Quatro maneiras de agilizar processos de negócios para reduzir riscos

Todos os dias, interagimos com novas tecnologias que são muito mais avançadas e complexas do que poderíamos ter imaginado há poucos anos. Com a maioria dessas mudanças, nossas experiências se tornaram mais eficientes, rápidas e seguras.

O mesmo não pode ser dito para pagamentos comerciais. Conforme as cadeias de suprimentos e a tecnologia de pagamentos evoluíram, nem todas as empresas foram capazes de simplificar seus processos e obter o máximo de eficiência. As empresas costumam ter centenas ou mesmo milhares de fornecedores como parte de sua cadeia de suprimentos, todos provavelmente com métodos de pagamento e termos de pagamento diferentes. Se não for verificado ao longo do tempo, isso leva a um considerável desperdício e ineficiência nos processos de pagamento e pode colocar sua empresa na posição arriscada de manter uma grande quantidade de informações de contas bancárias desses fornecedores.

Não é mais possível viver apenas com essa complexidade. A necessidade de fazer uma série de pagamentos business-to-business e business-to-consumer tornou a cadeia de suprimentos média mais parecida com uma rede de suprimentos. Pagar a esses fornecedores e consumidores com rapidez e segurança, especialmente em meio aos desafios contínuos de continuidade de negócios apresentados pelo COVID-19, torna as verificações e os processos manuais um pesadelo.

O momento atual deixou claro de várias maneiras que a maneira como abordamos os pagamentos da cadeia de suprimentos deve mudar. Vamos dar uma olhada nisso, bem como nas mudanças diretas (embora nem sempre fáceis) que sua empresa pode fazer para trazer de volta dias mais simples e eficientes.

A fraude está aumentando, a eficiência não

Temos de começar pelos pagamentos em cheque, porque a Associação dos Profissionais de Finanças reportou no ano passado que cerca de 50% dos pagamentos ainda são feitos em cheque. Esses pagamentos sempre foram suscetíveis a fraude e relativamente lentos, e fazer malabarismos com o enchimento de cheques significa usar muitas horas para sua equipe de finanças que poderiam ser mais bem gastas em projetos importantes. Embora os cheques tenham ficado mais seguros com o tempo com a tecnologia mais recente, eles permanecem lentos e sujeitos a fraudes.

Para empresas com necessidades globais de pagamento, confiar em cheques está completamente fora de questão. Os métodos tradicionais de fazer pagamentos internacionais são lentos, caros e não têm a pontualidade necessária ao enviar dinheiro ao redor do mundo, especialmente no clima de hoje.

Se esse fosse o único problema com os pagamentos em cheque, talvez você consiga cerrar os dentes e aguentar mais um pouco. Infelizmente, a pandemia fez com que até mesmo departamentos de AP sofisticados considerassem os desafios de continuidade de negócios agravados por processos manuais e papel. Por exemplo, as organizações de ensino superior já enfrentaram um verão em que os funcionários estiveram remotos e podem precisar estar novamente no outono ou inverno devido a surtos de COVID, tornando evidente a necessidade de automação e acesso remoto.

A mudança generalizada para processos remotos também levou a um aumento acentuado na fraude, com a Federal Trade Commission relatando US $ 13,4 milhões em perdas de negócios nos EUA devido ao COVID-19 este ano. Apenas no primeiro trimestre de 2020, antes que a pandemia fechasse escritórios em todo o país, o PYMNTS.com relatou que as empresas fizeram 33% mais pagamentos de ransomware, um número que certamente aumentou ainda mais.

Somando-se aos problemas, o correio dos EUA foi prejudicado por lentidão e até mesmo pequenos atrasos na chegada esperada de um cheque podem ter um impacto significativo em seus parceiros fornecedores. Com o tempo e com vários pagamentos, isso pode criar atrito entre a sua organização e a deles e ser um agravante tanto para a função de AP quanto para o departamento de AR.

De acordo com Ardent Partners, 60% dos departamentos de AP dizem que o tempo necessário para garantir a aprovação de faturas e pagamentos é o principal desafio que eles enfrentam em 2020 e além, o que adiciona outra camada de complexidade e frustração ao processo de pagamento de fornecedores . Isso é especialmente relevante para empresas menores com cadeias de suprimentos grandes e complexas, como fabricantes familiares ou empresas imobiliárias, que podem não ter a equipe ou a infraestrutura hoje para se libertar de processos manuais lentos.

Quando você adiciona segurança, processos manuais e a mudança para o trabalho remoto à ineficiência existente, os desafios para pagar sua cadeia de suprimentos com eficácia e manter os fornecedores satisfeitos tornam-se óbvios. Fornecedores

Como reduzir a complexidade e o risco de fraude

Esse é o escopo do problema. Agora, a questão é simplesmente como resolvê-lo.

Felizmente, isso é menos assustador do que parece. Para a maioria das empresas, simplificar os pagamentos da cadeia de suprimentos e, ao mesmo tempo, torná-los mais eficientes e seguros pode ser realizado de quatro maneiras, todas baseadas umas nas outras. Vamos descrevê-los agora.

• Simplifique funções-chave com processos digitais. Este é o momento perfeito para ser implacável quando se trata de encontrar eficiência em seus processos de pagamento. Se você estiver mudando para pagamentos digitais e trabalhando na segurança de seu pagamento, você vai liberar tempo para que sua equipe se concentre em itens gerais. Um desses itens mais amplos pode simplificar ainda mais seus pagamentos, já que simplesmente tirar cheques de seu mix de pagamentos é uma virada de jogo, especialmente para fabricantes, prestadores de cuidados de saúde e outros setores com cadeias de suprimentos massivas.

Uma das melhores maneiras de fazer isso é auditar o universo do seu fornecedor e garantir que você saiba para quem você faz pagamentos com mais frequência, qual é o valor desses pagamentos e como eles são está sendo pago. Isso pode ajudá-lo a priorizar quem você deve integrar para cartão virtual e ACH, onde sua equipe deve intervir para preservar o relacionamento com o fornecedor e até mesmo onde você pode considerar fazer alterações nos fornecedores que está utilizando. Leva tempo para converter uma grande cadeia de suprimentos em pagamentos digitais, mas vale a pena o esforço para sua empresa e seus fornecedores.

• Priorize os relacionamentos com fornecedores. Coloque-se no lugar de um fornecedor que lhe envia uma fatura por e-mail, não tem visibilidade de quando essa fatura está sendo aprovada e fica esperando por um longo tempo para receber um cheque. Nesse cenário, seu departamento de AP é mais um incômodo com o qual eles têm que lidar do que um parceiro estratégico, e seu relacionamento com esse fornecedor pode ser prejudicado.

Fornecer uma maneira de rastrear o status de sua fatura, de preferência por meio de um portal digital seguro, pode fazer maravilhas. Fornecer pagamentos digitais seguros com informações aprimoradas de remessas e detalhes do histórico de pagamentos torna a aplicação de dinheiro mais fácil e melhora ainda mais sua posição com seu parceiro. Melhores experiências de pagamento significam melhores relacionamentos com fornecedores, especialmente para empresas menores, que provavelmente dependem extremamente do pagamento em dia.

• Aprimore os processos e a tecnologia de segurança. Se você estiver mantendo os detalhes da conta do banco do fornecedor, sua exposição potencial a fraude é significativa. Se você está se apegando a processos que o têm servido bem por décadas, mas não são adequados para o momento, está aceitando o risco de uma forma que nenhuma empresa deveria estar. Se sua equipe não for devidamente treinada sobre o que fazer se receber uma solicitação de pagamento suspeita enquanto estiver remotamente, isso é um problema potencialmente enorme.

Encontrar uma rede de pagamento com segurança robusta é um primeiro passo excelente, pois pode remover o risco de manter os detalhes da conta bancária e alguns dos riscos associados a erros da equipe. A mudança para pagamentos digitais que provavelmente virá com isso removerá alguns dos riscos de fraude tradicionais associados a pagamentos em cheque, mas você ainda deseja instituir medidas de proteção como autenticação multifator em suas contas e treinar a equipe nas práticas recomendadas, incluindo Google para garantir que o número de telefone que solicita uma alteração de conta bancária seja o número de telefone do seu fornecedor.

• Encontre a solução certa. Em última análise, a menos que você tenha os recursos para construir sua própria solução de AP do zero, precisará encontrar um parceiro que possa habilitar esses tipos de mudanças para você. Procure aquele que se concentra na automação por meio de pagamentos digitais, possui protocolos e tecnologia de segurança de pagamento robustos e pode explicar para você de forma clara e concisa como a parceria com eles permitirá que você agilize e simplifique seus pagamentos da cadeia de suprimentos. Você vai querer garantir que a solução se integre perfeitamente ao seu ERP e aos relacionamentos bancários existentes para evitar trabalho adicional e dores de cabeça.

Nunca vamos voltar a fazer pagamentos de um lado para outro aos fornecedores, mas a complexidade que definiu os pagamentos da cadeia de suprimentos por décadas ainda pode ser eliminada. Melhor automação, melhor segurança e melhor visibilidade podem levar você até lá, e não há tempo como o presente para fazer uma mudança.

Bill Wardwell é vice-presidente sênior de operações de estratégia, produto e negócios da Bottomline Technologies.