo, para alguns bens como joias, grãos ou outros produtos de alta tecnologia, é incomum que o auditor regular diferencie entre bens reais e falsos. Os auditores podem querer trazer um especialista para um exame completo ou enviar algumas amostras para um laboratório para testes adequados.” – O que é uma auditoria de inventário? , CFI; Twitter:@InnovationCA

22. Elabore um manual de políticas e procedimentos incríveis feito para os ativos fixos de sua empresa. “Políticas e procedimentos devem ser estabelecidos para garantir contabilidade e gestão consistentes e corretas de ativos fixos. Essas políticas precisam cobrir todos os aspectos possíveis de ativos fixos. Considere áreas como:limite de capitalização; tratamentos contábeis; processo de aprovação de aquisições, transferências e alienações; vidas úteis/depreciação; construção de ativos; capitalização do custo da dívida (US GAAP); inventários periódicos de ativos fixos; e assim por diante." – Práticas recomendadas para ativos fixos , Estudos Simples; Twitter:@simplesstudies

23. Prepare-se para o pior. “A obsolescência é um fato inevitável do gerenciamento de estoque, mas, infelizmente, muitas organizações o gerenciam de forma reativa. Para gerenciar a obsolescência de forma proativa, as organizações devem ser capazes de responder a perguntas como: Como podemos antecipar a obsolescência? Que planos de contingência temos? Quais são nossas necessidades mais importantes? Devemos manter os itens ou substituí-los? Como garantimos a segurança?

“Tais organizações devem desenvolver um processo de avaliação de risco de obsolescência, ajudando os gerentes de estoque a avaliar a probabilidade de os itens se tornarem obsoletos e sinalizar os itens que correm maior risco de se tornarem obsoletos. Para aumentar o processo, os gerentes de estoque podem usar a análise para identificar itens já obsoletos, identificar itens que a organização pode gerenciar de forma reativa e reduzir o esforço manual envolvido no cálculo da probabilidade de obsolescência. A incorporação de análises no processo de obsolescência fornece às organizações os dados de que precisam para aplicar estratégias de mitigação, como acordos com fornecedores, atualizações de sistemas ou compras de mitigação de riscos.” – Tristan O'Gorman, 5 práticas recomendadas de análise de inventário para alcançar a otimização de inventário , IBM Big Data and Analytics Hub; Twitter:@IBMAnalytics

24. Compartilhe sua estratégia de gerenciamento em todos os departamentos. “A criação da estratégia para mudar o comportamento dos funcionários começa vários meses antes de qualquer mudança ser implementada no almoxarifado. Para estabelecer o escopo do projeto, você precisa definir como serão as mudanças e criar a visão dos benefícios que resultarão do projeto.

“É sempre uma boa ideia ter um novo par de olhos para olhar para uma situação atual e perguntar por que fazemos as coisas dessa maneira. Para avaliar as barreiras e problemas enfrentados pelos funcionários do almoxarifado, selecione uma equipe de funcionários que represente uma seção transversal da organização. A equipe deve consistir de um líder de equipe, patrocinador e quatro a cinco membros da equipe. Os membros dessa equipe devem ser funcionários vistos como líderes na organização e que se sintam à vontade para fazer brainstorming de novas ideias para fornecer soluções para as práticas atuais de armazenamento que estão causando desperdício.” – Wally Wilson, Mudando a cultura do almoxarifado para o desempenho das melhores práticas , Engenharia de Ciclo de Vida; Twitter:@LCE_Today

25. Esteja atento a todos recursos fantasmas. “Remova os ativos fantasmas do seu inventário. Há momentos em que itens que foram perdidos ou roubados ainda estão nos registros de inventário. Estes são conhecidos como ativos fantasmas. Na maioria das vezes, os ativos fantasmas eram itens que foram registrados incorretamente.” – As dez principais razões pelas quais o gerenciamento de ativos é importante , AER em todo o mundo; Twitter:@AERWorldwide

26. Estabeleça parâmetros de reordenação especializados. “Os parâmetros de reordenamento – níveis mínimo e máximo (MIN/MAX) – usados ​​pelo sistema de gerenciamento de materiais ERP para gerar pedidos de reabastecimento são os principais determinantes dos resultados do estoque. Os parâmetros de reordenação devem ser otimizados periodicamente para refletir as mudanças. O processo de otimização aborda:

• Seleção de algoritmos apropriados para otimizar os níveis de estoque mínimo e máximo
• Uso de um modelo de custo econômico que considera os custos de manutenção de estoque, reabastecimento, expedição e falta de estoque como uma alternativa preferencial para uma abordagem de nível de serviço fixo
• Análise de grupos de itens em vez de um por um, um de cada vez
• A capacidade de realizar modelagem hipotética e comparar resultados otimizados com o desempenho atual do inventário
• Consideração das restrições do 'mundo real', incluindo capacidade máxima de compartimento, capacidade de armazenamento e muito mais” – Andy Hill, 12 práticas recomendadas de otimização de estoque , Manufatura.net; Twitter:@MnetNews

27. Diversifique seus atributos de SKU. “A mais comum das melhorias de processo é usar muito mais atributos associados a cada SKU para criar um número muito maior de classes de itens às quais diferentes políticas são atribuídas – muito além dos três ou quatro níveis padrão que a maioria das empresas ainda usa. Esses atributos podem incluir lead times, variabilidade de oferta e demanda, padrões de consumo, criticidade, velocidade e vários outros. Quanto mais dimensões uma empresa utiliza, maior a precisão que uma empresa terá na gestão de estoques. Não é incomum ver 10-12 dimensões sendo usadas nas melhores empresas do setor.” – Cinco estratégias para melhorar o gerenciamento de estoque em redes complexas de cadeia de suprimentos , CSCO Insights; Twitter:@cisco

Dicas de treinamento de inventário de recursos

28. Invista em sessões de treinamento de inventário de ativos. “Ter uma equipe boa e competente pode fazer toda a diferença para o sucesso de uma empresa. O treinamento em gerenciamento de estoque equipa seus funcionários com as mais recentes ideias e métodos de melhores práticas de controle de estoque. Fornecer aos seus funcionários treinamento em gerenciamento de estoque é essencial para que os objetivos de uma organização sejam atendidos adequadamente.

“Ao investir em treinamento de estoque, você pode garantir que seus funcionários recebam as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho com eficiência. O treinamento ajuda a equipe a melhorar seus conhecimentos, habilidades e capacidades, aumentando sua eficiência geral e reduzindo o desperdício de estoque. Isso, por sua vez, levará a um desempenho de maior qualidade.” – A importância do treinamento de gerenciamento de estoque para sua equipe , Desencadeado; Twitter:@unleashedteam

29. Para promover a precisão, forneça aos seus funcionários treinamento de sistemas adequado. “Um inventário computadorizado e um sistema de contabilidade de ativos ajudam a manter as informações de seus ativos organizadas ao longo de seu ciclo de vida e reduz o risco de erro humano. Se usado regularmente durante o processo de inventário anual, uma boa solução pode ajudar a garantir que todos os dados sejam precisos e atualizados. Portanto, da próxima vez que você tentar visualizar os detalhes de um ativo, como seu número de série ou informações financeiras, pode ter certeza de que as informações em seu banco de dados estão corretas.

“Manter dados precisos em seu sistema de gerenciamento de ativos ao longo do ano significa que é mais provável que você acabe com relatórios financeiros nos quais pode confiar. Essas informações são críticas para a conformidade e ajudam a apoiar a tomada de decisões informadas durante os processos de orçamento e planejamento.” – Automatizando o rastreamento de ativos e processos de inventário | 5 Benefícios , AssetWorks; Twitter:@assetworks

30. Concentre-se em desenvolver suas habilidades de liderança. “Os gerentes de estoque precisam ser líderes eficazes. Eles contratam e demitem e gerenciam uma equipe de funcionários e todos os desafios que isso implica. Eles precisam liderar sua equipe. Eles também precisam ser capazes de assumir a direção e trabalhar como parte de uma equipe maior. Most inventory managers will need to work with marketing and sales departments as well as purchasing managers to organize the efficient flow of inventory in and out of the company.” – Jay Schofield, 6 Things Great Inventory Managers Do , System ID; Twitter:@System ID

31. Prioritize product tracking awareness. “From year to year, it’s beneficial to know what sells and what doesn’t. This information helps you plan and make more informed business decisions for the future. You’ll avoid losses due to products sitting on shelves for too long or losing sales because products sell out too quickly for customer demand.” – Brian Sutter, Director of Marketing, Wasp Barcode Technologies, Inventory vs Asset Management:What’s the Difference? , Score; Twitter:@SCOREMentors

32. Take advantage of your inventory management system’s onboarding/training solutions. “Many inventory management solution providers in today’s market offer training or onboarding services so both you and your employees can learn how to take full advantage of the system’s features and capabilities. The team behind the service itself will be able to give you the most comprehensive overview of the system, and they’ll be able to provide support and further assistance in any necessary areas.” – Nikki Michaels, 5 Tips to Help Retail Employees Stay on Top of Inventory , Vend; Twitter:@vendhq

33. Take a systemic approach to inventory asset management. “A company can get the greatest benefit from an asset management program when it integrates all aspects involved in controlling assets and their costs. The program should cross all lines between departments and disciplines to focus on the total value. Managers should use a systematic approach, applying standards in a structured way.

“Risks must be evaluated and, if necessary, compromises found that best balance risk against performance and cost. The program should allow managers to examine assets in context of their use and value to the company. A good asset management program will also be sustainable, helping to optimize the life of assets while considering long-term effects such as environmental impact.” – Jeffrey Joyner, What is the Purpose of an Asset Management Program? , Chron; Twitter:houstonchron

34. Provide sufficient training – and schedule appropriately. “By studying your work order history and your maintenance schedule, you can usually accurately predict how much staff and how many man-hours you can anticipate needing during the year. With this number in mind, you can then schedule your employees appropriately and not just have workers standing around twiddling their thumbs. Or maybe you will find that your problem isn’t over-staffing but under-staffing instead. Missing a routine maintenance here or there happens – but when you begin missing them frequently due to not having enough staff, things can go south very quickly.” – Lisa Richards, 7 Benefits of Inventory Management , Mapcon; Twitter:@MAPCONtech

35. Once you have implemented an asset inventory training program, get the most out of it by shoring up your skills inventory. “A skills inventory summarizes the skills, education, and experiences of current employees.  Depending on the size and complexity of a business, the process for preparing a skills inventory will vary. Some businesses use commercial software. Other firms use database programs. Some small businesses use simple worksheets or even a paper based system to prepare the skills inventory.

“Whatever the method, if done correctly a skills inventory will provide a collective business inventory of the skills, knowledge, and real-world experience that a firm’s workforce possesses.” – Robert Tanner, MBA, Founder &Principal Consultant of Business Consulting Solutions LLC, What is Skills Inventory? , Management is a Journey; Twitter:@mgmtjourney

36. Ensure that all employees are aware of their asset inventory-related responsibilities. “Watching inventory metrics tumble is an exercise in futility without a team to fix it. You may not need a dedicated inventory or stock manager, but if the responsibility falls on another department head, be sure they’re well aware of their role and the targets they’re expected to reach. If your success metrics aren’t where they need to be, it’s time to schedule a meeting.” – 20 Inventory Management Questions You Should be Asking , Action Storage; Twitter:@ActionStorage

37. Stamp out internal theft with proper inventory asset bookkeeping. “To prevent theft by administrative staff, practice good bookkeeping. Ensure that no single person controls too many parts of any financial transaction. Purchases, payroll, reimbursements and other disbursements should require review and signoff by a senior staff member.

“Perform bank reconciliations and review business credit card statements each month. Work with a qualified business accountant to ensure that books are properly maintained, transactions are properly posted, and the audit trail shows no suspicious activity.” – 10 Tips to Help Clients Prevent Employee Theft , Xero; Twitter:@Xero

38. Incentivize the participation in asset-related training and professional development programs. “Consider offering a program that will pay some, or even all, of a professional development course for your warehouse staff. These incentives are win-win – your employees will be comfortable with change, and the knowledge they gain can drive both quicker implementation and more effective operation.” – Stephen “Stevie” Hay, General Manager of Aptean’s Distribution &Plant Management Group, Helping Warehouse Employees Thrive in an Era of Automation , Aptean; Twitter:@aptean

IT Asset Inventory Management Tips

39. Make use of an all-inclusive asset tracking software. “Chances are you’re already ahead of the curve and have invested in asset tracking software of some kind, but just because you have that base covered doesn’t mean that it’s the best option for your business’ assets.

“To ensure that yours is, make sure that the software allows you to input complex, comprehensive information about your assets, including the locations, equipment, and components. In addition to the hierarchy, also guarantee that these specifics can be easily altered in real-time to reflect changes in maintenance schedules, updates on depreciation, and all other relevant info.

“For the best in asset tracking security, opt for a software that includes GPS technology, especially if your equipment assets move around often. Making use of GPS capabilities makes it so that your most high-value assets are always locatable, even if a theft is in progress.” – 4 Best Practices for Oil and Gas Company Asset Management , Código de Cam; Twitter:@Camcode

40. Be sure that your chosen system includes a comprehensive ‘service desk’ feature. “Well, much as you like to deny it, it is always better to ensure your service desk has an asset management module rather than investing on a stand alone asset management software. Ensuring your asset management software is part of the service desk solution will ensure that data sharing across the organisation is efficient. Additionally, have a service desk solution that has asset management module will ensure a streamlined functioning of all the teams in an organisation.” – Apoorva Ravikrishnan, Product Marketer for Freshservice at Freshworks Inc., 5 Tips for Selecting the Right IT Asset Management Software , Freshservice Blog; Twitter:@freshserviceapp

41. Select an asset inventory management system that integrates with your accounting system. “Ideally, you want your inventory management system to integrate with your accounting system so that you have up-to-date financial information to help you understand how your business is doing, so that you can make timely and well-informed decisions. For businesses that already use Intuit’s QuickBooks accounting software, inventory valuations can be tracked in real-time and the financial statements are updated seamlessly for inventory changes.

“Whatever system you decide to use, maintain its effectiveness by conducting regular inventory counts of what you have in stock, and reconcile any differences between your physical inventory account and your inventory records on a timely basis. You should understand why these reconciling differences occur and manage the potential risk of theft.” – Orin Schepps, Seeing Clearly:3 Tips for Effective Sales Inventory Management , Consultance Accounting; Twitter:@Consultancellc

42. Consider IT asset management in terms of centralization. “In reality, all IT shops should have the means (policies, procedures, tools) to support asset management for the enterprise. The ability to record purchases, costs, contracts, locations and disposal data helps the organization make informed decisions about strategic purchases.

“We’re all for minimizing the incremental risks and related costs associated with IT infrastructure projects that are based on old, incomplete and/or less accurate information. So having a central location of these assets helps in performing important upgrades on versions of equipment and software.” – Norm Brien, IT Asset Management:How to Be Efficient , CIO; Twitter:@CIOonline

43. Use your IT to prioritize self audits. “Risk is the main cause of uncertainty in any organization. Thus, companies increasingly focus more on identifying risks and managing them before they even affect the business. In the world of IT inventory management, self-auditing processes can help companies be proactive in finding problems before a real audit occurs. Staying on top of audits can also facilitate smoother projects like data center consolidations or decommissions.

“While many companies do perform cursory audits and some might do more extensive audits on occasion, these surface level audits likely won’t turn up issues that would be found during a real software compliance audit.” – Jeremy Schaller, IT Inventory Management:What, Why, and How (Best Practices) , exIT Technologies; Twitter:@exittech

44. Take advantage of automated maintenance scheduling for all assets. “Most maintenance management software allows you to keep detailed notes on all aspects of any given asset. Take advantage of this by maintaining maintenance history and costs. This can serve as a comparison point for the future, or as a way to gauge if a certain model is reliable once replacement becomes necessary. Similarly, maintaining the calibration events and troubleshooting results for an asset will prove useful across multiple locations and for multiple assets.” – 7 Tips for Better Asset Management with Maintenance Management Software , DPSI; Twitter:@dpsiCMMS

45. Use tried and true asset tag technology to keep track of your assets. “As your business grows, it is bound to acquire a large asset base. With all these additional tools and machines, inventory control is bound to get tough. The easy way out would be to devise a tracking system which makes inventory processes much more streamlined. To begin with, you need to enter all asset IDs located in your warehouse. This is important because your employees should know where a particular piece of equipment is located. Instant data on assets help staff workers carry out their daily tasks much more efficiently!

“With special features included in asset inventory software, you can create barcodes for all your office items. Barcode and QR labels allow you to quickly scan and enter all relevant information in your systems. For example, you can save the warehouse location of asset X at a particular time. Asset tags also let you track inventory movements every time an employee checks out an asset. Monitor business activities with easily accessible information to increase asset optimization.” – The 5 Rules to Simplify Asset Management with Asset Inventory Software , EZOfficeInventory; Twitter:@officeinventory

46. Implement the best system support possible. “Including exception reporting, inventory on hand and on-order availability by location, as well as projection of how SKUs are selling vs. when purchase orders need to be placed to prevent stocks-outs. This also includes having the ability to reserve a SKU quantity to a customer order, and vendor management to monitor and track vendor-shipped orders.” – Curt Barry,  Founder &Chairman of F. Curtis Barry &Company, 10 Tips for Improving Your Inventory Management , Multichannel Merchant; Twitter:@mcmerchant

47. Rely on cutting-edge automation. “Managing assets manually takes a lot of time, effort, and costs without getting the equivalent results. To optimize your asset management, consider using an automated asset management solution. This software automates your asset management processes, such as asset value and  depreciation tracking, asset maintenance, contract management, cost analysis, and in-depth report generation. By automating complex asset management tasks, you will be able to improve the efficiency, effectiveness and productivity of your business.” – 5 Effective Asset Management Tips for Improving Business Efficiency , BusinessTech; Twitter:@HashMicro

48. Use your company’s IT data to make big picture predictions. “Understand that in today’s economic climate, cash is king. If you are sitting in a good position, make cutbacks to your spending but invest in tools and people that will help you in the long run to grow your business and drive greater efficiency. With layoffs and companies eager to keep sales high, you can secure some top quality talent and excellent deals on the technology tools you need.” – Bill Harrison, President of Demand Solutions, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management , All Business; Twitter:@AllBusiness_com

49. Ensure that you IT inventory asset management systems come equipped with easy integration tools. “The IT Asset Management application should be easy to integrate with other applications. Imagine spending hours just to integrate the IT Asset Management application with the helpdesk application that your company uses. It will be just sheer waste of time and hard work, and now imagine what will happen if your company decides to move to a different ticketing software. It will be a double whammy. Now, you will have to spend time to learn the new helpdesk application and at the same time you will have to ask an expert to spend a considerable amount of time to figure it out how to integrate the existing IT asset management application with the new helpdesk application that you have just purchased.” – Vaishali Gopi, Important Tips to Consider in Buying IT Asset Management Software , Maintworld; Twitter:@maintworld

50. Integrate all ERP data with an asset-based management software. “Companies should consider integrating their enterprise resource planning solution with inventory management software. Implementing mobile data collection technologies into the warehouse will help keep employees and managers on top of inventory and help them to see where and what they have on their shelves, allowing for easier picking and delivery.” – Dustin Caudell, 5 Tips for Successful Inventory Management , RFgen; Twitter:@RFgenSoftware