Revolucionando a Manutenção de Museus: Sucesso do CMMS no USS Intrepid

Quando o especialista de implementação da Hippo, Mike Sokulski, chegou para configurar um novo CMMS no USS Intrepid, um porta-aviões transformado em museu, ele assumiu que a manutenção usava papel e caneta ou planilhas. Mas pode ter havido algo ainda mais assustador, abaixo da linha d'água…

Mike agora teme que, longe da luz solar, nas entranhas do velho navio de guerra, havia alguém que estava administrando o departamento de manutenção desde que o Intrepid retornou de sua viagem final. Essa pessoa conhecia cada ativo por dentro e por fora. Eles ajustavam a caldeira colocando a mão sobre um cano frio e "ouvindo" através das pontas dos dedos. Quando o HVAC estava perfeito, podiam cheirar uma lâmpada queimada a dois níveis de distância. Essa pessoa amava aquele navio, e, de sua própria maneira sobrenaturalmente possessiva, o navio a amava de volta…

Até hoje, tudo isso faz Mike estremecer. E não apenas porque soa como a premissa de uma história de terror medíocre. Como profissional, ele sabe que manter todo o seu conhecimento institucional trancado na cabeça de uma pessoa é o prelúdio para um verdadeiro show de horror. Assim que essa pessoa liga dizendo que está doente, muda para um novo emprego ou se aposenta, todo aquele conhecimento e know-how desaparece com ela.

Aqui está algo ainda mais assustador: E se essa pessoa for… você? E se você for a pessoa no museu carregando essa única cópia frágil de todo esse conhecimento e know-how? Bem, isso significa que você está a apenas um azar de se tornar o herói de uma história de terror real toda sua. Ou você pode ser o supervisor direto ou indireto do herói. Isso também é ruim. Ninguém se sai bem em uma história de terror.

OK. Se você estivesse lutando contra vampiros, estaria procurando a garrafa de água benta e umas estacas de madeira pontiagudas mais próximas. Lobisomens: balas de prata. Mas neste caso específico, a melhor arma será um CMMS completo, baseado em nuvem. Ele vai ajudar com um monte de questões além de resolver o problema de conhecimento trancado e facilmente perdido. Mas lembre-se, no início de qualquer história de terror, os personagens principais sempre têm que gastar tempo convencendo todos os outros de que os monstros são reais. Isso significa que, antes de conseguir um CMMS, você precisará convencer pessoas de cima a baixo na escada organizacional de que você precisa de um.

Razões pelas quais museus precisam de um CMMS

Toda a razão para museus é proteger e disseminar conhecimento. Manter seu sistema de manutenção governamental trancado na cabeça de uma pessoa, rabiscado em pedaços de papel facilmente perdidos, ou preso em planilhas anexadas a e-mails aleatórios vai contra os objetivos centrais da museologia: curadoria, preservação e educação.

Um CMMS completo, baseado em nuvem, como o da Hippo, o sistema em que Mike estava no Intrepid para ajudar a configurar, é especificamente projetado para atender a esses objetivos.

Curadoria: Banco de Dados Central Acessível

Um bom CMMS baseado em nuvem ajuda você a:

• Manter todos os seus dados juntos sem versões individuais separadas, para que tudo esteja sempre atualizado
• Tornar todos os seus dados acessíveis através de qualquer desktop ou dispositivo móvel conectado à Internet
• Apresentar seus dados em relatórios personalizáveis

Preservação: Dados com Backup e Segurança

Um bom provedor de software CMMS corrige e atualiza o software, protege e faz backup dos seus dados, e tudo é feito perfeitamente, nos bastidores. Você nunca vai perder nada, e tudo continua seu.

Para museus, propriedade pode ser uma questão filosófica. O museu realmente possui todas aquelas obras de arte inestimáveis, ou é meramente o guardião atual, mantendo-as em confiança para as gerações futuras? Bem, para provedores de CMMS, não há dúvida. Os dados são sempre seus. O provedor está apenas cuidando deles para você.

Educação: Ordens de Serviço que Informam

Um software robusto de ordens de serviço fornece ordens de serviço ricas em dados que dão aos técnicos tudo o que precisam para reduzir tempo de inatividade e aumentar o tempo na chave de fenda, incluindo:

• Instruções passo a passo
• Manuais de operação e manutenção
• Plantas interativas
• Listas de verificação de melhores práticas
• Históricos de trabalho dos ativos

Ok, então podemos ver que museus e um bom CMMS compartilham os mesmos princípios, mas e no nível prático, dia a dia? Como um CMMS resolve os desafios cotidianos que museus enfrentam?

Mapas interativos tornam a localização de ativos uma brisa

Um dos museus mais antigos do mundo, e atualmente o segundo maior, o Museu Hermitage Estatal em São Petersburgo, Rússia, cobre um total de 719.480 pés quadrados em seis edifícios. O tamanho é difícil de imaginar, e mesmo na baixa temporada, quando não está sufocado por multidões, levaria dias para o visitante médio percorrer todos os edifícios. Além do fato de ser enorme, o museu, como museus ao redor do mundo, rotaciona suas coleções, oferecendo exposições sazonais, anuais e únicas ao longo do ano.

Que museus são labirintos em constante mudança representa um desafio real para departamentos de manutenção, que precisam encontrar ativos eficientemente. Você não pode dizer "Verifique a tomada atrás do sarcófago" em uma MP (ordem de serviço de manutenção preventiva) se o sarcófago está em exibição apenas alguns meses por ano. Mas um CMMS realmente bom fornece mapas de piso interativos para ordens de serviço programadas e sob demanda. Técnicos podem ver exatamente para onde precisam ir, economizando tempo entre tarefas e aumentando o tempo na chave de fenda.

MPs protegem o inestimável

A caixa de alta segurança, controlada por temperatura e umidade, que desvia flash de câmera, ao redor da Mona Lisa é talvez um pouco mais do que o museu médio precisa, mas todo museu precisa pensar em como o ambiente de sua instalação prolonga ou encurta a vida de suas coleções.

Um CMMS completo tem um módulo de manutenção preventiva, o que basicamente significa que ele permite agendar ordens de serviço de manutenção preventiva, garantindo que tudo seja verificado e pequenos problemas sejam corrigidos antes que se desenvolvam em grandes problemas.

Um bom exemplo seria seu sistema de supressão de incêndio. Nem precisa ser aquela espuma evaporativa não corrosiva de alta tecnologia. Talvez você apenas tenha extintores de incêndio posicionados pelas exposições. Você pode agendar MPs para verificar se cada um está devidamente carregado. Outro exemplo seria seu sistema HVAC. Agendando verificações e reparos de rotina, você pode garantir que suas pinturas nunca sejam expostas a alta umidade.

O cronograma de manutenção preventiva que você pode construir e gerenciar em um CMMS faz mais do que proteger coleções; também protege fluxos de receita, que são "inestimáveis" à sua maneira. O Louvre recebe mais de 9 milhões de visitantes por ano, e uma grande parte disso é durante o verão. Imagine o que aconteceria se, no dia antes da alta temporada, parte do telhado desabasse. Mesmo que nenhuma das coleções fosse danificada, o museu veria uma grande queda na frequência. Verificando rotineira e sistematicamente a instalação, museus podem detectar problemas cedo e então agendar reparos para quando vão causar a menor interrupção.

Módulo de relatórios ajuda você a conversar com o conselho

Embora muitos tenham começado como coleções privadas, hoje em dia museus geralmente são administrados por governos, organizações sem fins lucrativos, ou alguma combinação Frankenstein dos dois. Geralmente, o dinheiro é tanto apertado quanto rigidamente controlado, especialmente para museus menores. Mesmo quando há dinheiro, conselhos podem estar mais interessados em expandir coleções do que apoiar departamentos de manutenção.

O módulo de relatórios integrado em um bom CMMS torna mais fácil comunicar-se com o conselho porque de repente você pode falar a língua deles: números, gráficos e tabelas. Por exemplo, rastreando peças e materiais, você pode ver quais ativos estão custando mais para operar. Agora, em vez de apenas pedir dinheiro ao conselho para substituir algo, você pode mostrar a eles os números que provam seu caso.

CMMS coloca seus medos para descansar

Museus e software CMMS são espíritos afins, compartilhando princípios filosóficos. Ao mesmo tempo, em um nível prático, dia a dia, um CMMS torna a administração de um museu muito mais fácil. Você encontrará ativos mais rapidamente, protegerá as coleções assim como as fontes de receita, e finalmente compartilhará uma linguagem comum com o conselho.

Se você é a pessoa no departamento carregando todo o conhecimento e know-how na sua cabeça, ou trabalha para essa pessoa ou ela trabalha para você, é hora de se tirar dessa história e mudar para algo sem tantos problemas à espreita no escuro e tensão de roer as unhas.