Use Kata para Navegar na Crise: Um Caminho Comprovado para o Sucesso na Manufatura

Escrito por: Sarah Burlingame

Há mais na manufatura enxuta do que melhorar alguns processos. O sucesso lean sustentável requer uma cultura empresarial de melhoria contínua diária. Empresas que desenvolvem suas pessoas para pensar cientificamente, usando fatos e dados para impulsionar suas decisões, são frequentemente as que alcançam seus objetivos com mais sucesso. Praticar kata promove essa forma de pensar, que pode ajudar as empresas a se tornarem mais ágeis e competitivas não apenas para sobreviver, mas também prosperar na atual crise da pandemia.

Kata é uma palavra japonesa que se refere a uma maneira estruturada de fazer as coisas ou padrão de comportamento. Como gerente sênior de projetos da TDO (Train Develop Optimize), parte do Centro de Parceria de Extensão de Manufatura de Nova York e da Rede Nacional MEP, trabalho com fabricantes de pequeno e médio porte para praticar kata, ou comportamentos, e aplicar ferramentas e técnicas adicionais de manufatura enxuta para resolver desafios de negócios. Isso lhes dá uma vantagem competitiva na grande região metropolitana da Filadélfia.

Durante situações estressantes como uma pandemia, é natureza humana ficar sobrecarregado e perder o foco. Mas o coaching kata pode manter gestão e funcionários no caminho certo. A estrutura Toyota kata pode ser uma força estabilizadora para guiar fabricantes por terreno acidentado e incerteza, enquanto os ajuda a se tornarem ágeis o suficiente para responder a mudanças em seu ambiente.

O kata de melhoria

O modelo de kata de melhoria, baseado no Toyota Kata de Mike Rother (McGraw-Hill Education, 2009), é projetado para ajudar fabricantes a desenvolver habilidades essenciais de pensamento científico em suas pessoas. O modelo baseia-se em quatro etapas guiadas por perguntas de coaching para orientar gestão e funcionários durante sua jornada de melhoria contínua.

O kata de melhoria serve como base para fabricantes que estão navegando uma crise, como cumprir mandatos federais e locais para abrir instalações com segurança durante a pandemia. Construir esta base começa com foco implacável na direção. Use as perguntas do modelo abaixo para avaliar seu progresso em cada etapa.

1. Defina o desafio

Através da prática de kata e aplicação do pensamento científico, as empresas são capazes de pensar sobre seu desafio não apenas usando métricas quantitativas como números e maneiras rotineiras de operar, mas também em termos de onde precisam estar como empresa.

Pergunte a si mesmo: Onde seu negócio precisa estar nos próximos 12 a 18 meses? Estabeleça uma meta clara, que pode incluir métricas de desempenho desejadas, padrões operacionais específicos ou outros resultados relacionados a negócios que precisam ser alcançados.

2. Compreenda a condição atual

Uma vez que um desafio foi identificado, o próximo passo é entender claramente a condição atual, essencialmente "onde você está agora". Este é o segredo do sucesso do kata: obter clareza sobre onde você está agora, onde precisa estar e quais obstáculos estão no seu caminho.

Isso pode ser realizado através de várias abordagens. Um mapa de processo detalhado é uma ferramenta às vezes usada para coletar e visualizar dados e padrões operacionais observados. Ir fisicamente ao gemba – o lugar onde a ação acontece – garantirá que as informações mais atuais e precisas sejam coletadas.

Para chegar à sua condição atual, descreva como seu negócio está operando hoje. Como você está performando? Como são seus processos e ambiente de trabalho? Como você está usando recursos?

Uma compreensão completa da condição atual será útil para definir a primeira condição alvo. Pense na condição alvo como o que precisa estar acontecendo no futuro que não está acontecendo agora, ou, inversamente, o que não deveria estar acontecendo no futuro que está acontecendo agora. Ao determinar uma condição alvo relevante, é importante considerar uma meta que provavelmente precisaria ser alcançada para chegar mais perto de atingir o desafio geral.

Uma vez estabelecida uma condição alvo e você tem um destino claro, agora a parte divertida começa. Descobrir como chegar a um destino pode estar repleto de incógnitas, e tudo bem. Se tudo já fosse conhecido, você já estaria lá.

3. Defina a próxima condição alvo

Defina uma meta para você que esteja a uma ou duas semanas de distância. A meta (condição alvo) deve ser algo que, se alcançado, ajudará você a se aproximar de atingir sua meta final.

Ao definir sua próxima condição alvo, considere coisas que estão acontecendo hoje que não podem acontecer no futuro, ou coisas que não estão acontecendo hoje que precisam acontecer no futuro. Uma vez que você estabeleceu sua primeira condição alvo, pergunte a si mesmo: Por que ainda não estou na minha meta? As respostas à sua pergunta revelarão obstáculos que estão impedindo você de já estar na condição alvo desejada.

4. Experimente em direção à condição alvo

Escolha um dos obstáculos que está impedindo você de já estar na sua condição alvo. Determine uma ação para tentar que lhe permitirá aprender algo novo em relação ao obstáculo escolhido, e tente!

Uma vez que você completou um experimento, você terá aprendido algo novo para ajudar a remover o obstáculo, ou terá descoberto obstáculos adicionais que podem precisar ser abordados. De qualquer forma, você terá aprendido e estará se aproximando de alcançar sua condição alvo.

Continue repetindo este ciclo até remover todos os obstáculos que estavam anteriormente no seu caminho. Certifique-se de refletir sobre sua condição alvo e avaliar sua condição atual entre experimentos para ajudar a mantê-lo focado nos obstáculos certos no momento certo.

A mentalidade kata

Praticar kata encoraja uma abordagem estruturada onde um obstáculo é removido por vez através de experimentação. Similar a um jogo de golfe, o jogador deve mover a bola mais perto do buraco, uma tacada por vez. Cada vez que o jogador acerta a bola, ele aprenderá um pouco mais sobre o que funciona e o que não funciona e provavelmente ficará mais perto do buraco a cada tacada. Às vezes, o jogador pode acabar em uma posição pior do que antes (Você já tentou sair de uma armadilha de areia?), mas ainda aprende através de experimentos e eventualmente trabalhará seu caminho passando por cada obstáculo até chegar ao buraco.

Praticar kata é mais eficaz quando um coach está lá para fornecer orientação gentil a um aprendiz para garantir que ela pratique os padrões certos e permaneça no caminho. O aprendiz é a pessoa que está se esforçando para atingir um desafio e está realizando os experimentos ao longo do caminho. Em vez de direcionar um aprendiz para quais passos tomar a seguir, um coach guia o aprendiz a aplicar pensamento científico através de experimentação e tomada de decisão baseada em dados. Isso permite que cada pessoa foque no destino em vez de tentar abordar cada pequeno obstáculo que encontra pelo caminho. E a melhor parte é que também desenvolve a capacidade de uma pessoa de pensar cientificamente sobre todo desafio futuro que ela encontra.

Sustentar essa mentalidade é particularmente desafiador no ambiente turbulento da Covid-19 de hoje. Interrupções na cadeia de suprimentos, mudanças na demanda de produção, rotatividade de funcionários... kata pode servir como "alça de segurança" do fabricante na montanha-russa da pandemia. Quando as emoções estão altas, o pensamento científico pode manter todos focados na tarefa em mãos.

Um exemplo de kata em ação

Recentemente, trabalhei com um fabricante de metal da Filadélfia que teve que fechar devido à crise do coronavírus. Para reabrir, o fabricante teve que inventar novas maneiras de manter os funcionários seguros – como mover estações de trabalho para distanciamento social – enquanto cumpria suas cotas de produção. O fabricante teve que superar obstáculos, como funcionários com medo que relutavam em voltar ao trabalho durante uma pandemia.

Usando uma abordagem kata, ajudei o fabricante a fazer storyboard dos passos para superar esses obstáculos, incluindo:

• Definir o desafio, incluindo três realizações na primeira semana.
• Garantir um ambiente seguro para todos os funcionários.
• Avaliar os obstáculos para reabertura.
• Determinar como garantir distanciamento social obrigatório.
• Criar um ambiente seguro e socialmente distanciado movendo estações de trabalho, etc.
• Desenvolver um plano de comunicação para todos os funcionários para ajudá-los a entender as necessidades de curto e longo prazo de voltar ao trabalho.
• Garantir que todos os mandatos governamentais estejam sendo seguidos, mesmo com mudanças nas regulamentações.

O resultado? O fabricante de metal reabriu sua instalação na Filadélfia. Agora usa kata para garantir que permanece em conformidade enquanto sustenta sua cultura de melhoria contínua.

Kata ajuda você a manter o foco para resultados bem-sucedidos

O pensamento científico baseado em kata pode ajudar você a manter o foco e a calma durante uma crise. Algumas empresas falham no kata porque não conseguem adaptar seus cronogramas operacionais durante uma crise. Durante uma pandemia, você está olhando para implementar mudanças em algumas semanas, em oposição a um cronograma típico de 12 a 18 meses.

Quando você está calmo e focado, está pronto para definir metas. Encorajo fabricantes a limitar suas metas a três por semana. Se você começar a olhar para todos os lados para tirar água, perderá o foco nos seus ingredientes-chave para sobrevivência do negócio: suas pessoas, seus recursos e suas finanças. Inclua metas alcançáveis que possam ser realizadas diariamente. Mesmo que seu cronograma precise ser acelerado, defina um padrão de experimentação e mantenha-o.

Quando seus funcionários se sentem sobrecarregados, kata pode lembrá-los de respirar fundo e olhar para cada desafio usando uma abordagem sistemática e estruturada. Onde precisamos estar? Onde estamos agora? E o que está no nosso caminho? Você não terá todas as respostas de uma vez, porque somos todos humanos. Deixe os padrões kata levá-lo aonde você precisa ir. Eles funcionam.

Procurando suporte kata na jornada lean da sua organização? Entre em contato com o DVIRC para falar com um especialista lean ou outros especialistas em manufatura que entendem as necessidades e desafios de fabricantes menores da grande região da Filadélfia.

 

Fonte original: https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html