5 Passos para Escolher o Software CMMS Certo

5 Coisas a Considerar ao Escolher uma Solução de Software CMMS

Se você ainda não está usando um sistema computadorizado de gestão de manutenção (CMMS), provavelmente está usando um sistema baseado em papel ou planilhas. Nós da Hippo sempre ouvimos que não há tempo suficiente no dia para inserir dados manualmente. Empresas buscam uma solução simples para seu rastro de papel. Qualquer que seja seu motivo para mudar para um CMMS, isso requer um investimento de tempo e dinheiro. Aqui na Hippo CMMS, entendemos que você quer encontrar a melhor correspondência para as necessidades do seu negócio com facilidade.

Aqui estão 5 dicas para tornar sua busca por software de gestão de manutenção mais fácil:

1. Crie uma Equipe de Projeto CMMS

Esta equipe deve incluir pelo menos uma pessoa de cada departamento que usará o sistema. Tipicamente, a equipe de projeto é composta por gestores de manutenção e instalações, técnicos, engenheiros de planta, junto com pessoas de contabilidade, compras e TI. Usar essa abordagem de equipe ajuda a obter uma visão melhor das necessidades da empresa de todos os ângulos possíveis e ajuda a tomar uma decisão quando chegar a hora de escolher um software e implementá-lo.

2. Faça um Levantamento das Necessidades do Seu Negócio

Para garantir que os programas CMMS que você escolher sejam adequados para seu negócio, crie uma lista de funcionalidades que você procura. É melhor prática dividir sua lista de funcionalidades em "essenciais" e "desejáveis". É crítico saber onde estão as necessidades do seu software de manutenção, pois é o primeiro passo para descobrir que tipo de software seu negócio precisa. Você está procurando um sistema para simplesmente acompanhar solicitações de manutenção, ou algo mais robusto que mantenha um inventário de todos os seus equipamentos, ativos e peças de reposição e envie alertas quando ordens de serviço de manutenção preventiva precisarem ser realizadas? Certifique-se de não olhar apenas para suas necessidades operacionais atuais, mas considere como suas necessidades serão daqui a 5-10 anos. Superar o software é comum, mas deve ser evitado se possível.

3. Pesquise, Pesquise, Pesquise

Segundo Brafton.com, 94% das empresas usam fontes online ao tomar decisões de compra. Existem muitos recursos online que fornecem informações úteis e avaliações sobre fornecedores de software de manutenção. Sites como Software Advice, um diretório líder de compradores de software, listam mais de 50 produtos diferentes de software CMMS com avaliações de clientes. Obtenha um controle sólido dos requisitos de software de manutenção do seu negócio e selecione os cinco principais requisitos que você busca de um CMMS. Olhe guias de compradores de software, avaliações e sites de empresas. O uso desses recursos online aumentará muito sua chance de tomar uma decisão informada.

4. Crie uma Lista Restrita

Após vasculhar sites de fornecedores de CMMS, avaliações de clientes e diretórios, faça uma lista restrita dos 3 principais produtos. A maioria dos fornecedores de software de manutenção realiza demos de web conference ao vivo e oferece testes gratuitos. Aproveitar esses recursos é obrigatório! Também é recomendado que você traga outros para a demo e obtenha suas opiniões sobre o teste. Técnicos de manutenção, gestores de instalações, administradores de escritório e pessoal de TI podem todos opinar. Ter mais pessoas envolvidas no processo de demo também aumentará a chance de adesão dos funcionários.

5. Revise e Finalize Suas Escolhas da Lista Restrita de CMMS

Crie um cartão de pontuação para cada CMMS e avalie-os em atributos como funcionalidade, facilidade de uso, custo, segurança, suporte técnico, histórico do fornecedor, potencial de crescimento, etc.

• Potencial de crescimento – A solução é flexível o suficiente para crescer com sua empresa? Você pode atualizar o sistema para incluir mais funcionalidades se precisar? CMMS é um grande investimento, decidir qual comprar é uma tarefa que consome tempo. Você não quer ter que repetir o ciclo de compra a cada poucos anos se suas necessidades mudarem.
• Funcionalidade – Quão bem o pacote de software de manutenção atende aos seus requisitos funcionais. Você deve revisar a lista de "essenciais" e "desejáveis" e ver como as diferentes opções de software se comparam.
• Facilidade de uso – A solução é fácil de aprender e usar? Seus usuários adotarão o software uma vez implementado? Se há uma curva de aprendizado enorme ou as pessoas devem mudar a forma como trabalham, isso é motivo de preocupação. Ambos os fatores desempenham um grande papel em quão bem os usuários finais receberão o novo sistema. Se as pessoas sentem que o sistema torna seu trabalho mais difícil, não o adotarão. Não deixe todo o dinheiro e esforço que você investiu na escolha de um CMMS irem por água abaixo. Para evitar esses problemas, encontre uma solução CMMS que seja amigável para todos os usuários, tech-savvy ou não.
• Histórico do fornecedor – São qualificados? Já trabalharam no seu setor antes? São financeiramente sólidos? Certifique-se de obter demos e referências de clientes. Peça clientes atuais que tenham necessidades como as suas. Fazer isso dará uma boa ideia de como será trabalhar com este fornecedor.
• Suporte técnico – O suporte técnico é extremamente importante. Descubra todos os métodos fornecidos pelo fornecedor; chat ao vivo, e-mail, telefone, web conference, vídeo, etc. Se eles não trabalham 24/7, seus horários são próximos aos seus? O suporte técnico deles é simplesmente uma lista de FAQs em uma página web? Certifique-se de considerar o suporte do fornecedor, política de atualizações e quaisquer custos associados.
• Custo – Certifique-se de que o sistema CMMS que você escolher funcione com seu orçamento. Descubra todos os custos de software CMMS envolvidos. Várias taxas se aplicam a assinatura ou licença, integração e configuração, treinamento e suporte, e atualizações. Algumas assinaturas são anuais, enquanto outras são mensais. Há alguma penalidade por cancelamento? Descubra a política deles para aumentos de preço.

Escolher o CMMS certo para sua empresa significa fazer sua lição de casa. Siga estas sugestões, e você verá que sua pesquisa valerá a pena a longo prazo.

Precisa de mais conselhos de pesquisa de CMMS? A Hippo CMMS tem muitos outros recursos sobre o assunto. Qualquer pessoa pesquisando software CMMS deve a si mesma ler nosso Guia CMMS. Ele está cheio de conselhos úteis para guiá-lo pelo processo de avaliação. Nele, você aprenderá como:

• Encontrar o melhor CMMS para seu negócio
• Criar uma avaliação completa de necessidades
• Fazer as perguntas certas
• Obter a melhor combinação de preço, funcionalidade e recursos

Referências: https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/