Como a Gestão Inteligente de Estoque Impulsiona o Crescimento de Pequenas Empresas

Uma pequena empresa — na verdade, todos nos negócios — vive e morre pela gestão de estoque. Mas antes de olharmos para gerenciá-lo, precisamos perguntar: "O que é estoque, afinal?"

Tipos de Estoque

Antes de nos adiantarmos, vamos estabelecer uma definição funcional de estoque. Na verdade, precisaremos de mais de uma porque, amplamente falando, existem quatro tipos, o que significa que as coisas podem ficar um pouco confusas se não formos cuidadosos.

Matéria-prima (Feedstock)

Estes são os materiais brutos que você vai usar para fazer seus produtos finais acabados. Digamos que você esteja administrando uma pizzaria. A massa, molho e coberturas individuais são a matéria-prima. Se você estiver administrando uma fábrica de remos de canoa, é a madeira e o verniz. Roupas? Tecidos em rolos.

O termo "bruto" pode ser um pouco enganoso porque também pode ter mais de um significado. No final, o nível de "bruteza" dos seus materiais dependerá do seu setor. Então, se você é um moinho, sua matéria-prima são árvores. Mas, se você é uma empresa de skate, sua matéria-prima serão chapas de compensado (que vêm de um moinho).

Em processo (Work in progress)

Voltemos à pizzaria. Você pega os ingredientes, a matéria-prima, junta tudo e joga no forno. Enquanto tudo está assando, está no meio do caminho entre ser matéria-prima e algo que você pode vender. Este tipo, o material na sua linha de produção, é estoque em processo.

Quanto você tem a qualquer momento depende do seu setor. Com nossa pizzaria, nunca vamos ter tanto assim. Nosso forno não é grande o suficiente. Sempre haverá mais queijo na geladeira do que assando no forno. Mas se estivéssemos construindo aviões, poderíamos ter estoque na linha por meses. E à medida que o avião se aproxima da conclusão, haverá muito mais estoque em processo do que matéria-prima.

Produtos acabados (Finished goods)

O próximo é fácil de entender assim que o chamamos pelo seu nome mais comum, mercadoria. Este é estoque pronto para ser vendido. Mas lembre-se, produtos acabados também podem ser matéria-prima para outra indústria. Podemos estar vendendo nosso produto acabado para o público ou outra empresa. Pense naquela empresa de skate comprando chapas de compensado do moinho. O produto acabado do moinho é a matéria-prima da empresa de skate.

O setor dita a proporção

Antes de passar para o quarto tipo de estoque, podemos gastar mais um tempo pensando nos primeiros três. Especificamente, podemos ver como diferentes indústrias têm quantidades relativas diferentes de cada tipo.

Então, mais uma vez, voltemos à nossa pizzaria. Haverá mostly matéria-prima, um pouco de estoque em processo, mas quase nenhum produto acabado. Porque leva muito pouco tempo para juntar os ingredientes e assá-los, você pode esperar pedidos chegarem antes de começar. Você nunca terá muito produto acabado por perto porque, assim que uma pizza termina, ela sai pela porta.

Já falamos sobre construir aviões. Muito do seu estoque vai ficar preso na linha de produção porque seu produto envolve montar lenta e cuidadosamente um número astronomicamente grande de peças. E a loja de vestidos local? O varejo tem muitos produtos acabados, mas basicamente nenhum dos outros dois tipos de estoque.

Peças de reposição e materiais

O quarto tipo de estoque é aquele que toda empresa em todo setor tem: peças de reposição e materiais. É todo o material que você guarda para quando algo quebra. Na pizzaria, é a lâmpada de reposição para a luz do forno. No moinho, é a lâmina de serra extra.

Agora que temos alguma ideia do que é estoque, vamos mergulhar um pouco mais fundo.

Estoque: conceitos-chave

FIFO vs LIFO

Imagine que você acabou de chegar da loja com leite. Quando abre a geladeira, vê uma caixa quase vazia já lá dentro. Onde você coloca o leite novo, na frente da caixa velha ou atrás dela? Ou imagine que você está na fila esperando o ônibus. Quando o ônibus chega, como as pessoas entram, baseado em quem chegou primeiro ou quem chegou por último?

Em ambas as situações, você está seguindo o princípio FIFO, que significa first in, first out (primeiro a entrar, primeiro a sair). O leite velho é usado primeiro. A primeira pessoa na parada do ônibus é a primeira a entrar no ônibus. O que (ou quem) chega primeiro é usado (ou vai) primeiro.

OK, mais duas situações. Você está pegando um prato em um restaurante self-service. Pega um do topo da pilha ou do fundo? Você carrega seu prato e começa a voltar para sua mesa quando vê que alguém roubou sua cadeira, mas não tem problema porque vê uma pilha delas no canto. Quando pega uma cadeira nova, pega uma do topo da pilha ou do fundo?

Nessas situações, você vai pegar seu prato e cadeira do topo das pilhas. Agora você está seguindo o princípio LIFO, que significa last in, first out (último a entrar, primeiro a sair). O último prato adicionado é o primeiro usado. A última cadeira adicionada é a primeira removida.

Você precisará ter um pouco de cuidado com esses dois princípios porque existem termos contábeis relacionados, mas diferentes, com os mesmos nomes. Não temos tempo para entrar neles agora, mas é importante que você saiba que eles existem e estão relacionados a como seu contador pensa sobre estoque.

Análise A, B e C

Mais uma vez, vamos pensar em nossa pizzaria imaginária, especificamente nas coberturas. Então você tem seu queijo básico e barato, algum queijo mais sofisticado e caro, e depois trufas, aqueles cogumelos subterrâneos super caros. Todos são matéria-prima, mas por causa das diferenças de valor, faz sentido dividi-los em categorias. Comumente, as pessoas usam três, A, B e C, e tentam equilibrá-los olhando para a porcentagem do custo para a empresa e a porcentagem do estoque total.

Então, trufas são A. Comprá-las consome 70% do seu orçamento anual para estoque, mas são apenas 20% do seu estoque total.

Queijo sofisticado é B. Comprá-lo consome 25% do seu orçamento anual para estoque, mas é apenas 30% do seu estoque total.

Queijo básico é C. Comprá-lo consome apenas 5% do seu orçamento anual para estoque, mas é 50% do seu estoque total.

A vantagem da análise A, B, C é que agora você pode começar a pensar em quanto esforço vai colocar no controle — apenas outra forma de dizer rastreamento e proteção — de cada categoria. Você pode manter pilhas de queijo básico no refrigerador principal, o sofisticado guardado em uma prateleira traseira, e as trufas talvez trancadas no seu escritório. Você também pode configurar cronogramas diferentes para pedidos. Você sempre vai passar por muito queijo básico, então pode configurar uma entrega de algumas caixas uma vez por semana. Mas para as trufas caras, você monitora de perto seus níveis e pede apenas exatamente o que precisa. Outra vantagem de dividir seu estoque em A, B e C vem quando você faz contagens físicas. Para as trufas, porque são A, você sabe que vai entrar e contar cada uma. Mas para o queijo básico, o C, você pode fazer uma contagem muito mais frouxa, talvez apenas somando o número de caixas em mãos, em vez de contar cada saco pequeno, o que vai economizar muito tempo e esforço.

Custos de manutenção e perda, também conhecida como shrinkage

Entediado com a pizzaria, você volta à loja para comprar mais leite. Quando vê leite em promoção, você enche seu carro com o máximo que pode carregar ou compra a mesma quantidade que sempre compra?

É ótimo economizar dinheiro, mas você sabe que só tem tanto espaço na geladeira, e não é como se você pudesse guardar as caixas extras no seu galpão do quintal. Você poderia sempre comprar uma geladeira extra, mas os custos de longo prazo de conseguir uma e depois rodá-la vão ser cobertos pelo dinheiro que você economiza no leite hoje? Mesmo que você pudesse conseguir uma geladeira muito barata e rodá-la com energia solar, você conseguiria beber todo aquele leite extra antes que estrague ou alguém mais ponha as mãos nele? Provavelmente não.

No final, faz mais sentido ter a menor quantidade de leite possível sem nunca ficar sem. Dessa forma, seus custos de manutenção são baixos, e você evita perder qualquer um por deterioração ou roubo. É aqui que entra o sistema JIT, onde o estoque é entregue just in time (no momento certo), o que significa pouco antes de ser necessário. Em vez de você pagar para manter o leite, você empurra esses custos de volta para a loja. Não se preocupe com a loja. Eles têm todo tipo de economias de escala que tornam muito mais fácil e barato para eles.

Rastreamento une tudo

Colocar esses conceitos em prática se resume a rastreamento eficaz. Você precisa de um sistema que possa lhe dizer em tempo real quanto estoque você tem. Ao longo do tempo, você pode então usar esses dados históricos para encontrar tendências e usá-las para ajustar seu controle de estoque.

Uma vez que você tem registros precisos de quando o estoque chegou, você pode estabelecer um sistema FIFO ou LIFO.

Manter um olho atento no seu estoque A é fácil quando sua contagem está sempre precisa e atualizada.

Reduzir custos de manutenção e perda só é possível quando você pode olhar para o uso passado. Se você olha para quanto tem agora, quanto costuma usar e o lead time (tempo de espera), que é quanto tempo leva para pedir mais estoque, você pode então definir um nível de paridade, que é seu limite de reordenação. Uma vez que seu estoque cai abaixo deste limite, você sabe que é hora de conseguir mais.

Próximos passos

Existem várias maneiras de rastrear estoque, mas as tradicionais são propensas a erros e levam muito tempo. Então, em vez de tentar fazer tudo com papel e caneta ou planilhas, vale a pena seu tempo olhar para software de rastreamento de estoque. Existem softwares dedicados de gerenciamento de estoque. Sua situação e necessidades específicas ditarão o que é melhor para você.

Se você está preocupado em manter seus dados atualizados em tempo real e seguros — e você deveria estar — mas não tem tempo ou experiência em TI para configurar algo, procure uma solução baseada em nuvem por assinatura. Um bom provedor atualiza o software e faz backup dos dados para você, perfeitamente nos bastidores. E os dados permanecem sua propriedade. Eles apenas o mantêm seguro para você.