50 Dicas Comprovadas de Gestão de Inventário de Ativos para Eficiência Ótima

Se você tem alguma experiência gerenciando inventário, sabe o quão importante é considerar cada item como um ativo, tanto para a saúde quanto para a subsistência da sua operação, seja você uma Fortune 500 ou uma pequena empresa. E não são apenas os SKUs enchendo seu armazém, mas os valiosos equipamentos, dispositivos e outros ativos nos quais você confia para operações diárias que devem ser efetivamente rastreados e gerenciados.

Pode parecer um conceito fundamental que todas as empresas seguem, mas quando você considera que 46% das PMEs dependem exclusivamente de gestão manual de ativos – ou não rastreiam inventário de forma alguma – fica fácil ver por que a gestão de inventário de ativos é um tema persistente para empresas de muitos setores.

Felizmente, existem muitos recursos testados e comprovados disponíveis que podem ajudar até as operações mais "básicas" a fazer a transição para o mundo da gestão de inventário de ativos de forma eficiente e com pouco investimento inicial. Nós filtramos conselhos das autoridades no assunto para trazer a você as 50 principais dicas e práticas recomendadas de inventário de ativos oferecidas hoje. Abaixo, você encontrará citações diretas destes recursos especializados, convenientemente organizadas por categoria.

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• Dicas sobre Implementação de Planos de Inventário de Ativos
• Práticas Recomendadas de Gestão de Inventário de Ativos
• Dicas de Treinamento de Inventário de Ativos
• Dicas de Gestão de Inventário de Ativos de TI

Dicas sobre Implementação de Planos de Inventário de Ativos

1. Reserve tempo para definir todos e quaisquer ativos

"Definir ativos que podem então ser filtrados através de um processo de seleção pode não ser tão simples quanto parece. De uma visão expandida de gestão de ativos, existem diferentes níveis nos quais um ativo pode ser gerenciado. Em um nível fundamental, ativos são vistos individualmente. Esta é a abordagem mais simples e facilmente compreendida.

"Ativos também podem ser definidos e vistos em termos de sistemas. Exemplos de sistemas de ativos podem incluir redes, linhas de produção ou sistemas de instalações (HVAC, água residual, ar comprimido). E finalmente, uma terceira visão expandida pode definir portfólios de ativos. Exemplos incluem classes de plataformas de petróleo, unidades de negócio, imóveis e infraestrutura municipal." – Developing Asset Management Plans, Uptime Magazine via Life Cycle Engineering; Twitter: @uptime

2. Repense e/ou estabeleça suas práticas de processamento e fulfillment

"Número de pedidos é o fator mais importante para um negócio porque representa receita. Mas muitas empresas não têm sistemas adequados para lidar, processar e cumprir esses pedidos. A melhor coisa a fazer é criar uma lista de tarefas que precisam ser concluídas para processar e cumprir um pedido completamente." – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management, SmallBiz Resources; Twitter: @Small_BizHelp

3. Antes de implementar software, garanta que está começando com dados limpos

"Quando começamos a usar nosso software de gestão de inventário de ativos, importamos dados existentes. Uma vez concluído o processo, percebi que tínhamos muitas inconsistências, como 20 nomes de produtos diferentes para o mesmo modelo de câmera de documentos. Se tivéssemos reservado tempo para organizar nossos dados e limpá-los, teríamos pego essas discrepâncias. Isso teria nos poupado muitas dores de cabeça porque agora estamos tendo que voltar por todos esses dados e limpá-los para que nossos relatórios de inventário sejam consistentes e precisos." – 5 Tips for Creating a Successful Asset Inventory Management Program at Your District, Hayes Software Systems; Twitter: @HayesSoftware

4. Aplique técnicas de gestão custo-efetivas

"Você está gerenciando seus ativos de forma proativa ou reativa? Na maioria dos casos, gestão proativa é mais custo-efetiva a longo prazo que gestão reativa. Por exemplo, se você espera até haver um buraco ruim em uma de suas ruas antes de fazer manutenção viária, pode acabar gastando mais dinheiro do que se conduzir manutenção viária proativamente ao longo do tempo. Você está praticando gestão custo-efetiva quando faz a manutenção, reparo ou substituição mais custo-efetiva no momento certo durante todo o ciclo de vida do ativo." – 5 Steps to Building an Effective Asset Management Plan and Asset Planning, Asset Works; Twitter: @AssetWorks

5. Não subestime a importância da interseção entre ativo e inventário

"Ativos e inventário ocasionalmente se cruzam dentro da mesma empresa. Algumas empresas usam soluções de gestão de ativos para rastrear e gerenciar equipamentos (como servidores, bombas de petróleo ou máquinas pesadas) para serviço e manutenção que já entregaram aos clientes. Neste caso, um item de uso final que era rastreado usando uma solução de gestão de inventário durante produção e vendas agora está sendo rastreado com uma solução de gestão de ativos.

"Tanto rastreamento de ativos quanto gestão de inventário são aplicações cruciais para empresas que tentam conter custos e melhorar produção. Conhecer a diferença entre estas operações e os sistemas que podem melhorá-las ajudará as empresas a lidar melhor e gerenciar seus desafios únicos." – What is the Difference Between Inventory Management and Asset Tracking, Lowry Solutions; Twitter: @lowrysolutions

6. Defina níveis de estoque de segurança – e reavalie conforme o negócio muda

"Gestão de estoque de inventário é facilitada baixando software de inventário. Você pode definir níveis de estoque de segurança para cada um dos seus produtos. Estes são inerentemente a quantidade mínima de estoque de inventário que você precisa em mãos o tempo todo, para nunca perder uma venda. Quando seu estoque de inventário cai ou se aproxima destes níveis de segurança, você será alertado para pedir mais. É importante que isso seja revisado, especialmente com produtos sazonais. Você precisará ajustar seus níveis de estoque de segurança para não ter muito estoque em mãos, especialmente em mercados propensos a flutuações de mercado." – 4 Best Practices for Inventory Stock Management, Unleashed; Twitter: @unleashedteam

7. Crie – e verifique – suas localizações estratégicas

"Antes do seu dia de inventário, verifique se todas as peças do seu inventário têm uma localização listada no seu sistema de gestão de inventário. Você também deve garantir que estas localizações estão corretas.

"Se uma peça é mantida em duas localizações, garanta que seu sistema de gestão de inventário mostre isso. Esta etapa garante que contadores de inventário não corram tentando encontrar uma peça ou, pior ainda, marcando uma contagem incorreta porque não conseguem localizar a peça. Verificar localizações de bins durante contagens cíclicas torna esta tarefa mais fácil no fim do ano." – Tips for Successful Annual Physical Inventory, AssetWorks; Twitter: @assetworks

8. Boas práticas de gestão de inventário de ativos economizam dinheiro

"Quando você tem um sistema de inventário sólido, saberá exatamente quanto produto tem, e com base nas vendas pode projetar quando vai acabar e garantir que o repõe a tempo. Não apenas isso ajuda a garantir que você não perca vendas (crítico para fluxo de caixa), mas também permite planejar adiante para comprar mais para garantir que tem dinheiro suficiente reservado." – Cassandra Campbell, Warning: You're Losing Money by Not Using These 8 Inventory Management Techniques, Shopify Blogs; Twitter: @shopify

9. Prepare-se para registrar suas correções de estoque

"Após uma contagem de estoque, você pode precisar alterar a quantidade de produtos no seu sistema para corresponder à sua contagem. A melhor maneira de fazer isso é com uma correção de estoque, seguindo estas dicas:

• Escolha um custo que faça sentido — Se você está adicionando inventário, precisa inserir um preço de custo. Mas com correções de estoque, você não tem faturas de fornecedores mostrando o custo, então escolha um número que faça sentido.
• Use um código contábil separado — Se seu sistema suporta, usar códigos contábeis separados ajuda você a ver lucros (mais inventário, sem fatura) e perdas (menos inventário, sem venda) que resultam de correções de estoque." – – 12 Tips for Taking Control of Inventory and Stock Management, Brightpearl; Twitter: @BrightpearlHQ

10. Estabeleça um plano de prevenção de perdas personalizado para sua operação

"Por trás de cada história de sucesso de prevenção ou redução de perda de inventário identificada pelo Grupo estão bons dados de perda. Dados oportunos, precisos e acionáveis disponíveis para todos os stakeholders certos, divididos por item e por loja, levam a melhor colaboração, mais das ações certas, e permitem o rastreamento contínuo de resultados e tendências de desempenho. Hoje, a única maneira de obter esses dados é através de contagem cíclica regular na loja. Amanhã, a esperança é que tecnologia de prateleiras inteligentes, incluindo identificação por radiofrequência (RFID) forneça essa visibilidade mais rápido, a um custo muito menor e com um grau muito maior de precisão." – Colin Peacock, 15 Best Practices for Inventory Loss Prevention, LPM Insider; Twitter: @lpmag

11. Tome decisões que maximizem seu ROI

"Gestão de ativos ajuda empresas a maximizar o retorno de cada investimento. Quando você confia na gestão de ativos para informar decisões de compra e manter o controle de manutenção contínua, obterá mais vida útil de seus ativos caros.

"Além disso, ao melhorar a utilização de ativos em toda a força de trabalho, fluxos de trabalho tornam-se mais eficientes e a produção aumenta. A eliminação ou redução de desperdício de ativos perdidos ou roubados também é reduzida. Finalmente, a gestão de ativos permite o agendamento eficiente de ativos compartilhados entre equipes e departamentos, reduzindo a necessidade de comprar ativos duplicados desnecessariamente." – 4 Goals for Asset Management, Camcode; Twitter: @camcode

12. Invista e implemente tecnologia de Big Data

"Ferramentas como leitores portáteis e etiquetas RFID podem ajudar você a identificar e corrigir imprecisões rapidamente. Informação, afinal, é vital para qualquer programa bem-sucedido de gestão de ativos. Antes de escolher software ou equipamento, você deve desenvolver e implementar procedimentos de monitoramento e avaliação de equipamentos. Uma vez que você implementou um novo sistema de gestão de ativos, é necessário avaliar e monitorar continuamente o sistema de software escolhido para garantir que está funcionando corretamente e em conformidade com procedimentos de gestão estabelecidos. Isso inclui desenvolver mecanismos para identificar e corrigir imprecisões de dados." – Ryan Ayers, Asset Management for Your Construction Firm, Business.com; Twitter: @businessdotcom

Práticas Recomendadas de Gestão de Inventário de Ativos

13. Integre todos e quaisquer sistemas de gestão

"Para simplificar seus pedidos de peças, devoluções, faturamento e processos de pagamento, é importante olhar como seus sistemas de gestão de frota e outros softwares estão conectados. Integração também garante precisão de dados e reduz demandas sobre pessoal administrativo, financeiro e outros, em alguns casos até cortando necessidades de pessoal." – Lynne White, Having the Right Parts on Hand When Needed is Critical for Any Successful Workshop, Chevin; Twitter: @chevintweet

14. Encontre maneiras de automatizar seu inventário de ativos

"Algumas soluções de software de gestão de rede podem descobrir, mapear ativos de rede e criar inventários que atualizam automaticamente para refletir mudanças em configuração e status de dispositivos, e apresentar a informação ao administrador através de visualizações bem organizadas e relatórios abrangentes.

"O importante é que as ferramentas funcionem através de uma variedade de tecnologias e protocolos—ARP, SNMP, SSH, Virtual Infrastructure Management, endereçamento IP, ICMP, LLDP, WMI e Telnet—para descobrir, localizar e coletar informações abrangentes de dispositivos através de roteadores, impressoras, switches, servidores e firewalls." – Best Practices Asset Inventory, WhatsUp Gold

15. Estabeleça KPIs de inventário à prova de ferro

"KPIs de inventário medem seu desempenho em uma área particular durante um tempo específico em direção a uma certa meta. Eles ajudam a eliminar adivinhação dando a você marcos claros para atingir a cada semana, trimestre ou ano. Com eles, você terá os dados necessários para tomar decisões inteligentes e estratégicas para seu negócio." – 10 Inventory Management Best Practices for Improving Your Business, Dear Systems; Twitter: @DearInventory

16. Adote medidas de segurança especializadas para seu departamento de peças

"Garanta que medidas de segurança eficazes sejam tomadas no armazém de peças. Várias práticas críticas devem ser consideradas. Limitar o acesso ao inventário do armazém de peças é crucial para manter a precisão do inventário. Adote uma política que inventários de peças são 'acesso restrito' e apenas funcionários do departamento de peças têm acesso.

"A primeira maneira de garantir isso é adotar medidas de segurança físicas como balcões de peças que impedem funcionários de entrar em locais de estoque de inventário e retirar peças necessárias. Permitir que todos tenham acesso pode rapidamente tornar inventários de peças imprecisos. A segunda prática para ajudar neste objetivo é instalar sistemas de câmeras de segurança e começar a utilizar acesso por crachá em pontos de entrada e saída." – Brian Barry, 7 Spare Parts Inventory Management Best Practices, F. Curtis Barry & Company; Twitter: @FCurtisBarryCo

17. Desenvolva um sistema de suporte de inventário feito para sua situação

"Inventário otimizado requer pontos de dados obtidos frequentemente e evolução do inventário em questão baseada nessas medições em tempo real. Um sistema de suporte à decisão que incorpora metodologias de melhores práticas dá aos gerentes de inventário uma ferramenta poderosa para gerenciar seus objetivos de negócio e tornar suas equipes significativamente mais eficazes." – 12 Best Practices of Inventory Optimization, Oniqua; Twitter: @oniquaanalytics

18. Desenvolva um plano de armazenamento que combine bem com seu armazém específico

"Tipicamente pensa-se em armazéns como aqueles lugares onde mercadorias e commodities são mantidas até serem distribuídas. Armazéns são, na verdade, ativos de propriedade real complexos que requerem acesso (como ferrovia, água e estradas), segurança, tecnologia de TI, controles de temperatura e gestão de ciclo de vida e cadeia de suprimentos. Esses fatores influenciam como agências avaliam e analisam o armazém como ativo de propriedade real para requisitos atuais e futuros de missão e programa. Estratégias de redução para armazéns devem levar em conta as funções suportadas pelos materiais armazenados nos armazéns, a cadeia de suprimentos necessária para fazer o uso mais eficiente do armazém, inteligência de negócios em tempo real e os avanços tecnológicos que requerem menos recursos para apoiar a missão." – White Paper on Warehouse Management Best Practices, General Services Administration Office of Government-wide Policy; Twitter: @USGSA

19. Priorize seu planejamento de ação de demanda

"Ser capaz de prever e antecipar demanda permite maximizar economia de custos. Com relação à gestão de inventário, permite que seu estabeleça níveis mínimos e máximos de inventário. Inventário ocioso é custoso devido às despesas incorridas no manuseio e monitoramento, bem como custos adicionais de armazenamento." – What is Inventory Management and Control?, Amcap; Twitter: @amcapaus

20. Invista apenas em tecnologia que forneça análise em tempo real

"Uma vez que você tem informação minuto a minuto sobre níveis de inventário e status de fulfillment, você precisa ser capaz de analisar continuamente sua cadeia de suprimentos para garantir fulfillment de demanda lucrativo. Níveis insuficientes de estoque resultarão em multas de nível de serviço ou vendas perdidas? Estoques excessivos levarão a aumentos em inventário obsoleto? Conclusão: Qual é a resposta mais lucrativa para uma dada situação de estoque? Dando aos planejadores visibilidade em tempo real apoiada por análises sofisticadas que extraem simultaneamente de todos os seus dados disponíveis na rede." – 4 Best Practices for Agile Inventory Management, Infor; Twitter: @infor

21. Desenvolva um plano de auditoria inteligente e consistente para cenários menos esperados

"Outras questões que podem surgir e ser de preocupação para um auditor incluem o momento da observação de inventário. As observações geralmente ocorrem no final de outubro ou final de dezembro. Tipicamente, devido a feriados de fim de ano e/ou questões climáticas, observações de inventário são realizadas em outubro. No entanto, se o cliente é mais propenso a fraude/manipulação e é notório por isso, auditores podem aparecer no final de dezembro para obter dados mais confiáveis.

"Outra questão é se o auditor precisa trazer um especialista ou realizar testes fora do local para garantir que o inventário no armazém é genuíno. Por exemplo, para alguns bens como joias, grãos ou outros produtos de alta tecnologia, é incomum para o auditor regular diferenciar entre bens reais e falsos. Auditores podem querer trazer um especialista para exame completo ou enviar algumas amostras para um laboratório para testes adequados." – What is an Inventory Audit?, CFI; Twitter: @InnovationCA

22. Crie um manual de políticas e procedimentos à prova d'água para ativos fixos do seu negócio

"Políticas e procedimentos devem ser estabelecidos para garantir contabilidade consistente e correta para e gestão de ativos fixos. Tais políticas precisam cobrir todos os aspectos possíveis de ativos fixos. Considere áreas como: limite de capitalização; tratamentos contábeis; processo de aprovação de aquisições, transferências e alienações; vidas úteis/depreciação; construção de ativos; capitalização de custo de dívida (US GAAP); inventários periódicos de ativos fixos; e assim por diante." – Fixed Asset Best Practices, Simplestudies; Twitter: @simplestudies

23. Prepare-se para o pior

"Obsolescência é um fato inevitável da gestão de inventário, mas infelizmente muitas organizações a gerenciam reativamente. Para gerenciar obsolescência proativamente, organizações devem ser capazes de responder perguntas como: Como podemos antecipar obsolescência? Que planos de contingência temos? Quais são nossas necessidades mais importantes? Devemos manter itens ou substituí-los? Como garantimos segurança?

"Tais organizações devem desenvolver um processo de avaliação de risco de obsolescência, ajudando gerentes de inventário a avaliar a probabilidade de itens se tornarem obsoletos e sinalizar itens com maior risco de se tornarem. Para aumentar o processo, gerentes de inventário podem usar análises para identificar itens já obsoletos, identificar itens que a organização pode gerenciar reativamente e reduzir o esforço manual envolvido no cálculo da probabilidade de obsolescência. Incorporar análises no processo de obsolescência dá às organizações os dados necessários para aplicar estratégias de mitigação como acordos com fornecedores, atualizações de sistemas ou compras de mitigação de risco." – Tristan O'Gorman, 5 Inventory Analytics Best Practices to Achieve Inventory Optimization, IBM Big Data and Analytics Hub; Twitter: @IBMAnalytics

24. Compartilhe sua estratégia de gestão entre todos os departamentos

"Criar a estratégia para mudar comportamento dos funcionários começa vários meses antes de quaisquer mudanças serem implementadas no chão do estoque. Para estabelecer o escopo do projeto, você precisa definir como as mudanças vão parecer e criar a visão de benefícios que resultarão do projeto.

"É sempre uma boa ideia conseguir um novo par de olhos para olhar uma situação atual e perguntar por que fazemos as coisas desta forma. Para avaliar barreiras e questões enfrentadas por funcionários do estoque, selecione uma equipe de funcionários que representem uma seção transversal da organização. A equipe deve consistir de um líder de equipe, patrocinador e quatro a cinco membros. Membros desta equipe devem ser funcionários vistos como líderes na organização e que se sintam confortáveis em brainstorming para novas ideias para fornecer soluções para práticas atuais de estoque que estão causando desperdício." – Wally Wilson, Changing the Storeroom Culture to Best Practice Performance, Life Cycle Engineering; Twitter: @LCE_Today

25. Esteja ciente de todos os ativos fantasmas (ghost assets)

"Remova ativos fantasmas do seu inventário. Existem momentos em que itens perdidos ou roubados ainda estão nos registros de inventário. Estes são conhecidos como ativos fantasmas. Mais frequentemente do que não, ativos fantasmas eram itens que foram registrados imprecisamente." – Top Ten Reasons Why Asset Management is Important, AER Worldwide; Twitter: @AERWorldwide

26. Estabeleça parâmetros de reordem especializados

"Os parâmetros de reordem — níveis mínimo e máximo (MIN/MAX) — usados pelo sistema de gestão de materiais ERP para gerar pedidos de reposição são os principais determinantes de resultados de inventário. Parâmetros de reordem devem ser otimizados periodicamente para refletir mudanças. O processo de otimização aborda:

• Seleção de algoritmos apropriados para otimizar níveis mínimos e máximos de estocagem
• Uso de um modelo de custo econômico que considera custos de manter inventário, reposição, expedição e rupturas como alternativa preferida a uma abordagem de nível de serviço fixo
• Análise de grupos de itens em vez de um por um, um de cada vez
• A capacidade de realizar modelagem 'what-if' e comparar resultados otimizados contra desempenho atual de inventário
• Consideração de restrições 'do mundo real' incluindo capacidade máxima de bin, capacidade de armazenamento e mais

" – Andy Hill, 12 Best Practices of Inventory Optimization, Manufacturing.net; Twitter: @MnetNews

27. Diversifique seus atributos SKU

"A mais comum das melhorias de processo é usar muitos mais atributos associados a cada SKU para, em efeito, criar um número muito maior de classes de itens às quais diferentes políticas são atribuídas – bem além dos três ou quatro níveis padrão que a maioria das empresas ainda usa. Esses atributos podem incluir lead times, variabilidade de oferta e demanda, padrões de consumo, criticidade, velocidade e vários outros. Quanto mais dimensões uma empresa usa, maior a precisão que a empresa terá no gerenciamento de inventários. Não é incomum ver 10-12 dimensões sendo usadas em empresas best-in-class." – Five Strategies for Improving Inventory Management Across Complex Supply Chain Networks, CSCO Insights; Twitter: @cisco

Dicas de Treinamento de Inventário de Ativos

28. Invista em sessões de treinamento de inventário de ativos

"Ter funcionários bons e competentes pode fazer toda a diferença para o sucesso de uma empresa. Treinamento de gestão de inventário equipa seus funcionários com as ideias mais recentes e métodos de melhores práticas de controle de inventário. Fornecer treinamento de gestão de inventário aos seus funcionários é essencial se os objetivos de uma organização devem ser adequadamente atingidos.

"Ao investir em treinamento de inventário, você pode garantir que seus funcionários estão recebendo as ferramentas necessárias para fazer seus trabalhos efetivamente. Treinamento ajuda a equipe a melhorar seu conhecimento, habilidades e capacidades, aumentando sua eficiência geral e reduzindo desperdício de inventário. Isso por sua vez levará a maior qualidade de desempenho." – The Importance of Inventory Management Training for Your Staff, Unleashed; Twitter: @unleashedteam

29. Para promover precisão, forneça aos trabalhadores treinamento adequado de sistemas

"Um sistema informatizado de inventário e contabilidade de ativos ajuda a manter suas informações de ativos organizadas durante seu ciclo de vida, e reduz o risco de erro humano. Se usado regularmente durante seu processo de inventário anual, uma boa solução pode ajudar a garantir que todos os dados são precisos e atualizados. Então, da próxima vez que você tentar ver detalhes de um ativo, como seu número de série ou informação financeira, pode ficar tranquilo que a informação no seu banco de dados está correta.

"Manter dados precisos dentro do seu sistema de gestão de ativos durante o ano significa que você tem mais probabilidade de terminar com relatórios financeiros nos quais pode confiar. Esta informação é crítica para conformidade, e ajuda a apoiar tomada de decisão informada durante processos de orçamento e planejamento." – Automating Asset Tracking & Inventory Processes | 5 Benefits, AssetWorks; Twitter: @assetworks

30. Foque em desenvolver suas habilidades de liderança

"Gerentes de inventário precisam ser líderes eficazes. Eles contratam e demitem e gerenciam uma equipe de funcionários, e todos os desafios que isso envolve. Eles precisam liderar sua equipe. Eles também precisam ser capazes de receber direção e trabalhar como parte de uma equipe maior. A maioria dos gerentes de inventário precisará trabalhar com departamentos de marketing e vendas, bem como gerentes de compras para organizar o fluxo eficiente de inventário dentro e fora da empresa." – Jay Schofield, 6 Things Great Inventory Managers Do, System ID; Twitter: @System ID

31. Priorize consciência de rastreamento de produtos

"De ano para ano, é benéfico saber o que vende e o que não vende. Esta informação ajuda você a planejar e tomar decisões de negócios mais informadas para o futuro. Você evitará perdas devido a produtos parados nas prateleiras por muito tempo ou perdendo vendas porque produtos esgotam muito rápido para a demanda do cliente." – Brian Sutter, Diretor de Marketing, Wasp Barcode Technologies, Inventory vs Asset Management: What's the Difference?, Score; Twitter: @SCOREMentors

32. Aproveite as soluções de onboarding/treinamento do seu sistema de gestão de inventário

"Muitos provedores de soluções de gestão de inventário no mercado atual oferecem treinamento ou serviços de onboarding para que tanto você quanto seus funcionários possam aprender como aproveitar totalmente os recursos e capacidades do sistema. A equipe por trás do serviço em si será capaz de dar a você a visão mais abrangente do sistema, e poderá fornecer suporte e assistência adicional em quaisquer áreas necessárias." – Nikki Michaels, 5 Tips to Help Retail Employees Stay on Top of Inventory, Vend; Twitter: @vendhq

33. Adote uma abordagem sistêmica à gestão de ativos de inventário

"Uma empresa pode obter o maior benefício de um programa de gestão de ativos quando integra todos os aspectos envolvidos no controle de ativos e seus custos. O programa deve cruzar todas as linhas entre departamentos e disciplinas para focar no valor total. Gerentes devem usar uma abordagem sistemática, aplicando padrões de forma estruturada.

"Riscos devem ser avaliados e, se necessário, compromissos encontrados que melhor equilibrem risco contra desempenho e custo. O programa deve permitir que gerentes examinem ativos no contexto de seu uso e valor para a empresa. Um bom programa de gestão de ativos também será sustentável, ajudando a otimizar a vida de ativos considerando efeitos de longo prazo como impacto ambiental." – Jeffrey Joyner, What is the Purpose of an Asset Management Program?, Chron; Twitter: houstonchron

34. Forneça treinamento suficiente – e agende apropriadamente

"Estudando seu histórico de ordens de trabalho e sua programação de manutenção, você pode geralmente prever com precisão quanta equipe e quantas horas-homem pode antecipar precisar durante o ano. Com este número em mente, você pode então agendar seus funcionários apropriadamente e não apenas ter trabalhadores parados girando os polegares. Ou talvez você descubra que seu problema não é superlotação, mas sublotação. Perder uma manutenção de rotina aqui ou ali acontece – mas quando você começa a perdê-las frequentemente por não ter equipe suficiente, as coisas podem ir ladeira abaixo muito rápido." – Lisa Richards, 7 Benefits of Inventory Management, Mapcon; Twitter: @MAPCONtech

35. Uma vez implementado um programa de treinamento de inventário de ativos, tire o máximo proveito reforçando seu inventário de habilidades

"Um inventário de habilidades resume as habilidades, educação e experiências dos funcionários atuais. Dependendo do tamanho e complexidade de um negócio, o processo para preparar um inventário de habilidades variará. Algumas empresas usam software comercial. Outras firmas usam programas de banco de dados. Alguns pequenos negócios usam planilhas simples ou até sistema baseado em papel para preparar o inventário de habilidades.

"Qualquer que seja o método, se feito corretamente, um inventário de habilidades fornecerá um inventário coletivo de negócios das habilidades, conhecimento e experiência do mundo real que a força de trabalho de uma empresa possui." – Robert Tanner, MBA, Founder & Principal Consultant of Business Consulting Solutions LLC, What is Skills Inventory?, Management is a Journey; Twitter: @mgmtjourney

36. Garanta que todos os funcionários estejam cientes de suas responsabilidades relacionadas a inventário de ativos

"Ver métricas de inventário caírem é um exercício de futilidade sem uma equipe para consertar. Você pode não precisar de um gerente de inventário ou estoque dedicado, mas se a responsabilidade cai sobre outro chefe de departamento, certifique-se de que eles estão bem cientes de seu papel e das metas que se espera que atinjam. Se suas métricas de sucesso não estão onde precisam estar, é hora de agendar uma reunião." – 20 Inventory Management Questions You Should be Asking, Action Storage; Twitter: @ActionStorage

37. Elimine roubo interno com contabilidade adequada de ativos de inventário

"Para prevenir roubo por funcionários administrativos, pratique boa contabilidade. Garanta que nenhuma única pessoa controle muitas partes de qualquer transação financeira. Compras, folha de pagamento, reembolsos e outros desembolsos devem exigir revisão e assinatura por um membro sênior da equipe.

"Realize reconciliações bancárias e revise extratos de cartão de crédito empresarial mensalmente. Trabalhe com um contador empresarial qualificado para garantir que livros são mantidos adequadamente, transações são lançadas corretamente e a trilha de auditoria não mostra atividade suspeita." – 10 Tips to Help Clients Prevent Employee Theft, Xero; Twitter: @Xero

38. Incentive a participação em treinamento e programas de desenvolvimento profissional relacionados a ativos

"Considere oferecer um programa que pague alguns, ou até todos, de um curso de desenvolvimento profissional para sua equipe de armazém. Estes incentivos são ganha-ganha – seus funcionários ficarão confortáveis com a mudança, e o conhecimento que ganharem pode impulsionar tanto implementação mais rápida quanto operação mais eficaz." – Stephen "Stevie" Hay, Gerente Geral do Grupo de Distribuição & Gestão de Plantas da Aptean, Helping Warehouse Employees Thrive in an Era of Automation, Aptean; Twitter: @aptean

Dicas de Gestão de Inventário de Ativos de TI

39. Use um software de rastreamento de ativos abrangente

"Chances são que você já está à frente da curva e investiu em software de rastreamento de ativos de algum tipo, mas só porque você tem essa base coberta não significa que é a melhor opção para os ativos do seu negócio.

"Para garantir que o seu é, certifique-se de que o software permite inserir informações complexas e abrangentes sobre seus ativos, incluindo localizações, equipamentos e componentes. Além da hierarquia, também garanta que esses detalhes possam ser facilmente alterados em tempo real para refletir mudanças em programações de manutenção, atualizações sobre depreciação e todas as outras informações relevantes.

"Para o melhor em segurança de rastreamento de ativos, opte por um software que inclua tecnologia GPS, especialmente se seus ativos de equipamento se movem frequentemente. Usar capacidades GPS faz com que seus ativos de maior valor estejam sempre localizáveis, mesmo se um roubo estiver em andamento." – 4 Best Practices for Oil and Gas Company Asset Management, Camcode; Twitter: @Camcode

40. Certifique-se de que seu sistema escolhido inclua um recurso abrangente de 'service desk'

"Bem, por mais que você goste de negar, é sempre melhor garantir que seu service desk tenha um módulo de gestão de ativos em vez de investir em um software de gestão de ativos independente. Garantir que seu software de gestão de ativos faça parte da solução de service desk assegurará que o compartilhamento de dados pela organização seja eficiente. Além disso, ter uma solução de service desk que tenha módulo de gestão de ativos assegurará um funcionamento simplificado de todas as equipes em uma organização." – Apoorva Ravikrishnan, Product Marketer for Freshservice at Freshworks Inc., 5 Tips for Selecting the Right IT Asset Management Software, Freshservice Blog; Twitter: @freshserviceapp

41. Selecione um sistema de gestão de inventário de ativos que integre com seu sistema contábil

"Idealmente, você quer que seu sistema de gestão de inventário integre com seu sistema contábil para que você tenha informação financeira atualizada para ajudar a entender como seu negócio está indo, para que você possa tomar decisões oportunas e bem informadas. Para empresas que já usam o software de contabilidade QuickBooks da Intuit, avaliações de inventário podem ser rastreadas em tempo real e demonstrações financeiras são atualizadas perfeitamente para mudanças de inventário.

"Qualquer sistema que você decida usar, mantenha sua eficácia conduzindo contagens regulares de inventário do que você tem em estoque, e reconcilie quaisquer diferenças entre sua conta de inventário físico e seus registros de inventário em tempo hábil. Você deve entender por que essas diferenças de reconciliação ocorrem e gerenciar o risco potencial de roubo." – Orin Schepps, Seeing Clearly: 3 Tips for Effective Sales Inventory Management, Consultance Accounting; Twitter: @Consultancellc

42. Considere gestão de ativos de TI em termos de centralização

"Na realidade, todas as equipes de TI devem ter os meios (políticas, procedimentos, ferramentas) para suportar gestão de ativos para a empresa. A capacidade de registrar compras, custos, contratos, localizações e dados de descarte ajuda a organização a tomar decisões informadas sobre compras estratégicas.

"Somos todos a favor de minimizar riscos incrementais e custos associados a projetos de infraestrutura de TI baseados em informações antigas, incompletas e/ou menos precisas. Então ter uma localização central desses ativos ajuda a realizar atualizações importantes em versões de equipamentos e software." – Norm Brien, IT Asset Management: How to Be Efficient, CIO; Twitter: @CIOonline

43. Use sua TI para priorizar autoauditorias

"Risco é a principal causa de incerteza em qualquer organização. Assim, empresas focam cada vez mais em identificar riscos e gerenciá-los antes que afetem o negócio. No mundo de gestão de inventário de TI, processos de autoauditoria podem ajudar empresas a serem proativas em encontrar problemas antes que uma auditoria real ocorra. Manter-se em dia com auditorias também pode facilitar projetos mais suaves como consolidações ou descomissionamento de data centers.

"Embora muitas empresas realizem auditorias superficiais e algumas possam fazer auditorias mais extensas ocasionalmente, estas auditorias de superfície provavelmente não revelarão questões que seriam encontradas durante uma auditoria real de conformidade de software." – Jeremy Schaller, IT Inventory Management: What, Why, and How (Best Practices), exIT Technologies; Twitter: @exittech

44. Aproveite agendamento automatizado de manutenção para todos os ativos

"A maioria dos softwares de gestão de manutenção permite manter notas detalhadas sobre todos os aspectos de qualquer ativo. Aproveite isso mantendo histórico de manutenção e custos. Isso pode servir como ponto de comparação para o futuro, ou como forma de avaliar se um certo modelo é confiável quando a substituição se torna necessária. Similarmente, manter eventos de calibração e resultados de troubleshooting para um ativo provará útil em múltiplas localizações e para múltiplos ativos." – 7 Tips for Better Asset Management with Maintenance Management Software, DPSI; Twitter: @dpsiCMMS

45. Use tecnologia de etiquetas de ativos testada e comprovada para rastrear seus ativos

"À medida que seu negócio cresce, é certo que adquirirá uma grande base de ativos. Com todas estas ferramentas e máquinas adicionais, controle de inventário ficará difícil. A saída fácil seria criar um sistema de rastreamento que torne processos de inventário muito mais simplificados. Para começar, você precisa inserir todos os IDs de ativos localizados no seu armazém. Isso é importante porque seus funcionários devem saber onde um determinado equipamento está localizado. Dados instantâneos sobre ativos ajudam trabalhadores a realizar suas tarefas diárias muito mais eficientemente!

"Com recursos especiais incluídos em software de inventário de ativos, você pode criar códigos de barras para todos os itens do seu escritório. Etiquetas de código de barras e QR permitem escanear e inserir rapidamente toda informação relevante em seus sistemas. Por exemplo, você pode salvar a localização do armazém do ativo X em um momento particular. Etiquetas de ativos também permitem rastrear movimentos de inventário toda vez que um funcionário retira um ativo. Monitore atividades de negócios com informação facilmente acessível para aumentar otimização de ativos." – The 5 Rules to Simplify Asset Management with Asset Inventory Software, EZOfficeInventory; Twitter: @officeinventory

46. Implemente o melhor suporte de sistema possível

"Incluindo relatórios de exceção, inventário em mãos e disponibilidade de pedidos por localização, bem como projeção de como SKUs estão vendendo vs. quando pedidos de compra precisam ser feitos para evitar rupturas de estoque. Isso também inclui ter a capacidade de reservar uma quantidade de SKU para um pedido de cliente, e gestão de fornecedores para monitorar e rastrear pedidos enviados por fornecedores." – Curt Barry, Founder & Chairman of F. Curtis Barry & Company, 10 Tips for Improving Your Inventory Management, Multichannel Merchant; Twitter: @mcmerchant

47. Confie em automação de ponta

"Gerenciar ativos manualmente leva muito tempo, esforço e custos sem obter resultados equivalentes. Para otimizar sua gestão de ativos, considere usar uma solução automatizada de gestão de ativos. Este software automatiza seus processos de gestão de ativos, como rastreamento de valor e depreciação de ativos, manutenção de ativos, gestão de contratos, análise de custos e geração de relatórios detalhados. Ao automatizar tarefas complexas de gestão de ativos, você será capaz de melhorar a eficiência, eficácia e produtividade do seu negócio." – 5 Effective Asset Management Tips for Improving Business Efficiency, BusinessTech; Twitter: @HashMicro

48. Use dados de TI da sua empresa para fazer previsões de panorama geral

"Entenda que no clima econômico atual, dinheiro é rei. Se você está em uma boa posição, faça cortes nos seus gastos mas invista em ferramentas e pessoas que ajudarão você a longo prazo a crescer seu negócio e impulsionar maior eficiência. Com demissões e empresas ansiosas para manter vendas altas, você pode garantir talentos de alta qualidade e excelentes negócios nas ferramentas de tecnologia que precisa." – Bill Harrison, Presidente da Demand Solutions, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management, All Business; Twitter: @AllBusiness_com

49. Garanta que seus sistemas de gestão de inventário de ativos de TI venham equipados com ferramentas de integração fáceis

"A aplicação de Gestão de Ativos de TI deve ser fácil de integrar com outras aplicações. Imagine gastar horas apenas para integrar a aplicação de Gestão de Ativos de TI com a aplicação de helpdesk que sua empresa usa. Será apenas puro desperdício de tempo e trabalho duro, e agora imagine o que acontecerá se sua empresa decidir mudar para um software de tickets diferente. Será um golpe duplo. Agora, você terá que gastar tempo para aprender a nova aplicação de helpdesk e ao mesmo tempo terá que pedir a um especialista para gastar tempo considerável para descobrir como integrar a aplicação existente de gestão de ativos de TI com a nova aplicação de helpdesk que você acabou de comprar." – Vaishali Gopi, Important Tips to Consider in Buying IT Asset Management Software, Maintworld; Twitter: @maintworld

50. Integre todos os dados ERP com software de gestão baseado em ativos

"Empresas devem considerar integrar sua solução de planejamento de recursos empresariais com software de gestão de inventário. Implementar tecnologias de coleta de dados móveis no armazém ajudará a manter funcionários e gerentes por dentro do inventário e ajudá-los a ver onde e o que têm em suas prateleiras, permitindo coleta e entrega mais fáceis." – Dustin Caudell, 5 Tips for Successful Inventory Management, RFgen; Twitter: @RFgenSoftware