Série de especialistas em CMMS Parte 2

Procurar o fornecedor de software certo pode parecer assustador, pois eles prometem uma variedade de recursos, melhores preços e garantias de serviço. Mas com suas necessidades primárias em mãos, você poderá facilmente encontrar o produto certo. Se você não leu a Parte 1:Alcance 50% de sua pesquisa em 4 etapas fáceis... sem falar com um vendedor, clique aqui para descobrir a importância de uma avaliação de necessidades. A partir daí, continue lendo para obter uma lista de perguntas comuns que os compradores costumam fazer ao pesquisar. Apenas para ser útil, adicionamos respostas também!

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Q1:Quantos fornecedores de software devo comparar?

A1:Recomendamos que você compare e contraste de 3 a 4 fornecedores. Se você olhar muitos, correrá o risco de ficar confuso com os nomes e recursos da empresa. Você pode até experimentar o esgotamento dos compradores, desligando completamente o software de manutenção ou - em um momento de fraqueza - tomando a decisão errada. Se você comparar poucos fornecedores, corre o risco de perder opções que podem se adequar melhor à sua organização ou que oferecem melhor valor.

P2:Qual é a melhor abordagem para encontrar fornecedores de software de manutenção?

R2:Uma das maneiras mais convenientes de encontrar um fornecedor de software é visitar sites de comparação de software especializados em combinar as necessidades do comprador com os fornecedores de software. Sites como Aconselhamento de software e Capterra são excelentes recursos para os compradores comprarem gratuitamente. Basta pesquisar o tipo de software que você está procurando e indicar seus principais requisitos. O serviço irá então combiná-lo com os fornecedores que atendem a essa descrição. Você só precisa preencher um formulário simples e clicar em enviar, os fornecedores farão o resto. A partir daí, os representantes do fornecedor entrarão em contato com você com informações da empresa e para configurar uma demonstração no momento de sua escolha! Esses sites também listam classificações de fornecedores, avaliações de clientes, perfis de fornecedores e conteúdo de gerenciamento de manutenção. É um balcão único para compras on-line convenientes de software.

Q3:O que devo esperar quando estiver participando das demonstrações de software?

R3:Demonstrações de software (ou demonstrações virtuais ao vivo do software) são a melhor maneira de se familiarizar com a aparência de um determinado produto. As demos de introdução geralmente duram cerca de 30 minutos a 1 hora, levando você a uma ampla visão geral do produto. Certifique-se de entrar em cada demonstração com os principais objetivos ou metas que deseja obter do software. Você se lembra daquela avaliação de necessidades que você fez? É aqui que você pode colocá-lo em ação! Tenha suas necessidades prontas e venha preparado com uma lente crítica sobre o produto que você está visualizando. Não comprometa os principais recursos de software que são obrigatórios para sua empresa. Saber o que você quer antes de entrar em uma demonstração ajudará a eliminar os vendedores insistentes e a falta de software brilhante. Lembre-se de que a simplicidade é melhor. Opte por um sistema que pareça o mais simples de usar e fácil de navegar. Se você estiver confuso na demonstração, é provável que seus outros membros da equipe também fiquem. Faça o máximo de perguntas possível e não se sinta tolo se precisar agendar outra demonstração para analisar recursos adicionais ou itens mais detalhados.

Ao mesmo tempo, aproveite esta experiência de compra. Embora muitos fornecedores tenham recursos semelhantes, alguns se destacam com módulos exclusivos e uma nova versão da funcionalidade. Avalie se esses recursos, como plantas baixas interativas, recursos de código de barras ou módulos de gerenciamento de espaço, beneficiariam sua organização.

Q4:você tem algum conselho sobre expectativas de preços?

A4:Os sistemas de software têm uma ampla faixa de preço com muitos fatores diferentes a serem considerados. Em modelos baseados na web, vimos licenças de usuário único com preços tão baixos quanto $ 25/mês a até $ 200/mês. Muitas vezes, você é obrigado a pagar taxas de assinatura anuais antecipadamente com o preço de tabela geralmente indicado como uma taxa mensal para parecer mais baixo. A taxa de licença é renovada anualmente. A taxa de licença inclui o custo de uso do sistema e quaisquer recursos incluídos nesse nível de pacote. A estrutura de preços pode variar entre os fornecedores. Os principais fatores que afetam o custo da licença de software são:

• Número de usuários- Muitas soluções têm preço por usuário, por mês. Saiba quantas pessoas em sua organização precisarão usar o sistema (todos os fornecedores perguntarão isso para fornecer uma cotação adequada de qualquer maneira). Saiba quantos usuários E quantos solicitantes você precisará. O preço geralmente permite que mais solicitantes acessem um sistema em uma licença do que usuários. Algumas empresas oferecem licenças de usuário ilimitadas, que são muito mais econômicas se você tiver mais de 3 usuários que precisam de acesso ao software.
• Número de instalações- O número de edifícios e instalações em suas operações de manutenção é muito importante na maioria das cotações de preços. Isso ocorre porque mais edifícios aumentarão o número de ativos que o software rastreia, a quantidade de dados a serem inseridos e o número de pessoas a serem treinadas. Alguns fornecedores também podem perguntar o tamanho geral de sua instalação para ajudá-los a entender a quantidade de ativos que serão rastreados. Como regra geral, um edifício de 20.000 sq/ft contém entre US$ 900 mil e US$ 1,2 milhão em ativos. Alguns esquemas de preços são baseados no número de instalações em sua organização e aumentarão em valores nominais à medida que você adiciona edifícios.
• Tamanho do seu departamento de manutenção- Esse fator é semelhante à quantidade de usuários em seu sistema. Os fornecedores podem perguntar quantas pessoas estão em seu departamento para obter uma melhor avaliação de quantas pessoas precisam de acesso a recursos móveis ou outros que se aplicam principalmente ao seu departamento de manutenção. Isso também dá aos fornecedores uma noção melhor de quantas pessoas precisarão ser treinadas em tópicos específicos.

Além de sua taxa de licença, as taxas de instalação e treinamento também devem ser consideradas em seu orçamento, pois esses custos geralmente estão acima e além. Para um melhor planejamento orçamentário, converse com sua equipe para determinar os cronogramas de configuração e as funções e responsabilidades da configuração. Você aprenderá mais sobre implementação na Parte 3, no entanto, entender as vantagens e desvantagens da configuração total e parcial é uma etapa crucial para atender às expectativas do cronograma.

P5:Quanto tempo posso esperar que esse processo demore?

A5:Todo o processo geralmente leva entre 3 a 6 semanas. Muitas vezes, os fornecedores querem que você veja o produto deles o mais rápido possível porque sabem que você está vendo vários outros concorrentes. Você vai querer ter fornecedores frescos em sua mente quando estiver decidindo quais acompanhar. Reserve uma ou duas semanas para percorrer os três a quatro fornecedores iniciais que você está procurando. Após a primeira demonstração com cada fornecedor, restrinja a escolha a duas opções. Solicite mais uma ou duas demonstrações com cada uma para obter uma análise mais detalhada do software. A maioria dos fornecedores tem avaliações gratuitas que você pode usar para se familiarizar mais com o software por conta própria. Aproveite esse tempo para obter feedback de sua equipe e certifique-se de que todos os níveis de habilidade técnica estejam um pouco confortáveis ​​com o software. Depois de brincar por um tempo, você pode querer ter outra rodada de discussões com o representante do fornecedor para fazer perguntas que você fez durante o teste ou para obter outras partes interessadas na conversa. Neste ponto, sua organização deve ter uma compreensão clara de cada produto do fornecedor e será capaz de tomar uma decisão de compra ponderada.

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Clique aqui para a Parte 3 de 7 da Série de especialistas em CMMS. Aprenda as diferenças fundamentais entre os três tipos de configuração do CMMS.