Um guia completo para manutenção de propriedades

Todos desejam viver e trabalhar em um ambiente seguro e funcional, o que é um dos principais fatores que impactam nossa qualidade de vida.

Como proprietário de uma propriedade, você deve estar se perguntando quais ações precisa tomar para garantir que sua propriedade atenda a essas expectativas. Para encontrar a resposta, você deve primeiro se familiarizar com os aspectos internos e externos da manutenção de propriedades.

Um ótimo lugar para começar é ler o restante deste artigo conforme nós:

discuta o que a manutenção de propriedade cobre
explicar o que é o código internacional de manutenção de propriedades
compare a manutenção de propriedades comerciais com a construção de uma equipe de manutenção interna
delineie 4 dicas importantes para manter sua propriedade em boas condições

O que é manutenção de propriedade?

Manutenção de propriedade é o processo de preservação de um edifício residencial ou hoteleiro e seus arredores imediatos em ótimas condições por meio de um conjunto de atividades de manutenção específicas.

Refere-se às diferentes atividades que são essenciais para manter um edifício funcional e confortável para seus ocupantes (é por isso que é freqüentemente usado de forma intercambiável com o termo manutenção de edifício).

As atividades de manutenção da propriedade incluem:

limpeza das áreas comuns internas e externas do edifício (incluindo ralos, calhas do telhado, corredores, etc.)
controle e remoção de roedores
jardinagem e paisagismo
separação e descarte de lixo
manutenção, reparos e substituição de todos os sistemas mecânicos e elétricos (iluminação, HVAC, abastecimento de água, aquecimento de água, etc.)
verificações de segurança (inspeções de rotina proativas de sistemas mecânicos e elétricos, instalações de combate a incêndio e inspeções de segurança de todas as instalações).

A manutenção da propriedade é benéfica tanto para os ocupantes quanto para o proprietário, pois ajuda a manter todos felizes.

De um ocupante, você quer chegar em casa depois de um dia agitado e saber que pode relaxar sem se preocupar com problemas como uma pia de cozinha entupida, uma escada suja, mal iluminada e engordurada onde seus filhos podem tropeçar e se machucar, ou banheiros que não dão descarga. Dito isto, tarefas menores, como a substituição de lâmpadas, podem ser da responsabilidade dos próprios inquilinos. É sempre uma boa ideia definir claramente as responsabilidades do locatário e do locador, especialmente no caso de imóveis para alugar.

Para o proprietário do imóvel, você deseja garantir que seu imóvel alugado mantenha seu valor ao longo dos anos e que você não passe a maior parte do dia atendendo a um inquilino insatisfeito ou outro. Você também deseja evitar questões de responsabilidade se alguém se machucar no local.

Seguindo o código internacional de manutenção de propriedade (IPMC)

A manutenção da propriedade não deve ser um processo aleatório, pois uma manutenção deficiente ou inadequada pode causar sérios problemas para todos que usam essa propriedade em particular. Para evitar tais situações, existem vários regulamentos e códigos que os proprietários e administradores podem seguir.

Um desses códigos é o Código Internacional de Manutenção de Propriedade (IPMC) . É um conjunto de regulamentos que especifica os requisitos mínimos de manutenção para edifícios existentes. O código internacional de manutenção de propriedades é um documento de manutenção criado para suprir a necessidade de um código de manutenção de propriedades moderno e atualizado. Abrange os seguintes capítulos:

Seu objetivo é estabelecer padrões mínimos para a manutenção de componentes de construção, como o exterior da estrutura, encanamentos, mecânicos, acessórios elétricos, instalações sanitárias e equipamentos de combate a incêndio. Por exemplo, possui recomendações específicas de equipamentos de aquecimento de água, a temperatura ideal da água aquecida, como essa água deve ser circulada, etc.

O IPMC é renovado a cada 3 anos e está disponível para adoção e uso por jurisdições internacionais. Você pode verificar todos os detalhes do que o IPMC cobre aqui.

Manutenção de propriedade comercial vs. equipe interna

Uma escolha importante que você precisará fazer será terceirizar essa tarefa para uma equipe de manutenção de propriedade comercial ou crie uma equipe interna . Discutimos as duas opções abaixo.

Adotando serviços profissionais de manutenção de propriedades

Se você optar por contratar uma empresa profissional de manutenção de propriedades, poderá se beneficiar de uma abordagem mais estruturada de manutenção que ela desenvolveu ao longo dos anos. Alguns dos serviços que eles geralmente oferecem incluem:

1) Planejamento e programação de manutenção preventiva
Uma empresa profissional de manutenção de propriedades normalmente terá um sistema estabelecido para planejar e programar todas as tarefas de manutenção que sua propriedade requer. No mínimo, tal sistema deve incluir:

Verificações regulares de manutenção, inspeções e visitas.
Documentação de todas as manutenções realizadas.
Recomendações para atualizações e melhorias.
Procedimentos padrão para contratação e gerenciamento de fornecedores e empreiteiros.

Um serviço de manutenção de propriedade comercial de qualidade manterá seus inquilinos satisfeitos, preservando e melhorando a condição do seu ativo.

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2) Relatórios financeiros
Espera-se que uma de suas primeiras funções seja criar um orçamento de manutenção para sua propriedade. Eles também apresentarão relatórios sobre as despesas de manutenção nas instalações - pelo menos todos os meses.

3) Lidando com a comunicação dos inquilinos
Se todos os e-mails ou mensagens de texto dos inquilinos chegarem diretamente a você, provavelmente você não terá tempo para muito mais. Parte das funções de uma empresa de manutenção de propriedade profissional será comunicar-se com seus inquilinos e retransmitir a você apenas as questões que requerem sua atenção.

4) Garantia de conformidade regulatória
Semelhante ao IPMC que mencionamos anteriormente, existem vários outros requisitos que sua jurisdição local pode exigir aos proprietários. Pode ser difícil controlar tudo. Espera-se que uma empresa de manutenção de propriedades comerciais monitore os regulamentos existentes e novos em seu nome e garanta a conformidade.

Tudo isso parece ótimo, mas você pode se perguntar: onde posso encontrar uma empresa de manutenção de propriedades comerciais decente?

Bem, existem algumas abordagens diferentes que você pode adotar aqui. Se não houver problema em não intervir, você pode procurar empresas de gestão de propriedades comerciais e deixar uma delas assumir o controle (já que a gestão de propriedades inclui a gestão de manutenção).

Se você só precisa de alguém para cuidar do trabalho de manutenção necessário, pode fazer algumas pesquisas no Google por serviços de manutenção de propriedades na sua área e / ou entrar em contato com outros proprietários que você conhece e perguntar se eles têm alguém para recomendar.

Por último, quando você negocia com um empreiteiro, não faz mal ver as coisas da perspectiva dele. Por exemplo, aqui está o que uma empresa de limpeza profissional pode se concentrar ao tentar vender seu serviço.

Acompanhar uma equipe interna de manutenção de propriedades

Se você optar por ter uma equipe de manutenção interna, você será responsável por tudo o que delineamos no capítulo anterior, mas a diferença é que você terá supervisão direta sobre a equipe e a qualidade do trabalho executado, tenha um orçamento de manutenção mais flexível que está sob seu controle e tenha uma visão geral melhor de todos os problemas e atividades de manutenção que estão acontecendo em sua propriedade .

No entanto, organizar um departamento de manutenção requer algum nível de planejamento. Aqui estão as etapas que você pode seguir para formar sua equipe interna de manutenção de propriedades:

Determine o conjunto de habilidades e o tamanho da equipe que você vai contratar. Comece listando todas as atividades de manutenção que sua propriedade requer (desde limpeza até reparos de equipamentos). Isso o ajudará a determinar de quem você precisa, por exemplo, limpadores, jardineiros, técnicos de HVAC e elétricos, etc.
Depois disso, considere quantas horas cada pessoa pode trabalhar em média por turno e quantos turnos você precisará por dia para estimar quantas pessoas você vai contratar. Dependendo do tamanho da propriedade, você pode precisar de um gerente de instalação ou pelo menos um supervisor para coordenar a equipe.
Não tenha pressa em contratar. Conduza entrevistas completas e verifique se seus artesãos em potencial são qualificados para as funções pretendidas. Além disso, você pode acelerar esse processo com segurança terceirizando esta etapa para uma agência de recrutamento de equipe de manutenção confiável.
Existem algumas funções que geralmente não são econômicas para preencher internamente portanto, não elimine completamente a terceirização. Por exemplo, você não contratará um técnico de elevador em tempo integral quando os elevadores normalmente não exigem manutenção com a mesma frequência que outros sistemas.

Os prós e contras de cada abordagem

Qualquer que seja a abordagem adotada, você deve definir e rastrear os KPIs de manutenção de propriedade para garantir que todas as suas atividades de manutenção estejam trabalhando para atingir os mesmos objetivos.

4 dicas para manter sua propriedade em ótima forma

Além do que mencionamos acima, aqui estão algumas dicas que o ajudarão a garantir que seu imóvel permaneça sempre em suas melhores condições:

# 1) Priorizar o financiamento de manutenção

Quando tantos outros problemas em sua propriedade exigem financiamento, pode ser tentador reduzir os gastos com manutenção. Porém, isso pode levar à rápida deterioração dos ativos e a uma lista de manutenção adiada incontrolável, que cria um cenário ideal para riscos de segurança.

Para evitar esses e ainda mais problemas, é necessário fazer uma estimativa proativa e um orçamento para a manutenção de Despesas operacionais e Despesas de capital anualmente. Normalmente, é aconselhável orçar um mínimo entre 2 - 4% do valor de reposição atual da sua propriedade para o seu orçamento anual de manutenção. De acordo com alguns dados internos, cada dólar gasto em manutenção economiza US $ 5 no longo prazo.

# 2) Adquirir e usar componentes duráveis

Para manter sua propriedade em ótima forma, você deve usar peças de reposição que operem com segurança e durem o máximo possível. Quando você estoca seu estoque de peças de reposição (com correias de ventilador, peças de HVAC, lâmpadas, motores, bombas, etc.) que são de alta qualidade, você está investindo na longevidade de sua propriedade.

Embora itens muito duráveis possam custar um pouco mais no início, eles ajudam a economizar em reparos futuros e minimizar problemas frequentes de retrabalho.

# 3) Automatizar o gerenciamento de manutenção

Não importa a competência de sua equipe de manutenção / provedor de serviços, pode rapidamente se tornar um desafio ficar por dentro de cada tarefa de manutenção. Especialmente em grandes propriedades com várias unidades, rastrear tudo manualmente pode gerar ineficiência rapidamente e deixar espaço para tempo e recursos desperdiçados.

É por isso que cada vez mais gerentes de propriedade estão interessados em automatizar o gerenciamento de manutenção usando um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado. Um CMMS móvel o ajudará a simplificar e otimizar todos os aspectos da manutenção, lidar com tarefas administrativas repetitivas, rastrear a segurança, medir o desempenho, reduzir os custos de manutenção e muito mais.

Se você não sabe o que é um CMMS, confira nosso guia O que é um sistema CMMS e como ele funciona.

Um benefício adicional de ter um CMMS como o Limble é a supervisão dos serviços de manutenção terceirizados. Você pode conceder aos técnicos da empresa de manutenção de propriedades comerciais acesso limitado à sua conta e atribuir-lhes ordens de serviço por meio do Limble. Dessa forma, você pode garantir que o trabalho está realmente sendo executado e executado prontamente.

# 4) Habilitar auditorias regulares de propriedade

Outra prática fundamental para manter sua propriedade em ótimo estado é adotar o costume de avaliações regulares das condições das instalações (FCA). Um FCA irá capacitá-lo com dados de base abrangentes sobre o desempenho de toda a propriedade e seus sistemas. Essa informação ajuda a destacar as áreas de melhoria.

Durante uma FCA, a equipe de inspeção verificará coisas como a condição atual de todos os ativos e identificará quaisquer riscos à segurança para uma ação corretiva rápida.

Principais conclusões

Se você atualmente possui ou gerencia uma propriedade residencial, a manutenção da propriedade não é algo que você pode ignorar. É exigido e regulamentado por lei na maioria das jurisdições.

Dito isso, além de obedecer à lei, os benefícios da manutenção da propriedade são muitos para serem ignorados.

Felizmente, não é preciso gastar muito do seu tempo. Quer você opte por contratar uma empresa de manutenção de propriedade comercial ou montar uma equipe de manutenção interna, o mais importante é garantir que a manutenção seja contínua e que os responsáveis pela manutenção de sua propriedade tenham as habilidades, o financiamento e as ferramentas de que precisam para execução adequada.

Se você está pensando em usar o software CMMS para melhorar diferentes aspectos da manutenção de sua propriedade, estamos sempre prontos para conversar.