Quatro Estratégias Comprovadas para Passar em Inspeção Rodoviária Federal

Aqui está o que motoristas, proprietários-operadores e gerentes de frota precisam saber sobre passar em inspeções rodoviárias intensivas por reguladores federais.

Quando Ocorrem Inspeções

Como motorista de caminhão, proprietário-operador, ou gerente de segurança de uma frota, você pode estar familiarizado com a palavra "auditoria". Existem três instâncias quando uma auditoria ou inspeção de segurança rodoviária da Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) ou Departamento de Transporte dos EUA (DOT) pode ser conduzida: Auditoria de Novo Entrante, Auditoria de Conformidade, e Auditoria Direcionada.

Segundo a FMCSA, "Inspeções rodoviárias são exames de veículos motorizados comerciais e/ou motoristas por Inspectores do Motor Carrier Safety Assistance Program (MCSAP). Inspectores MCSAP conduzem inspeções rodoviárias em veículos motorizados comerciais e motoristas para verificar se estão em conformidade com as Regulamentações Federais de Segurança de Transportadoras Motoras (FMCSRs) e/ou Regulamentações de Materiais Perigosos (HMRs)."

Falhar em cumprir regras e regulamentos da FMCSA ou DOT durante uma auditoria pode resultar em violações sérias, como um motorista sendo colocado fora de serviço ou multado. Em 2018, houve 4.534 casos de execução fechados com $34,3 milhões em multas, multa máxima de $129.400 e multa média de $7.556. No AF 2018, houve um total de 3.532.555 inspeções rodoviárias, com taxa de Driver Out Of Service (OOS) de 4,78% e taxa de Truck OOS de 20,82%. Frequentemente o motorista é desafiado com uma inspeção devido a não estar preparado ou falhar em entender como usar as ferramentas e tecnologia para conformidade.

Guia para Passar na Inspeção

O guia a seguir pretende ajudar você a passar, e para seus motoristas terem sucesso.

1. Aprenda a Usar seu ELD

O oficial auditor provavelmente pedirá oito dias de registros de status de dever (RODS). Ser capaz de fornecer essa informação rápida e eficientemente é chave para passar em uma inspeção rodoviária. Saber como usar seu dispositivo de registro eletrônico (ELD) vem com tempo e prática. A maioria dos provedores de ELD terá tutoriais online e fornecerá um manual de ELD para fins de treinamento. O manual é requerido para ser mantido a bordo em seu caminhão o tempo todo. Uma vez que você completou as sessões de treinamento e revisou o manual, comece a usar o ELD para se familiarizar com como funciona, que informação está disponível, e os "sinos e assobios" do sistema.

Junto com saber o básico de como o ELD funciona, certifique-se de que você e seus motoristas sabem como fazer upload da atividade RODS. Por diretrizes da FMCSA, o RODS de um motorista deve ser transferido eletronicamente através de uma transferência "telemática" ou "local". Uma transferência telemática ocorre via e-mail criptografado ou serviços web. Uma transferência local é completada via USB 2.0 ou Bluetooth. Para garantir que a aplicação da lei seja sempre capaz de receber dados de horas de serviço (HOS) durante uma inspeção rodoviária, um motorista deve ser capaz de fornecer ou a exibição ou uma impressão quando um oficial de segurança autorizado solicitar uma exibição física da informação.

2. Invista nas Ferramentas Certas

Frequentemente uma das primeiras solicitações que um oficial fará durante uma auditoria rodoviária é ver os últimos oito dias do seu RODS. Investir nas ferramentas certas é o primeiro passo para configurar você e seus motoristas para uma auditoria rodoviária bem-sucedida. Com o mandato recente de ELD, transportadoras devem ser capazes de fornecer o RODS mais recente eletronicamente com o apertar de um botão. Um dos benefícios de usar um ELD é ter a capacidade de acessar, organizar e armazenar logs diários facilmente. ELDs conformes registram e armazenam dados do caminhão no próprio dispositivo, que é então enviado para um servidor na nuvem. Ao investir em um provedor de ELD, é imperativo saber como e onde seus dados são armazenados, bem como como recuperá-los facilmente quando necessário.

Investir em um provedor de ELD apoiado por uma equipe de suporte acessível e conhecedora é essencial ao passar por um processo de auditoria. Se você ou seu motorista está em uma situação de auditoria, seu provedor de ELD deve ser capaz de caminhar através dos passos necessários para fornecer ao oficial auditor a informação solicitada. A melhor prática ao investir em ferramentas para sua frota é fornecer materiais educacionais adequados e sessões de treinamento para equipar seus motoristas com o conhecimento de como usar o sistema ELD.

3. Organize seus Logs e Documentação

Habilidades organizacionais gerais podem trabalhar a seu favor de múltiplas maneiras. Manter uma cabine de caminhão limpa e organizada pode mostrar a oficiais auditores e "estranhos" que você é sério sobre seu negócio. Como motorista, sua cabine de caminhão é seu escritório. Você não iria querer conduzir uma reunião com papéis soltos e lixo por toda sua mesa. Ser bem organizado pode dar uma impressão positiva de que você leva a sério.

Organização no back-end é igualmente importante. Implemente uma verificação diária de log para garantir que seus RODS estão precisos. Se há erros em seus RODS, certifique-se de anotar quaisquer discrepâncias e certificar seus logs antes de terminar seu dia de trabalho. Implementar bons hábitos organizacionais aumentará suas chances de passar em uma auditoria rodoviária.

Durante uma auditoria rodoviária, você pode ser solicitado a fornecer vários documentos de verificação, como oito dias de RODS, papelada de manutenção de rotina, papelada de manutenção programada com data de vencimento, ID do seu veículo junto com papelada de arrendamento do veículo (se seu caminhão é alugado), verificação da empresa, e papelada mostrando que utilidades de emergência (como extintores de incêndio, kit de primeiros socorros bem abastecido, triângulos refletivos DOT, e sinalizadores de emergência) estão atualizados e a bordo.

Uma boa maneira de manter esses documentos organizados é mantendo uma pasta sanfona ou fichário de três anéis. Para garantir registros de manutenção organizados e bem mantidos, estabeleça uma rotina diária de manutenção: inspecione seu veículo, anote quaisquer mudanças ou problemas, e certifique os logs do dia para garantir que os sete dias anteriores estão prontos para inspeção a qualquer momento. Os melhores sistemas ELD permitem que motoristas usem sua aplicação ELD para documentar o Relatório Diário de Inspeção do Veículo (DVIR). É importante garantir que seus sete dias anteriores são precisos antes de começar um novo dia de direção. Se há quaisquer problemas com seus últimos sete dias de RODS, esteja preparado para explicar as circunstâncias dos problemas, se perguntado. Um exemplo de anotação seria se o motorista quisesse explicar o motivo de usar condução pessoal (PC) para encontrar um lugar seguro para estacionar e passar a noite.

4. Trate Bem os Outros

Este passo final é o que consideramos a "Regra de Ouro" para passar em uma auditoria rodoviária. Por um momento, coloque-se no lugar do auditor/inspetor. Auditorias rodoviárias são parte do negócio de transporte para garantir que apenas motoristas que são conformes com mandatos, profissionais e seguros recebam o privilégio de operar um veículo motorizado comercial em nossas rodovias nacionais. O oficial tem o "prazer" de auditar motoristas o dia todo.

Quais motoristas você acha que se sairão melhor em seus resultados de inspeção? Aqueles que são impacientes, descorteses e abruptos com um inspetor por simplesmente fazer seu trabalho? Não provável. Uma atitude confiante, positiva e profissional frequentemente pavimenta o caminho para um resultado muito mais favorável ao lidar com o inspetor do que uma negativa. Frequentemente vimos que um motorista cortês, paciente e respeitoso é mais propenso a ter sucesso quando confrontado com uma auditoria rodoviária. Essa abordagem remove a emoção e foca a troca na tarefa em mãos, permitindo que o motorista seja conhecedor e confiante sobre as ferramentas e sistemas usados para manter operações diárias seguras e eficazes.

Seja confiante em seus logs, em você mesmo como motorista, e em seu negócio; seja paciente com o processo e seja respeitoso com o oficial realizando a auditoria. Sua atitude é uma coisa que você pode controlar, e sem dúvida influenciará o resultado da parada rodoviária.

Ken Evans é CEO e fundador da Konexial, fornecedora de tecnologia de dispositivo de registro eletrônico (ELD).