Melhores KPIs para acompanhar com o software de gerenciamento de manutenção

Se você deseja alcançar e exceder os padrões globais de gerenciamento de manutenção, precisa encontrar KPIs que mostrem sua posição atual e trajetória geral, onde você está e para onde está indo. Os KPIs certos mostram se você está alinhado ou definido para perder sua meta.



Mas antes de começar, lembre-se de que não existe um conjunto perfeito que funcione para todos. Diferentes setores e organizações medem seu desempenho de maneira diferente.

Para encontrar os corretos para você, você precisará analisar os tipos de ativos que gerencia e suas metas específicas de curto e longo prazo. E não é um caso de quanto mais, melhor.

É importante ser exigente e se concentrar apenas nos que ajudam você a se alinhar e realmente mirar no seu alvo.

Agora que sabemos os porquês, vamos ver o quê. Analisaremos as métricas de manutenção que você pode acompanhar como indicadores-chave de desempenho (KPIs) para melhorar seu software de gerenciamento de manutenção (também conhecido como software de gerenciamento de instalações).

O que é um KPI de manutenção?

Vamos começar com uma definição rápida e funcional. Um KPI de manutenção é um valor quantificável que mostra o quão bem você está se movendo em direção a uma meta de manutenção. Ele responde as seguintes perguntas:

• Onde estamos agora?
• A que distância isso está da meta?
• O que precisa ser feito para se aproximar da meta?

O truque é começar com um objetivo. Em seguida, descubra onde você está em relação ao objetivo. Então você encontra uma maneira de acompanhar seu progresso em direção a ele. Seu objetivo dependerá muito do seu setor, mas geralmente qualquer gerenciamento de ativos se concentra em alguma variação de aumentar o tempo de atividade, cortar custos e melhorar a manutenção.

Por que acompanhar os KPIs de manutenção é importante?

É simples. A única maneira de melhorar é definindo metas e trabalhando consistentemente para alcançá-las, e os KPIs de manutenção são uma ótima maneira de garantir que suas metas sejam claras.

É bom dizer que você deseja aumentar o tempo de atividade e reduzir os custos, mas quando você diz que deseja aumentar o tempo de atividade em 10% e reduzir os custos em 20%, agora você tem padrões objetivos para medir o progresso.

Mas as vantagens começam antes mesmo de você começar a se mover em direção aos seus objetivos. Durante todo o processo de estabelecimento de metas, você tem a oportunidade de observar de perto como está administrando o departamento, seus fluxos de trabalho e processos atuais.

Quais são as diferenças entre KPIs de manutenção e métricas de desempenho de manutenção

Muitas pessoas usam as frases de forma intercambiável, então geralmente não é um problema falar sobre elas como se fossem a mesma coisa.

Mas, estritamente falando, eles realmente têm significados diferentes. A maneira mais fácil de pensar sobre isso é em termos de uma linha do tempo. Começando você tem suas ações de manutenção, as coisas que a equipe está fazendo.

Essas ações podem ser medidas usando métricas de desempenho de manutenção. Então, os técnicos estão consertando ativos quando eles falham.

Essa é a ação. A rapidez com que eles conseguem pegar um ativo com falha e colocá-lo em funcionamento novamente é a métrica de desempenho. Outro exemplo:técnicos realizam manutenções programadas em ativos.

A porcentagem de PMs agendados ainda abertos no final da semana é uma métrica de manutenção.

Essas métricas eventualmente se somam aos KPIs. Você tem um KPI relacionado ao tempo de inatividade, por exemplo, e deseja reduzir o tempo de inatividade em 10%. Para chegar lá, você precisa analisar as métricas que juntas afetam o tempo de inatividade – coisas como a rapidez com que os técnicos superam as falhas e quantas ordens de serviço de manutenção não são executadas a cada semana.

E, novamente, muitas pessoas usam as frases para significar a mesma coisa.

Agora que sabemos o que são e por que precisamos deles, vejamos alguns exemplos.

Os KPIs são como carros:embora compartilhem os mesmos recursos básicos, precisamos encontrar os que funcionam melhor para nós. Uma minivan é perfeita para levar as crianças à escola, mas um Ford Mustang tem muito mais chances de vencer uma corrida.

Qual ​​é o melhor KPI para manutenção predial?

O melhor indicador de manutenção de todos os tempos? Provavelmente não há uma resposta única para essa pergunta. Em vez disso, há uma lista deles que inclui:

• Pontuações de satisfação do usuário
• Proporção de manutenção programada e não programada
• Número de reclamações (em relação ao número total de usuários)
• Custos operacionais gerais por metro quadrado ou pé
• Tempo médio entre a geração da ordem de serviço e o fechamento

Olhando para a lista, podemos ver que precisaríamos coletar dados diferentes de lugares diferentes. Para alguns deles, por exemplo, horários programados versus não programados e prazos de conclusão de ordens de serviço, os dados estão com o departamento de manutenção. Para outros, como pontuações de satisfação, exigem uma pesquisa organizada.

Qual ​​é o melhor KPI para manutenção da planta?

Novamente, é provável que seja impossível escolher um porque existem muitos bons. Quantos existem? Uma maneira de ter uma ideia dos números é observar as diferentes categorias, incluindo:

• KPI de planejamento de manutenção
• KPI de identificação de problemas
• Programação de KPI
• KPI de conclusão da ordem de serviço
• KPI de causa raiz

E então suponha que haja entre dois e cinco por categoria.

Vejamos com mais detalhes alguns dos mais comuns.

Quais KPIs de manutenção acompanhar com o software de gerenciamento de manutenção

• Porcentagem de manutenção planejada (PMP)
• Eficácia geral do equipamento (OEE)
• Tempo médio para reparo (MTTR)
• Tempo médio entre falhas (MTBF)

Porcentagem de manutenção planejada (PMP)

Compara o tempo gasto em manutenção planejada e não planejada. Basicamente, você está comparando todo o tempo gasto em ordens de serviço agendadas com todo o tempo gasto em ordens reativas e sob demanda.

O PMP também ajuda a identificar a frequência com que um ativo está disponível. Idealmente, 90% de suas atividades de manutenção devem ser agendadas com antecedência.

A porcentagem de manutenção planejada é um indicador vital para rastrear a integridade de um programa de PM e identificar caminhos para diminuir a manutenção reativa.

O PMP também pode ser usado para descobrir o motivo do tempo de inatividade do equipamento, baixa eficiência e falta de implementação adequada para que esses problemas possam ser tratados.

Para calcular o PMP,

PMP =(tempo de manutenção programada/total de horas de manutenção) x 100

Eficácia geral do equipamento (OEE)

OEE ajuda a rastrear a produtividade de um ativo, fornecendo informações valiosas sobre a eficácia de um plano de manutenção. Ele se concentra em três fatores principais:qualidade, desempenho e disponibilidade.

Um OEE de 100% significa que todos os processos estão sendo executados com a máxima eficiência, com zero avarias e resultados de boa qualidade.

A Wikipedia define como:“A eficácia geral do equipamento (OEE) é uma medida de quão bem uma operação de fabricação é utilizada (instalações, tempo e material) em comparação com seu potencial total, durante os períodos em que está programado para ser executado.

Ele identifica a porcentagem de tempo de fabricação que é realmente produtiva. Um OEE de 100% significa que apenas peças boas são produzidas (100% de qualidade), na velocidade máxima (100% de desempenho) e sem interrupção (100% de disponibilidade).”

Ao usar o OEE como uma métrica principal, as organizações obtêm informações valiosas sobre obstáculos e gargalos e como se livrar deles. O primeiro passo para eliminar um problema é encontrá-lo.

Para calcular o OEE,

OEE =disponibilidade x desempenho x qualidade

Tempo médio para reparo (MTTR)

MTTR é o tempo médio necessário para que um ativo seja diagnosticado, reparado e reabilitado após uma avaria ou falha. A ideia é reduzir ao máximo o MTTR acelerando o processo de recuperação.

Ao rastrear esse KPI, as organizações melhoram a disponibilidade de ativos.

Para calcular o MTTR,

MTTR =(períodos totais de inatividade/número total de reparos)

Tempo médio entre falhas (MTBF)

Mede o tempo médio que um ativo está ativo e saudável entre períodos de inatividade não planejados. Basicamente, ele informa o tempo médio que um ativo é executado entre falhas.

O KPI ajuda a identificar quanto tempo um ativo específico ou suas partes geralmente duram, permitindo que você defina seu cronograma de manutenção preventiva. Se um ativo geralmente é executado cerca de três semanas entre falhas, pense em definir seus PMs a cada duas semanas e meia.

Para calcular o MTBF,

MTBF=(soma do tempo operacional/número total de falhas)

Compliance de manutenção preventiva (PMC)

Mede a porcentagem de ordens de serviço de manutenção programadas e concluídas durante um tempo definido e ajuda as organizações a medir a eficácia de seus planos de manutenção preventiva. Por exemplo, você pode ter 80 ordens de serviço agendadas, mas apenas 68 concluídas no final do mês.

Para calcular o PMC,

Conformidade de manutenção preventiva =(68/80) x 100 =85%

Mas é preciso ter cuidado com esse KPI. Ele não informa quantos desses PMs foram concluídos no prazo. Portanto, você pode ter quatro PMs agendadas ao longo da próxima semana, todas com vencimento até quinta-feira.

Se você fechar todos eles tarde, digamos que você faça todos eles na sexta-feira, seu PMC (Conformidade de Manutenção Preventiva) ainda será 100%. Algo está errado com seu programa de PM e este KPI não está mostrando.

Agora que exploramos alguns dos KPIs de manutenção que podemos rastrear, precisamos nos aprofundar e ver como rastreá-los. Você precisará das ferramentas, processos e pessoas certas.

Qual ​​é o KPI para o processo de manutenção?

Mas só porque os KPIs listados acima são os “clássicos”, você não precisa se concentrar apenas neles. Na verdade, faz muito sentido criar um KPI eficaz específico para seus objetivos operacionais atuais. Se a equipe já está indo bem com o OEE, por exemplo, você pode expandir, buscar novos desafios e estabelecer novas metas. Os KPIs que você deseja acompanhar têm a ver com onde você está e onde deseja estar; as respostas são diferentes de todos.

O que isso parece?

Quais são alguns exemplos de KPI de manutenção?

Aqui estão alguns exemplos de KPI de manutenção rápida.

• Reduza a manutenção não programada em 20% nos próximos seis meses.
• Reduzir o consumo de energia elétrica em 10% em seis meses.
• Reduza os custos trabalhistas em 15% nos próximos 12 meses.
• Reduza em 20% a porcentagem de MPs em atraso nos próximos três meses.

Observe como todos eles têm números e datas. Você precisa ser específico sobre o que deseja fazer e quanto tempo levará para chegar lá. Há toda uma ciência por trás de como fazer bons objetivos e como melhorar suas chances de alcançá-los. Você já se perguntou por que quase todo mundo falha em suas resoluções de ano novo? É porque eles não são específicos o suficiente e carecem de cronogramas pensados.

Então, todos esses são ótimos começos, mas sem um plano de ação sólido para cada objetivo, é realmente apenas muito pensamento positivo. Agora que você tem os objetivos, precisa começar a pensar em como vai alcançá-los.

Uma maneira possível é começar indo para trás. Quando você deseja reduzir a manutenção não programada, primeiro você precisa se perguntar:“O que causa a manutenção não programada?”

Ajuda ser um pouco mais específico. Se você deseja uma solução que funcione para sua operação, precisa saber qual é o problema em suas instalações. A manutenção não programada pode ser o resultado de muitos fatores diferentes, desde o planejamento até o inventário de MRO. Se você não agendar o trabalho com antecedência, acabará com muitas manutenções não programadas. Mas você pode estar planejando tudo ao minuto e ainda estar lidando com muitos problemas porque está usando os fornecedores errados. Não importa quando você usa um inventário de MRO ruim, ele sempre o decepcionará.

Depois de saber o “como” do seu KPI, você precisa se concentrar no “quando”. E isso é mais do que apenas ter uma data de término. Se você deseja reduzir algo em 10% em seis meses, precisa definir mini-metas ao longo do caminho. Onde você quer estar em três meses? Quão longe você deve estar às cinco? Essas mini metas ajudam você a manter o foco e fazer ajustes. Se você não fez nenhum progresso na marca de três meses, é hora de reavaliar seus planos.

Como o software CMMS ajuda a rastrear os KPIs de manutenção?

Para que tudo isso aconteça, você precisa de uma maneira eficiente de coletar, armazenar e aproveitar os dados. É possível fazer tudo à mão, mas acaba sendo um pesadelo.

Há muitos dados a serem coletados e você conta com os técnicos para sempre ter cuidado e garantir que estejam anotando tudo corretamente.

Então você precisa de alguma forma manter todos esses pedaços de papel ou arquivos de planilhas seguros e organizados. Aqui está a pior parte:seu trabalho está apenas começando, porque agora você precisa pegar todos esses dados e começar a processá-los.

Faz muito mais sentido investir em um bom software CMMS. Os dados são coletados automaticamente à medida que você gera ordens de serviço e os técnicos as fecham. Graças à computação em nuvem, a solução CMMS mantém tudo seguro em um banco de dados central, garantindo que todos os seus dados estejam sempre atualizados.

Quando chega a hora de calcular seus KPIs de manutenção, o software gera automaticamente relatórios repletos de KPIs e gráficos.

Se você estiver interessado em KPIs de manutenção (e precisa estar se estiver interessado em definir e atingir metas de manutenção), agora é a hora de entrar em contato e começar a conversar com os fornecedores para saber mais sobre as opções de CMMS.