Principais KPIs de CMMS que Toda Empresa Deve Monitorar

Como profissional de negócios, descobrir novas oportunidades para melhorias de desempenho deve ser sempre uma prioridade. Mas, ao mesmo tempo, essas melhorias não se revelam apenas com base no instinto. A única maneira de saber como você poderia fazer melhor envolve aprender mais sobre o que você está fazendo atualmente. Isso significa mergulhar fundo em suas pessoas, políticas e procedimentos por meio do seu CMMS. (Não sabe o que é CMMS? confira nosso guia)

Se você realmente quer fazer de tudo, desde melhorar o desempenho até reduzir tempo de inatividade, há alguns indicadores-chave de desempenho que você absolutamente vai querer monitorar daqui para frente. Separadamente, todos são importantes. Juntos, eles pintam um quadro vívido sobre onde você está, como chegou lá e quais mudanças precisa fazer para fortalecer e reforçar a base da sua organização daqui para frente.

Ordens de Serviço Abertas

Este é um daqueles indicadores-chave de desempenho de programa CMMS que pode parecer simples à primeira vista… mas, na realidade, pode realmente lhe dizer muito.

Ao rastrear o número total de ordens de serviço abertas que você tem a qualquer momento, você está fazendo mais do que apenas identificar o que precisa ser feito. Você pode descobrir melhor tendências e padrões que poderiam ter passado despercebidos.

Rastrear ordens de serviço abertas (junto com o tempo gasto trabalhando nelas e outros fatores) pode ajudar a dizer por que seus técnicos de manutenção estão constantemente trabalhando horas extras, por exemplo. Você não apenas saberá que eles estão – você saberá exatamente por que. Você conseguirá chegar à raiz não do sintoma, mas da doença, por assim dizer. Você poderá ver se é devido a ineficiências de pessoal, problemas com seus procedimentos operacionais padrão atuais, o fato de que eles sempre precisam largar o que estão fazendo e lidar com solicitações de emergência e muito mais.

Você também poderá ver seus esforços de manutenção proativa versus reativa. Quantas ordens de serviço estão relacionadas a manutenção preventiva planejada versus não planejada? Por que esse é o caso? O que sua equipe está fazendo a respeito? Finalmente, você poderá saber. Mas, mais do que qualquer coisa, isso lhe dará a chance de analisar a situação nesse nível de detalhe SEM gastar horas procurando a informação ou tentando montá-la por conta própria. Isso então permite que você olhe para seus programas de manutenção gerais dentro do contexto maior da produtividade dos trabalhadores.

Tempo Médio para Reparo (MTTR)

Tempo Médio para Reparo, também conhecido como MTTR, é um KPI que representa quanto tempo um equipamento fica fora de produção durante uma falha. Se um ativo específico ficar offline, você pode recorrer a este KPI para ter uma ideia melhor de quanto tempo a situação durará – e também pode rastrear o efeito cascata que isso criará ao longo do caminho.

Ao prestar mais atenção ao Tempo Médio para Reparo, você se coloca em uma posição melhor para entender suas necessidades em termos de pessoal, gerenciamento de estoque e outras questões importantes. Com base no MTTR, você também tem dados mais acionáveis que pode usar para tomar decisões mais rápidas e eficientes em termos de "devo reparar este ativo mais uma vez ou finalmente é hora de substituí-lo?" Esse tipo de insight é crítico para ajudar uma empresa a alinhar melhor seus ativos com seus próprios objetivos de longo prazo.

Mas, no final, o que isso realmente faz é dar uma ideia melhor de quão bem você e suas equipes estão respondendo a reparos e problemas de equipamentos. Se esse número continuar subindo para uma variedade de ativos sob seu controle, é um indicador importante de que há um problema em outro lugar da sua organização que merece sua total atenção.

Tempo Médio Entre Falhas (MTBF)

Também comumente referido como MTBF, Tempo Médio Entre Falhas descreve exatamente o que parece – a quantidade de tempo que se estende entre instâncias de falha durante a operação de um sistema. Especialmente quando você fala de equipamentos ou outros ativos críticos para a sobrevivência da sua organização, este KPI é uma ótima maneira de mergulhar mais fundo no desempenho geral de dito ativo.

Se você conhece o MTBF de um ativo, essencialmente sabe tudo. Você está em uma posição melhor para determinar a frequência com que esse ativo deve ser inspecionado, por exemplo. Se você sabe com que frequência algo fica offline, também sabe por que, o que significa que você pode tomar ações preventivas mais apropriadas. Tudo isso pode ajudar a reduzir falhas inesperadas, eliminando o risco de subdesempenho.

Conformidade de Manutenção Preventiva

Finalmente e talvez o mais importante, temos Conformidade de Manutenção Preventiva – talvez o maior indicador de se seu programa de manutenção preventiva está realmente funcionando. Observe que a melhor maneira de rastrear isso depende da capacidade de seus funcionários de registrar consistentemente e com precisão horários de início e conclusão dentro do Software CMMS de escolha. A Conformidade de Manutenção Preventiva permite que você tome decisões melhores e mais informadas sobre qual trabalho deve ter prioridade no momento, então, novamente – manter seu cronograma atualizado é muito importante.

Não apenas muitos painéis de CMMS rastreiam o KPI de Conformidade de Manutenção Preventiva automaticamente, mas muitos vão um passo além, oferecendo uma "Pontuação de Conformidade de Cronograma". Este é um número que rastreia a taxa geral na qual ordens de serviço são concluídas com sucesso em tempo real ao longo de um período predeterminado. Essa pontuação é calculada pegando o número total de trabalhos concluídos e dividindo pelo número total de trabalhos agendados para o período. Então, se você teve 8 trabalhos concluídos e 10 trabalhos agendados em um período de uma semana, a Pontuação de Conformidade de Cronograma para aquela semana seria 0,8, ou 80%.

Novamente, gerenciamento de manutenção envolve uma ampla gama de "partes móveis", por assim dizer. Isso sempre foi verdade e sempre será. Mas monitorando indicadores-chave de desempenho essenciais como os descritos acima em seus programas CMMS, você irá longe para garantir o nível de visibilidade e insight que você precisa quando mais precisa. Este é apenas mais um em uma longa linha de exemplos de por que soluções de software como CMMS e sistemas CRM são de importância primordial.