Selecionando um software CMMS em 5 etapas

5 coisas a serem consideradas ao escolher uma solução de software CMMS

Se você ainda não estiver usando um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS), é provável que esteja usando um sistema baseado em papel ou planilha. Nós da Hippo, sempre ouvimos que não há tempo suficiente no dia para inserir dados manualmente. As empresas estão procurando uma solução simples para sua trilha de papel. Seja qual for o motivo para mudar para um CMMS, isso requer um investimento de tempo e dinheiro. Aqui no Hippo CMMS, entendemos que você deseja encontrar a melhor combinação para suas necessidades de negócios com facilidade.





Aqui estão 5 dicas para facilitar sua busca por software de gestão de manutenção:

1. Crie uma equipe de projeto CMMS

Essa equipe deve incluir pelo menos uma pessoa de cada departamento que usará o sistema. Normalmente, a equipe do projeto é composta por gerentes de manutenção e instalações, técnicos, engenheiros de fábrica, além de pessoas de contabilidade, compras e TI. Usar essa abordagem de equipe ajuda você a ter uma visão melhor das necessidades da empresa de todos os ângulos possíveis e ajuda a tomar uma decisão quando chegar a hora de puxar o gatilho de um software e lançá-lo.

2. Faça um balanço das necessidades do seu negócio

Para garantir que os programas CMMS escolhidos sejam adequados para o seu negócio, crie uma lista de recursos que você está procurando. É uma prática recomendada dividir sua lista de recursos em itens obrigatórios e agradáveis ​​de se ter. É fundamental saber onde seu software de manutenção precisa, pois é o primeiro passo para descobrir que tipo de software sua empresa precisa. Você está procurando um sistema para simplesmente acompanhar as solicitações de manutenção ou algo mais robusto que mantenha um inventário de todos os seus equipamentos, ativos e peças de reposição e envie alertas quando as ordens de serviço de manutenção preventiva precisam ser executadas? Certifique-se de não olhar apenas para suas necessidades operacionais atuais, mas considere como serão suas necessidades daqui a 5 a 10 anos. A superação de software é comum, mas deve ser evitada, se possível.

3. Pesquisa, pesquisa, pesquisa

De acordo com Brafton.com, 94% das empresas usam fontes online ao tomar decisões de compra. Existem muitos recursos online que fornecem informações e análises úteis sobre fornecedores de software de manutenção. Sites como o Software Advice, um diretório líder de compradores de software, lista mais de 50 produtos de software CMMS diferentes com avaliações de clientes. Obtenha um controle sólido sobre os requisitos de software de manutenção de sua empresa e selecione os cinco principais requisitos que você procura no CMMS. Veja os guias dos compradores de software, revisões e sites da empresa. Fazer uso desses recursos on-line aumentará muito suas chances de tomar uma decisão informada.

4. Crie uma lista restrita

Depois de vasculhar sites de fornecedores de CMMS, análises de clientes e diretórios, faça uma pequena lista dos 3 principais produtos. A maioria dos fornecedores de software de manutenção realiza demonstrações ao vivo de webconferência e oferece avaliações gratuitas. Aproveitar esses recursos é uma obrigação! Também é recomendável que você traga outras pessoas para a demonstração e obtenha suas opiniões sobre o teste. Técnicos de manutenção, gerentes de instalações, administradores de escritório e pessoal de TI podem contribuir. Ter mais pessoas envolvidas no processo de demonstração também aumentará a chance de adesão dos funcionários.

5. Revise e finalize suas opções de lista de CMMS

Crie um cartão de pontuação para cada CMMS e avalie-os em atributos como funcionalidade, facilidade de uso, custo, segurança, suporte técnico, histórico do fornecedor, potencial de crescimento etc.

• Potencial de crescimento – A solução é flexível o suficiente para crescer com sua empresa? Você pode atualizar o sistema para incluir mais recursos, se necessário? O CMMS é um grande investimento, decidir qual comprar é uma tarefa demorada. Você não quer repetir o ciclo de compra a cada poucos anos se suas necessidades mudarem.
• Funcionalidade – quão bem o pacote de software de manutenção atende aos seus requisitos funcionais. Você deve revisar a lista de “obrigatórios” e “bom para ter” e ver como as diferentes opções de software se comparam.
• Facilidade de uso – A solução é fácil de aprender e usar? Seus usuários adotarão o software uma vez implementado? Se houver uma grande curva de aprendizado ou as pessoas precisarem mudar a maneira como trabalham, isso é motivo de preocupação. Ambos os fatores desempenham um papel importante na forma como os usuários finais receberão o novo sistema. Se as pessoas sentirem que o sistema torna seu trabalho mais difícil, elas não o adotarão. Não desperdice todo o dinheiro e esforço que você investiu na escolha de um CMMS. Para evitar esses problemas, encontre uma solução CMMS que seja fácil de usar para todos os usuários, conhecedores de tecnologia ou não.
• Histórico do fornecedor – Eles são qualificados? Eles já trabalharam em sua indústria antes? Eles são financeiramente sólidos? Certifique-se de obter demos e referências de clientes. Pergunte aos clientes atuais que têm necessidades como a sua. Ao fazer isso, você terá uma boa ideia de como será trabalhar com esse fornecedor.
• Suporte técnico – O suporte técnico é extremamente importante. Descubra todos os métodos fornecidos pelo fornecedor; bate-papo ao vivo, e-mail, telefone, conferência na web, vídeo etc. Se eles não trabalham 24 horas por dia, o horário deles está próximo do seu? O suporte técnico deles é simplesmente uma lista de perguntas frequentes em uma página da Web ? Certifique-se de considerar o suporte do fornecedor, a política de atualização e quaisquer custos associados.
• Custo – Certifique-se de que o sistema CMMS que você usa funciona com seu orçamento. Descubra todos os custos de software CMMS envolvidos. Várias taxas se aplicam à assinatura ou licença, integração e configuração de treinamento e suporte e atualizações. Algumas assinaturas são anuais, enquanto outras são mensais. Existe alguma penalidade para o cancelamento? Descubra a política deles para aumentos de preços.

Escolher o CMMS certo para sua empresa significa fazer sua lição de casa. Siga estas sugestões e você descobrirá que sua pesquisa valerá a pena a longo prazo.



Precisa de mais conselhos de pesquisa do CMMS? O Hippo CMMS tem muitos outros recursos sobre o assunto. Qualquer pessoa que esteja pesquisando software CMMS deve ler nosso Guia CMMS. Está cheio de conselhos úteis para orientá-lo no processo de avaliação. Nele, você aprenderá a:

• Encontre o melhor CMMS para sua empresa
• Crie uma avaliação completa das necessidades
• Faça as perguntas certas
• Obtenha a melhor combinação de preço, funcionalidade e recursos

Referências:https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/