Desbloqueie Todo Potencial do Software CMMS para Gestão de Ativos Perfeita

Gastamos tanto tempo na Hippo escrevendo sobre benefícios de nossa solução CMMS que desenvolvemos nosso próprio conjunto de expressões preferidas. Como são curtas e diretas, dão um soco enquanto economizam tempo e espaço.

Mas vale examiná-las em detalhes para entender exatamente quais são os benefícios do CMMS.

Acesso de qualquer lugar pela nuvem

Este aparece sempre que falamos de benefícios de CMMS moderno apoiado por computação em nuvem. Em muitos casos, comparamos com métodos tradicionais baseados em papel e planilhas, que são lentos e propensos a frustrações únicas.

Com papel, há só uma cópia da ordem de serviço, e isso significa que seus dados são frequentemente incompletos e sempre frágeis. Incompletos porque você só consegue rabiscar tanto em uma folha. Técnicos recebem descrição básica de qual ativo trabalhar e tipo de trabalho necessário. Com tanta leitura nas entrelinhas, há muito palpite. E dados são frágeis por quão fácil é perder um papel.

Com planilhas, você tem problema oposto. Em vez de uma cópia, tem várias. A do seu desktop, mais a que enviou por e-mail para si mesmo como backup, e a que mandou para o técnico. Problemas começam assim que faz alterações em qualquer uma porque agora não tem cópias, tem versões. Alterações em um arquivo não passam para outros, e rapidamente fica impossível saber qual versão é mais recente, qual tem dados certos. Quando tenta atualizar ordem de serviço com nova informação, técnico não sabe. Ainda trabalha com dados antigos. E quando atualizam sua versão, adicionando notas ou fechando, você não sabe até eles contarem. Lembre-se, você só vê suas versões dos arquivos.

Software CMMS moderno pega todos seus dados e coloca em um lugar. Na verdade, fazemos todo o trabalho pesado de TI para você. Cuidamos de backups de dados e atualizações de segurança do software. Alterações são tratadas em tempo real; quando atribui ordem de serviço ou técnico fecha uma, todos veem. E disponibilizamos dados de qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à Internet. No fim, "de qualquer lugar, a qualquer hora" significa que não importa onde estão, sua equipe toda trabalha com os mesmos dados. Benefício é que você sempre trabalha com dados precisos, confiáveis. Sem esforço, mantém todos informados quem precisa estar.

Fluxos de trabalho de ordem de serviço simplificados

De certa forma, este é resquício dos benefícios de ter todos dados em um banco de dados central atualizado em tempo real. Em vez de ter que correr de volta ao escritório toda vez que fecham ordem de serviço e precisam de nova, técnicos acessam tarefas em movimento. Software moderno de ordens de serviço reduz tempo de inatividade de técnicos entre tarefas, aumentando produtividade.

Mas faz mais que dizer técnicos onde ir e o que fazer. Software de ordens de serviço dá tudo que precisam para trabalhar eficientemente e fechar rápido, incluindo:

• Históricos completos de manutenção e reparo de ativos
• Instruções passo a passo
• Listas de verificação personalizáveis
• Listas de peças e materiais associados
• Esquemas digitais, imagens, manuais O&M
• Mapas de local e plantas interativos

Também relacionado a trabalhar mais rápido, ter listas de peças e materiais associados embutidas nas ordens de serviço salva técnicos de atrasos inesperados quando têm que correr atrás de estoque. Chegam no local com tudo que precisam. Mas também ajuda departamento a controlar níveis gerais de estoque, garantindo peças certas na hora certa, e no preço certo. Quando técnico completa ordem de serviço, peças e materiais são removidos automaticamente das contagens de estoque. E quando atinge níveis mínimos personalizáveis, software envia alerta, avisando para fazer pedido. Não mais ficar esperando peças chegarem.

Pessoas tendem a pensar em software de ordens de serviço como rua de mão única, com informação indo do líder de manutenção para técnicos do departamento. Mas bom CMMS suporta comunicação clara, bidirecional, e isso ajuda departamento a fazer mais, e fazer mais rápido. Quando técnico tem dúvida sobre tarefa, pode anexar comentários rapidamente, pedindo ajuda ou explicação. Quando estão prestes a fechar ordem de serviço, podem fazer upload de imagens digitais do trabalho, solicitando inspeção visual virtual.

Adiante-se da curva de manutenção com manutenção preventiva

Este é tudo sobre como nossa solução de manutenção torna muito mais fácil configurar, agendar e rastrear programa de manutenção preventiva. No fim, você sai de debaixo da pilha de ordens de serviço sob demanda e fica alguns passos à frente. Em vez de ser reativo, agora é proativo, encontrando e cuidando de pequenos problemas antes que tenham chance de virar grandes. Não só economiza muita frustração mas também economiza muito dinheiro da organização. Exemplo rápido: substituir engrenagem ou widget barato antes de quebrar significa que empresa não paga operadores para ficarem parados ao lado de equipamento ocioso e seu departamento não paga preços de entrega urgente por peças em cima de horas extras para técnicos.

Veja como software de manutenção preventiva faz acontecer. Primeiro, tem todos registros de manutenção e reparo de equipamentos e ativos e autogera relatórios dizendo quais ativos comem maiores pedaços do orçamento do departamento. Combinando isso com recomendações dos fabricantes, configura suas MPs, que são tarefas preventivas requeridas e suas frequências. Próximo passo: agendar manutenção preventiva dentro do software, fácil graças ao calendário no app. Insira tarefas uma vez e software autogera e atribui MPs baseadas em medidor e tempo. Quando precisa mover coisas, arrasta e solta MPs para ajustar programa.

Em alguns casos, faz pequenos ajustes nas MPs para acomodar melhor feriados ou disponibilidade de peças e recursos. Em outros, pode usar software de manutenção preventiva para adicionar, remover ou ajustar grandes partes do programa rapidamente. Por exemplo, com COVID-19, muitas organizações adicionam cronogramas de sanitização horários ou, onde instalações fechadas, pausam programas de MP inteiros.

Tomada de decisão baseada em dados com relatórios automatizados

Gestão de ativos se resume a tirar máximo valor de equipamentos e ativos pelo menor dinheiro, e no fim é ato de equilíbrio. Pode conseguir eliminar completamente ordens de serviço sob demanda, mas não adianta se única forma é com MPs recorrendo a cada dois dias. No outro extremo, pode economizar dinheiro curto prazo cortando manutenção programada, mas paga com tempo de inatividade não programado e reparos caros longo prazo.

A melhor forma de saber o que fazer e com que frequência é com relatórios automatizados robustos. Antes de tomar ação corretiva certa, precisa saber quais ativos custam mais para rodar e tipos de reparos colocando neles. Em alguns casos, pode ajustar seu programa de manutenção preventiva. Em outros, pode ver trocar fornecedores. Por exemplo, se adiciona lubrificante nas bombas regularmente mas ainda tem falhas, hora de trocar fornecedores. Relatórios servem mais que peças e equipamentos. Também pessoas. Rastreando KPIs de produtividade, gerencia melhor recursos de força de trabalho.

Controle com gestão de estoque

Um dos grandes benefícios da manutenção preventiva é que, como sabe quando equipe faz tarefas específicas, facilmente garante que têm peças certas na hora que precisam. E com luxo de pedir cedo, evita gastar extra em entregas urgentes.

Mas é mais que isso. Software de controle de estoque da Hippo começa quando você insere dados críticos para todos itens de estoque: seu suprimento atual e seus níveis de par personalizáveis. Quando alguém gera nova ordem de serviço, sob demanda ou manutenção preventiva, associa peças e materiais necessários à ordem. Depois, quando técnico fecha aquela ordem, peças e materiais são removidos automaticamente das contagens de estoque.

E quando níveis caem abaixo do nível mínimo personalizável, CMMS envia alerta, para saber preparar próxima ordem de compra. Mas isso também é brisa porque tem info de contato de todos fornecedores dentro do CMMS, e software ajuda mais automatizando parcialmente processo de compras. Depois, quando estoque chega, há processo simples para atualizar números no CMMS, incluindo formas intuitivas de contar entregas parciais e completas.

Modelos de ordem de serviço

Quando pega ativo novo, faz sentido seguir todas recomendações do fabricante. São eles que projetaram equipamento, então conhecem melhor. Também, provavelmente há cláusulas na garantia exigindo que realize (ou evite) inspeções e tarefas específicas.

Mas com o tempo, verdadeiros especialistas naquele ativo são técnicos da sua equipe que mais trabalharam nele, aprendendo todos seus segredos. Nesse ponto, provavelmente faz mais sentido começar a fazer o que sabe que funciona, independentemente do que está no manual.

Pense assim: quando casa novo, pode fazer sentido pedir dicas aos pais do cônjuge para bom presente de aniversário. Mas uma década de casados, aqueles mesmos pais agora pedem conselhos a você. Você conhece seu cônjuge melhor que os próprios pais.

Com ativos e equipamentos, porém, pode ter problemas quando todo esse conhecimento interno existe só na cabeça de um ou dois técnicos seniores. Chama-se "risco de pessoa-chave", e significa que seu departamento corre risco de perder todo esse saber-fazer se poucas pessoas saem, seja por transferência ou aposentadoria. Quando saem pela porta, todo conhecimento vai junto.

Forma de remover risco é protegendo saber-fazer de manutenção dentro do CMMS, em modelos repletos de listas de verificação e instruções. Sempre que gera nova ordem de serviço, adiciona modelo com poucos cliques, dando instantaneamente aos técnicos o que precisam para resolver problemas usando POPs e melhores práticas favoritas do departamento.

E quando aqueles técnicos-chave saem do departamento, você ainda tem todos insights deles, seguros e acessíveis a toda equipe.

Demonstre conformidade com log de atividade

Pode variar entre indústrias, mas geralmente todos precisam achar formas de manter conformidade com regulamentos governamentais e padrões da indústria.

Hippo ajuda facilitando configurar e agendar inspeções e tarefas de manutenção preventiva, gerenciar ordens de serviço sob demanda, e garantir que técnicos fazem trabalho corretamente com modelos de ordem de serviço repletos de listas de verificação e instruções.

Mas isso só cobre primeira parte da conformidade, que é ficar em conformidade. Tem segunda parte, porém, e pode ser igualmente desafiadora: provar que você está em conformidade.

A má notícia sobre conformidade é que é tipo aqueles testes de matemática do ensino médio. Não basta ter resposta certa; precisa também "mostrar o trabalho."

A boa notícia é Hippo facilita. Lembre-se, com CMMS moderno, todos seus dados em um lugar, seguros, protegidos e pesquisáveis. Significa que quando tem que provar que fez trabalho certo no cronograma certo, só precisa usar software para autogerar alguns relatórios para você.

Também pode detalhar ordens de serviço individuais para checar Log de Atividade, que diz para aquela ordem exatamente quem fez o quê e quando fez.

Inspetor da OSHA quer saber última vez que alguém inspecionou trilhos de segurança na prensa? Procura na hora. Outro inspetor quer saber quanto tempo sua equipe levou para fechar ordem de serviço específica de segurança? Está lá no log.

Aumente transparência e force responsabilidade com rastreamento melhor

Quando consegue rastrear e confiar seus dados, finalmente vê o que acontece no departamento. Finalmente sabe o que funciona e o que não, dando insights como melhor corrigir problemas com ativos, equipamentos, estoque, e até pessoas.

Uma vez que sabe qual ativo custa mais para manter funcionando, começa a investigar por que. Hora de aposentar ativo? Deve ver novo fornecedor para peças e materiais? Ou, precisa revisar e atualizar POPs para ordens de serviço sob demanda e MPs?

E o que aprende sobre ativos, também aprende sobre técnicos que trabalham neles. Taxas de fechamento são parecidas entre técnicos? Tem alguém na equipe cujos reparos tendem a precisar conserto?

Também há lado oposto, onde insights de dados mostram o que funciona bem. Na verdade, CMMS é ótima forma de destacar contribuição do departamento de manutenção para resultado final de toda organização.

Benefícios do CMMS não são garantidos

Essa não é frase que usamos muito, mas é verdade. Na verdade, não é incomum projetos CMMS falharem. Significa que precisa de provedor CMMS comprometido com seu sucesso a longo prazo e que sabe muito sobre implementações CMMS bem-sucedidas. Primeiro, quer garantir que têm processo sólido de onboarding com instrutores dedicados e variedade de recursos, incluindo vídeos gravados e aulas online ao vivo. Depois confira seus sistemas de suporte contínuo.

Próximos passos

Software CMMS entrega muitos benefícios. Alguns se aplicam a todas indústrias, outros são mais específicos. Para ter visão mais completa dos tipos de benefícios que pode esperar, precisa entrar em contato e começar a conversar com provedores CMMS. Uma vez que saibam mais sobre sua organização e desafios atuais, podem dar lista mais personalizada de benefícios e explicar como trabalham com você para garantir que você os veja.

Hippo tem muitas formas de ajudar, não importa quão adiantado você está no processo. Podemos responder suas perguntas, ajudar a agendar demonstração ao vivo do software, ou até configurar um teste gratuito.

Mas e se seu próximo passo é convencer o chefe que seu departamento precisa de CMMS? Mande a seção a seguir, resumo conciso escrito para eles.

Resumo dos benefícios do CMMS

Há muitos buzzwords em torno dos benefícios do software CMMS, mas o que realmente significam? Como CMMS realmente entrega? Muitos benefícios vêm de como sistema é configurado, que é banco de dados central acessível através de design UX limpo e sem bagunça. Uma vez que todos seus dados em um lugar e acessíveis de qualquer lugar, facilmente captura e compartilha dados, tornando tudo mais rápido e confiável. Trabalho para de passar despercebido, e equipe de manutenção não só agenda adiante mas também vê exatamente o que realizou e como fez, facilitando reforçar e recriar sucessos. E tudo isso se resume a economia de custos não só para departamento de manutenção mas organização toda. Quando sua equipe de manutenção tem CMMS, entregam mais tempo de atividade por menos dinheiro. Você obtém mais produtividade por custos menores em geral.