Calculadora de ROI do CMMS | Como calcular o ROI do CMMS

Os departamentos de manutenção mais eficazes fazem mais com menos, usando um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) para automatizar seus fluxos de trabalho.

Se você ainda não tem um CMMS, como pode provar para o departamento de finanças que comprá-lo economizaria tempo e dinheiro?

Neste artigo, mostraremos como estimar os indicadores-chave de desempenho do seu departamento para que você possa calcular seu ROI (retorno sobre o investimento) potencial do CMMS.

O que é um CMMS?

Se você está lendo este artigo, já deve ter uma ideia do que é um CMMS e o que ele pode fazer. Precisa atualizar seus conhecimentos? Aqui estão algumas fontes excelentes que irão lhe ensinar tudo o que você precisa saber:

• O guia essencial para o CMMS:o que é um sistema CMMS e como ele funciona
• 31 Benefícios do uso de sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado

LIMBLE EM AÇÃO

Usar o Limble como CMMS pode reduzir a manutenção reativa em 73,2%, aumentar a produtividade em 28%, diminuir o tempo de inatividade em até 32% e reduzir o gasto com peças em 23%? Assista a este vídeo para saber como o Red Hawk Casino conseguiu isso com Limble.

Agora que estamos na mesma página, vamos direto ao assunto.

A fórmula mágica de ROI do CMMS

Economia de CMMS pode ser calculado adicionando ganhos de produtividade, economia de tempo de inatividade e economia de estoque de peças sobressalentes.

Custos de CMMS pode ser calculado somando-se os custos de implementação, o próprio software, os custos de integração e os custos potenciais de hardware.



Vamos imaginar que a economia total devido à implementação do CMMS em um ano seja de $ 360.000 e que os custos de implementação e execução do software por um ano sejam de $ 41.000.

O que isso significa é que o ROI do CMMS =($ 360.000 - $ 41.000) / $ 41.000 =7,78

Isso significaria que o retorno sobre um investimento após um único ano é quase 8 vezes (ou 778%) seu valor.

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Quanto você pode realmente economizar com um CMMS?

É impossível fornecer números exatos, pois o cálculo do ROI pré-implementação é apenas uma estimativa. Faça o seu melhor para tornar essa estimativa o mais precisa possível. Os benefícios de um CMMS vão além de apenas dólares e centavos, também - todos eles se refletem no resultado financeiro.

1) Calculando os ganhos de produtividade

As soluções de CMMS podem melhorar seu fluxo de trabalho atual, dando a todos uma estrutura firme a seguir, acesso rápido a informações importantes sobre ativos e fluxo de comunicação ininterrupto.

Para calcular os ganhos de produtividade, você precisa saber 4 coisas:

1. Qual é o seu custo por hora por funcionário? Você pode obter o custo por hora de cada funcionário adicionando um salário por hora com benefícios por hora.
2. Quantas pessoas usarão o CMMS? Isso é autoexplicativo.
3. Quantas horas o software CMMS pode economizar para você em um determinado período de tempo? Para calcular a economia, você precisa saber quanto tempo um CMMS pode realmente economizar. Os clientes Limble, por exemplo, medem a economia de tempo de 1 a 3 horas todos os dias para cada usuário Limble.
4. Quantos dias úteis por ano (ou um trimestre / mês se você quiser calcular o ROI do CMMS por um período mais curto)? Você deve ser capaz de resolver isso rapidamente.

LIMBLE EM AÇÃO

Limble fez uma diferença tão grande na produtividade de nossos clientes que é como se eles tivessem um outro membro da equipe. Com Limble, sua equipe de 4 pode fazer o trabalho de 5. Fale sobre ganhos de produtividade! Dê uma olhada.

Agora que você tem tudo de que precisa, pode multiplicar o número de pessoas que usam o software pelo custo por hora. O número de dias de trabalho e a média de horas economizadas por pessoa dirão quanto dinheiro você pode economizar em um determinado período.

Aqui está um exemplo:

• Custo por hora por funcionário (USD / hora) =$ 40 ($ 30 de salário + $ 10 de benefícios)
• Número de pessoas usando software =8
• Número de horas que o CMMS economiza por usuário a cada dia =2 horas (o que significa, em tradução, tornar seus técnicos 25% mais produtivos com base em uma programação de turnos de 8 horas)
• Dias úteis em um trimestre (3 meses) =66

Cálculo =$ 40 x 8 x 2 x 66 = $ 42.240 (ou você pode vê-lo como 1.056 horas de trabalho economizadas)

Com a configuração que usamos neste exemplo, uma empresa poderia economizar $ 42.240 em custos de mão de obra ao eliminar 1.056 horas de trabalho.

2) Economia como resultado da redução do tempo de inatividade

Para muitas empresas, um CMMS é um trampolim para a manutenção proativa. Dá a você a capacidade de agendar e rastrear rapidamente todo o trabalho de manutenção, melhorar o fluxo de comunicação e manter o controle de seu estoque. Esses são os pilares de um programa de manutenção proativa de sucesso.

Para calcular a economia de tempo de inatividade, você precisa saber três coisas:

1. Quanto custa o tempo de inatividade (por hora)?
2. Quanto tempo de inatividade você passa por mês?
3. Quanto tempo de inatividade você espera eliminar com um CMMS?

Os custos de tempo de inatividade são os mais difíceis de resolver, pois o tempo de inatividade não planejado pode impactar negativamente os custos de mão de obra, produtividade, vida útil do ativo, reputação da marca e assim por diante. Este é um recurso sobre como calcular seus custos de tempo de inatividade se você estiver interessado em aprender mais.
Mantenha as coisas simples. Não perca muito tempo entrando em detalhes sem importância. Você vai se perder totalmente. Em vez disso, concentre-se em ativos de alta prioridade, pois o tempo de inatividade geralmente está diretamente conectado a perdas de receita e essa é a maior parte do cálculo do custo do tempo de inatividade.
Reduzir o tempo de inatividade é um dos grandes objetivos de um CMMS. Seus números variam de provedor para provedor. Para lhe dar um número aproximado para trabalhar, os usuários do Limble mediram uma redução média no tempo de inatividade de 26%.

Relatório de tempo total de inatividade dentro do Limble CMMS

3) Economia de custo de estoque de peças sobressalentes

Para calcular a economia de custo de estoque de peças de reposição, você precisa saber duas coisas:

1. Quanto você gasta em estoque de peças de reposição a cada mês?
2. Quanta economia você pode esperar com um CMMS?

Manter muitas peças sobressalentes em estoque não é gratuito. A divisão em que são armazenadas deve ser mantida e, em alguns casos, mantida sob certas condições (iluminação / temperatura). Isso se refletirá no aumento do custo de seus serviços públicos. Aqui está um recurso que pode ajudá-lo a calcular o custo do estoque de peças de reposição com mais precisão.

Sua economia será diferente dependendo da solução de software que você está usando. Os clientes Limble reduzem seus gastos com inventário em uma média de 17% ao usar recursos de gerenciamento de estoque de peças (como notificações de nível de estoque, rastreamento automático de uso de peças, consulta de código de barras, etc.).

Bônus ocultos da implementação de um CMMS

Existem outras economias de custos indiretos que você pode aproveitar ao implementar um CMMS moderno. Dois que mais valem a pena mencionar são aumentados:

1. aumento da vida útil do ativo
2. diminuição dos custos de mão de obra

Ambos vêm como resultado de menos avarias inesperadas. Menos interrupções, combinadas com manutenção proativa, são conhecidas por aumentar a vida útil dos ativos. Sem surpresa, quanto menos avarias você experimentar, menores serão seus custos de mão de obra (seja porque você tem menos horas extras para pagar ou menos ligações para empreiteiros autônomos caros).

Embora muitas vezes sejam considerados opcionais e raramente incluídos nos cálculos de ROI do CMMS, é importante mantê-los em mente.

Quais são os custos de um CMMS?

Os custos iniciais de licenciamento e implementação são os mais óbvios. Eles lhe darão uma excelente base para começar. Se você quiser ser realmente detalhado, veja a divisão de custos exata que elaboramos.

1) Custos de implementação

A implementação muitas vezes não chega com uma etiqueta de preço. Isso vem na forma de tempo. Alguém precisa ter certeza de que os dados estão lá e prontos para serem alimentados no sistema. Você precisará configurar o seguinte:

• locais
• usuários / técnicos
• importe todos os ativos que deseja manter em seus programas de manutenção proativa

A maioria dos fornecedores de CMMS tem tutoriais e suporte ao cliente que o ajudarão a acelerar esse processo. Peça ao seu provedor uma estimativa de tempo com base no número de itens que você precisa inserir.

Depois de ter esse número, você precisa multiplicá-lo pelo salário por hora da pessoa que irá inserir esses dados em seu novo CMMS. E voilà, você tem o custo do seu investimento de tempo gasto no processo de implementação.

Se você estiver mudando de um CMMS antigo, poderá apenas exportar / importar informações de ativos, mas isso é algo que você precisará revisar caso a caso.

2) Custo do próprio software

Este é o custo mais direto a calcular. Como a maioria dos provedores de CMMS baseiam seus planos de preços nos usuários - como a maioria das outras soluções SaaS. Você pode multiplicar o número de pessoas que usam o CMMS com o modelo de precificação selecionado.

Planos de preços anuais Limble CMMS

Você pode verificar os preços do Limble aqui.

Freqüentemente, uma assinatura anual é mais barata do que uma assinatura mensal. Ainda assim, isso significa um custo inicial mais alto, já que basicamente você está pagando para usar o software durante todo o ano que vem.

Aqui está um exemplo para ajudá-lo a imaginar isso:

• Vamos imaginar que você tenha 13 técnicos e 1 gerente de manutenção que usará o software. Você decidiu que quer nosso Profissional planeje um Anual assinatura.
• O custo total do Limble CMMS em execução, neste cenário, é: número de usuários (14) x custo da licença ($ 70) x meses de uso (12) =$ 11760 por ano (ou $ 980 por mês)

Você é uma empresa sem fins lucrativos que só precisa de uma licença de software de gerenciamento de manutenção por alguns meses a cada ano e / ou gerencia trabalhadores sazonais e outros cenários exclusivos? Entre em contato conosco para obter mais informações sobre nossos planos de preços personalizados.

Certifique-se de verificar todos os custos ocultos que podem surgir pesadamente sobre você. Podem ser:

• complementos pagos
• taxas de consultoria
• taxas de suporte contínuo

Faça a seus fornecedores potenciais de CMMS as perguntas certas para evitar surpresas desagradáveis ​​no futuro.

3) Custos de integração

Onboarding é outro custo baseado no tempo. Tudo se resume ao número de horas de trabalho que as pessoas que usarão o software precisam gastar para aprender como usá-lo. Isso também é algo sobre o qual você deve conversar com seu provedor de CMMS. Eles provavelmente têm alguns números médios sobre o processo de integração.

O processo de integração pode consistir em atividades como:

• assistindo a tutoriais em vídeo
• assistir a webinars ao vivo
• participando do programa de treinamento agendado

Para obter os custos totais de integração, simplesmente estime o tempo total que uma pessoa gastará nas atividades mencionadas acima, multiplique isso pelo número de pessoas que precisam ser integradas e multiplique novamente pelo salário médio por hora desses funcionários.

Tempo x número de usuários x salário médio =Custo total de integração

4) Custos de hardware

Seus técnicos estão regularmente em movimento. Portanto, você deve planejar a implementação de um software de manutenção móvel. Embora ainda úteis, as soluções exclusivas para desktop limitarão a facilidade de uso para sua equipe. Quanto menos barreiras sua equipe tiver para usar o software, mais você poderá otimizar seu programa de manutenção e maior será o ROI que você pode esperar de seu CMMS.

Os custos de hardware geralmente vêm em duas formas:

1. dispositivos móveis
2. configurar uma rede sem fio decente (pode não ser necessário se sua instalação tiver uma cobertura boa o suficiente para que as pessoas possam usar planos de dados)

Calcule seu ROI de CMMS usando a calculadora Limble

Sabemos que escrever todos os números e fazer os cálculos pode ser uma chatice. Para agilizar as coisas, criamos uma calculadora on-line interativa que você pode ver abaixo.

Antes de começar a apostar em seus números, aqui estão algumas coisas que você deve manter em mente:

• Alguns campos serão preenchidos automaticamente com números que refletem a economia média que os usuários do Limble mediram no passado.
• Esses números estão aí para dar uma ideia da economia real que você pode esperar ver por si mesmo (eles não são exatos).
• Se você espera ver números diferentes, sinta-se à vontade para alterá-los.
• Quando terminar de inserir os números, basta escrever seu endereço de e-mail. Enviaremos a você todo o detalhamento de custo / economia para o seu e-mail e forneceremos o link com acesso total à calculadora, que você pode usar para testar diferentes cenários.
• Todos os cálculos são baseados no intervalo de tempo de 1 ano. Eles mostram qual poderia ser o retorno do seu investimento um ano após a implementação do Limble CMMS.

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CLIQUE AQUI PARA ABRIR A CALCULADORA.

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Como garantir que sua implementação do CMMS seja um sucesso

Um CMMS é tão útil quanto a forma como foi implementado. Quanto melhor for sua implementação, mais ROI você obterá com ela.

A primeira etapa é construir seu plano de implementação. Você precisa ter isso firmemente no lugar antes de realmente implementar o sistema.

1) Coloque sua equipe de manutenção a bordo

Esta é a parte mais crítica do processo. Não apenas presuma que sua equipe vai adorar porque você está trazendo um ótimo sistema. Alguns podem achar que você está introduzindo um novo sistema para verificá-los ou monitorar seu trabalho.

Freqüentemente, vemos mais técnicos seniores que são adversos à tecnologia recusando a possibilidade de um novo CMMS ser trazido para ajudar a gerenciar sua carga de trabalho. Eles são resistentes a mudanças e à necessidade de aprender um novo sistema.

Trazer sua equipe para as mudanças o mais cedo possível ajuda a reduzir as frustrações posteriores. Permitir que eles participem da implementação ajuda a aprofundar o compromisso de usar o sistema.

2) Faça um balanço

Em última análise, seu CMMS será responsável por gerenciar todos os seus ativos e inventário. Você precisa obter suas entradas de dados de ativos desde o início. Para fazer isso, você precisa ter uma lista detalhada de tudo o que você tem e planeja adicionar ao sistema.

Como parte desta etapa, estabeleça como você planeja nomear ou codificar cada ativo para fazer sentido para sua equipe e tornar sua vida mais fácil. A última coisa que você deseja é que as peças ou ativos sejam listados sob alguma convenção de nomenclatura obscura para que ninguém possa localizá-los.

Como regra geral, quanto mais simples, melhor.

3) Fale com o seu departamento de TI

Um CMMS é um novo sistema de software que está chegando. A TI precisa saber sobre isso para que possam ajudá-lo em tudo o que você precisar para começar a trabalhar. Eles devem verificar a capacidade e a capacidade da rede, garantindo que qualquer uma das medidas de segurança da empresa, como firewalls, não interrompa o fluxo de trabalho.

Veja como o aplicativo móvel funcionará para todos os usuários da empresa. Você quer a TI em sua equipe no dia em que inicia o processo de implementação.

4) Prepare os dados

Você e sua equipe passaram horas garantindo que seu inventário fosse contado e decidindo as convenções de nomenclatura. Agora é hora de ir em frente e se organizar. Se você estiver mudando de um CMMS para outro, certifique-se de que os formatos de dados sejam compatíveis ou faça as alterações necessárias para obtê-los.

Quanto melhor for a condição dos seus dados, mais fácil será a sua implementação.

Implementação fácil com Limble para maximizar seu ROI

O Limble facilita a implementação. Depois que seu plano for elaborado e seus dados estiverem prontos para uso, você pode entrar em contato com o gerente de sucesso do cliente para ajudá-lo a iniciar o processo. Você pode usar este excelente guia de auto-implementação para ajudar. As etapas de sua estratégia serão muito semelhantes a esta:

Linha do tempo de implementação do Limble CMMS

Etapas de implementação do Limble CMMS:

1. Primeiro, você adicionará os ativos ao sistema usando a convenção de nomenclatura que você e sua equipe criaram. Sem pressa. Você deseja evitar cometer erros.
2. Em seguida, adicione usuários. Set up all the people in your organization who will have access to the system. This includes your team and users who will be able to put in work orders.
3. Train all the teams working with or on the CMMS. Start with your immediate team, training them on the system and functionality, and work from there. Once your team is comfortable in the system, start working with users to help them understand the mobile CMMS and how to log work orders, maintenance needs, and best practices.
4. Finally, spend time setting up your preventative maintenance. Use Limble to plan and set up your maintenance schedules. The longer you have the system, the more asset performance data you’ll have, and the better you’ll get at the planning.

LIMBLE IN ACTION

Did you know that Limble customers say that our people have such a deep understanding of how their businesses work, Limble is more like a customer service company selling software than a software company offering customer service. 

Set up reporting to track success

Don’t forget to set up your reporting. Decide which maintenance KPIs and metrics you are going to need. Por exemplo:

• an overview of all the maintenance activities for the company over time
• the cost of planned maintenance versus reactive maintenance versus preventive maintenance
• backlogs or complete stoppages due to breakdowns or maintenance
• levels of deferred maintenance
• loss of production costs
• time lost as a result of breakdowns and maintenance
• repair costs and upgrades
• replacement valuation

When it comes to reporting on Limble, the sky’s the limit. Outside of just the measures of success, you can also keep track of inventory, budgets, OEMs, warranty information, and maintenance contracts. 

Track user adoption

One of the biggest reasons that implementations fail is poor user adoption. This is often because the system isn’t set up to work for them.

After the setup, run audits to make sure that it’s working. During your training and onboarding, ask questions. Lean on customer support to give you the answers you need, and help with the setup, so the system works smoothly. Build relationships with the people in your team who have brought into the CMMS concept and get them to spread the word for you. 

LIMBLE IN ACTION

When Director for Facilities at Myriad Genetics, Joe Romero, stepped into his role, the company managed maintenance with verbal reporting and spreadsheets. It took a week to implement Limble, and the results were outstanding. Within with first three months, 975 preventative maintenance tasks were completed, and by the end of four months, productivity was up 20-30%

Não acredite apenas na nossa palavra. Watch Joe’s complete video.

Getting the most bang for your CMMS buck in the long haul

If you want to get the most out of your software, a few things need to be true.

Your team needs to see and believe that it is their best tool for getting the job done well and on time

They need to trust that the CMMS will make their jobs easier. It will give them oversight and control of their work. Checklists will support their work. They know exactly what to do and when. By having direct access to the maintenance history of assets, your team will manage maintenance costs, reduce equipment downtime and optimize uptime. It’s a way for them to show their value. 

The asset users need to see and feel the value

The simple, real-time fault reporting and the ability to capture detail and see when maintenance and repairs are scheduled and completed should give them peace of mind and help them plan their work accordingly. 

The people at the top want to know that their money has been well spent

Consistent reporting is the fastest way to build their confidence in you. Suppose management can see that the system is cutting back on downtime, reducing the need for last-minute repairs because of well-planned preventative maintenance, and saving the company a ton of money. In that case, they will be happy and invest in your team in the future. 

It’s that simple, really.

LIMBLE IN ACTION

John Patterson, equipment director at Atlanta Athletic Club, loves the automation Limble brings to his work and team. There have been times when he has come across assets that are due for a service. Before he can even log into the system to let a technician know, they are working on it because Limble has alerted them. Having all the work in one place, a record of the lifespan of each asset, and a complete inventory log means that they don’t drop the ball. They don’t run out of parts. Things just work. Even the most senior technicians who are not tech-savvy have embraced Limble because they know this CMMS works and see the value.

Want to hear more from John? Check this out

So, are you ready to embrace Limble?

You and your team deserve the best CMMS system. One that’s user-friendly and supports the work that you do. At Limble, we want to help you look good at your job. And when you look good at your job, you get the acknowledgment you deserve for a job well done and the confidence you need to keep producing outstanding results.

If you are just window shopping right now, read through this guide for choosing the best maintenance software .

Now that you know the benefits of a CMMS, can calculate the ROI, and get the most value out of your CMMS, getting Finance on your side should be much easier. It’s decision-making made easy.

We are here to support you and answer any questions that come up. Feel free to get in touch with us.
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