Aproveitando CMMS para Dominar Regulamentações de Saúde: Aumente Conformidade e Segurança do Paciente

Qualidade e eficiência sempre dependem de boa manutenção, mas em nenhum lugar isso é mais aparente que em um hospital. Quase tudo que trabalhadores de manutenção fazem afeta conformidade, e manutenção rotineira como limpeza, inspeção e armazenamento adequado de equipamentos pode significar a diferença entre vida e morte para pacientes. Um checklist de manutenção hospitalar é bom começo para manter procedimentos em ordem.

No mínimo, hospital conta com processos eficientes para manter fluxo consistente de atendimento a pacientes, garantindo que número definido de pacientes seja atendido em cronograma definido. Falha de equipamento e tarefas perdidas podem aumentar tempo de espera do paciente e sobrecarregar equipe hospitalar e equipamentos de backup.

Software de gestão de instalações hospitalares é ferramenta fundamental usada por organizações para ajudar a aderir a padrões de conformidade regulatória e reduzir custos centralizando processos. Embora muitos hospitais já tenham adotado software de gestão de manutenção, algumas organizações ainda usam métodos manuais descentralizados. Se sua organização não entrou no trem do CMMS, continue lendo para aprender mais sobre benefícios de software de gestão de manutenção para hospitais.

Seu hospital luta para atender regulamentações?

Hospitais estão entre instalações mais reguladas, e departamento de manutenção desempenha papel importante em atender essas regulamentações. A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro Saúde (HIPAA) é lei que, entre outras coisas, exige forte proteção para histórico pessoal e médico de pacientes. Esses requisitos não abordam diretamente departamentos de manutenção, mas podem complicar tarefas rotineiras como limpeza e manutenção preventiva. Um manual de políticas e procedimentos de manutenção hospitalar deve ser seguido para simplificar tarefas rotineiras. Se trabalho não for agendado cuidadosamente, trabalhadores acabam em áreas expostas a Informações de Saúde Protegidas (PHI). Isso os coloca no escopo da HIPAA, necessitando treinamento e salvaguardas extras, e aumentando desnecessariamente riscos de violação.

Tarefas de manutenção envolvendo equipamentos de TI ou áreas onde dados são armazenados precisam ser tratadas cuidadosamente para minimizar risco de violação. Isso requer protocolos adicionais para garantir estações de trabalho desconectadas ou armários trancados antes da manutenção. Conformidade HITECH impõe encargos extras de manutenção para garantir uso efetivo de tecnologia. Computadores, redes e outros recursos de TI requerem serviço regular para garantir que estão seguros e em boas condições sempre.

Além disso, há regras do Departamento de Saúde, requisitos da Joint Commission, pesquisas HCAHPS que impactam percepção pública do hospital e padrões opcionais como Requisitos do Código de Segurança de Vida que muitos hospitais optam por cumprir.

Com labirinto tão complexo de regras e regulamentações, não basta consertar coisas quando quebram. Gerentes de manutenção devem ser capazes de definir padrões e priorizar tarefas para garantir que reparos e manutenção preventiva relacionados à conformidade sejam atendidos. Software informatizado de gestão de manutenção é ferramenta eficaz que garante que nada é esquecido e cai pelas frestas.

Este estudo de caso sobre Philhaven Health Care ilustra o que o software CMMS certo pode fazer. Este provedor de saúde comportamental lutava para lidar com seu crescimento rápido usando métodos tradicionais de gestão de manutenção. Com 12 locais incluindo hospital de 103 leitos, ordens de serviço em papel e planilhas Excel não bastavam mais. Jim Ipsen, Diretor de Instalações da Philhaven, explica:

"Para gerenciar eficaz e eficientemente operações de manutenção em nossas instalações e demonstrar conformidade com autoridades governantes, precisávamos de sistema de gestão de manutenção mais ágil para registrar e relatar status de tarefas."

Software de gestão de manutenção Hippo permitiu à Philhaven "simplificar comunicação entre todas as partes envolvidas na criação, execução e processamento de ordens de serviço." O recurso de gestão de ativos e equipamentos permitiu rastrear manutenção em suas instalações, garantindo que nenhuma tarefa de manutenção fosse deixada de lado. Não só facilitou verificação de conformidade, também gerou aumentos de eficiência. Isso significa padrão de cuidado mais alto, riscos de conformidade menores e gastos reduzidos em toda organização.

Seu hospital carece de padronização de processos? Em gestão de manutenção hospitalar, cada tarefa precisa seguir passos e benchmarks adequados. Tudo que afeta conformidade, segurança ou missão do hospital — esterilizar ferramentas, servir equipamentos médicos e até verificar equipamentos de emergência — deve ser feito de maneira muito particular para minimizar riscos e maximizar qualidade do cuidado. Até tarefas de baixa complexidade precisam ser detalhadas passo a passo.

Boca a boca ou instrução prática não é confiável. Hospitais têm dezenas a centenas de pessoas responsáveis por manutenção. Tarefas como servir equipamentos de diagnóstico complexos, ou rodar e monitorar segurança de TI são geralmente feitas por contratantes externos, e frequentemente manutenção de instalações rotineira é terceirizada. Rotatividade é frequentemente alta, e a qualquer momento hospital pode mudar fornecedores ou terceirizar deveres antes mantidos internamente.

Mesmo com POPs para cada equipamento, é difícil aplicá-los sem software de gestão de manutenção. Se mantidos em planilha ou pasta, muitas vezes não há maneira prática para trabalhadores acessá-los quando precisam; não é prático todos correrem de volta ao escritório de manutenção para verificar procedimentos e garantir que têm tudo certo. Trabalhar de memória leva a erros e passos esquecidos, enquanto sistema baseado em papel prova-se complicado para organizar e consultar.

Poderoso software de gestão de ordens de serviço sob demanda facilita garantir conclusão oportuna de trabalhos não importa o trabalhador designado — de funcionários de manutenção em tempo integral a contratantes externos que vêm apenas uma ou duas vezes por ano. Ordens de serviço têm campos personalizáveis, permitindo gerentes de instalações especificar tanta ou pouca informação quanto necessário. Ferramentas necessárias, documentos, questões de segurança e outros dados ficam acessíveis nas ordens de serviço, permitindo trabalhadores referenciar toda informação pertencente àquele reparo.

Ordens de serviço podem ser acessadas por trabalhadores de manutenção internos ou fornecedores externos. Todos usuários podem receber ordens de serviço onde tiverem conexão à internet com capacidade de atualizar informações da ordem de serviço do campo usando app CMMS móvel. Administradores podem ordenar, rastrear e visualizar progresso de ordens de serviço, garantindo que todos estão no caminho certo e tudo está sendo feito.

Você consegue responsabilizar funcionários e fornecedores? Rastrear ordens de serviço, histórico de reparos e outros fatores não só ajuda trabalhadores de manutenção; também fornece à gestão visibilidade necessária para garantir responsabilidade em toda organização. Relatórios detalhados de manutenção permitem gerentes ver status de todas ordens de serviço de relance, filtradas por categorias definidas pelo usuário em gráficos fáceis de usar. É fácil ver quais tarefas estão completadas, vencidas ou atrasadas — ordenar por prioridade, tipo de trabalho e outros critérios.

Relatórios CMMS tornam simples puxar registros de histórico de manutenção. Usuários podem examinar custos, dividindo-os por horas regulares e extras de mão de obra, peças e materiais usados, e faturas. Relatórios de histórico de manutenção dão visão precisa de indicadores-chave de desempenho. Ter esses dados facilita encontrar fornecedor com preço mais competitivo, promover funcionários com melhores históricos, ou designar trabalhadores de baixo desempenho para treinamento adicional. Também ajuda a tomar decisões de pessoal mais estratégicas, capacitando gerentes a comparar contratantes e funcionários lado a lado.

Software de gestão de manutenção é tão útil gerenciando peças e outro inventário quanto agendando trabalhadores. Função de relatórios de inventário permite gerentes examinar e ordenar todo estoque de relance. Quando peças e materiais acabam, alertas via e-mail são enviados às pessoas certas para reordenar, garantindo que peças críticas estejam sempre disponíveis. Módulos de gestão de inventário CMMS também armazenam informações de contato de fornecedores, então quando peças e materiais precisam ser repostos, pode ser feito sem demora.

A visibilidade e responsabilidade dos relatórios tem sido recurso crucial para muitos gerentes de instalações, incluindo Reynold Peters da Autoridade Regional de Saúde de Manitoba, Southern Health. A organização cobre quase 27.000 km e opera em modelo descentralizado, o que apresenta desafios únicos. Embora autoridade central supervise algumas instalações, muitos de seus hospitais, clínicas e centros de vida assistida são administrados independentemente, dificultando verificar desempenho consistente em seu departamento de manutenção.

Usando software CMMS de Saúde, conseguiram revolucionar seu departamento de manutenção. Segundo Peters, Gerente de Construção e Economia de Energia, software de manutenção permite ver "quem emitiu a ordem de serviço e saber quem procurar se houver problemas com documentação." Conseguem usar relatórios e benchmarks para comparar desempenho entre instalações, detectando problemas de controle de qualidade antes que se tornem sérios. E conseguiram fazer isso mantendo autonomia local que permite cada instalação atender melhor às necessidades de sua comunidade.

Você adotou programa de manutenção preventiva? Em indústria como manufatura onde máquina quebrada pode paralisar produção, todos entendem benefícios de manutenção preventiva, mas muitas organizações de Saúde ainda a negligenciam. No entanto, hospitais também têm infraestrutura crítica de missão que precisa ser servida regularmente. Não é só equipamento-chave como suporte à vida onde falha pode ser desastrosa; falha inesperada de infraestrutura HVAC, fontes de energia de backup ou equipamentos de descontaminação também pode diminuir níveis de produtividade e impactar seriamente atendimento a pacientes.

Mesmo quando vidas não estão em jogo, manutenção preventiva rende enormes benefícios para hospitais. De MRIs a unidades de refrigeração, ter programa formal de manutenção planejada estenderá longevidade de ativos. Isso economiza dinheiro e minimiza interrupções, permitindo instalações de Saúde fornecer padrão de cuidado mais alto e consistente.

Os softwares certos de manutenção preventiva permitem hospitais usarem sistema único para agendar, rastrear e confirmar reparos regulares, do laboratório de sangue à cozinha da cafeteria. Ordens de serviço são agendadas baseadas em frequência de calendário ou leituras de medidor, com opções flutuantes para ajustar futuras ordens de serviço baseadas na data de serviço mais recente.

Com CMMS, ordens de serviço de manutenção preventiva são configuradas para serem automaticamente atribuídas ao trabalhador ou técnico certo, ou enviadas a admin que pode então atribuí-las. Datas de vencimento, lembretes de notificação antecipada e outros recursos de agendamento facilitam planejar adiante, permitindo trabalhadores priorizar tarefas importantes de manutenção sem interromper suas tarefas regulares.

Software de gestão de manutenção suporta tudo que seu hospital faz. Facilita atingir metas de conformidade, promove responsabilidade, permite decisões estratégicas de fornecedores e pessoal e aumenta vida útil de equipamentos hospitalares e de manutenção.

Hippo Health Care CMMS especializa-se em fornecer sistemas de gestão de manutenção para indústria de Saúde. Foi implementado com sucesso em mais de 200 hospitais, comunidades de aposentados, clínicas e instalações de vida assistida. Contate Hippo CMMS para saber mais sobre nosso software simples de gestão de manutenção para instalações de Saúde.