Como o Health Care CMMS pode navegar no labirinto de seus regulamentos

Qualidade e eficiência sempre dependem de uma boa manutenção, mas em nenhum lugar isso é mais aparente do que em um hospital. Quase tudo que os trabalhadores de manutenção fazem afeta a conformidade, e a manutenção de rotina, como limpeza, inspeção e armazenamento adequado de equipamentos, pode significar a diferença entre a vida e a morte dos pacientes. Uma lista de verificação de manutenção hospitalar é um bom começo para manter os procedimentos em ordem.

No mínimo, um hospital conta com processos eficientes para manter um fluxo consistente de atendimento ao paciente, garantindo que um número definido de pacientes seja atendido em um cronograma definido. A falha do equipamento e as tarefas perdidas podem aumentar o tempo de espera do paciente e sobrecarregar a equipe do hospital e os equipamentos de backup.

O software de gerenciamento de instalações hospitalares é uma ferramenta fundamental usada pelas organizações para ajudar a aderir aos padrões de conformidade regulatória e reduzir custos por meio da centralização de processos. Embora muitos hospitais já tenham adotado softwares de gestão de manutenção, algumas organizações ainda utilizam métodos manuais descentralizados. Se sua organização ainda não entrou na onda do CMMS, continue lendo para saber mais sobre os benefícios do software de gerenciamento de manutenção para hospitais.

Seu hospital luta para cumprir os regulamentos?

Os hospitais estão entre as instalações mais regulamentadas, e o departamento de manutenção desempenha um papel importante no cumprimento dessas regulamentações. A Lei de Privacidade e Portabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA) é uma lei que, entre outras coisas, exige forte proteção para o histórico pessoal e médico dos pacientes. manutenção preventiva. Uma política de manutenção hospitalar e um manual de procedimentos devem ser seguidos para simplificar as tarefas de rotina. Se o trabalho não for planejado com cuidado, os trabalhadores acabam em áreas onde estão expostos a Informações de Saúde Protegidas (PHI). Isso os coloca dentro do escopo da HIPAA, exigindo treinamento e proteções extras e aumentando desnecessariamente os riscos de violação.

As tarefas de manutenção envolvendo equipamentos de TI ou áreas onde os dados são armazenados precisam ser tratadas com cuidado para minimizar o risco de violação. Isso requer protocolos adicionais para garantir que as estações de trabalho sejam desconectadas ou os armários de arquivamento sejam bloqueados antes que a manutenção seja feita. A conformidade HITECH impõe encargos extras de manutenção para garantir o uso eficaz da tecnologia. Computadores, redes e outros recursos de TI exigem manutenção regular para garantir que estejam sempre seguros e em boas condições de funcionamento.

Além disso, existem regras do Departamento de Saúde, requisitos da Comissão Conjunta, pesquisas HCAHPS que afetam a percepção pública do hospital e padrões opcionais, como os Requisitos do Código de Segurança da Vida, que muitos hospitais optam por cumprir.

Com um labirinto tão complexo de regras e regulamentos, não basta consertar as coisas quando elas quebram. Os gerentes de manutenção devem ser capazes de definir padrões e priorizar tarefas para garantir que os reparos relacionados à conformidade e a manutenção preventiva estejam sendo atendidos. O software de gerenciamento de manutenção computadorizado é uma ferramenta eficaz que garante que nada seja esquecido e caia no esquecimento.

Este estudo de caso sobre Philhaven Health Care ilustra o que o software CMMS certo pode fazer. Este provedor de cuidados de saúde comportamental estava lutando para lidar com seu rápido crescimento usando métodos tradicionais de gerenciamento de manutenção. Com 12 locais, incluindo um hospital de 103 leitos, ordens de serviço em papel e planilhas do Excel não eram mais suficientes. Jim Ipsen, Diretor de Instalações da Philhaven, explica:

“Para gerenciar com eficácia e eficiência as operações de manutenção em nossas instalações e demonstrar conformidade com as autoridades governamentais, precisávamos de um sistema de gerenciamento de manutenção mais ágil para registrar e relatar o status das tarefas.”

O software de gerenciamento de manutenção Hippo permitiu à Philhaven “simplificar a comunicação entre todas as partes envolvidas na criação, execução e processamento de ordens de serviço”. O recurso de gerenciamento de ativos e equipamentos permitiu que eles acompanhassem a manutenção em suas instalações, garantindo que nenhuma tarefa de manutenção fosse deixada de fora. Isso não apenas facilitou a verificação da conformidade, como também aumentou a eficiência. Isso significa um padrão de atendimento mais alto, menores riscos de conformidade e gastos reduzidos em toda a organização.

O seu hospital não tem padronização de processos? No gerenciamento de manutenção hospitalar, cada tarefa precisa se encaixar nas etapas e referências adequadas. Qualquer coisa que afete a conformidade, a segurança ou a missão do hospital – esterilização de ferramentas, manutenção de equipamentos médicos e até verificação de equipamentos de emergência – deve ser feito de uma maneira muito particular para minimizar os riscos e maximizar a qualidade do atendimento. Mesmo as tarefas de baixa complexidade precisam ser explicadas, passo a passo, em grande detalhe.

O boca a boca ou a instrução prática não é confiável. Os hospitais têm dezenas a centenas de pessoas responsáveis ​​pela manutenção. Tarefas como a manutenção de equipamentos de diagnóstico complexos ou a execução e monitoramento da segurança de TI geralmente são realizadas por contratados externos e, muitas vezes, a manutenção de rotina das instalações é terceirizada. A rotatividade geralmente é alta e, a qualquer momento, o hospital pode mudar de fornecedor ou terceirizar tarefas que antes eram mantidas internamente.

Mesmo com SOPs para cada equipamento, é difícil aplicá-los sem um software de gerenciamento de manutenção. Se eles são mantidos em uma planilha ou fichário, muitas vezes não há uma maneira prática para os trabalhadores acessá-los quando necessário; não é prático que todos voltem ao escritório de manutenção para verificar novamente os procedimentos e certificar-se de que tudo está certo. Trabalhar com memória leva a erros e etapas negligenciadas, enquanto o uso de um sistema baseado em papel se mostra complicado para organizar e consultar.

O poderoso software de gerenciamento de ordens de serviço sob demanda facilita a conclusão de trabalhos em tempo hábil, independentemente do trabalhador designado - desde trabalhadores de manutenção em tempo integral até contratados externos que só entram uma ou duas vezes por ano. As ordens de serviço têm campos personalizáveis, permitindo que os gerentes de instalações especifiquem o mínimo ou o máximo de informações necessárias. As ferramentas, documentos, questões de segurança e outros dados necessários são acessíveis nas ordens de serviço, permitindo que os trabalhadores consultem todas as informações pertencentes a esse reparo.

As ordens de serviço podem ser acessadas por trabalhadores de manutenção internos ou fornecedores externos. Todos os usuários podem receber ordens de serviço em qualquer lugar que tenham uma conexão com a Internet com a capacidade de atualizar as informações de ordem de serviço do campo usando um aplicativo CMMS móvel. Os administradores podem classificar, rastrear e visualizar o andamento das ordens de serviço, garantindo que todos estejam no caminho certo e que tudo esteja sendo feito.

Você consegue responsabilizar funcionários e fornecedores? O rastreamento de ordens de serviço, histórico de reparos e outros fatores não ajuda apenas os trabalhadores de manutenção; ele também fornece à administração a visibilidade necessária para garantir a responsabilidade em toda a organização. Relatórios de manutenção detalhados permitem que os gerentes vejam rapidamente o status de todas as ordens de serviço, filtradas por categorias definidas pelo usuário em gráficos fáceis de usar. É fácil ver quais tarefas estão concluídas, vencidas ou atrasadas – classifique por prioridade, tipo de trabalho e outros critérios.

Os relatórios do CMMS simplificam a extração dos registros do histórico de manutenção. Os usuários podem examinar os custos, dividindo-os por horas de trabalho regulares e horas extras, peças e materiais usados ​​e faturas. Os relatórios de histórico de manutenção também fornecem informações precisas sobre os principais indicadores de desempenho. Ter esses dados torna mais fácil encontrar o fornecedor com o preço mais competitivo, promover funcionários com os melhores históricos ou selecionar funcionários de baixo desempenho para treinamento adicional. Também ajuda a tomar decisões mais estratégicas sobre a contratação de pessoal, capacitando os gerentes a comparar os contratados e os funcionários frente a frente.

O software de gerenciamento de manutenção é tão útil para gerenciar peças e outros estoques quanto para os trabalhadores de agendamento. A função de relatórios de inventário permite que os gerentes examinem e classifiquem todo o estoque rapidamente. Quando as peças e os materiais estão acabando, alertas por e-mail são enviados às pessoas certas para reordenação, garantindo que as peças críticas estejam sempre disponíveis. Os módulos de gerenciamento de estoque do CMMS também armazenam informações de contato do fornecedor, de modo que quando peças e materiais precisam ser reabastecidos, isso pode ser feito sem demora.

A visibilidade e a responsabilidade dos relatórios têm sido um recurso crucial para muitos gerentes de instalações, incluindo Reynold Peters, da Autoridade de Saúde Regional de Manitoba, Southern Health. A organização cobre quase 27.000 quilômetros e opera em um modelo descentralizado, que apresenta desafios únicos. Embora uma autoridade central supervisione algumas de suas instalações, muitos de seus hospitais, clínicas e centros de vida assistida são administrados de forma independente, por isso é difícil verificar o desempenho consistente em todo o departamento de manutenção.

A utilização do software Health Care CMMS permitiu-lhes revolucionar o seu departamento de manutenção. De acordo com Peters, Gerente de Construção e Economia de Energia, o software de manutenção permite que eles vejam “quem emitiu a ordem de serviço e saibam a quem recorrer se houver algum problema com a documentação”. Eles são capazes de usar relatórios e benchmarks para comparar o desempenho entre as instalações, identificando problemas de controle de qualidade antes que eles se tornem um problema sério. E eles conseguiram fazê-lo enquanto ainda operam com a autonomia local que permite que cada instalação atenda melhor às necessidades de sua comunidade.

Você adotou um programa de manutenção preventiva? Em um setor como o de manufatura, onde uma máquina quebrada pode interromper a produção, todos entendem os benefícios da manutenção preventiva, mas muitas organizações de saúde ainda a negligenciam. No entanto, os hospitais também têm infra-estrutura de missão crítica que precisa de manutenção regular. Não são apenas equipamentos essenciais, como suporte de vida, onde a falha pode ser desastrosa; uma falha inesperada da infraestrutura de HVAC, fontes de alimentação de backup ou equipamentos de descontaminação também podem diminuir os níveis de produtividade e afetar seriamente o atendimento ao paciente.

Mesmo quando não há vidas em jogo, a manutenção preventiva traz enormes benefícios para os hospitais. De ressonâncias magnéticas a unidades de refrigeração, ter um programa de manutenção planejado formalizado prolongará a longevidade dos ativos. Isso economiza dinheiro e minimiza interrupções, permitindo que as unidades de saúde forneçam um padrão de atendimento mais alto e consistente.

Os softwares de manutenção preventiva corretos permitem que os hospitais usem um único sistema para agendar, rastrear e confirmar reparos regulares, desde o laboratório de sangue até a cozinha do refeitório. As ordens de serviço são agendadas com base na frequência do calendário ou nas leituras do medidor, com opções flutuantes definidas para ajustar as ordens de serviço futuras com base na data de serviço mais recente.

Com um CMMS, as ordens de serviço de manutenção preventiva são definidas para que sejam atribuídas automaticamente ao trabalhador ou técnico certo ou enviadas a um administrador que pode atribuí-las. Datas de vencimento, lembretes de notificação avançados e outros recursos de agendamento facilitam o planejamento antecipado, permitindo que os trabalhadores priorizem tarefas de manutenção importantes sem interromper suas tarefas regulares.

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O software de gerenciamento de manutenção oferece suporte a tudo o que seu hospital faz. Facilita o cumprimento das metas de conformidade, promove a responsabilidade, permite decisões estratégicas de fornecedores e de pessoal e aumenta a vida útil dos equipamentos hospitalares e de manutenção.

O Hippo Health Care CMMS é especializado no fornecimento de sistemas de gerenciamento de manutenção para o setor de Saúde. Foi implementado com sucesso em mais de 200 hospitais, comunidades de aposentados, clínicas e instalações de vida assistida. Entre em contato com o Hippo CMMS para saber mais sobre nosso software de gerenciamento de manutenção simples para instalações de saúde.