Como o software CMMS resolve os desafios enfrentados pelas pequenas empresas?

Software CMMS para pequenas empresas

Nos últimos anos, o Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) transformou a forma como as empresas fazem negócios e, em particular, como supervisionam o gerenciamento de suas instalações. Durante as últimas duas décadas, as empresas – grandes e pequenas – estão migrando cada vez mais de programas de planilhas para os pacotes de gerenciamento de manutenção altamente sofisticados e robustos oferecidos por um número crescente de fornecedores de CMMS. Essa mudança surgiu em resposta às demandas do mercado, desafios econômicos e avanços na tecnologia que desafiaram as empresas em uma ampla gama de setores da indústria a encontrar maneiras de conduzir os negócios de maneira mais enxuta, inteligente e eficiente. Uma vez que se pensava ser de responsabilidade apenas de grandes empresas (ou seja, aquelas com várias empresas), agora é reconhecido que a variedade de opções disponíveis em pacotes CMMS os torna extremamente adequados também para pequenas empresas.



De acordo com o Escritório de Advocacia da Administração de Pequenas Empresas dos EUA (SBA), pequenas empresas são definidas como empresas com um máximo de US$ 35,5 milhões em vendas anuais e 1.500 funcionários. Dados esses limites, é fácil ver que o software CMMS para pequenas empresas pode obter benefícios semelhantes aos de grandes empresas quando se trata de maior eficiência organizacional, vida útil estendida do equipamento, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, finalmente, redução de custos e aumento lucros. Com a capacidade do CMMS de automatizar totalmente os cronogramas de manutenção preventiva, ordens de serviço e níveis de estoque, as pequenas empresas podem operar com mais eficiência com benefícios de economia de custos.

As pequenas empresas representam um grupo diversificado de empresas abrangendo uma ampla gama de setores industriais, corporativos e comerciais. Por isso, além da variedade de tamanho e estrutura, os pequenos empresários enfrentam diversos desafios ao buscar um CMMS mais adequado às suas necessidades. Felizmente, a maioria dos sistemas de gerenciamento de manutenção é conhecida por sua personalização. Isso significa que o software CMMS pode atender às necessidades individuais de empresas grandes e pequenas, e com diferentes números de ativos, usuários, locais e requisitos de manutenção preventiva. Os sistemas automatizados também têm a capacidade de se ajustar às necessidades em constante mudança das organizações à medida que crescem e se reformulam, uma preocupação comum entre empresas emergentes. Com um CMMS personalizável, o sistema se adapta à organização e não a organização se adapta ao sistema.

A seguir está uma lista de outros recursos adequados para pequenas empresas com preocupações exclusivas:

Software baseado em nuvem

As pequenas empresas podem não ter sua própria equipe de TI interna. Por isso, simplicidade e economia de custos são importantes. Muitos sistemas CMMS oferecem implantação baseada em nuvem, o que significa que o sistema é acessado por meio do servidor de um fornecedor com todas as manutenções e atualizações fornecidas remotamente. Não há necessidade de suporte interno ao sistema ou software de segurança adicional. Os custos iniciais de sistemas baseados em nuvem são menos dispendiosos do que os sistemas instalados no local. No geral, com o software CMMS baseado em nuvem, o trabalho, a preocupação e os custos adicionais de manutenção e atualizações são todos atendidos pelo fornecedor do CMMS.

Acesso de usuário personalizado

As pequenas empresas normalmente têm pessoas designadas para fazer diferentes tarefas com diferentes níveis de responsabilidade. Isso também pode envolver níveis variados de habilitação de segurança. O software CMMS é capaz de resolver esses problemas atribuindo diferentes níveis de acesso ao sistema para usuários com base em segurança, descrições de funções ou outras considerações. Por exemplo, os gerentes de manutenção podem ter acesso abrangente a todo o sistema, enquanto os técnicos de manutenção podem ter acesso limitado a áreas específicas do CMMS.

Mobilidade do sistema

Em pequenas empresas, é comum que a equipe de manutenção seja implantada em vários locais dentro ou fora de uma instalação. Por exemplo, um técnico de manutenção pode ser designado para trabalhar em uma instalação e depois ser implantado para realizar tarefas fora do local. Uma das características mais atraentes do software CMMS é sua portabilidade através de recursos de acesso móvel que possibilitam aos técnicos de manutenção colocar ordens de serviço, verificar níveis de estoque, pedir peças ou gerar relatórios etc. onde quer que estejam. Ser capaz de acessar um painel do CMMS de qualquer dispositivo com conexão à Internet é incrivelmente eficiente porque reduz atrasos desnecessários associados à necessidade de depender de computadores baseados em escritório para concluir essas tarefas.

Recursos de captura de imagem

Evitar erros ao encomendar peças é uma preocupação comum para empresas de todos os tamanhos. Com muita frequência, os técnicos de manutenção cometem o erro de transcrever a peça ou o número de série errado. A melhor maneira de superar esse problema é capturar os códigos de barras por meio de uma imagem. A utilização da leitura de código de barras por meio do aplicativo do dispositivo móvel garante que a peça ou equipamento correto seja solicitado. Além disso, imagens fotográficas de um equipamento e sua localização também podem ser capturadas. Esses recursos integrados do CMMS podem identificar com precisão equipamentos que precisam de reparos e capturar uma imagem digitalizada do código de barras de uma peça que precisa ser substituída. Ambos os recursos reduzem atrasos muitas vezes caros quando erros comuns são cometidos.

Acesso a plantas e documentos arquitetônicos

Ao familiarizar os novos funcionários com o layout e a estrutura de uma instalação ou identificar os locais das instalações elétricas ou hidráulicas ao adicionar equipamentos, ter desenhos arquitetônicos é útil para os proprietários de pequenas empresas. Esses desenhos também são conhecidos como plantas – são uma representação de um projeto arquitetônico como vistas de planta e/ou elevação de um edifício ou estrutura. Desenhos arquitetônicos são acessíveis por meio de painéis do sistema em muitos pacotes CMMS. Ter isso fornece outra maneira de identificar a localização exata do equipamento, bem como quaisquer instalações elétricas e hidráulicas que possam afetar as operações de uma instalação.

Suporte contínuo do software CMMS

A linha de fundo para as pequenas empresas é ter um suporte contínuo confiável que garante que eles obtenham o máximo de seu investimento. Muitos pacotes de software CMMS incluem suportes em sua estrutura de preços, enquanto outros fornecedores de CMMS vendem suportes como recursos complementares. Os suportes CMMS estão disponíveis para cobrir os negócios desde a implementação até o pós-atendimento com o objetivo de que o sistema funcione conforme foi projetado. De grande importância é a fase de implementação, quando são inseridos todos os dados críticos de estoque, ativos e usuários, juntamente com a configuração dos cronogramas de manutenção preventiva. Os fornecedores de CMMS oferecem aos clientes a opção de auditorias internas ou suporte técnico remoto e telefônico para fins de implementação. Além disso, muitos fornecedores de CMMS incluem em seus pacotes de sistema uma variedade de recursos integrados e contínuos para auxiliar os usuários no uso do sistema ao longo do tempo. Esses recursos estão disponíveis como manuais online, vídeos, e-mail, bate-papo e gravações de webinars, além de suporte por telefone.

Pequenas empresas, como suas contrapartes de grandes empresas, têm a oportunidade de obter benefícios de economia de custos adicionando software CMMS às suas operações. Pequenas empresas, normalmente operando com margens menores, têm uma motivação ainda maior para encontrar maneiras de operar melhor, mais enxuto, mais rápido e mais inteligente. O software CMMS torna isso possível por meio de maior eficiência operacional, reduzindo custos, economizando tempo e recursos e, por fim, alcançando um maior retorno sobre o investimento (ROI). Os CMMSs são projetados para atender às diversas necessidades das pequenas empresas agora e à medida que continuam a crescer e evoluir no futuro.