Quatro maneiras de passar por uma inspeção na estrada

Aqui está o que os motoristas, proprietários-operadores e gerentes de frota precisam saber sobre como passar por inspeções intensivas na estrada por reguladores federais.

Como motorista de caminhão, proprietário-operador ou gerente de segurança de uma frota, você pode estar familiarizado com a palavra "auditoria". Há três casos em que uma auditoria ou inspeção de segurança na estrada da Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) ou do Departamento de Transporte dos Estados Unidos (DOT) pode ser realizada:Auditoria de Novo Participante, Auditoria de Conformidade e Auditoria Direcionada.

De acordo com a FMCSA, “as inspeções na estrada são exames de veículos motorizados comerciais e / ou motoristas por inspetores do Programa de Assistência à Segurança do Transportador (MCSAP). Os inspetores MCSAP conduzem inspeções na estrada em veículos motorizados comerciais e motoristas para verificar se eles estão em conformidade com os Regulamentos de Segurança para Transportadores de Motor Federais (FMCSRs) e / ou Regulamentos de Materiais Perigosos (HMRs). ”

O não cumprimento das regras e regulamentos FMCSA ou DOT durante uma auditoria pode resultar em violações graves, como um motorista ser colocado fora de serviço ou multado. Em 2018, havia 4.534 processos de execução encerrados com $ 34,3 milhões em multas, multa máxima de $ 129.400 e uma multa média de $ 7.556. No ano fiscal de 2018, houve um total de 3.532.555 inspeções na estrada, com uma taxa de motorista fora de serviço (OOS) de 4,78% e uma taxa de OOS de caminhão de 20,82%. Freqüentemente, o motorista é desafiado a fazer uma inspeção por não estar preparado ou por não entender como usar as ferramentas e a tecnologia para conformidade.

O guia a seguir tem o objetivo de ajudá-lo a passar e para que seus motoristas tenham sucesso.

Aprenda a usar seu ELD

O oficial de auditoria provavelmente pedirá oito dias de registros de status de serviço (RODS). Ser capaz de fornecer essas informações de forma rápida e eficiente é a chave para passar em uma inspeção na estrada. Saber como usar seu dispositivo de registro eletrônico (ELD) vem com o tempo e a prática. A maioria dos provedores de ELD terá tutoriais online e fornecerá um manual de ELD para fins de treinamento. O manual deve ser mantido a bordo, no caminhão, o tempo todo. Depois de concluir as sessões de treinamento e revisar o manual, comece a usar o ELD para se familiarizar com como ele funciona, quais informações estão disponíveis e os “sinos e assobios” do sistema.

Além de saber o básico de como o ELD funciona, certifique-se de que você e seus motoristas saibam como carregar a atividade do RODS. De acordo com as diretrizes da FMCSA, o RODS do motorista deve ser transferido eletronicamente por meio de uma transferência "telemática" ou "local". Uma transferência telemática ocorre por meio de e-mail criptografado ou serviços da web. Uma transferência local é concluída via USB 2.0 ou Bluetooth. Para garantir que a aplicação da lei sempre possa receber dados de horas de serviço (HOS) durante uma inspeção na estrada, um motorista deve ser capaz de fornecer o visor ou uma impressão quando um oficial de segurança autorizado solicitar uma exibição física das informações.

Invista nas ferramentas certas

Freqüentemente, uma das primeiras solicitações que um policial faz durante uma auditoria na estrada é para ver os últimos oito dias de seu RODS. Investir nas ferramentas certas é o primeiro passo para preparar você e seus motoristas para uma auditoria bem-sucedida na estrada. Com o recente mandato ELD, as operadoras devem ser capazes de fornecer os RODS mais recentes eletronicamente com o apertar de um botão. Uma das vantagens de usar um ELD é ter a capacidade de acessar, organizar e armazenar registros diários com facilidade. Os ELDs compatíveis registram e armazenam dados do caminhão no próprio dispositivo, que são carregados em um servidor em nuvem. Ao investir em um provedor ELD, é fundamental saber como e onde seus dados são armazenados, bem como como recuperá-los facilmente quando necessário.

Investir em um provedor ELD apoiado por uma equipe de suporte acessível e experiente é essencial ao passar por um processo de auditoria. Se você ou o seu motorista estiverem em uma situação de auditoria, o provedor de ELD deve ser capaz de percorrer as etapas necessárias para fornecer ao oficial de auditoria as informações solicitadas. A melhor prática ao investir em ferramentas para sua frota é fornecer materiais educacionais adequados e sessões de treinamento para equipar seus motoristas com o conhecimento de como usar o sistema ELD.

Organize seus registros e papelada

As habilidades organizacionais gerais podem trabalhar a seu favor de várias maneiras. Manter uma cabine de caminhão limpa e organizada pode mostrar aos auditores e “estranhos” que você leva seu negócio a sério. Como motorista, a cabine do caminhão é o seu escritório. Você não gostaria de conduzir uma reunião com papéis soltos e lixo por toda a sua mesa. Estar bem organizado pode dar uma impressão positiva de que você está falando sério.

A organização no back-end é igualmente importante. Implemente uma verificação diária do log para garantir que seus RODS sejam precisos. Se houver erros em seu RODS, certifique-se de anotar quaisquer discrepâncias e certificar seus logs antes de encerrar seu dia de trabalho. A implementação de bons hábitos organizacionais aumentará suas chances de ser aprovado em uma auditoria de beira de estrada.

Durante uma auditoria na estrada, você pode ser solicitado a fornecer vários documentos de verificação, como oito dias de RODS, papelada de manutenção de rotina, papelada de manutenção programada com data de vencimento, identificação do seu veículo junto com a papelada do aluguel do veículo (se o seu caminhão for alugado), verificação da empresa e papelada mostrando que os utilitários de emergência (como extintores de incêndio, um kit de primeiros socorros bem abastecido, triângulos reflexivos DOT e sinalizadores rodoviários de emergência) estão atualizados e a bordo.

Uma boa maneira de manter esses documentos organizados é manter uma pasta sanfonada ou pasta de três argolas. Para garantir registros de manutenção organizados e bem mantidos, estabeleça uma rotina de manutenção diária:inspecione seu veículo, anote quaisquer alterações ou problemas e certifique-se de que os registros do dia para garantir que os sete dias anteriores estejam prontos para inspeção a qualquer momento. Os melhores sistemas ELD permitem que os motoristas usem seu aplicativo ELD para documentar o Relatório de Inspeção Diária de Veículos (DVIR). É importante garantir que seus sete dias anteriores sejam corretos antes de começar um novo dia de direção. Se houver qualquer problema com seus últimos sete dias de RODS, esteja preparado para explicar as circunstâncias dos problemas, se solicitado. Um exemplo de anotação seria se o motorista quisesse explicar o motivo do uso de transporte pessoal (PC) para encontrar um lugar de estacionamento seguro para passar a noite.

Trate bem os outros

Essa etapa final é o que consideramos a “Regra de Ouro” para aprovação em uma auditoria de beira de estrada. Por um momento, coloque-se no lugar do auditor / inspetor. As auditorias na estrada são uma parte do negócio de transporte para garantir que apenas os motoristas que cumprem o mandato, são profissionais e seguros tenham o privilégio de operar um veículo comercial nas rodovias de nosso país. O oficial tem o “prazer” de auditar os motoristas o dia todo.

Quais motoristas você acha que se sairão melhor em seus resultados de inspeção? Aqueles que são impacientes, indelicados e rudes com um inspetor simplesmente por fazer seu trabalho? Não é provável. Uma atitude confiante, positiva e profissional muitas vezes abre caminho para um resultado muito mais favorável no trato com o inspetor do que um negativo. Muitas vezes vimos que um motorista cortês, paciente e respeitoso tem mais chances de ser bem-sucedido quando confrontado com uma auditoria na estrada. Essa abordagem remove a emoção e foca a troca na tarefa em questão, permitindo que o motorista conheça e confie nas ferramentas e sistemas usados ​​para manter as operações diárias seguras e eficazes.

Tenha confiança em seus registros, em você como motorista e em sua empresa; seja paciente com o processo e respeitoso com o oficial que realiza a auditoria. Sua atitude é algo que você pode controlar e, sem dúvida, influenciará o resultado da parada na estrada.

Ken Evans é CEO e fundador da Konexial , um provedor de tecnologia de dispositivo de registro eletrônico (ELD).