De um CMMS para outro:diretrizes para migração de dados de software

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Imagine isto: Você está usando um software de gerenciamento de manutenção computadorizado sistema (CMMS) desatualizado, sem suporte, muito complicado de usar ou que você superou.

Seja qual for o motivo, todas as pessoas em seu departamento de manutenção concordam, é hora de implementar um novo sistema de gerenciamento de manutenção. Você está liderando o projeto e duas perguntas vêm à mente;

1. Como faço para obter os anos de dados armazenados em nosso CMMS atual em um novo sistema?
2. Quanto tempo levará e quanto custará?

Este cenário não está muito distante, está?

A migração de dados pode ser um processo cansativo se não for planejado corretamente. Muitas coisas podem dar errado ao extrair dados do software CMMS atual, determinar quais dados você deseja que sejam migrados para o novo sistema, mapear os nomes dos campos, falhas de comunicação com seu provedor CMMS atual e o novo provedor e o migração de dados em si. Se você está passando por esse processo ou passará por esse processo em um futuro próximo, fornecemos as seguintes diretrizes em um esforço para ajudá-lo a evitar algumas armadilhas dispendiosas ao longo do caminho.

Se você está confuso sobre as próximas etapas da migração de dados do seu antigo CMMS para outro, continue lendo para aprender essas diretrizes de migração sólidas.

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Diretriz 1:determine como extrair os dados do seu CMMS atual

Extrair dados com os mais recentes sistemas de software de gerenciamento de manutenção é bastante simples e direto. A maioria dos CMMS vem com ferramentas de extração que permitem aos usuários exportar seus dados para um arquivo CSV ou planilha. Se for esse o caso, determine quais dados você precisa e exporte-os. Se você não estiver familiarizado com as ferramentas de extração, é melhor pedir a ajuda de um dos usuários avançados ou perguntar a alguém do seu departamento de TI. Outra opção é entrar em contato com a equipe de suporte técnico do seu provedor de CMMS. Pode haver taxas de serviço envolvidas na extração dos dados, portanto, pergunte sobre elas com antecedência. Se o suporte técnico estiver em seu contrato de nível de serviço, eles o ajudarão sem custos adicionais. Se o seu programa de software de manutenção atual tiver ferramentas de extração fáceis de usar, você terá um ótimo começo.

Infelizmente, nem todas as empresas estão usando sistemas que foram desenvolvidos nos últimos 10 anos. Algumas organizações estão mudando de programas CMMS que foram desenvolvidos há mais de 20 anos, enquanto outras estão procurando atualizar de um sistema que foi construído internamente por rodadas de profissionais de TI. Nesses casos, extrair os dados não é tão simples, mas não impossível. Se você estiver atualizando de um programa de manutenção anterior desenvolvido há mais de 10 anos e que não é mais compatível, sugerimos que você se conecte com o fornecedor (se ele ainda estiver em atividade). Normalmente, quando um sistema não é mais suportado, o fornecedor simplesmente descontinua o aplicativo, mas terá uma equipe técnica e recursos que poderão ajudá-lo. Esteja preparado para gastar um pouco de dinheiro, pois a relação comercial está chegando ao fim.

Diretriz 2:validar os dados

Depois de ter os dados em um arquivo CSV ou planilha, você precisa examiná-los e certificar-se de que tem tudo o que precisa e que a extração foi um sucesso. É altamente recomendável obter um segundo par de olhos, ou melhor ainda, um terceiro. Você precisa saber o que procurar. Compare os nomes das colunas no arquivo extraído com os nomes dos campos que você definiu inicialmente para exportar. Se você estiver extraindo equipamentos e ativos, provavelmente desejará o nome do equipamento ou ativo, ID, marca e modelo, número de série, data de instalação e compra, local e histórico. Certifique-se de que nada está faltando e que os dados parecem bons.

Diretriz 3:mapear e redefinir nomes de campo

O novo software CMMS para o qual você está migrando, sem dúvida, terá nomes diferentes para alguns dos campos de dados. Alguns nomes de campo são bastante padrão, mas se o seu CMMS atual estiver realmente datado ou for um sistema de manutenção caseiro, haverá discrepâncias. Por exemplo, alguns nomes de software de gerenciamento de manutenção e equipamentos como ativos, alguns nomeiam ordens de serviço sob demanda, manutenção não planejada. Para que a migração ocorra bem, você precisa gastar algum tempo mapeando os nomes de campo do seu CMMS legado para o novo sistema. É altamente recomendável usar os serviços do seu novo provedor de CMMS para isso. Seu novo fornecedor de software deseja garantir que você tenha a melhor experiência com o software de manutenção dele, portanto, ele deve estar ansioso e disposto a ajudar. Faça uma chamada do GoToMeeting com eles e analise sua extração, traga quaisquer incertezas, estabeleça a melhor maneira de defini-las e prossiga com a migração de dados.

Diretriz 4:Importando dados para um novo software CMMS

Muitos programas de software de manutenção têm ferramentas de assistente de importação que permitem que o cliente carregue grandes quantidades de dados sem passar pelo fornecedor do CMMS. Esta é uma ótima ferramenta se você está simplesmente importando equipamentos, ativos, lista de peças de arquivos do Excel. Mas se você estiver migrando anos de dados de um programa de software de manutenção mais antigo e tiver muito histórico, muita coisa pode dar errado e as coisas podem ficar complicadas. Quando há muito histórico, é melhor obter ajuda da equipe de integração de dados do fornecedor. Uma migração tranquila é a chave para o sucesso do seu novo software CMMS.

Consulte seu novo provedor de CMMS ao fazer a importação. Se seus processos de manutenção forem muito exclusivos, o novo fornecedor do CMMS poderá ter que escrever um script personalizado para realizar a importação. Se este for o caso, descubra o que está envolvido e pode haver algumas cobranças aqui. Verifique se há espaço no seu orçamento para isso. O fornecedor do software de manutenção deve ser franco sobre os custos e informará sobre quaisquer taxas adicionais que possam surgir. Leia nossa postagem sobre fatores que afetam a configuração aprender mais.

Diretriz 5:teste de controle de qualidade

Depois que os dados forem importados para o novo programa de gerenciamento de manutenção, certifique-se de fazer alguns testes completos de controle de qualidade. Faça com que alguns usuários avançados passem pelo sistema e verifiquem se tudo está bem. Dependendo da quantidade de dados migrados, você provavelmente precisará de um plano de teste de controle de qualidade bem preparado com antecedência. Coisas para testar, nomes de campo correspondem e fazem sentido, o histórico de manutenção está disponível e correto, as listas de equipamentos, ativos e peças são sólidas. Preste muita atenção ao histórico de manutenção se isso foi migrado. Execute várias consultas e verifique se os resultados correspondem aos seus relatórios mais recentes. Como os nomes dos campos podem ter mudado no novo software CMMS, os dados devem ser cruzados com os nomes dos campos do antigo sistema de manutenção. Se forem detectados erros, apresente-os à equipe de integração de dados do fornecedor do CMMS e resolva-os. Se você estiver trabalhando com uma equipe prestativa, as idas e vindas podem ser reduzidas ao mínimo.

Diretriz 6:lançamento

Depois que a migração for aprovada no teste de controle de qualidade, você estará pronto para receber treinamento e lançar o novo software CMMS. Certifique-se de aproveitar todas as oportunidades de treinamento oferecidas pelo seu fornecedor de software de manutenção. Ter todos os usuários bem treinados é uma das melhores maneiras de prepará-lo para o sucesso. Muitos fornecedores de software de gerenciamento de manutenção oferecem treinamento em webconferência e suporte técnico sem custo e alguns têm webinars de treinamento regulares. Entenda o que está disponível e informe sua equipe de manutenção sobre esses recursos úteis.

Quanto custa a migração de dados?

Não há uma resposta simples para isso. O custo da migração de dados realmente depende da quantidade de dados e do formato em que estão. Se você estiver reformatando e importando 15 anos de dados, definitivamente deve deixar espaço em seu orçamento para a migração de dados do CMMS. Os fornecedores de software CMMS serão antecipados sobre os custos esperados. Se você fornecer a um fornecedor uma amostra de dados extraídos, isso dará a ele uma boa ideia da quantidade de esforço que será necessária para reconfigurar os dados e depois importá-los. Lembre-se, as empresas de CMMS têm profissionais e especialistas em integração que fazem esse tipo de trabalho dia após dia. Não seja tímido! Certifique-se de fazer as perguntas certas, mas esteja preparado para algumas taxas de migração.

Seguir estas 6 diretrizes simples é uma maneira segura de colocar sua conta do CMMS em funcionamento rapidamente com dados legados precisos.

Para obter mais informações sobre migração de dados e serviços de configuração do CMMS, entre em contato com [email protected] !

Boa migração!

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