Quando em crise, os fabricantes podem contar com o Kata:explorando um caminho consagrado pelo tempo para o sucesso

Escrito por:Sarah Burlingame

A manufatura enxuta é mais do que melhorar alguns processos. O sucesso sustentável do lean requer uma cultura de melhoria contínua diária em toda a empresa. As empresas que desenvolvem seu pessoal para pensar cientificamente, usando fatos e dados para orientar suas decisões, geralmente são as que alcançam seus objetivos com mais sucesso. Praticar kata promove essa forma de pensar, que pode ajudar as empresas a se tornarem mais ágeis e competitivas não apenas para sobreviver, mas também para prosperar na atual crise pandêmica.

Kata é uma palavra japonesa que se refere a uma maneira estruturada de fazer as coisas ou a um padrão de comportamento. Como gerente de projeto sênior para TDO (Train Develop Optimize), parte do New York Manufacturing Extension Partnership Center e da Rede Nacional MEP, trabalho com fabricantes de pequeno e médio porte para praticar kata , ou comportamentos, e aplicar ferramentas e técnicas adicionais de manufatura enxuta para resolver os desafios de negócios. Isso lhes dá uma vantagem competitiva no metrô da grande Filadélfia.

Durante situações estressantes, como uma pandemia, é da natureza humana ficar sobrecarregada e perder o foco. Mas kata o coaching pode manter a administração e os funcionários no caminho certo. O kata Toyota A estrutura pode ser uma força estabilizadora para guiar os fabricantes em terrenos acidentados e incertezas, enquanto os ajuda a se tornarem ágeis o suficiente para responder às mudanças em seu ambiente.

A melhoria kata

A melhoria kata modelo, baseado em Toyota Kata por Mike Rother (McGraw-Hill Education, 2009), é projetado para ajudar os fabricantes a desenvolver habilidades de pensamento científico essenciais em seus funcionários. O modelo é baseado em quatro etapas que são orientadas por questões de coaching para orientar a administração e os funcionários durante sua jornada de melhoria contínua.

A melhoria kata serve como base para os fabricantes que estão navegando em uma crise, como cumprir as determinações do governo federal e local para abrir instalações com segurança durante a pandemia. A construção dessa base começa com o foco implacável na direção. Use o modelo de perguntas abaixo para avaliar seu progresso em cada etapa.

1. Defina o desafio

Por meio da prática de kata e aplicando o pensamento científico, as empresas são capazes de pensar sobre seu desafio não apenas usando métricas quantitativas como números e formas rotineiras de operação, mas também em termos de onde precisam estar como empresa.

Pergunte a si mesmo:onde sua empresa precisa estar nos próximos 12 a 18 meses? Estabeleça uma meta clara, que pode incluir métricas de desempenho desejadas, padrões operacionais específicos ou outros resultados relacionados aos negócios que precisam ser alcançados.

2. Compreenda a condição atual

Assim que um desafio for identificado, a próxima etapa é entender claramente a condição atual, essencialmente "onde você está agora". Este é o segredo do kata sucesso:obter clareza sobre onde você está agora, onde precisa estar e quais obstáculos estão em seu caminho.

Isso pode ser feito por meio de várias abordagens. Um mapa de processo detalhado é uma ferramenta às vezes usada para coletar e visualizar dados e padrões operacionais observados. Ir fisicamente ao gemba - o lugar onde a ação acontece - garantirá que as informações mais atuais e precisas sejam coletadas.

Para chegar à sua condição atual, descreva a forma como sua empresa está operando hoje. Como você está se saindo? Como são seus processos e ambiente de trabalho? Como você está usando os recursos?

Uma compreensão completa da condição atual será útil para definir a primeira condição de destino. Pense na condição alvo como o que precisa estar acontecendo no futuro que não está acontecendo agora ou, inversamente, o que não deveria estar acontecendo no futuro que está acontecendo agora. Ao determinar uma condição-alvo relevante, é importante considerar uma meta que provavelmente precisaria ser alcançada para aproximá-lo do desafio geral.

Assim que uma condição-alvo for estabelecida e você tiver um destino claro, agora começa a parte divertida. Descobrir como chegar a um destino pode ser repleto de incógnitas, e isso está OK. Se tudo já fosse conhecido, você já estaria lá.

3. Defina a próxima condição de destino

Estabeleça uma meta para si mesmo de uma a duas semanas. O objetivo (condição alvo) deve ser algo que, se alcançado, o ajudará a chegar mais perto de alcançar seu objetivo final.

Ao definir sua próxima condição de destino, considere coisas que estão acontecendo hoje que não podem acontecer no futuro, ou coisas que não estão acontecendo hoje e precisam acontecer no futuro. Depois de estabelecer sua primeira condição-alvo, pergunte-se:Por que ainda não alcancei minha meta? As respostas à sua pergunta irão revelar obstáculos que o estão impedindo de já estar na condição desejada.

4. Faça experiências em direção à condição desejada

Escolha um dos obstáculos que o estão impedindo de já estar na condição desejada. Determine uma ação a tentar que lhe permitirá aprender algo novo em relação ao obstáculo que escolheu e experimente!

Depois de concluir um experimento, você terá aprendido algo novo para ajudá-lo a remover o obstáculo ou terá descoberto obstáculos adicionais que podem precisar ser resolvidos. De qualquer maneira, você terá aprendido e estará mais perto de atingir sua condição desejada.

Continue a repetir este ciclo até ter removido todos os obstáculos que antes estavam em seu caminho. Certifique-se de refletir sobre sua condição-alvo e avaliar sua condição atual entre os experimentos para ajudar a mantê-lo focado nos obstáculos certos no momento certo.

O kata mentalidade

Praticar kata incentiva uma abordagem estruturada em que um obstáculo é removido por vez por meio da experimentação. Semelhante a um jogo de golfe, o jogador de golfe deve mover a bola para mais perto do buraco, uma tacada de cada vez. Cada vez que o jogador de golfe acerta a bola, ele aprenderá um pouco mais sobre o que funciona e o que não funciona e provavelmente se aproximará do buraco a cada tacada. Às vezes, o jogador de golfe pode acabar em uma posição pior do que antes (você já tentou sair de uma armadilha de areia?), Mas ele ainda aprende por meio de experimentos e, eventualmente, vai passar por cada obstáculo até chegar ao buraco.

Praticar kata é mais eficaz quando um treinador está presente para fornecer uma orientação gentil ao aluno, a fim de garantir que ele pratique os padrões corretos e permaneça no caminho certo. O aprendiz é a pessoa que se esforça para alcançar um desafio e realiza os experimentos ao longo do caminho. Em vez de orientar o aluno quanto às etapas a serem seguidas, um treinador o orienta a aplicar o pensamento científico por meio da experimentação e da tomada de decisões com base em dados. Isso permite que cada pessoa se concentre no destino, em vez de tentar lidar com cada pequeno obstáculo que encontrar ao longo do caminho. E a melhor parte é que também desenvolve a capacidade da pessoa de pensar cientificamente sobre cada desafio futuro que ela encontra.

Manter essa mentalidade é particularmente desafiador no turbulento ambiente Covid-19 de hoje. Interrupções na cadeia de suprimentos, mudanças na demanda de produção, rotatividade de funcionários ... kata pode servir como a "alavanca de segurança" do fabricante na montanha-russa pandêmica. Quando as emoções estão em alta, o pensamento científico pode manter todos focados na tarefa em questão.

Um exemplo de kata em ação

Recentemente, trabalhei com um fabricante de metais da Filadélfia que teve que fechar devido à crise do coronavírus. Para reabrir, o fabricante teve que inventar novas maneiras de manter os funcionários seguros - como mover estações de trabalho para distanciamento social - enquanto cumpria suas cotas de produção. O fabricante teve que superar obstáculos, como funcionários temerosos que relutavam em voltar ao trabalho durante uma pandemia.

Usando um kata abordagem, ajudei o fabricante a fazer o storyboard das etapas para superar esses obstáculos, incluindo:

• Defina o desafio, incluindo três realizações na primeira semana.
• Garanta um ambiente seguro para todos os funcionários.
• Avalie os obstáculos para a reabertura.
• Determine como garantir o distanciamento social obrigatório.
• Crie um ambiente seguro e socialmente distante movendo estações de trabalho, etc.
• Desenvolva um plano de comunicação para todos os funcionários para ajudá-los a compreender as necessidades de curto e longo prazo de retorno ao trabalho.
• Certifique-se de que todos os mandatos do governo estão sendo seguidos, mesmo quando os regulamentos mudam.

O resultado? O fabricante de metal reabriu suas instalações na Filadélfia. Agora usa kata para garantir que ele permaneça em conformidade enquanto sustenta sua cultura de melhoria contínua.

Kata ajuda a manter o foco para resultados bem-sucedidos

Kata O pensamento científico baseado em algo pode ajudá-lo a manter o foco e a calma durante uma crise. Algumas empresas falham em kata porque eles são incapazes de adaptar seus cronogramas operacionais durante uma crise. Durante uma pandemia, você deve implementar mudanças em algumas semanas, ao contrário de um cronograma típico de 12 a 18 meses.

Quando você está calmo e concentrado, está pronto para definir metas. Eu encorajo os fabricantes a limitarem suas metas a três por semana. Se você começar a procurar em todos os lugares para resgatar água, perderá o foco em seus ingredientes-chave para a sobrevivência do negócio:seu pessoal, seus recursos e suas finanças. Inclua metas alcançáveis ​​que podem ser cumpridas diariamente. Mesmo que sua linha do tempo deva ser acelerada, estabeleça um padrão de experimentação e siga-o.

Quando seus funcionários se sentirem sobrecarregados, kata pode lembrá-los de respirar fundo e olhar para cada desafio usando uma abordagem sistemática e estruturada. Onde precisamos estar? Onde estamos agora? E o que está em nosso caminho? Você não terá todas as respostas de uma vez, porque somos todos humanos. Deixe o kata os padrões levam você aonde você precisa ir. Eles trabalham.

Procurando por kata suporte na jornada enxuta de sua organização? Entre em contato com a DVIRC para falar com um especialista em lean ou outros especialistas em manufatura que entendem as necessidades e desafios dos fabricantes menores da região da grande Filadélfia.



Fonte original:https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html