A dificuldade de atualizar instruções de trabalho em papel

Elemento chave da documentação industrial, o modo de funcionamento é o suporte básico que permite orientar os operadores no desempenho das tarefas inerentes às respetivas funções. Portanto, é vital para a empresa que esses documentos não sejam apenas perfeitamente claros e legíveis, mas também isentos de quaisquer erros que levem a não conformidades na execução das operações.

Atualização de instruções de trabalho em papel:uma perda de tempo e energia

À medida que o ambiente em que a empresa atua está evoluindo e se dinamizando, a forma como opera e produz também deve evoluir. As instruções de trabalho não podem ficar congeladas no tempo, pois devem se adaptar à chegada de novos fatores:novos padrões, novas ferramentas, novos processos, novas demandas etc. Além disso, erros ou fontes de ineficiência e não conformidade podem ser detectadas nestas instruções de trabalho assim que forem aplicadas em campo.

Há, portanto, alterações regulares a serem feitas nesses procedimentos operacionais, o que significa que eles devem ser atualizados a cada vez. No entanto, isso é obviamente um problema sério ao lidar com mídia tradicional baseada em papel .

Isso significa que todas as cópias das versões antigas (as que não estão atualizadas) das instruções de trabalho devem ser retiradas de circulação para garantir que nenhum funcionário ainda as utilize para realizar seu trabalho. O próximo passo é reimprimir a mídia, depois garantir que todos os operadores tenham os documentos atualizados após validação pelos vários atores envolvidos (gerente de produção, gerente de qualidade, operadores que também podem estar envolvidos nessas atualizações…). Tudo isso mobiliza recursos (materiais e humanos), energia e tempo.

Portanto, é impossível atualizar documentos em papel sem que haja uma certa quantidade de resíduos, sem falar nas consequências ambientais, já que o papel é um material reciclável, mas representa uma quantidade considerável de resíduos potenciais.

Dificuldade em gerenciar e proteger documentos

Como a documentação corporativa deve ser arquivada, é fácil imaginar o volume de documentos a serem armazenados e gerenciados à medida que se acumulam. Requerem um espaço dedicado, com recursos materiais significativos (armários, armários de arquivo, proteção contra desgaste, etc.) e recursos organizacionais.

A atualização das instruções de trabalho também representa um problema de segurança e confidencialidade. Existe um problema de segurança, uma vez que qualquer suporte de papel pode ser alterado ou mesmo destruído em caso de acidente, manuseio incorreto ou desastre (incêndio, inundação…). No que diz respeito à confidencialidade, há preocupações sobre possíveis vazamentos de dados para concorrentes, pois documentos em papel podem ser ocultados e usados ​​indevidamente.

Problemas para os quais o fato de se tornar digital traz soluções. Quando devidamente protegidos, os procedimentos operacionais digitalizados são menos vulneráveis ​​a esse risco de divulgação. Além disso, as instruções de trabalho, armazenadas e acessíveis em mídia digital, não podem ser perdidas ou destruídas da mesma forma que os documentos em papel. A desmaterialização também facilita a disponibilização de documentos novos, modificados e atualizados. Estes são transmitidos de forma automática e rápida para os terminais utilizados pelos operadores em campo.

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