Gerenciamento de manutenção e museus do CMMS:um caso de amor

Quando os especialistas em implementação do Hippo, Mike Sokulski, chegaram para montar um novo CMMS no USS Intrepid, um porta-aviões transformado em museu, ele assumiu que a manutenção usava papel e caneta ou planilhas. Mas pode ter havido algo ainda mais assustador, abaixo da linha d'água…



Mike agora teme que, longe da luz do sol, nas profundezas do velho navio de guerra, houvesse alguém que dirigia o departamento de manutenção desde o Intrepid havia retornado de sua viagem final. Essa pessoa conhecia cada ativo por dentro e por fora. Eles ajustaram a caldeira colocando a mão sobre um tubo frio e “ouvindo” com a ponta dos dedos. Quando o HVAC estava perfeito, eles podiam sentir o cheiro de uma lâmpada queimada a dois níveis de distância. Essa pessoa amava aquele navio, e em sua própria maneira sobrenatural e possessiva, aquele navio os amava de volta…

Até hoje, a coisa toda faz Mike se fechar. E não apenas porque parece a premissa de uma história de terror mediana. Como profissional, ele sabe que manter todo o seu conhecimento institucional trancado na cabeça de uma pessoa é o prelúdio de um verdadeiro show de horrores. Assim que essa pessoa fica doente, muda para um novo emprego ou se aposenta, todo esse conhecimento e know-how desaparecem com ela.

Aqui está algo ainda mais assustador:e se essa pessoa for… você? E se você for a pessoa no museu carregando essa cópia frágil de todo esse conhecimento e know-how? Bem, isso significa que você está com um pouco de azar longe de ser o herói de uma história assustadora da vida real. Ou você pode ser o supervisor direto ou indireto do herói. Isso é ruim também. Ninguém se dá bem em uma história assustadora.

OK. Se você estivesse lutando contra vampiros, estaria procurando a garrafa de água benta mais próxima e algumas estacas de madeira pontudas. Lobisomens:balas de prata. Mas neste caso específico, a melhor arma será um CMMS baseado em nuvem com todos os recursos. Vai ajudar com vários problemas além de resolver o problema do conhecimento e do know-how bloqueados e facilmente perdidos. Mas lembre-se, no início de qualquer história assustadora, os personagens principais sempre precisam gastar tempo convencendo todos os outros de que os monstros são reais. Isso significa que antes de obter um CMMS, você precisará convencer as pessoas de cima a baixo na escada organizacional de que precisa de um.

Motivos pelos quais os museus precisam de um CMMS

Toda a razão dos museus é proteger e disseminar o conhecimento. Manter o sistema de manutenção do governo trancado na cabeça de uma pessoa, rabiscado em pedaços de papel facilmente perdidos ou preso em planilhas anexadas a e-mails aleatórios vai contra os objetivos centrais da museologia:curadoria, preservação e educação.

Um CMMS completo e baseado em nuvem como o Hippo, o sistema que Mike estava no Intrepid para ajudar a configurar, é projetado especificamente para atender a esses objetivos.

Curação:Acessível, Banco de Dados Central

Um bom CMMS baseado em nuvem ajuda você a:

• Mantenha todos os seus dados juntos sem versões separadas e individuais para que tudo esteja sempre atualizado
• Torne todos os seus dados acessíveis por meio de qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à Internet
• Apresente seus dados em relatórios personalizáveis

Preservação:dados com backup e segurança

Um bom provedor de software CMMS corrige e atualiza o software, protege e faz backup de seus dados, e tudo é feito sem problemas, nos bastidores. Você nunca vai perder nada, e tudo continua sendo seu.

Para os museus, a propriedade pode ser uma questão filosófica. O museu realmente possui todas essas obras de arte inestimáveis, ou é apenas o guardião atual, mantendo-as em confiança para as gerações futuras? Bem, para provedores de CMMS, não há dúvida. Os dados são sempre seus. O provedor está simplesmente cuidando dele para você.

Educação:ordens de serviço que informam

Um software de ordem de serviço robusto fornece ordens de serviço ricas em dados que dão aos técnicos tudo o que eles precisam para reduzir o tempo de inatividade e aumentar o tempo na chave, incluindo:

• Instruções passo a passo
• Manuais de operação e manutenção
• Plantas baixas interativas
• Listas de verificação de práticas recomendadas
• Históricos de trabalho de ativos

Ok, então podemos ver que museus e um bom CMMS compartilham os mesmos princípios, mas e no nível prático do dia-a-dia? Como um CMMS resolve os desafios diários que os museus enfrentam?

Mapas interativos facilitam a localização de recursos

Um dos museus mais antigos do mundo e atualmente o segundo maior, o State Hermitage Museum em São Petetrsburg, na Rússia, abrange um total de 719.480 pés quadrados em seis edifícios. O tamanho é difícil de imaginar e, mesmo na baixa temporada, quando não está abarrotado de multidões, levaria o visitante médio dias para passar por todos os prédios. Além do fato de ser enorme, o museu, como museus ao redor do mundo, gira suas coleções, oferecendo exposições sazonais, anuais e pontuais ao longo do ano.

O fato de os museus serem labirintos em constante mudança representa um desafio real para os departamentos de manutenção, que precisam encontrar ativos com eficiência. Você não pode dizer “Verifique o plugue atrás do sarcófago” em uma PM (ordem de serviço de manutenção preventiva) se o sarcófago estiver em exibição apenas alguns meses por ano. Mas um CMMS realmente bom fornece mapas de piso interativos para ordens de serviço programadas e sob demanda. Os técnicos podem ver exatamente para onde precisam ir, economizando tempo entre as tarefas e aumentando o tempo na chave.

PMs protegem o que não tem preço

O estojo de alta segurança, com controle de temperatura e umidade, defletor de flash da câmera ao redor da Mona Lisa talvez seja um pouco mais do que o museu médio precisa, mas todo museu precisa pensar em como o ambiente de suas instalações prolonga ou encurta a vida de suas coleções.

Um CMMS completo possui um módulo de manutenção preventiva, o que basicamente significa que permite agendar ordens de serviço de manutenção preventiva, garantindo que tudo seja verificado e pequenos problemas sejam corrigidos antes que se transformem em grandes problemas.

Um bom exemplo seria o seu sistema de supressão de incêndio. Nem precisa ser aquela espuma evaporativa não corrosiva de alta tecnologia. Talvez você tenha apenas extintores de incêndio regulares posicionados ao longo das exposições. Você pode agendar PMs para verificar se cada um está carregado corretamente. Outro exemplo seria o seu sistema HVAC. Ao agendar verificações e reparos de rotina, você pode garantir que suas pinturas nunca sejam expostas a alta umidade.

O cronograma de manutenção preventiva que você pode criar e gerenciar em um CMMS faz mais do que proteger coleções; ele também protege os fluxos de receita, que são “inestimáveis” à sua maneira. O Louvre recebe mais de 9 milhões de visitantes por ano, e grande parte disso é durante o verão. Imagine o que aconteceria se no dia anterior à alta temporada parte de um telhado desabasse. Mesmo que nenhuma das coleções fosse danificada, o museu veria uma grande queda no público. Ao verificar rotineira e sistematicamente as instalações, os museus podem detectar problemas com antecedência e agendar reparos para quando causarem o mínimo de interrupção.

O módulo de relatórios ajuda você a conversar com o conselho

Embora muitos deles tenham começado como coleções particulares, hoje os museus são geralmente administrados por governos, organizações sem fins lucrativos ou alguma combinação monstruosa de Frankenstein dos dois. Geralmente, o dinheiro é rígido e controlado, especialmente para museus menores. Mesmo quando há dinheiro, os conselhos podem estar mais interessados ​​em expandir as coleções do que apoiar os departamentos de manutenção.

O módulo de relatórios integrado a um bom CMMS facilita a comunicação com o conselho porque, de repente, você pode falar o idioma deles:números, gráficos e tabelas. Por exemplo, ao rastrear peças e materiais, você pode ver quais ativos estão custando mais para você executar. Agora, em vez de apenas pedir dinheiro ao conselho para substituir algo, você pode mostrar a eles os números que comprovam seu caso.

CMMS acaba com seus medos

Museus e software CMMS são almas gêmeas, compartilhando princípios filosóficos. Ao mesmo tempo, em um nível prático do dia-a-dia, um CMMS torna a gestão de um museu muito mais fácil. Você encontrará ativos mais rapidamente, protegerá as coleções e os fluxos de receita e, finalmente, compartilhará uma linguagem comum com o conselho.

Se você é a pessoa do departamento que carrega todo o conhecimento e know-how em sua cabeça, ou trabalha para essa pessoa ou ela trabalha para você, é hora de sair dessa história e mudar para algo sem tantos problemas à espreita no escuro e na tensão da beira do seu assento.