Compare os preços do software CMMS e escolha o melhor para sua empresa

Navegar no mundo do Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) pode ser confuso e também um pouco intimidante. Para começar, há um grande número de fornecedores por aí. No entanto, com o setor de CMMS continuando sua curva de crescimento rápido, pode ser difícil identificar o número real de empresas de gerenciamento de manutenção. Ainda assim, para dar uma ideia do que os potenciais compradores de software CMMS podem estar enfrentando, uma rápida pesquisa no Google pelo termo “fornecedores de software CMMS” produziu 242.000 resultados no momento da redação deste artigo. Não é de surpreender que comparar preços de software CMMS e tentar encontrar um com o ajuste certo para sua empresa possa ser um desafio. Aqui estão algumas coisas a serem consideradas ao pesquisar um CMMS dentro do seu orçamento:

O que é Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado?

Um bom ponto de partida é resumir o que é o software CMMS. Essencialmente, os sistemas são melhor descritos como programas de software altamente sofisticados que utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Os sistemas CMMS atuais oferecem às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva. O uso consistente e apropriado do software CMMS levou a uma vida útil estendida do equipamento, organização aprimorada, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, por fim, redução dos custos operacionais e aumento dos lucros da empresa.

Determine suas necessidades

Não faz sentido buscar seu software CMMS antes de determinar quais são suas necessidades ao adquirir um sistema automatizado de gerenciamento de manutenção. Comece coletando feedback de sua equipe de manutenção sobre os desafios que você está enfrentando usando seu sistema de rastreamento de manutenção atual, além de considerar o que é necessário para superá-los. Alguns dos recursos mais solicitados são:

• Acompanhamento dos custos de reparo de manutenção mensais ou trimestrais
• Reduzindo o tempo de inatividade do equipamento com ferramentas de manutenção preventiva
• Eliminando a necessidade de papel
• Gerenciamento de ordens de serviço simples e formulários de solicitação de ordem de serviço
• Capacidade de processar ordens de serviço usando dispositivos móveis
• Método para rastrear a localização de equipamentos e peças
• Sistema de calendário para planejar atividades de manutenção
• Melhorar a comunicação entre os membros da equipe e a alta administração
• Acesso móvel
• A capacidade do software de mudar e expandir conforme as necessidades da empresa mudam

Levar isso em consideração, juntamente com outros recursos que você pode desejar, o ajudará a desenvolver uma lista de recursos a serem procurados em sua solução CMMS. Escusado será dizer que quanto mais recursos um sistema CMMS tiver, mais caro ele tende a ser.

Compreendendo os diferentes formatos de software CMMS

Para não cair na armadilha de comparar “maçãs e laranjas” ao comparar preços de software CMMS, é importante perceber que o software está disponível em dois formatos diferentes; no local e na nuvem. Essas diferenças são importantes porque os sistemas baseados em nuvem dependem do fornecedor de hospedagem de dados em seus próprios servidores (ou seja, na nuvem), enquanto os sistemas locais exigem que uma empresa instale e hospede seus dados em seu próprio equipamento, no local. O primeiro depende da manutenção do sistema pelo fornecedor, enquanto o último deve utilizar a manutenção interna do software e hardware do sistema por seu próprio especialista em TI.

Existem vantagens e desvantagens para cada plataforma de software CMMS. Muitos clientes acham os CMMSs baseados em nuvem mais atraentes por dois motivos principais:menor custo e ausência de manutenção. Por outro lado, muitos outros preferem sistemas no local porque fornecem aos gerentes de manutenção total controle e personalização de seus dados e do sistema. Por exemplo, os operadores de sistemas locais podem agendar a manutenção e as atualizações do sistema com base em seu próprio cronograma e não de acordo com os fornecedores baseados em nuvem. Outra diferença é que as plataformas baseadas em nuvem oferecem acessibilidade móvel, enquanto as plataformas no site não. Ao comparar os preços do software CMMS, uma distinção final entre os dois formatos é um diferencial de custo considerável com plataformas no local que carregam custos iniciais muito mais altos.

Custos

Uma comparação dos preços do software CMMS precisa levar em conta as diferenças encontradas nas opções de recursos e serviços, além das diferenças de custo nas plataformas do sistema. Conforme sugerido anteriormente, as plataformas locais são mais caras; na verdade, eles tendem a funcionar três vezes mais do que a taxa de licença anual dos sistemas baseados na web. No entanto, esse custo inicial é um pagamento único, pois não há taxas adicionais do sistema. Embora o custo inicial de um sistema baseado em nuvem seja menor, os custos de longo prazo associados às taxas de licenciamento são maiores ao longo do tempo (ou seja, taxa anual de assinatura/licenciamento estimada em US$ 1.500 por ano para um pequeno departamento de manutenção). Ainda assim, existem custos associados e/ou contínuos com sistemas locais, deixando de lado o custo inicial. Por exemplo, plataformas CMMS no local exigem hardware, firewalls e software antivírus, bem como um funcionário de TI que manterá e gerenciará todos os aspectos do funcionamento do sistema, incluindo instalação, entrada de dados, atualização, segurança e treinamento da equipe. Os CMMSs baseados em nuvem não exigem custos adicionais, pois os suportes do sistema incluem todas as atualizações de software, atualizações do sistema, segurança e suporte técnico.

Além das operações do sistema, existem alguns custos CMMS adicionais opcionais associados ao software CMMS, como entrada de dados interna e tutoriais on-line para integração de funcionários. Alguns fornecedores os incluirão em suas taxas anuais de licenciamento, mas esses sistemas tendem a ser mais caros do que os CMMSs básicos. Muitos fornecedores também oferecem auditorias de estoque no local e integração da equipe, novamente com um custo adicional. Conforme observado anteriormente, quanto mais opções forem selecionadas em qualquer plataforma de gerenciamento de manutenção, mais caras elas serão. Como nota final de cautela, ao perguntar sobre um sistema baseado em nuvem, certifique-se de determinar se as cotações de preço são baseadas em pagamento por usuário, pagamento por módulo (ou seja, manutenção preventiva, gerenciamento de estoque), pagamento por ordem de serviço ou uma taxa baseada em uma taxa de licenciamento única. Existem diferenças de custo consideráveis ​​entre esses vários esquemas de preços.

Conclusão

Para comparar com precisão os preços do software CMMS, é necessário conhecer o resultado final. Como nem todos os softwares CMMS são iguais e como os fornecedores de CMMS geralmente vendem sistemas em pacotes, esses fatores devem ser mantidos em mente. Combine cuidadosamente o custo total dos sistemas de software CMMS com seus recursos preferidos, seu formato desejado, serviços opcionais adicionados, como integração e implementação e, finalmente, combine-os com seu orçamento. Uma pesquisa cuidadosa seguida de discussões com fornecedores garantirá que sua seleção final seja a mais adequada para o seu negócio.