20 benefícios de um CMMS

Por que você deve comprar um CMMS? Sabemos que introduzir uma nova solução de software no trabalho não é fácil - você tem que gastar tempo pesquisando fornecedores, passando pelo processo de vendas, justificando o custo e treinando sua equipe.

Mas os benefícios do software CMMS definitivamente valem o trabalho e podem ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro, melhorar a saúde e a segurança e muito mais.

Índice

1. Reduzindo o tempo de inatividade
2. Controle de custos
3. Aumente a eficiência
4. Colete e use dados
5. Melhore a saúde e a segurança
6. O software CMMS é mais do que um pônei de um truque

20 benefícios do CMMS

Reduzir o tempo de inatividade

1. Conquiste a carteira de manutenção

Algum grau de acúmulo de manutenção é inevitável, mas muito pode fazer sua operação entrar em parafuso. Anexo A:O custo de manutenção em atraso nos parques nacionais dos EUA é estimado em US $ 12 bilhões. Este é um caso extremo, mas ilustra a importância de manter o backlog de manutenção em um nível aceitável.

Um CMMS equilibra recursos e custos de manutenção para que o backlog não saia do controle. O software captura pequenas correções que, de outra forma, passariam despercebidas e permite que as tarefas de manutenção sejam agendadas, atribuídas e priorizadas para que nenhuma tarefa seja perdida.

2. Aumente a vida útil do ativo

A idade média dos equipamentos industriais nos Estados Unidos é a mais alta desde os anos 1940. Embora a idade nem sempre seja o motivo do fracasso, muitas vezes é um fator contribuinte. Nem sempre é financeiramente possível substituir modelos antigos por novos, e é por isso que a manutenção é tão importante.

Manter o equipamento em boas condições de operação por mais tempo significa fazer a manutenção antes que algo quebre. Você não pode fazer isso usando as diretrizes ou suposições do OEM. A integração do software CMMS com sensores, PLCs, SCADA e sistemas MES permite rastrear a saúde de um ativo em tempo real, detectar falhas antes que aconteçam, diagnosticar problemas e programar manutenção.

3. Torne a manutenção preventiva mais fácil de programar e concluir

A manutenção preventiva detecta os defeitos antes que se tornem um problema maior, o que reduz o número de quebras. As equipes de manutenção sabem que a manutenção preventiva é a chave para limitar o tempo de inatividade, mas a questão é:como você programa mais isso?

Um CMMS responde a essa pergunta com ordens de serviço automatizadas. Os gatilhos PM podem ser criados com base no uso, tempo ou condição em um CMMS. Esses gatilhos ativam uma ordem de serviço, que é então programada e atribuída. A ordem de serviço se torna muito mais suave e a manutenção preventiva é mais fácil de programar, levando a menos tempo de inatividade.

4. Acelere reparos e inspeções

O tempo de inatividade ocorre sempre que um ativo precisa ser reparado ou inspecionado. Isso nem sempre é evitável. No entanto, se os reparos e MPs forem ineficientes, isso prolonga o tempo de inatividade. Essas ineficiências podem aumentar e custar muito tempo e dinheiro às suas instalações com perda de produção.

Um CMMS torna mais fácil reparar e inspecionar ativos, de forma que o tempo de inatividade seja reduzido ao mínimo. Os técnicos podem fazer login em um aplicativo CMMS móvel de qualquer lugar e ver o histórico de um ativo, diagramas, a localização de peças sobressalentes e muito mais para que o trabalho seja feito mais rapidamente. O software CMMS também pode ajudá-lo a encontrar ordens de serviço que demoram muito, identificar a causa do atraso e corrigi-lo para que o trabalho seja feito mais rapidamente.

Estudo de caso:redução do tempo de inatividade em 54% com um CMMS

Tom Dufton estava cansado de combater incêndios o dia todo.

Como gerente de manutenção da Perth County Ingredients, Tom sabia que a empresa estava perdendo tempo e dinheiro toda vez que uma máquina parava, o que acontecia com frequência. Ele estava desesperado por uma maneira de planejar e programar a manutenção, em vez de reagir a emergências. Ele encontrou a resposta em um CMMS.

Três anos após a implementação de um CMMS, Tom e sua equipe automatizaram o trabalho preventivo. reduziu a manutenção reativa em 54% e reduziu as ligações após o expediente em 42%.

“A automação dentro de nossas instalações basicamente nos permitiu executar várias operações de um local”, diz Tom sobre os benefícios de um CMMS.

“Nossos dedos estão sempre no pulso da instalação.”

Leia a história completa de Tom aqui.

Custos de controle

5. Preveja com precisão as peças de que você precisará para manutenção

Não ter controle sobre o estoque pode levar a todos os tipos de problemas caros. Gastar demais com estoque pode adicionar um adicional de 12% a 20% ao custo de compra original. Se você não tiver as peças certas em mãos quando o equipamento quebrar (ou não conseguir encontrar as peças em um depósito bagunçado), isso resultará em tempo de inatividade, remessa urgente e medidas provisórias arriscadas, todas caras.

Gerenciar seu estoque com um CMMS ajuda a comprar, rastrear e organizar peças para que você possa evitar esses problemas dispendiosos. Ferramentas, como compras automatizadas, relatórios de inventário e previsão de peças com tecnologia de IA podem ajudá-lo a tomar decisões de inventário baseadas em dados e eliminar estoque excessivo e insuficiente.

6. Evite sucata de fabricação e retrabalho

Tanto a sucata quanto o retrabalho exigem um custo enorme na forma de energia, desperdício e perda de produção. A pior parte é que é extremamente difícil compensar essa despesa sem a equipe de produção trabalhando horas extras.

A melhor maneira de reduzir o custo de refugo e retrabalho é evitar falhas não planejadas, mantendo os ativos saudáveis ​​com manutenção preventiva. O software CMMS é excelente em ajudar as equipes de manutenção a planejar, programar e executar PMs. Você pode não apenas automatizar tarefas com um CMMS, mas também priorizar e atribuir PMs enquanto rastreia as principais métricas para otimizá-las.

7. Rastreie e relate os custos de manutenção

O software CMMS rastreia tudo conectado às ordens de serviço concluídas, incluindo peças, mão de obra e outras despesas. Isso facilita a execução de um relatório sobre esses custos, a visualização de onde o orçamento foi gasto e a tomada de decisões informadas sobre despesas de capital. Se você está procurando provar o valor da manutenção, pode até comparar o custo da manutenção reativa e planejada.

8. Economize energia

Os fabricantes americanos gastam US $ 230 bilhões em energia todos os anos, o que só mostra que qualquer empresa pode cortar custos reduzindo o uso de energia. Ativos bem mantidos são mais eficientes em termos de energia e são essenciais para reduzir suas despesas gerais de energia.

A manutenção reativa é a principal fonte de desperdício de energia nas instalações de produção porque leva a problemas de estoque, programação inadequada, retrabalho e muito mais. Um CMMS pode resolver cada um desses problemas ajudando a estabelecer um programa de manutenção preventiva melhor com ferramentas como ordens de serviço automatizadas e agendamento de trabalho mais fácil.

Estudo de caso:redução de custos de estoque em milhões com um CMMS

O estoque sempre parecia desaparecer no ar na Liberty Oilfield Services. E estava custando muito à empresa.

Grandes quantidades de estoque ausente resultaram em enormes gastos trimestrais que não puderam ser contabilizados. A equipe do Liberty podia rastrear os custos de estoque perfeitamente, mas não havia contexto sobre quais peças eram usadas ou para quê. Até que implementaram um CMMS.

“Vimos imediatamente onde estavam as lacunas”, disse Jack Featheringill, Gerente de Manutenção dos EUA na Liberty Oilfield Services.

“Agora, esses estoques trimestrais não são eventos”, explicou Joe Netherland, Gerente de Peças da Liberty. “Nosso CFO acabou de nos dizer que o valor em dólares agora é tão pequeno que não há com que se preocupar.”

Leia a história completa de Liberty aqui.

Aumente a eficiência

9. Otimize sua programação de manutenção

Cronogramas de manutenção bem planejados desperdiçam menos tempo, recursos e dinheiro. Melhor planejamento é possível quando você pode antecipar cada elemento de manutenção, como necessidades de ativos, programações de produção e estoque.

A construção de um cronograma de manutenção melhor começa com a compreensão de seus ativos e recursos. Ferramentas como sensores, PLCs ou sistemas MES ajudam a capturar, rastrear e analisar dados sobre o desempenho de um ativo. A integração dessas ferramentas com o software CMMS permite que você use esses dados para ajustar a frequência das tarefas de manutenção preventiva e garantir que os cronogramas de manutenção usem os recursos da equipe da forma mais eficaz possível.

10. Automatizar solicitações de trabalho

É comum que os gerentes de manutenção recebam solicitações de trabalho por telefone, notas adesivas, quadro branco ou boca a boca. Nenhum desses é ideal. Esses processos desatualizados forçam as equipes de manutenção a gastar tempo desnecessário criando ordens de serviço e inserindo dados.

O software CMMS elimina todas as etapas extras, automatizando o processo de solicitação de trabalho. Os funcionários podem registrar solicitações de trabalho, configurar gatilhos de PM ou conectar-se a sensores que criam ordens de trabalho com base na condição em tempo real de um ativo. Não se perde tempo traduzindo ordens de serviço, rastreando operadores ou vasculhando um arquivo.

11. Padronizar processos de manutenção

Uma maneira comprovada e comprovada de tornar a manutenção mais eficiente é usar uma ferramenta que você sabe que funciona bem em uma determinada situação. Começar do zero com cada MP, reparo ou relatório levará mais tempo e resultará em tempo de inatividade e custos extras.

Um CMMS oferece a capacidade de criar listas de verificação de manutenção, fluxos de trabalho, modelos de relatórios e muito mais para tornar as tarefas mais fáceis e rápidas. Ele também disponibiliza esses recursos digitalmente, para que todos possam acessar as mesmas informações, seguir as mesmas práticas recomendadas e realizar o trabalho o mais rápido possível.

12. Melhore o acesso aos recursos de manutenção

A falta de conhecimento centralizado significa ter de rastrear alguém, vasculhar pilhas de papel ou pesquisar em um computador para encontrar a solução para uma pane. Essas pequenas ineficiências levam a problemas maiores, como mais tempo de inatividade e auditorias malsucedidas.

Um CMMS torna os recursos de manutenção prontamente disponíveis para qualquer pessoa, a qualquer momento, fornecendo um hub centralizado para informações. Anexe vídeos, manuais, listas de tarefas, relatórios de acidentes, requisitos de inventário e muito mais a qualquer peça do equipamento ou ordem de trabalho para ajudar os técnicos a realizar as tarefas em menos tempo.

Estudo de caso:economizando centenas de horas de trabalho com um CMMS

Ryan Robinson tinha grandes planos para melhorar a eficiência da manutenção em sua empresa. Havia apenas uma coisa em seu caminho:Binders. Centenas de pastas.

“Existem apenas pilhas e mais pilhas de registros”, diz Ryan, o gerente de uma loja de atacado de árvores.

“É virtualmente impossível encontrar tendências no uso de equipamentos ou qualquer outra coisa sem muito trabalho braçal.”

Ryan encontrou uma solução para seus problemas em um CMMS. Ele automatizou e otimizou a manutenção preventiva usando históricos de pedidos de trabalho digitais e integrando seu CMMS com uma plataforma de gerenciamento de ativos para rastrear o desempenho do equipamento em tempo real.

Essas mudanças ajudaram Ryan a economizar centenas de horas, eliminando a programação manual e os reparos que não precisavam ser feitos.

Leia a história completa de Ryan aqui.

Colete e use dados

13. Encontre tendências em métricas de manutenção

As métricas de manutenção traduzem a ação em números para que você possa medir o desempenho de todos e de tudo em sua operação. Eles permitem que você conecte causa e efeito para que possa tomar melhores decisões e melhorar sua operação.

Você não pode rastrear métricas sem as ferramentas, processos e pessoas certas. O software CMMS é a parte das "ferramentas" desta equação. Ele captura os números e rastreia as métricas ao longo do tempo para que você possa ter uma visão de longo prazo de seu desempenho. Também torna mais fácil analisar as métricas e estratégias de ajuste fino com base nos dados.

14. Economize tempo em relatórios

Os KPIs de manutenção ajudam a identificar problemas crônicos de equipamentos e a comparar com os padrões do setor. No entanto, compilar relatórios de KPI usando o Excel ou caneta e papel pode ser entediante e levar a erros.

O software CMMS permite que você colete dados de várias áreas de sua operação de manutenção e dê sentido a eles com modelos de relatórios. Um CMMS muitas vezes pode enviar relatórios automaticamente para sua caixa de entrada em um cronograma definido. Ter um melhor entendimento de seus KPIs ajuda a agregar valor ou reduzir o risco com pequenas mudanças. Analise tendências rapidamente, identifique problemas recorrentes, rastreie custos e muito mais.

15. Colete atualizações de ordens de serviço em tempo real

Ser capaz de acompanhar o andamento das ordens de serviço é crucial para limitar o acúmulo, criar cronogramas eficazes, planejar a produção e construir orçamentos. Se as pessoas certas não têm visibilidade das ordens de serviço, isso leva a mais tempo de inatividade, custos mais altos e tomadas de decisão desinformadas.

Um CMMS ajuda a evitar esses cenários de pesadelo. O software fornece atualizações de ordens de serviço em tempo real, como o status de prioridade, quem está atribuído a ela e quanto tempo está demorando, para que você possa alocar recursos adicionais, se necessário. Um CMMS também notifica a equipe de produção quando os ativos estão on-line novamente, para que possam voltar ao trabalho sem demora. O sistema pode até mesmo dizer quais ordens de serviço estão causando atrasos, tempo de inatividade ou custos extras para que você possa descobrir o porquê e interromper.

16. Acesse informações históricas

É difícil gerenciar um ativo em todo o seu ciclo de vida se você não conhece sua história. Mesmo que seus técnicos saibam tudo sobre o passado de um ativo, as altas taxas de rotatividade e aposentadoria significam que essas informações nunca estão longe de ser perdidas para sempre.

Um CMMS fornece uma defesa contra esse tipo de fuga de cérebros. Cada ativo tem seu próprio registro exclusivo que detalha tudo o que foi feito, desde reparos a inspeções, horas de trabalho e muito mais. Os técnicos podem acessar rapidamente esses registros para ajudar com PMs ou solucionar problemas de uma falha.

Estudo de caso:aumento do tempo da chave inglesa em 540 horas por ano com um CMMS

Quando um turno terminou, o trabalho árduo começou para a equipe de manutenção da Rambler Metals &Mining.

“Quem quer que estivesse terminando seu turno de 12 horas, escreveria páginas de anotações”, diz Scott Britton, GM de Operações da Rambler. “Escrever essas notas pode levar até uma hora.”

O sistema da empresa claramente precisava de uma revisão. Era difícil obter informações precisas, o que significava que tempo, recursos e dinheiro estavam sendo desperdiçados.

E então Scott encontrou um CMMS. O software permitiu que sua equipe visse, adicionasse e compartilhasse informações sobre ordens de serviço em uma fração do tempo. A produtividade aumentou 15% e o tempo de uso da chave aumentou mais de 500 horas anualmente.

“Não há mais suposições”, diz Scott. “Agora podemos priorizar tudo ... e podemos documentar onde todos estão gastando seu tempo.”

Leia a história completa de Rambler aqui.

Melhorar a saúde e a segurança

17. Reduza o risco em cada trabalho

Não importa se um trabalho é feito rapidamente se não for feito com segurança. As chances de um acidente aumentam quando a segurança não faz parte do processo de planejamento. Garantir que cada trabalho seja seguro adiciona algumas etapas extras ao criar uma ordem de serviço, mas vale a pena manter sua equipe saudável.

Um CMMS facilita a criação de ordens de serviço que têm em mente o bem-estar da equipe de manutenção. Você pode adicionar listas de verificação, fichas de dados de segurança de material, procedimentos de segurança e EPI necessário para que possa ter certeza de que os técnicos estão fazendo um trabalho com segurança e evitando riscos.

18. Prepare-se para auditorias em menos tempo

As auditorias nem sempre são fáceis de passar e são ainda mais difíceis sem as ferramentas e o know-how certos. E a perspectiva de ser reprovado em uma auditoria traz consigo enormes dores de cabeça e o risco de perder milhares ou milhões de dólares.

O software CMMS torna mais fácil e econômico se preparar para uma auditoria. Ajuda a facilitar as rodadas de inspeção e possibilita pesquisar no sistema os registros de manutenção de um determinado ativo ou período de tempo. Documentar atividades de conformidade também é mais simples com um CMMS, pois oferece a oportunidade de criar relatórios e armazenar fotos.

19. Evite violações e multas da OSHA

As violações de segurança levam a mais acidentes e podem prejudicar os resultados financeiros, custando às empresas milhões de dólares em multas. Essas violações geralmente acontecem quando as pessoas perdem informações, as expectativas não são claras e a comunicação é interrompida.

Um CMMS pode ser a solução para esses problemas. Os procedimentos de segurança podem ser tornados mais acessíveis e visíveis em listas de verificação e perfis de ativos. Os técnicos podem ativar esses procedimentos em seus telefones em segundos, para que nunca percam instruções de segurança importantes que podem levar a uma violação.

20. Gerenciar o treinamento de segurança

O treinamento é um elemento-chave de segurança - demonstrou reduzir lesões em 24%. Também leva a menos avarias e custos imprevistos. Embora o treinamento de segurança seja crucial, tudo, desde o mau momento até a necessidade de habilidades especializadas, pode atrapalhar os planos mais bem elaborados de sua equipe.

O software CMMS pode ajudar a remover os obstáculos no caminho de um treinamento de segurança adequado. Um CMMS permite armazenar e rastrear informações de saúde e segurança para técnicos, como certificações. Você também pode obter relatórios de segurança do CMMS para decidir que tipo de treinamento deve ser priorizado.

Estudo de caso:Alcançando auditorias perfeitas por seis anos com um CMMS

Auditorias fracassadas eram a coisa # 1 mantendo a equipe de manutenção da Scottish Sea Farms acordada à noite. Uma auditoria malsucedida poderia ser desastrosa para o setor de criação de salmão e, sem uma maneira infalível de garantir a aprovação da empresa, o risco era alto.

Um CMMS mudou tudo isso. Implementar um CMMS era a peça que faltava para a equipe. There hasn’t been a single failed audit at any of the six Scottish Sea Farms facilities in the six years since beginning to use a CMMS.

“We get external auditors coming in on a periodic basis,” says Ewen Leslie, Freshwater Engineering Manager at Scottish Sea Farm. “We decided we needed better control over the maintenance of our machinery and the timing couldn’t have been better for a CMMS.”

Read Scottish Sea Farm’s full story here.

BONUS BENEFIT:Connect with maintenance experts

Working in maintenance can often feel like you’re on an island. That can be lonely, frustrating, and a roadblock for reaching personal and team goals. Connecting with other maintenance professionals is one way to overcome this challenge. It gives you the chance to ask questions, trade ideas, troubleshoot problems, and learn from people who have been in your position.

A CMMS doesn’t do any of this. But your CMMS vendor can if you choose the right one. A great CMMS provider gives you more than just software—it gives you access to a community of experts and maintainers to help you achieve world-class maintenance, whether that’s through conferences, events, social platforms, or training packages.

CMMS software is more than a one-trick pony

Every person in a facility has a different goal, from completing maintenance to tracking metrics or reducing costs. Regardless of what you’re trying to achieve, CMMS software makes it easier to accomplish. The real value of maintenance software lies not in its features, but in the way those tools are used to eliminate inefficiencies, identify areas of opportunity, and maximize the talent at your facility. A CMMS makes all of this possible, and more.