Até as pequenas empresas ganham muito com o gerenciamento de estoque

Uma pequena empresa – na verdade, todo mundo nos negócios – vive e morre no gerenciamento de estoque. Mas antes de olharmos para gerenciá-lo, precisamos perguntar:“O que é estoque, afinal?”

Tipos de inventário

Antes de nos anteciparmos, vamos estabelecer uma definição funcional de estoque. Na verdade, precisaremos de mais de um porque, em termos gerais, existem quatro tipos, o que significa que as coisas podem ficar um pouco confusas se não tomarmos cuidado.

Matéria-prima

Estas são as matérias-primas que você usará para fazer seus produtos finais e acabados. Digamos que você esteja administrando uma pizzaria. A massa, o molho e as coberturas individuais são a matéria-prima. Se você está administrando uma fábrica de remo de canoa, é a madeira e o verniz. Confecções? Parafusos de tecido.

O termo “cru” pode ser um pouco enganador porque também pode ter mais de um significado. No final, o nível de “crueza” de seus materiais dependerá de sua indústria. Então, se você é um moinho, sua matéria-prima são as árvores. Mas, se você é uma empresa de skate, sua matéria-prima será chapas de compensado (que vêm de uma fábrica).

Trabalho em andamento

Vamos voltar para a pizzaria. Você pega os ingredientes, a matéria-prima, junta tudo e joga no forno. Enquanto tudo está assando, está a meio caminho entre ser matéria-prima e algo que você pode vender. Esse tipo, o material que está em sua linha de produção, é o estoque em andamento.

Quanto você tem em um determinado momento depende do seu setor. Com nossa pizzaria, nunca teremos tanto. Nosso forno não é grande o suficiente. Sempre haverá mais queijo na geladeira do que no forno. Mas se estivéssemos construindo aviões, poderíamos ter estoque em linha por meses. E à medida que o avião se aproxima cada vez mais da conclusão, haverá muito mais estoque em andamento do que matéria-prima.

Produtos acabados

O próximo é fácil de entender assim que o chamamos pelo nome mais comum, mercadoria. Este é o estoque que está pronto para ser vendido. Mas lembre-se, os produtos acabados também podem ser matéria-prima para outra indústria. Poderíamos estar vendendo nosso produto acabado ao público ou a outra empresa. Pense naquela empresa de skate comprando chapas de compensado da fábrica. O produto acabado da fábrica é a matéria-prima da empresa de skate.

A indústria determina a proporção

Antes de passar para o quarto tipo de inventário, podemos passar um pouco mais de tempo pensando nos três primeiros. Especificamente, podemos observar como diferentes indústrias têm quantidades relativas diferentes de cada tipo.

Então, mais uma vez, de volta à nossa pizzaria. Haverá principalmente matéria-prima, um pouco de estoque em andamento, mas quase nenhum produto acabado. Como leva muito pouco tempo para juntar os ingredientes e depois assá-los, você pode esperar que os pedidos cheguem antes de começar. Você nunca terá muito produto acabado por perto, porque assim que uma torta estiver pronta, ela estará pronta.

Já falamos sobre a construção de aviões. Muito do seu estoque ficará preso na linha de produção porque seu produto envolve a montagem lenta e cuidadosa de um número astronomicamente grande de peças. E a loja de roupas local? O setor de varejo tem muitos produtos acabados, mas basicamente nenhum dos outros dois tipos de estoque.

Peças de reposição e materiais

O quarto tipo de estoque é aquele que todas as empresas de todos os setores possuem, peças de reposição e materiais. São todas as coisas que você guarda para quando algo quebra. Na pizzaria, é a lâmpada de substituição para a luz do forno. Na fábrica, é a lâmina de serra extra.

Agora que temos uma ideia do que é o inventário, vamos nos aprofundar um pouco mais.

Inventário:conceitos-chave

FIFO vs LIFO

Imagine que você acabou de chegar da loja com um pouco de leite. Quando você abre a geladeira, você vê uma caixa quase vazia já lá. Onde você coloca o leite novo, na frente da caixa velha ou atrás dela? Ou imagine que você está na fila esperando o ônibus. Quando o ônibus chega, como as pessoas embarcam, com base em quem chegou primeiro ou quem chegou por último?

Em ambas as situações, você está seguindo o princípio FIFO, que significa primeiro a entrar, primeiro a sair. O leite velho é usado primeiro. A primeira pessoa no ponto de ônibus é a primeira pessoa no ônibus. O que quer que (ou quem) chegue primeiro é usado (ou vai) primeiro.

OK, mais duas situações. Você está pegando um prato em um restaurante buffet. Você pega um do topo da pilha ou do fundo? Você carrega seu prato e começa a voltar para sua mesa quando vê que alguém roubou sua cadeira, mas não há problema porque você vê uma pilha deles no canto. Quando você compra uma cadeira nova, você pega uma do topo da pilha ou de baixo?

Nessas situações, você vai pegar seu prato e sentar no topo das pilhas. Agora você está seguindo o princípio LIFO, que significa último a entrar, primeiro a sair. A última placa adicionada é a primeira usada. A última cadeira adicionada é a primeira removida.

Você precisará ter um pouco de cuidado com esses dois princípios, porque existem termos contábeis relacionados, mas diferentes, com os mesmos nomes. Não temos tempo para entrar neles agora, mas é importante que você saiba que eles existem e estão relacionados à forma como seu contador pensa sobre estoque.

Análise A, B e C

Uma última vez, vamos pensar em nossa pizzaria imaginária, especificamente nas coberturas. Então você tem seu queijo básico e barato, um queijo mais chique e mais caro e depois trufas, aqueles cogumelos subterrâneos super caros. Eles são todos matéria-prima, mas por causa das diferenças de valores, faz sentido dividi-los em categorias. Comumente, as pessoas escolhem três, A, B e C, e tentam equilibrá-los observando a porcentagem do custo para a empresa e a porcentagem do estoque geral.

Portanto, as trufas são A. Comprá-las consome 70% do seu orçamento anual para estoque, mas são apenas 20% do seu estoque total.

O queijo mais sofisticado é o B. Comprá-lo consome 25% do seu orçamento anual para estoque, mas é apenas 30% do seu estoque total.

O queijo básico é C. Comprá-lo leva apenas 5% do seu orçamento anual para estoque, mas representa 50% do seu estoque total.

A vantagem da análise A, B, C é que agora você pode começar a pensar em quanto esforço vai colocar no controle – apenas outra maneira de dizer rastrear e proteger – cada categoria. Você pode manter pilhas de queijos básicos no refrigerador principal, as coisas mais sofisticadas escondidas em uma prateleira de trás e as trufas talvez trancadas em seu escritório. Você também pode configurar diferentes horários para pedidos. Você sempre vai comer muito queijo básico, então pode configurar uma entrega de algumas caixas uma vez por semana. Mas para as trufas caras, você monitora de perto seus níveis e pede exatamente o que precisa. Outra vantagem de dividir seu inventário em A, B e C vem quando você faz contagens físicas. Para as trufas, porque são A, você sabe que vai entrar e contar cada uma. Mas para o queijo básico, o C, você pode fazer uma contagem muito mais flexível, talvez apenas somando o número de caixas à mão, em vez de contar cada saquinho pequeno, o que economizará muito tempo e esforço.

Carregue custos e perdas, também conhecido como encolhimento

Entediado com a pizzaria, você volta à loja para comprar mais leite. Quando você vê leite em promoção, você carrega o seu carro com o máximo que consegue carregar ou compra a mesma quantidade de sempre?

É ótimo economizar dinheiro, mas você sabe que há muito espaço na geladeira e não é como se você pudesse armazenar as caixas extras no galpão do quintal. Você sempre pode comprar uma geladeira extra, mas os custos de longo prazo de obter uma e depois executá-la serão cobertos pelo dinheiro que você economiza em leite hoje? Mesmo se você pudesse comprar uma geladeira muito barata e funcionar com energia solar, você poderia beber todo aquele leite extra antes que estrague ou alguém coloque as mãos nele? Provavelmente não.

No final, faz mais sentido ter a menor quantidade de leite possível sem nunca acabar. Dessa forma, seus custos de transporte são baixos e você evita perder nada por deterioração ou roubo. É aqui que obtemos o sistema JIT, onde o estoque é entregue na hora, o que significa pouco antes de ser necessário. Em vez de você pagar para transportar o leite, você empurra esses custos de volta para a loja. Não se preocupe com a loja. Eles têm todos os tipos de economias de escala que tornam muito mais fácil e barato para eles.

O acompanhamento reúne tudo

Colocar esses conceitos em prática se resume a um rastreamento eficaz. Você precisa de um sistema que possa dizer em tempo real quanto estoque você tem. Com o tempo, você pode usar esses dados históricos para encontrar tendências e usá-los para ajustar seu controle de estoque.

Depois de ter registros precisos de quando o inventário chegou, você pode estabelecer um sistema FIFO ou LIFO.

Ficar de olho no seu inventário A é muito fácil quando sua contagem está sempre precisa e atualizada.

Reduzir os custos de transporte e perdas só é possível quando você pode olhar para o uso passado. Se você observar quanto tem agora, quanto costuma usar e o lead time, que é quanto tempo leva para pedir mais estoque, pode definir um nível de paridade, que é seu limite de reabastecimento. Quando seu inventário ficar abaixo desse limite, você saberá que é hora de obter mais.

Próximas etapas

Existem várias maneiras de rastrear o estoque, mas as tradicionais são propensas a erros e levam muito tempo. Portanto, em vez de tentar fazer tudo com papel e caneta ou planilhas, vale a pena pesquisar um software de rastreamento de estoque. Existem softwares de gerenciamento de inventário dedicados. Sua situação e necessidades específicas ditarão o que é melhor para você.

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