Lápis chicoteado:quando um scorecard saudável é bom demais para ser verdade

Vamos enfrentá-lo, todo mundo corta cantos de vez em quando. Pode ser ótimo abandonar uma tarefa que não agrega valor ou toma muito do seu precioso tempo. Quando se trata de operações de manutenção, no entanto, tentar contornar as tarefas diárias pode ser um grande obstáculo. Infelizmente, o trabalho de forjamento se tornou tão comum no mundo da manutenção que ganhou seu próprio apelido:Lápis de chicote. Hoje veremos por que isso acontece, por que é um problema e quais ferramentas podem ser usadas para combatê-lo.

O que é chicotadas de lápis?

Simplificando, chicotadas se referem a aprovar um trabalho que nunca foi realmente concluído, seja uma inspeção, um PM ou uma verificação de qualidade - qualquer coisa destinada a prevenir uma avaria potencial. O chicoteamento do lápis ocorre com mais frequência no nível técnico e, embora possa parecer um problema de preguiça, na verdade existem muitos motivos pelos quais o trabalho pode ser chicoteado.

Razões para chicotadas a lápis

1. Muitas tarefas, poucos técnicos

O ciclo de manutenção ideal envolve quatro estágios:planejamento, execução, verificação e ação. Planejar e executar referem-se a agendar e concluir tarefas, e verificar e agir referem-se a analisar o trabalho que foi feito e fazer melhorias com base nos resultados dessas verificações.

Em um mundo perfeito, toda manutenção planejada que é concluída será avaliada posteriormente para garantir que foi feita corretamente e atingiu o resultado pretendido. Os gerentes de manutenção podem então usar os resultados dessa análise para planejar melhor a manutenção da próxima vez.

Obviamente, nenhuma operação de manutenção é perfeita. No mundo real, os técnicos podem ficar sobrecarregados com a enorme quantidade de tarefas que se espera que concluam, e os gerentes estão muito atolados em papelada e outras tarefas administrativas para poder verificar e fazer ajustes na programação de PM. É aqui que muitas vezes começa a chicotada a lápis. Sem a otimização de PM, o aumento do escopo pode ocorrer rapidamente e as coisas podem ficar fora de controle, deixando os técnicos e gerentes com a sensação de que é mais fácil dizer que o trabalho foi concluído, mesmo quando não foi.

2. Os técnicos estão perdendo o ponto

Se houver uma tarefa que um técnico precisa concluir, ele deve estar bem ciente do motivo pelo qual essa tarefa precisa ser concluída. No entanto, existem dois casos em que os técnicos não podem fazer essa conexão.

A primeira ocorrência ocorre quando se espera que um técnico conclua uma inspeção como parte de uma tarefa de monitoramento de condição. O objetivo do monitoramento baseado em condições é liberar o tempo normalmente gasto em reparos preventivos ou substituições. No entanto, se um técnico está concluindo as inspeções como parte de uma estratégia baseada em condições, e essas inspeções estão passando todas as vezes, ele pode simplesmente parar de fazer essa inspeção por completo, pensando que é uma tarefa inútil. É importante usar o intervalo P-F para encontrar o ponto ideal onde uma inspeção falhará com freqüência suficiente para que um técnico sinta que é uma tarefa proposital de ser concluída.

Outra razão pela qual um técnico pode falhar em ver o objetivo de completar uma tarefa é simplesmente porque a razão para a tarefa não foi comunicada a eles de forma eficaz pela gerência. Como afirmamos antes, seus técnicos devem saber por que estão concluindo as tarefas que foram solicitadas. Se a administração não está comunicando com eficácia por que algo precisa ser feito e parece não haver nenhuma consequência aparente em não completar essa tarefa, pode levar uma surra.

3. Há pressão para melhorar as métricas - sem nenhum plano real de melhoria

O mundo da manutenção é regido por métricas - é como uma organização sabe que está fazendo (ou deixando de fazer) melhorias. No entanto, como Stuart Fergusson, líder do engenheiro de soluções da Fiix, discutiu recentemente no podcast Rooted in Reliability, quando uma organização prioriza os números sobre a realidade do dia-a-dia de seus funcionários, haverá críticas simplesmente para manter a administração apaziguada.

Como Fergusson disse durante sua aparição no podcast, “Pencil chicotear sempre sai em atraso métricas.” Para esclarecer, as métricas de atraso são as métricas mais amplas e abrangentes que operam como metas de longo prazo para a equipe trabalhar. Se uma organização definir metas irrealistas para as métricas atrasadas, o trabalho que afeta as métricas principais (do dia a dia) será afetado. Se as metas de métrica forem inatingíveis ou opressivas para os técnicos, as tarefas podem ser complicadas para manter as aparências.

O traço comum:um problema cultural

Há vários motivos pelos quais algo pode levar uma surra, mas cada um aponta para a mesma raiz do problema:Um problema cultural. Esteja o trabalho sendo assinado porque os técnicos estão sobrecarregados ou porque eles não veem o objetivo, a responsabilidade recai sobre a gestão de comunicar a importância e o motivo por trás do trabalho. Os processos também devem ser implementados para garantir que os técnicos estejam fazendo o trabalho necessário, agregador de valor e gerenciável.

Como evitar chicotadas de lápis

O chicoteamento do lápis ocorre apenas em lugares onde há uma oportunidade de prosperar. Felizmente, há uma série de soluções que uma organização pode empregar para mantê-la afastada.

Em primeiro lugar, é fundamental promover uma cultura de transparência e respeito mútuo entre os técnicos e a direção. Isso significa criar e manter uma atmosfera em que os técnicos se sintam à vontade para fazer perguntas e expressar suas preocupações. Significa também estabelecer um ambiente de confiança onde os técnicos sintam que suas preocupações estão sendo ouvidas e atendidas.

O software de gerenciamento de manutenção também é uma ótima solução para criar responsabilidade em todos os níveis. Usar um CMMS para agendar e rastrear o trabalho dá aos gerentes de manutenção uma imagem mais precisa de quantas tarefas eles estão realmente programando e se é uma quantidade razoável a ser atribuída. Além disso, ter um painel que mostra uma visão rápida dos KPIs fornece uma visão muito melhor sobre o que realmente está acontecendo, para que os gerentes possam planejar o trabalho melhor e tomar decisões diárias que apóiem ​​essas métricas.

Para os técnicos, ter um aplicativo CMMS em seu dispositivo móvel que permite rastrear o trabalho à medida que conclui torna mais difícil fazer o chicote, pois eles precisam inserir dados, como peças usadas e quando a ordem de serviço foi iniciada e concluída. Além do mais, ter a oportunidade de adicionar comentários a uma inspeção por meio de um CMMS oferece aos técnicos um meio imediato de feedback, onde as próximas etapas são comunicadas com clareza.

Adicionar notificações por meio de um CMMS a ativos que são essenciais para a operação de sua organização adiciona um nível de transparência em torno de cada ordem de serviço executada naquele ativo. Além disso, a capacidade de adicionar manuais do usuário a um CMMS fornece a cada técnico as informações de que precisam para concluir qualquer tarefa em um ativo.

Conclusão:Crie responsabilidade de cima para baixo

Como você pode ver, chicotadas raramente são o problema e geralmente um sintoma de uma questão cultural mais ampla. Garantir que a cultura e as ferramentas certas estejam disponíveis ajudará muito na prevenção de chicotadas de lápis.