Benefícios do software CMMS 

Passamos tanto tempo no Hippo escrevendo sobre os benefícios de nossa solução CMMS que desenvolvemos nosso próprio conjunto de expressões obrigatórias. Por serem bonitos e curtos, eles carregam um soco enquanto economizam tempo e espaço.

Mas vale a pena analisá-los com mais detalhes para entender melhor exatamente quais são os benefícios do CMMS.

Acesse em qualquer lugar da nuvem

Este surge sempre que falamos sobre os benefícios de um CMMS moderno apoiado pela computação em nuvem. Em muitos casos, estamos comparando-os com métodos tradicionais baseados em papel e planilhas, que são lentos e propensos a suas próprias frustrações.

Com papel, há apenas uma cópia da ordem de serviço, e isso significa que seus dados geralmente estão incompletos e sempre frágeis. Incompleto porque você só pode rabiscar tanto em uma única folha de papel. Os técnicos obtêm uma descrição básica de qual ativo trabalhar e o tipo de trabalho que precisa ser feito. Com tanta leitura nas entrelinhas, há muito trabalho de adivinhação. E os dados são frágeis porque é fácil perder um pedaço de papel.

Com planilhas, você tem o problema oposto. Em vez de ter uma cópia, você tem um monte. O que está na sua área de trabalho, mais o que você enviou por e-mail como backup e, em seguida, o que você enviou ao técnico. Os problemas começam assim que você faz alterações em qualquer uma dessas cópias, porque agora você não tem cópias, você tem versões. As alterações feitas em um arquivo não são transferidas para os outros arquivos, e rapidamente se torna impossível saber qual versão é a mais recente, qual tem os dados corretos. Quando você tenta atualizar a ordem de serviço com novas informações, o técnico não faz ideia. Eles ainda estão trabalhando com os dados antigos. E quando eles atualizam sua versão, adicionando notas ou fechando, você não sabe até que eles lhe digam. Lembre-se, você só pode ver suas versões dos arquivos.

O software CMMS moderno pega todos os seus dados e os coloca em um só lugar. Na verdade, fazemos todo o trabalho pesado de TI para você. Cuidamos de backups de dados e atualizações de segurança de software. As alterações são tratadas em tempo real; quando você atribui uma ordem de serviço ou um técnico fecha uma, todos podem vê-la. E disponibilizamos os dados de qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à Internet. No final, “de qualquer lugar, a qualquer momento” significa que, não importa onde estejam, toda a sua equipe está trabalhando com os mesmos dados. O benefício é que você está sempre trabalhando com dados precisos e confiáveis. Sem esforço, você mantém todos informados que precisam estar lá.

Fluxos de trabalho de ordens de serviço simplificados 

De certa forma, este é um pouco da transferência dos benefícios de ter todos os seus dados em um banco de dados central atualizado em tempo real. Em vez de ter que correr de volta para o escritório toda vez que fecham uma ordem de serviço e precisam de uma nova, os técnicos podem acessar as tarefas em movimento. O software moderno de ordem de serviço reduz o tempo de inatividade dos técnicos entre as tarefas, aumentando a produtividade.

Mas faz mais do que dizer aos técnicos para onde ir e o que fazer. O software de ordem de serviço oferece tudo o que eles precisam para trabalhar com eficiência e fechar rapidamente, incluindo:

• Históricos completos de reparo e manutenção de ativos 
• Instruções passo a passo 
• Listas de verificação personalizáveis 
• Listas de peças e materiais associados 
• Esquemas digitais, imagens, manuais de O&M 
• Site interativo e mapas de piso

Também relacionado à ideia de trabalhar mais rápido, ter listas de peças e materiais associadas embutidas nas ordens de serviço evita que os técnicos de atrasos inesperados quando eles precisam correr para rastrear o estoque. Eles chegam ao local com tudo o que precisam. Mas também ajuda o departamento a controlar os níveis gerais de estoque, garantindo que você tenha as peças certas na hora certa e pelo preço certo. Quando um técnico conclui uma ordem de serviço, as peças e os materiais são automaticamente removidos de suas contagens de estoque. E quando você atinge níveis mínimos personalizáveis, o software envia um alerta, avisando para fazer um pedido. Chega de ficar sentado esperando as peças chegarem.

As pessoas tendem a pensar no software de ordem de serviço como uma via de mão única, com as informações passando da liderança de manutenção para os técnicos do departamento. Mas um bom CMMS suporta comunicação clara e bidirecional, e isso ajuda o departamento a fazer mais e mais rápido. Quando um técnico tem uma dúvida sobre uma tarefa, ele pode rapidamente anexar comentários, solicitando ajuda ou mais explicações. Quando estão prestes a fechar uma ordem de serviço, eles podem fazer upload de imagens digitais de seu trabalho, solicitando uma inspeção visual virtual.

Saia na frente da curva de manutenção com manutenção preventiva

Este é sobre como nossa solução de manutenção torna muito mais fácil configurar, agendar e acompanhar um programa de manutenção preventiva. No final, você sai daquela pilha de ordens de serviço sob demanda e fica alguns passos à frente. Em vez de ser reativo, agora você é proativo, encontrando e cuidando de pequenos problemas antes que eles tenham a chance de se transformar em grandes problemas. Você não apenas está economizando muita frustração, mas também está economizando muito dinheiro para a organização. Exemplo rápido:substituir uma engrenagem ou widget barato antes que ele quebre significa que a empresa não está pagando aos operadores para ficar ao lado de equipamentos ociosos e seu departamento não está pagando preços de entrega urgente para peças além das taxas de horas extras para técnicos.

Veja como o software de manutenção preventiva faz isso acontecer. Primeiro, ele tem todos os seus registros de reparo e manutenção de equipamentos e ativos e pode gerar relatórios automaticamente que informam quais ativos estão consumindo a maior parte do orçamento do departamento. Combinando isso com as recomendações dos fabricantes, você pode configurar seus MPs, que são as tarefas preventivas necessárias e suas frequências. Próximo passo:agende a manutenção preventiva dentro do software, que é fácil graças ao calendário in-app. Insira as tarefas uma vez e faça com que o software gere e atribua automaticamente PMs baseados em medidores e tempo. Quando você precisar mover as coisas, arraste e solte seus PMs para ajustar o programa.

Em alguns casos, você faz pequenos ajustes em seus PMs para acomodar melhor feriados ou disponibilidade de peças e recursos. Em outros, você pode usar o software de manutenção preventiva para adicionar, remover ou ajustar rapidamente grandes partes do programa. Por exemplo, com o COVID-19, muitas organizações estão adicionando horários de saneamento por hora ou, nos casos em que as instalações estão fechadas, pausando todos os programas de PM.

Tomada de decisões baseada em dados com relatórios automatizados 

O gerenciamento de ativos se resume a obter o máximo valor de equipamentos e ativos pelo menor valor e, no final, é um ato de equilíbrio. Você pode eliminar completamente as ordens de serviço sob demanda, mas não faz sentido se a única maneira de fazer isso é com PMs que se repetem a cada dois dias. Na outra ponta do espectro, você pode economizar dinheiro a curto prazo reduzindo a manutenção programada, mas paga por isso com tempo de inatividade não programado e reparos caros a longo prazo.

A melhor maneira de saber o que fazer e com que frequência é com relatórios automatizados robustos. Antes de tomar a ação corretiva certa, você precisa saber quais ativos estão custando mais para você executar e os tipos de reparos que você está fazendo neles. Em alguns casos, você pode ajustar seu programa de manutenção preventiva. Em outros, você pode procurar mudar de fornecedor. Por exemplo, se você adiciona lubrificante às suas bombas regularmente, mas ainda apresenta falhas, é hora de trocar de fornecedor. E os relatórios são mais do que apenas peças e equipamentos. também é gente. Ao acompanhar os KPIs relacionados à produtividade, você pode gerenciar melhor os recursos da sua força de trabalho.

Acompanhe o controle de inventário 

Um dos grandes benefícios da manutenção preventiva é que, como você sabe quando a equipe está realizando tarefas específicas, pode garantir facilmente que eles tenham as peças certas no momento certo. E com o luxo de fazer pedidos com antecedência, você evita gastar mais com entregas urgentes.

Mas é mais do que isso. O software de controle de estoque do Hippo é iniciado quando você insere dados críticos para todos os seus itens de estoque:seu suprimento atual e seus níveis de paridade personalizáveis. Quando alguém gera uma nova ordem de serviço, sob demanda ou manutenção preventiva, pode associar as peças e materiais necessários à ordem de serviço. Mais tarde, quando um técnico encerra essa ordem de serviço, as peças e os materiais são automaticamente removidos de suas contagens de estoque.



E quando seus níveis ficam abaixo do nível mínimo personalizável, o CMMS envia um alerta para que você saiba como preparar o próximo pedido de compra. Mas isso também é fácil porque você tem todas as informações de contato de seus fornecedores dentro do CMMS, e o software ajuda você mais automatizando parcialmente o processo de compra. Mais tarde, quando o estoque chega, há um processo simples de atualização dos números no CMMS, incluindo formas intuitivas de contar entregas parciais e completas.

Modelos de ordem de serviço 

Quando você obtém um novo ativo, faz sentido seguir todas as recomendações do fabricante. Eles são os que projetaram o equipamento, então eles o conhecem melhor. Além disso, há cláusulas prováveis ​​na garantia que exigem que você execute (ou evite realizar) inspeções e tarefas específicas.

Mas com o tempo, os verdadeiros especialistas nesse ativo são os técnicos de sua equipe que mais trabalham nele, aprendendo todos os seus segredos. Nesse ponto, provavelmente faz mais sentido começar a fazer o que você sabe que funciona, independentemente do que está no manual.

Pense desta forma:quando você se casar, pode fazer sentido pedir aos pais do seu cônjuge dicas sobre um bom presente de aniversário. Mas depois de uma década de casamento, esses mesmos pais agora estão pedindo conselhos. Você conhece seu cônjuge melhor do que seus próprios pais os conhecem.

No entanto, com ativos e equipamentos, você pode ter problemas quando todo esse conhecimento interno existe apenas na cabeça de um ou dois técnicos seniores. É chamado de “risco de pessoa-chave” e significa que seu departamento corre o risco de perder todo esse know-how se apenas algumas pessoas-chave saírem, seja por transferência ou aposentadoria. Quando eles saem por aquela porta, o mesmo acontece com todo esse conhecimento.

A maneira de remover o risco é protegendo o know-how de manutenção dentro do CMMS, em modelos repletos de listas de verificação e instruções. Sempre que você gerar uma nova ordem de serviço, você pode adicionar o modelo com apenas alguns cliques, fornecendo instantaneamente aos técnicos o que eles precisam para resolver problemas usando os SOPs e as melhores práticas favoritos do departamento.

E quando esses técnicos principais saem do departamento, você ainda tem todos os insights deles, e é seguro e acessível a toda a equipe.

Mostrar conformidade com o registro de atividades 

Pode variar entre os setores, mas geralmente todos precisam encontrar maneiras de permanecer em conformidade com os regulamentos governamentais e os padrões do setor.

O Hippo ajuda ao facilitar a configuração e o agendamento de inspeções e tarefas de manutenção preventiva, gerenciar ordens de serviço sob demanda e garantir que os técnicos funcionem corretamente com modelos de ordem de serviço repletos de listas de verificação e instruções.

Mas isso abrange apenas a primeira parte da conformidade, que está se tornando compatível. Há uma segunda parte, porém, e pode ser igualmente desafiadora:provar que você está em conformidade.

A má notícia sobre compliance é que é como aqueles testes de matemática do ensino médio. Não basta ter a resposta certa; você também precisa “mostrar seu trabalho”.

A boa notícia é que o Hippo facilita. Lembre-se, com um CMMS moderno, todos os seus dados estão em um só lugar, onde são seguros, protegidos e pesquisáveis. Isso significa que quando você precisa provar que fez o trabalho certo no cronograma certo, tudo o que você precisa fazer é usar o software para gerar automaticamente alguns relatórios para você.



Você também pode detalhar ordens de serviço individuais para verificar o log de atividades, que informa exatamente quem fez o quê e quando fez para essa ordem de serviço.

O inspetor da OSHA quer saber a última vez que alguém inspecionou os trilhos de segurança na prensa? Você pode ver isso imediatamente. Um inspetor diferente quer saber quanto tempo sua equipe levou para encerrar uma ordem de serviço específica relacionada à segurança? Está bem ali no log.

Aumente a transparência e imponha a responsabilidade com um melhor acompanhamento 

Quando você consegue rastrear e confiar em seus dados, pode finalmente ver o que está acontecendo em seu departamento. Por fim, você sabe o que está funcionando e o que não está, fornecendo informações sobre a melhor forma de corrigir problemas com ativos, equipamentos, inventário e até pessoas.

Depois de saber qual recurso está custando mais para manter em funcionamento, você pode começar a investigar o motivo. É hora de aposentar o ativo? Você deve procurar um novo fornecedor para as peças e materiais? Ou você precisa revisar e atualizar seus SOPs para ordens de serviço sob demanda e PMs?

E o que você aprende sobre seus ativos, também pode aprender sobre os técnicos que trabalham neles. As taxas de fechamento são aproximadamente as mesmas entre as tecnologias? Existe alguém na equipe cujos reparos tendem a precisar de conserto?

Há também o outro lado, onde os insights de dados mostram o que está funcionando bem. Na verdade, o CMMS é uma ótima maneira de destacar a contribuição do departamento de manutenção para o resultado final de toda a organização.

Os benefícios do CMMS não são garantidos 

Essa não é uma frase que usamos muito, mas é verdade. Na verdade, não é incomum que projetos CMMS falhem. Isso significa que você precisa de um provedor de CMMS comprometido com seu sucesso a longo prazo e que saiba muito sobre implementações de CMMS bem-sucedidas. Primeiro, você quer garantir que eles tenham um processo de integração sólido com instrutores dedicados e uma variedade de recursos, incluindo vídeos gravados e aulas online ao vivo. Em seguida, confira seus sistemas de suporte contínuos.

Próximas etapas

O software CMMS pode oferecer muitos benefícios. Alguns deles se aplicam a todos os setores, enquanto outros são mais específicos do setor. Para obter uma visão mais completa dos tipos de benefícios que você pode esperar, você precisa entrar em contato e começar a conversar com os provedores de CMMS. Assim que souberem mais sobre sua organização e os desafios que você está enfrentando atualmente, eles poderão fornecer uma lista mais personalizada de benefícios e explicar como podem trabalhar com você para garantir que você os veja.

Hippo tem muitas maneiras de ajudá-lo, não importa o quão avançado você esteja no processo. Podemos responder às suas perguntas, ajudar você a reservar uma demonstração de software ao vivo ou até mesmo preparar uma avaliação gratuita.

Mas e se o próximo passo for convencer o chefe de que seu departamento precisa de um CMMS? Envie-lhes a seção a seguir, um resumo conciso escrito certo para eles.

Resumo dos benefícios do CMMS

Existem muitas palavras-chave em torno dos benefícios do software CMMS, mas o que elas realmente significam? Como um CMMS pode realmente entregar? Muitos dos benefícios vêm de como o sistema é configurado, que é um banco de dados central acessível por meio de um design de UX limpo e organizado. Quando todos os seus dados estiverem em um só lugar e acessíveis de qualquer lugar, você poderá facilmente capturar e compartilhar dados, tornando tudo mais rápido e confiável. O trabalho deixa de ser esquecido, e a equipe de manutenção pode não apenas agendar com antecedência, mas também ver exatamente o que eles realizaram e como eles fizeram, tornando mais fácil reforçar e recriar os sucessos. E tudo isso se resume a economia de custos não apenas para o departamento de manutenção, mas para toda a organização. Quando sua equipe de manutenção tem um CMMS, eles podem fornecer mais tempo de atividade por menos dinheiro. Você obtém mais produtividade por custos mais baixos em todos os setores.