Instruções de trabalho eficazes :5 boas práticas para escrevê-las

Qualquer organização depende de documentação eficiente e de qualidade para poder trabalhar, avançar e alcançar melhoria contínua . Na indústria, os documentos essenciais são de diversas naturezas e, entre eles, as instruções de trabalho são verdadeiros repositórios para todos os atores da empresa:os trabalhadores, novos funcionários , supervisores, gerentes e tomadores de decisão.

Mas, como garantir que as instruções que nos pedem para criar sejam eficientes e usadas? Como escrevê-los? Aqui estão 5 melhores práticas para alcançar as instruções de trabalho eficazes…

1. Mantenha-o simples!

Simplicidade e eficiência muitas vezes funcionam juntos no mundo da indústria. Em poucas palavras, implica desobrigar o documento de qualquer informação supérflua, de qualquer dado que onere o suporte. Mas também os riscos além de causar problemas ao usuário, induzindo-o a confusão ou erro.

Ele também precisa de um padronizado estrutura minimalista no processo de criação incluindo apenas os elementos das instruções de trabalho e a integração de referências que são necessárias.

2. Escreva documentos claros e precisos

Clareza e precisão. Estas são as duas palavras que você precisa lembrar quando se trata de melhorar e otimizar eficiência, tempo e reduzindo a possibilidade de erros. Você terá que descrever as operações e o procedimento de trabalho que será realizado por meio de visuais claros e precisos para eliminar quaisquer interpretações que o leitor possa ter, que assim se orienta verdadeiramente no cumprimento de sua missão dentro de seu cargo.

Isso também torna mais claro e simplificado as ligações entre postos de trabalho são possíveis em todos os seus diferentes aspectos:postos em causa, tempo previsto de passagem em cada posto, ordem de intervenção para cada posto, condições de ligação, meios de transferência de estação para estação. Em outras palavras, clareza e precisão facilitam o procedimento de trabalho .

3. Fique sem papel!

Contar com suportes confiáveis, práticos e fáceis de atualizar é vital para os membros de uma empresa. O objetivo é reduzir ou até eliminar erros, avarias e defeitos especialmente por causa de documentos deixados em suas versões antigas sem revisão . Precisamos ser claros sobre uma coisa. É inegável que a utilização do formato de papel clássico já não pode satisfazer este tipo de requisito. A mídia digital já é favorecida há vários anos, e isso por vários motivos:centralização da informação incluindo um acesso mais fácil a ela e principalmente para telas de celulares (tablets, smartphones…) e, principalmente, por uma questão de segurança.

Adotando atualizado sem papel/desmaterialização para a criação das instruções de trabalho atendem aos mesmos regulamentos requisitos e a mesma lógica na digitalização de ambientes de trabalho, que caracteriza a indústria 4.0 .

4. Faça das instruções de trabalho um dos pilares do sistema de qualidade da empresa.

O SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), conforme definido pela norma ISO 9001, concentra-se no desenvolvimento, manutenção e tipos de manutenção para documentação de qualidade eficaz . As instruções de trabalho são um dos componentes essenciais de uma documentação de qualidade. Este é o padrão mencionado acima simboliza na forma de uma pirâmide documental no topo da qual está o manual da qualidade. É por isso que as instruções de trabalho se tornam os pilares da capacidade de uma organização de atingir seu mensurável objetivos qualitativos e garantir a eficiência

5. Coloque-se no lugar do usuário

Quando você cria uma instrução de trabalho, parece óbvio pensar na pessoa que irá visualizar e implantar eles. É apenas se colocar no lugar do usuário, mas também envolvê-lo no desenvolvimento e levar em consideração suas observações coletadas em campo , do que você pode escrever um configurável documento  sobre o assunto o mais próximo possível da realidade.

6. (Bônus) Use um software de instruções de trabalho digital

Uma maneira adequada de escrever instruções de trabalho eficazes é usar um software dedicado. O Picomto é um software de instruções de trabalho digital que permite criar instruções de trabalho visuais e interativas. Não hesite em entrar em contato com nosso especialista para saber mais sobre nossa solução.