Aproveite o software EAM para otimizar as operações de manutenção nos municípios

Independentemente do tamanho do orçamento municipal, o software de gerenciamento de ativos corporativos (EAM) significa mais controle, menos desperdício. Você toma decisões melhores, mais rápido. O tamanho do orçamento não importa tanto quanto você imagina. Não importa o quanto você está começando, o software de gerenciamento de ativos estica cada dólar.

Gerenciamento de ativos 101

Antes de discutir como o software EAM facilita o gerenciamento de ativos municipais, vale a pena abordar alguns conceitos principais.

O que é um recurso?

Há muitas maneiras de pensar sobre a resposta. Uma ideia:se algo quebrar, mas ninguém ligar para reclamar, não é um ativo. Os ativos podem ser muito pequenos. Por exemplo, as mesas da Prefeitura ou as lâmpadas de leitura da biblioteca local. Mas também podem ser infraestruturas municipais significativas, incluindo:

• estradas e calçadas
• pontes
• sistemas de esgoto
• maquinaria pesada
• edifícios
• aterros

Em vez de usar tamanho ou custo, você pode pensar em ativos em termos de propósito. Os ativos fornecem os serviços que os moradores precisam e esperam.

O que é gerenciamento de ativos?

Em um nível individual, é como mantemos as coisas que possuímos no padrão que queremos usando a menor quantidade de dinheiro possível. Executar uma verificação de vírus em seu computador é um exemplo. Você está encontrando e corrigindo pequenos problemas antes que eles tenham a chance de crescer. Outro exemplo é economizar para substituir as janelas antigas da sua casa. O orçamento de longo prazo significa que seu investimento não vai quebrar o banco. E atualizar as janelas aumenta o valor da sua casa enquanto reduz o custo de funcionamento.

No nível municipal, a gestão de ativos consiste em encontrar maneiras de fornecer serviços tanto no nível que os moradores esperam quanto a um custo sustentável.

Por que a gestão de ativos municipais é importante?

Os municípios devem enfrentar muitos desafios devido ao envelhecimento dos ativos. De acordo com a Federação dos Municípios Canadenses (FCM):

“Uma grande parte da infraestrutura no Canadá está chegando ao fim de sua vida útil… Com essa infraestrutura envelhecida, os municípios podem esperar um aumento nos custos de manutenção e operação e aumentos significativos nos custos de renovação e substituição daqui para frente.”

O gerenciamento de ativos ajuda porque “ter uma visão mais clara do estado atual de sua infraestrutura municipal pode ajudá-lo a tomar decisões mais informadas sobre operações, manutenção e renovação de ativos”.

Também ajuda de maneiras que você pode não perceber. De acordo com o FCM, um plano de gerenciamento de ativos robusto ajuda você a:

• candidatar-se a subsídios
• defender as taxas de usuário e definir taxas de imposto
• negociar melhores acordos e desenvolver parcerias

Pedido de subsídio

Como você sabe exatamente onde precisa de financiamento e como o usaria, pode escrever pedidos de subsídios persuasivos e repletos de dados.

Taxas de usuário e taxas de imposto

Como você sabe em detalhes quanto os ativos custam para operar, você pode explicar melhor aos moradores a necessidade de taxas de uso. Como um bom planejamento prepara você para o futuro, você também pode evitar aumentos inesperados e acentuados. Como você tem uma ideia clara das necessidades e custos futuros de infraestrutura, pode definir as taxas de impostos para financiar adequadamente os orçamentos locais.

Acordos e parcerias

Como você tem uma lista completa e detalhada de sua infraestrutura, pode fazer compras em massa de fornecedores terceirizados e compartilhar recursos com outros municípios.

EAM facilitado

No centro de uma gestão bem-sucedida de ativos municipais estão os dados. Muitos e muitos dados. E nada armazena e processa dados melhor do que o software. O FCM tem uma longa lista de benefícios do software EAM. Vale a pena dar uma olhada em alguns com um pouco mais de detalhes.

O gerenciamento de ativos apoiado por EAM ajuda você a:

Mantenha todos os seus dados em um só lugar

Em vez de ter dados críticos escondidos em diferentes planilhas, apresentações de slides e arquivos de processamento de texto, o software EAM facilita a localização de tudo. E manter os dados atualizados é muito mais fácil quando não envolve mais percorrer e-mails antigos procurando a versão mais recente de um arquivo que agora existe apenas como anexo.

As plataformas mais antigas exigiam grandes investimentos iniciais em servidores, know-how de TI e treinamento. Mas as soluções de EAM baseadas em nuvem suportam o peso de configurar as coisas e mantê-las fora de seus ombros. Nos bastidores, os provedores fazem backup e hospedam os dados, corrigem e atualizam o software.

Compartilhar dados entre departamentos

O software EAM resolve o problema de cada departamento usando seus próprios métodos idiossincráticos para coletar, formatar e distribuir dados. Como todos estão usando o mesmo sistema, todos os dados são inseridos da mesma maneira, permitindo que os departamentos compartilhem sem esforço. Os dados se tornam não apenas facilmente acessíveis, mas também significativos para todos os departamentos municipais.

Acompanhar os custos do ciclo de vida

Os custos do ciclo de vida incluem o planejamento, compra, manutenção, às vezes reabilitação e, em seguida, descarte de um ativo. O software EAM ajuda a controlar os custos mantendo registros precisos e atualizados de todo o trabalho realizado em um ativo, que pode ser usado para calcular com precisão o custo total de propriedade (TCO).

Imagine que seu município decidiu abrir uma piscina comunitária. Custará dinheiro para projetá-lo e construí-lo. Mas os custos não param por aí. Os custos contínuos incluem limpeza, cloração e pessoal. Ser capaz de rastrear os custos é fundamental para definir as taxas do usuário e o orçamento para manutenção futura.

Veja os dados de uma forma que capacite a tomada de decisões

É impossível tomar boas decisões olhando para infinitas colunas de números. Mas depois de decidir sobre um conjunto de metas, o software EAM pode produzir relatórios usando praticamente qualquer combinação de pontos de dados, incluindo indicadores-chave de desempenho (KPIs). Você saberá facilmente se está se movendo na direção certa.

Um exemplo concreto pode mostrar como funcionam os KPIs. Desde 2011, Richmond Hill, parte da área metropolitana de Toronto, em Ontário, tem um plano estratégico focado em KPIs. Eles definem um KPI como “uma medida de desempenho que rastreia o progresso em direção a um resultado estabelecido com o objetivo de aprendizado e melhoria contínuos”. Então, eles estão rastreando o uso de máquinas pesadas com um KPI de remoção de neve. O objetivo é a acessibilidade para moradores com problemas de mobilidade. Eles estão acompanhando o progresso em parte medindo a rapidez com que removem a neve das calçadas. O objetivo pode ser um pouco abstrato, mas eles podem ver o quão perto estão usando dados concretos.

Primeiros passos

Você já começou. Fazer algumas pesquisas on-line e ler sobre gerenciamento de ativos e como o Software de Gerenciamento de Manutenção Municipal facilita isso é um ótimo primeiro passo. Quando você sentir que entendeu bem os benefícios de um plano de gerenciamento de ativos, o FCM recomenda recrutar colegas. Qualquer projeto bem-sucedido precisa de um nível de adesão para cima e para baixo na escada e, no caso, explica a federação, você precisará de aliados entre funcionários e funcionários eleitos. Eventualmente, você vai querer falar com os municípios que já têm planos em vigor. Os fornecedores de software EAM também são excelentes fontes de informação e orientação.