10 dicas para empresas melhorarem o gerenciamento de ordens de serviço

Durante as últimas três décadas, a gestão de operações da empresa evoluiu muito. Condições econômicas flutuantes, aumento da concorrência no mercado e um movimento em direção à tecnologia de computador são os principais responsáveis ​​por empresas em todos os setores adotarem uma abordagem de operações “mais inteligente”. Para permanecerem lucrativas e competitivas, as empresas reconhecem a necessidade de aumentar a eficiência dos negócios por meio da economia de recursos, materiais e tempo. Um aspecto fundamental do gerenciamento de operações eficaz é o gerenciamento eficiente de ordens de serviço. A seguir, dez dicas para melhorar esse processo:



1. Considere fazer uma mudança de métodos de gerenciamento de operações baseados em papel para formatos digitais.

As planilhas oferecem uma excelente solução de gerenciamento de manutenção de ordens de serviço para operações de pequeno e médio porte que processam menos de 20 ordens de serviço mensalmente. Uma planilha é criada usando um programa de computador como o Microsoft Excel ou o Lotus 1-2-3. Ao usar o software de planilha, os dados organizados em colunas e linhas podem ser capturados, exibidos e manipulados. As planilhas são projetadas para armazenar dados numéricos e sequências de texto curtas, bem como exibir relações de dados graficamente. Por outro lado, para instalações maiores – aquelas que gerenciam mais de 20 ordens de serviço mensais, um software de rastreamento de ordens de serviço como um Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) é a escolha mais ideal porque esses sistemas podem rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente, e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva ou reparos. As inovações recentes no software incluem interfaces seguras baseadas em nuvem, acessibilidade móvel por meio de smartphones e tablets e a eliminação de papel, tornando esses sistemas ainda mais atraentes para as empresas.

2. Diferenciar entre manutenção reativa e preventiva

A manutenção reativa é realizada quando um equipamento falha inesperadamente. Neste caso, as operações cessam até que o equipamento seja reparado. Às vezes, isso pode exigir que uma peça necessária seja encomendada se não estiver em estoque. Por outro lado, a manutenção preventiva envolve a verificação do equipamento enquanto ele ainda está funcionando com o objetivo de realizar ajustes e substituir peças pequenas para evitar quebras e falhas inesperadas. Como a manutenção preventiva pode ser programada durante o tempo de inatividade das operações e quando as peças necessárias estão disponíveis, as interrupções nas operações são minimizadas e a vida útil do equipamento pode ser estendida.

3. Implemente um plano de manutenção preventiva

É importante desenvolver um plano de manutenção preventiva com o objetivo de diminuir a manutenção reativa não planejada. Ao fazer isso, os custos podem ser reduzidos, os recursos podem ser melhor alocados e o gerenciamento do tempo pode se tornar mais eficiente. Ao agendar a manutenção preventiva, os gerentes de instalações podem enviar técnicos para trabalhar em peças de equipamentos com base em tempos de uso reduzidos e também por localização da instalação, de modo que várias peças possam ser atendidas ao mesmo tempo.

4. Associar a ordem de serviço aos ativos

Ao planejar um cronograma de manutenção preventiva e, posteriormente, ao revisar todo o histórico de manutenção, vincular ordens de serviço a ativos pode ser uma estratégia benéfica. Isso envolve a associação de um edifício e local com seus equipamentos (ou seja, unidades de telhado, como exaustor, manipulador de ar, ar condicionado). Ao estabelecer essas associações, os gerentes podem reduzir o tempo do técnico e também identificar os equipamentos com base em sua localização em seus relatórios de histórico de manutenção.

5. Estabelecer e usar modelos e procedimentos operacionais padrão

Como eficiência e lucratividade são objetivos primordiais, faz sentido que os gerentes de manutenção implementem procedimentos que auxiliem nesse processo. A criação de modelos de lista de verificação e protocolos para manutenção elimina o trabalho de adivinhação para os técnicos e garante que eles estejam em conformidade com os padrões operacionais de cada equipamento. Modelos padronizados de manutenção de ordens de serviço reduzem erros e confusões enquanto aumentam a probabilidade de serem processados ​​como deveriam.

6. Use dispositivos móveis para gerenciar ordens de serviço

Os dispositivos móveis são uma excelente ferramenta de gerenciamento de manutenção de ordens de serviço, adicionando portabilidade que economiza tempo à tarefa. Com o aplicativo de ordem de serviço, os gerentes de manutenção podem enviar ordens de serviço em campo sem ter que esperar para retornar aos seus computadores desktop para fazê-lo. Em outras palavras, as ordens de serviço podem ser enviadas em movimento, reduzindo o tempo de resposta. Ao usar um CMMS, os técnicos podem criar, modificar ou atualizar uma ordem de serviço diretamente de seus telefones ou tablets. Além disso, esses sistemas possuem recursos integrados de câmera e código de barras que reduzem erros e, mais uma vez, economizam tempo ao fazer pedidos de peças. Com a leitura de código de barras de acesso móvel, não é mais necessário pesquisar bancos de dados de fabricantes de equipamentos com palavras-chave e filtros para manuais. Em vez disso, as ordens de serviço podem ser criadas com precisão quando um código de barras é facilmente digitalizado com um smartphone ou tablet.



7. Defina datas de vencimento realistas

Como tempo é dinheiro, definir um tempo de reparo realista é vital. Ao estimar com precisão a quantidade de tempo que um equipamento ficará fora de serviço, os gerentes de manutenção podem fazer planos de programação alternativos com o objetivo de manter as operações gerais.

8. Sempre que possível, atribua trabalho a técnicos internos

Como os reparos podem ser caros, é melhor procurar a maneira mais econômica de realizá-los. Grandes empresas com vários ativos provavelmente acharão que ter seus próprios técnicos internos é a solução mais acessível em termos de economia de tempo e custo geral. Os técnicos internos estão prontamente disponíveis, minimizando o tempo de inatividade do equipamento. Usando essa abordagem, os gerentes de manutenção podem gerenciar a responsabilidade, monitorar o tempo de conclusão, registrar os custos de mão de obra, observar as tendências de reparo e planejar o futuro. Para pequenas operações, pode ser mais econômico usar técnicos terceirizados em vez de contratar prestadores de serviços internos. A manutenção de vários equipamentos ao mesmo tempo (ao utilizar um programa de manutenção preventiva) torna a subcontratação de serviços uma escolha ideal.

9. Acompanhe as despesas externas de fornecedores e vendedores

Em um esforço para avaliar se um técnico de reparo interno é garantido, pode ser útil acompanhar as despesas externas de fornecedores e vendedores, juntamente com o custo do tempo de inatividade do equipamento. Quando os custos de utilização de serviços de reparo de terceiros (incluindo a compra de suas peças) excedem o custo de contratação de um técnico de equipe, a solução se torna clara.

10. Acompanhe e registre todos os custos, peças, suprimentos, mão de obra, contratados externos

Ao avaliar os custos operacionais gerais, os custos relacionados a suprimentos, mão de obra e contratados externos são fatores importantes a serem considerados. Ao rastrear esses custos ao longo do tempo, os gerentes de manutenção podem tomar decisões informadas sobre a melhor alocação de fundos e recursos no futuro.

Conclusão

Manter os equipamentos de uma empresa funcionando com eficiência é provavelmente o objetivo mais importante dos gerentes de manutenção. Simplificar e agilizar as ordens de serviço é um meio para atingir esse objetivo. Conhecer os ativos de uma instalação e suas localizações, desenvolver um plano de manutenção preventiva programada, criar modelos de ordem de serviço padronizados e incorporar tecnologia de dispositivo móvel pode minimizar erros e tempo de inatividade desnecessário do equipamento. Além disso, essas estratégias ajudam a estender a vida útil do equipamento e melhorar o gerenciamento do tempo e a utilização da mão de obra e, em última análise, reduzir os custos gerais e aumentar as margens de lucro. Encontrar o veículo de ordem de serviço ideal, seja uma planilha ou um software de ordem de serviço, é um primeiro passo importante para alcançar a eficiência operacional.