Abra o capô:Uma lista de verificação de manutenção pode salvar seu dia

Tanto como praticante quanto como consultor, frequentemente me lembro de como a atenção aos detalhes de alguma forma nos escapa de vez em quando. Lembro-me vividamente das ocasiões em que alguém se esqueceu de colocar óleo em uma caixa de engrenagens durante a instalação ou errou na rotação do motor ao trocar o motor. Não sei sobre você, mas nunca gostei de tentar explicar os erros a um gerente de fábrica. As palavras soam vazias ao tentar preencher o vazio deixado por perder várias horas de produção em eventos como esses. A parte frustrante é que um procedimento simples ou lista de verificação pode prevenir a maioria, senão todas, essas ocorrências. Não é difícil tabular o custo direto para a organização. Calcular a perda indireta de um cliente ou, pior ainda, a perda de vidas não é tão fácil. Em alguns casos, você não pode colocar um número, pois não tem preço. Para realçar melhor os procedimentos e listas de verificação, deixe-me compartilhar uma experiência recente com você.

Acontece que tenho viajado para Mobile, Alabama, uma vez por mês nos últimos meses. A cada visita, a mesma grande locadora de veículos nunca deixou de decepcionar do ponto de vista do atendimento ao cliente e da locação de veículos. A semana passada não foi exceção. Eu tinha grandes esperanças de sucesso quando o contador me informou que meu aluguel tinha apenas cinco milhas e era novo. Dito isso, minha lista de verificação antes de deixar o estacionamento inclui inspecionar o nível de combustível e se o carro está danificado. Ao verificar o nível de combustível, notei que a película de plástico transparente de proteção não havia sido removida dos painéis de instrumentos. Eu especulei sobre o procedimento deles para preparar seus carros. Eles usaram uma lista de verificação? Levou apenas uma viagem de 30 minutos através do tráfego pára-e-arranca, incluindo cerca de 15 milhas na Interestadual a 65 mph para obter minha resposta. Não, sem fumaça, apenas um cheiro que não registrou bem. Eu abri o capô, puxei a vareta e ... sem óleo. Em descrença, verifiquei novamente para confirmar. SEM ÓLEO!

Algumas ligações depois, o contador retransmitiu uma mensagem do gerente para levar o carro de volta ao aeroporto a 30 milhas de distância. Eu perguntei se eles estavam falando sério. Dirija sem óleo? A vareta estava completamente seca - nem uma gota. Então, me disseram que posso comprar o óleo e ser reembolsado. Eu gosto de como agora é meu problema (vai entender). Mais ligações e assistência na estrada fazem com que eles concordem em transportar outro carro em uma caminhonete até mim e puxar o outro de volta. Essa foi uma solução cara. O carro de substituição também é novo. Aplicando um ciclo de melhoria contínua à minha lista de verificação, eu verifico o óleo como parte da inspeção. Tem óleo e a película protetora foi removida da maioria dos instrumentos. Porém, o tanque de combustível não está cheio.

Você acha que os procedimentos e listas de verificação estabelecidos poderiam ter evitado meu sofrimento? Como o local do aluguel do carro não é muito grande, não imagino que preparar carros novos para o serviço seja uma ocorrência diária. Isso torna mais importante ter procedimentos e listas de verificação. Do ponto de vista da manutenção, temos problemas semelhantes. Muito do trabalho que fazemos é repetitivo, mas não necessariamente o fazemos todos os dias. É aí que a função de planejamento de manutenção entra em ação. Essas listas de verificação devem ser incluídas nos planos de trabalho e listas de tarefas. Muitos podem ser genéricos, ou seja, escritos uma vez e reutilizados em várias áreas (pense em uma biblioteca técnica dentro de seu CMMS). O ideal é que você queira uma pequena área ao lado de cada etapa para o técnico inicializar, indicando que eles fizeram o trabalho. No final, a administração precisa auditar para garantir que o processo esteja funcionando e as pessoas sejam responsabilizadas. Você nunca pode prever as ramificações completas de não ter as listas de verificação ou seguir os processos. Pode ser equipamento danificado e perda de uso, ou pior.

Embora a maioria dos grupos diga que tem listas de verificação (embora eu tenha visto algumas organizações sem nenhuma), exigir seu uso e a responsabilidade costumam ser os principais fatores para o sucesso. Em sua organização, quais processos você possui para garantir que as pessoas usem procedimentos de manutenção e listas de verificação? Como você valida seu uso?