KPIs Essenciais para Otimizar Software de Gestão de Manutenção

Se você quer atingir e depois superar padrões globais de gestão de manutenção, precisa encontrar KPIs que mostrem tanto sua posição atual quanto a trajetória geral: onde você está e para onde está indo. Os KPIs certos mostram se você está alinhado ou prestes a errar o alvo.

Mas, antes de começar, lembre-se de que não existe um conjunto perfeito que funcione para todos. Indústrias e organizações diferentes medem seu desempenho de formas diferentes.

Para encontrar os certos para você, precisará analisar os tipos de ativos que gerencia e seus objetivos específicos de curto e longo prazo. E não é uma questão de "quanto mais, melhor".

É importante ser seletivo e focar apenas naqueles que ajudam você a alinhar e realmente mirar no seu alvo.

Agora que sabemos o "porquê", vamos ver o "o quê". Abordaremos as métricas de manutenção que você pode rastrear como indicadores-chave de desempenho (KPIs) para melhorar seu software de gestão de manutenção (também conhecido como software de gestão de instalações).

O que é um KPI de manutenção?

Vamos começar com uma definição prática rápida. Um KPI de manutenção é um valor quantificável que mostra o quão bem você está progredindo em direção a uma meta de manutenção. Ele responde às seguintes perguntas:

• Onde estamos agora?
• O quão longe isso está da meta?
• O que precisa ser feito para chegar mais perto da meta?

O segredo é começar com uma meta. Em seguida, descubra onde você está em relação a ela. Depois, encontre uma forma de rastrear seu progresso em direção a ela. Sua meta dependerá muito do seu setor, mas, geralmente, qualquer gestão de ativos foca em alguma variação de aumentar o tempo de atividade, reduzir custos e melhorar a manutenção.

Por que rastrear KPIs de manutenção é importante?

É simples. A única maneira de você melhorar é definindo metas e trabalhando consistentemente para alcançá-las, e os KPIs de manutenção são uma ótima forma de garantir que suas metas sejam claras.

É bonito dizer que você quer aumentar o tempo de atividade e reduzir custos, mas quando você diz que quer aumentar o tempo de atividade em 10% e reduzir custos em 20%, agora você tem padrões objetivos para medir o progresso.

Mas as vantagens começam mesmo antes de você começar a se mover em direção às suas metas. Durante o processo de estabelecimento de metas, você tem a oportunidade de examinar de perto como está gerenciando o departamento atualmente, seus fluxos de trabalho e processos atuais.

Quais são as diferenças entre KPIs de manutenção e métricas de desempenho de manutenção?

Muitas pessoas usam as expressões de forma intercambiável, então geralmente não é um problema falar sobre elas como se fossem a mesma coisa.

Mas, estritamente falando, elas têm significados diferentes. A maneira mais fácil de pensar sobre isso é em termos de uma linha do tempo. No início, você tem suas ações de manutenção, as coisas que a equipe está fazendo.

Essas ações podem ser medidas usando métricas de desempenho de manutenção. Então, os técnicos reparam ativos quando eles falham.

Essa é a ação. A rapidez com que eles conseguem pegar um ativo falho e colocá-lo para funcionar novamente é a métrica de desempenho. Outro exemplo: os técnicos realizam manutenção programada nos ativos.

A porcentagem de manutenções preventivas programadas ainda em aberto no final da semana é uma métrica de manutenção.

Essas métricas eventualmente se somam aos KPIs. Você tem um KPI relacionado a tempo de inatividade, por exemplo, e quer reduzir o tempo de inatividade em 10%. Para chegar lá, você precisa olhar as métricas que juntas afetam o tempo de inatividade — coisas como a rapidez com que os técnicos superam falhas e quantas ordens de serviço de manutenção não são concluídas a cada semana.

E, novamente, muitas pessoas usam as frases para significar a mesma coisa.

Agora que sabemos o que são e por que precisamos deles, vamos ver alguns exemplos.

KPIs são como carros: mesmo que compartilhem as mesmas características básicas, precisamos encontrar os que funcionam melhor para nós. Uma minivan é perfeita para levar as crianças à escola, mas um Ford Mustang tem muito mais chance de vencer uma corrida.

Qual é o melhor KPI para manutenção predial?

O melhor indicador de manutenção de todos os tempos? Provavelmente não há uma única resposta. Em vez disso, há uma lista que inclui:

• Pontuações de satisfação do usuário
• Razão entre manutenção programada e não programada
• Número de reclamações (em relação ao total de usuários)
• Custos operacionais gerais por metro quadrado ou pé quadrado
• Tempo médio entre geração e fechamento de ordem de serviço

Olhando a lista, vemos que precisaríamos coletar dados diferentes de lugares diferentes. Para alguns, como programada vs. não programada e tempos de conclusão de ordens de serviço, os dados estão no departamento de manutenção. Para outros, como pontuações de satisfação, exigem uma pesquisa organizada.

Qual é o melhor KPI para manutenção industrial?

Novamente, provavelmente é impossível escolher um só porque há muitos bons. Quantos existem? Uma maneira de ter uma noção dos números é olhar as diferentes categorias, incluindo:

• KPI de planejamento de manutenção
• KPI de identificação de problemas
• KPI de programação
• KPI de conclusão de ordem de serviço
• KPI de causa raiz

E então assumir que há entre dois e cinco por categoria.

Vamos examinar mais de perto alguns dos mais comuns.

Quais KPIs de manutenção rastrear com software de gestão de manutenção

• Porcentagem de manutenção planejada (PMP)
• Eficácia global do equipamento (OEE)
• Tempo médio para reparo (MTTR)
• Tempo médio entre falhas (MTBF)

Porcentagem de manutenção planejada (PMP)

Compara o tempo gasto em manutenção planejada e não planejada. Basicamente, você compara todo o tempo gasto em ordens de serviço programadas com todo o tempo gasto em ordens de serviço reativas, sob demanda.

O PMP também ajuda a identificar com que frequência um ativo está disponível. Idealmente, 90% das suas atividades de manutenção devem ser programadas com antecedência.

A porcentagem de manutenção planejada é um indicador vital para acompanhar a saúde de um programa de manutenção preventiva e identificar caminhos para diminuir a manutenção reativa.

O PMP também pode ser usado para descobrir a causa do tempo de inatividade do equipamento, baixa eficiência e falta de implementação adequada, para que esses problemas possam ser tratados.

Para calcular o PMP:

PMP = (tempo de manutenção programada / total de horas de manutenção) x 100

Eficácia global do equipamento (OEE)

O OEE ajuda a rastrear a produtividade de um ativo, fornecendo insights valiosos sobre a eficácia de um plano de manutenção. Ele foca em três fatores-chave: qualidade, desempenho e disponibilidade.

Um OEE de 100% significa que todos os processos estão rodando na eficiência máxima, com zero falhas e resultados de boa qualidade.

A Wikipédia o define como: "A eficácia global do equipamento (OEE) é uma medida de quão bem uma operação de manufatura é utilizada (instalações, tempo e material) em comparação com seu potencial total, durante os períodos em que está programada para rodar.

Identifica a porcentagem do tempo de manufatura que é verdadeiramente produtivo. Um OEE de 100% significa que apenas peças boas são produzidas (100% qualidade), na velocidade máxima (100% desempenho), e sem interrupção (100% disponibilidade)."

Ao usar o OEE como métrica-chave, as organizações ganham insights valiosos sobre gargalos e como eliminá-los. O primeiro passo para eliminar um problema é encontrá-lo.

Para calcular o OEE:

OEE = disponibilidade x desempenho x qualidade

Tempo médio para reparo (MTTR)

O MTTR é o tempo médio gasto para diagnosticar, reparar e reabilitar um ativo após uma falha ou quebra. A ideia é reduzir o MTTR o máximo possível, acelerando o processo de recuperação.

Ao rastrear este KPI, as organizações melhoram a disponibilidade dos ativos.

Para calcular o MTTR:

MTTR = (total de períodos de inatividade / total de reparos)

Tempo médio entre falhas (MTBF)

Mede o tempo médio que um ativo fica funcionando entre episódios de inatividade não planejada. Basicamente, diz o tempo médio que um ativo roda entre falhas.

O KPI ajuda a identificar quanto tempo um ativo específico ou suas peças geralmente duram, permitindo que você defina seu cronograma de manutenção preventiva. Se um ativo costuma rodar cerca de três semanas entre falhas, pense em programar suas MPs para cada duas semanas e meia.

Para calcular o MTBF:

MTBF = (soma do tempo operacional / total de falhas)

Conformidade de manutenção preventiva (PMC)

Mede a porcentagem de ordens de serviço de manutenção programadas e concluídas durante um período definido, e ajuda as organizações a medir a eficácia de seus planos de manutenção preventiva. Por exemplo, você pode ter 80 ordens de serviço programadas, mas apenas 68 concluídas no final do mês.

Para calcular o PMC:

Conformidade de Manutenção Preventiva = (68/80) x 100 = 85%

Mas você deve ter cuidado com este KPI. Ele não diz quantas dessas MPs foram concluídas no prazo. Então, você pode ter quatro MPs programadas ao longo da próxima semana, todas com vencimento na quinta-feira.

Se você fechar todas elas atrasadas, digamos que faça todas na sexta-feira, seu PMC ainda será 100%. Algo está errado com seu programa de MP, e este KPI não está mostrando.

Agora que exploramos alguns dos KPIs de manutenção que podemos rastrear, precisamos aprofundar e ver como rastreá-los. Você vai precisar das ferramentas, processos e pessoas certas.

Qual é o KPI para processo de manutenção?

Mas só porque os KPIs listados acima são os "clássicos", você não precisa focar apenas neles. Na verdade, faz tanto sentido criar um KPI eficaz específico para seus objetivos operacionais atuais. Se a equipe já está indo bem com OEE, por exemplo, você pode expandir, buscar novos desafios e definir novas metas. Os KPIs que você quer rastrear têm a ver com onde você está e onde quer estar; as respostas são diferentes para cada um.

Como isso se parece?

Quais são alguns exemplos de KPIs de manutenção?

Aqui estão alguns exemplos rápidos de KPIs de manutenção.

• Reduzir manutenção não programada em 20% nos próximos seis meses.
• Reduzir consumo elétrico em 10% em seis meses.
• Reduzir custos de mão de obra em 15% nos próximos 12 meses.
• Reduzir a porcentagem de MPs atrasadas em 20% nos próximos três meses.

Perceba como todos têm números e datas. Você precisa ser específico sobre o que quer fazer e quanto tempo vai levar para chegar lá. Existe toda uma ciência por trás de como fazer boas metas e como melhorar suas chances de alcançá-las. Já se perguntou por que quase todo mundo falha em suas resoluções de Ano Novo? É porque elas não são específicas o suficiente e não têm cronogramas bem pensados.

Então, esses são ótimos começos, mas sem um plano de ação sólido para cada meta, é realmente apenas pensamento positivo. Agora que você tem as metas, precisa começar a pensar em como vai alcançá-las.

Uma maneira possível é começar indo para trás. Quando você quer reduzir manutenção não programada, primeiro precisa se perguntar: "O que causa manutenção não programada?"

Ajuda ser mais específico. Se você quer uma solução que funcione para sua operação, precisa saber qual é o problema na sua instalação. Manutenção não programada pode ser resultado de muitos fatores diferentes, desde planejamento até inventário de MRO. Se você não programa o trabalho com antecedência, acaba com muita manutenção não programada. Mas você pode estar planejando tudo nos mínimos detalhes e ainda lidar com muitos problemas porque está usando os fornecedores errados. Não importa quando você use inventário de MRO ruim, ele sempre vai te decepcionar.

Uma vez que você sabe o "como" do seu KPI, precisa focar no "quando". E isso é mais do que apenas ter uma data final. Se você quer reduzir algo em 10% em seis meses, precisa definir metas intermediárias ao longo do caminho. Onde você quer estar em três meses? O quão avançado deveria estar em cinco? Essas metas intermediárias ajudam você a manter o foco e fazer ajustes. Se você fez zero progresso na marca de três meses, é hora de reavaliar seus planos.

Como o software CMMS ajuda a rastrear KPIs de manutenção?

Para fazer tudo isso acontecer, você precisa de uma maneira eficiente de coletar, armazenar e aproveitar dados. É possível fazer tudo à mão, mas acaba virando um pesadelo.

Há muitos dados para coletar, e você está contando com os técnicos para sempre terem cuidado e garantirem que estão anotando tudo corretamente.

Depois, você precisa de alguma forma manter todos aqueles papéis ou arquivos de planilha seguros e organizados. Aqui está a pior parte: seu trabalho só começou porque agora você tem que pegar todos aqueles dados e começar a processá-los.

Faz muito mais sentido investir em um bom software CMMS. Os dados são coletados automaticamente à medida que você gera ordens de serviço e os técnicos as fecham. Graças à computação em nuvem, a solução CMMS mantém tudo seguro em um banco de dados central, garantindo que todos os seus dados estejam sempre atualizados.

Quando chega a hora de calcular seus KPIs de manutenção, o software gera automaticamente relatórios repletos de KPIs e gráficos.

Se você se interessa por KPIs de manutenção (e tem que se interessar se quer definir e atingir metas de manutenção), agora é a hora de entrar em contato e começar a conversar com fornecedores para conhecer opções de CMMS.