Simplifique o gerenciamento de ordens de serviço em sua escola com o CMMS

Longe vão as idílicas escolas de uma sala do passado. As escolas agora podem ser instalações gigantescas com seus próprios grandes departamentos de manutenção. Não há dúvida de que é difícil manter as coisas funcionando. Mas quão mais fácil seria com um CMMS orientado por ordem de serviço?

As escolas de hoje têm suas próprias pistas de embarque e desembarque, playgrounds multiestruturados, pistas pavimentadas e, muitas vezes, complexos esportivos completos com campos e arquibancadas AstroTurf. , laboratórios de informática, laboratórios de ciências e bibliotecas. Manter as coisas seguras e em conformidade é um trabalho de tempo integral durante todo o ano. A maioria dos funcionários e alunos tem férias de verão, mas julho e agosto são meses movimentados para os departamentos de manutenção da escola, com agendas cheias de projetos de recuperação.

Vamos explorar o papel que as ordens de serviço podem desempenhar no dia médio de um gerenciamento de manutenção escolar. Podemos usar um anúncio de emprego real para um profissional de manutenção para obter uma boa compreensão dos desafios diários que os departamentos enfrentam. As seguintes descrições de responsabilidades são emprestadas diretamente de um anúncio de emprego para uma escola primária em Nova Jersey.

Tarefas gerais de manutenção e reparo

Realizar tarefas gerais de manutenção e reparo em diversas áreas e conforme designado pelo Supervisor de Manutenção e de acordo com todos os códigos e regulamentos aplicáveis

Este é um bom lugar para começar porque descreve uma grande parte do dia do técnico médio. Então, qual seria o papel das ordens de serviço?

Em muitos casos, as ordens de serviço começam como um tíquete enviado por um professor ou outro membro da equipe. Podemos imaginar a professora de arte percebendo uma torneira quebrada em seu quarto. Fazendo login no software da ordem de serviço, ela insere uma breve descrição do problema e sua localização. A informação é então encaminhada automaticamente pelo software CMMS para o supervisor de manutenção.

O professor de arte provavelmente teria incluído muito pouca informação. Mas agora o supervisor pode pegar o ticket e transformá-lo em uma ordem de serviço rica em dados. Em sua mesa ou em um dispositivo móvel, ele acessa o CMMS e, se for bom, por meio de sua interface intuitiva e amigável, ele adiciona à ordem de serviço:

• Mapas de piso interativos
• Listas de peças necessárias, incluindo níveis de estoque atuais
• Listas de verificação personalizáveis ​​para garantir as práticas recomendadas atuais

Há muito mais que ele pode adicionar, mas para uma torneira quebrada, ele provavelmente manteria as coisas simples. Em seguida, ele prioriza e atribui o reparo. Tudo depende do nível relativo de criticidade do ativo. Uma torneira na sala de arte é crucial para manter as portas da escola abertas? Provavelmente não. Mas ele precisa considerar a segurança dos alunos e funcionários ao analisar qualquer ordem de serviço. Essa faceta vai levar a mãos manchadas de água, o que não é um grande problema. Mas um balanço quebrado no playground com uma corrente de metal solta é um perigo imediato para crianças curiosas.

No final, a torneira quebrada provavelmente recebe uma baixa prioridade. Isso decidido, o supervisor agora atribui a ordem de serviço. Como ele está enviando tarefas para cada membro de seu departamento usando ordens de serviço rastreáveis ​​por meio do CMMS, ele sabe onde todos estão e o que estão fazendo. Examinando as ordens de serviço atuais, ele coloca o conserto da torneira na tarde de um técnico. No final do dia, ele voltará e verificará se a ordem de serviço foi encerrada, quais peças foram usadas e se o técnico enviou alguma nota.

Ordens de serviço para terceiros

Recomende reparos ou procedimentos que estão além do escopo de responsabilidades, habilidades ou experiência, descrevendo o trabalho necessário e as especificações exigidas de um contratado externo.

Isso acontece com menos frequência nas escolas, mas as ordens de serviço podem ser geradas para fornecedores terceirizados. A instalação de um novo painel de disjuntores, por exemplo, requer um eletricista licenciado. Pode não haver ninguém no departamento que possa fazer o trabalho com segurança ou legalmente.

Mesmo que o trabalho esteja sendo feito por alguém de fora do departamento, uma ordem de serviço ajudará tudo a correr melhor. Ele pode ter informações sobre o trabalho necessário, bem como as informações de contato do supervisor. Ter tudo como uma ordem de serviço é útil quando se trata de pagar o fornecedor ou acompanhar quaisquer acordos ou garantias.

Acompanhamento de estoque com ordens de serviço

Mantenha um suprimento adequado de peças e suprimentos normalmente usados ​​em reparos e solicite os suprimentos necessários através dos procedimentos estabelecidos pelo distrito.

Um bom CMMS facilita o rastreamento de inventário. Depois de ter suas contagens precisas iniciais, o rastreamento de estoque é tratado pelo software de ordem de serviço. As peças necessárias para um reparo podem ser incluídas na ordem de serviço quando ela for gerada. Quando é fechado, os níveis de estoque são ajustados automaticamente.

O anúncio de emprego menciona “procedimentos estabelecidos do distrito”. É difícil saber quais são, mas vale a pena ver como um bom CMMS agiliza o controle de estoque. Dentro do software, peças e estoque podem ser definidos com limites de reabastecimento. Quando os números caem abaixo desses níveis personalizáveis, o CMMS pode enviar pedidos por conta própria, mesmo levando em consideração os prazos de entrega atuais. Ou pode notificar o departamento de manutenção por e-mail que os níveis estão baixos. Sua escolha.

Manutenção preventiva e rastreamento de ordens de serviço

Certifique-se de que todos os regulamentos e leis aplicáveis ​​contra incêndio, segurança, saúde e meio ambiente sejam observados e excedidos.

Mantenha um registro de todas as funções de manutenção e reparos realizados.

A conformidade tem duas partes:estar em conformidade e provar que você está em conformidade. Para a primeira parte, os departamentos usam PMs, que são um tipo especial de ordem de serviço agendada com antecedência para garantir que um grande reparo ou substituição não seja necessário no futuro. Eles cobrem inspeções e pequenas manutenções. Para as escolas, os PMs incluem a verificação dos detectores de fumaça, certificando-se de que os extintores de incêndio estejam carregados e as estações de lavagem dos olhos sejam estocadas nos laboratórios de ciências. Depois que os PMs são adicionados ao CMMS, eles se tornam ordens de serviço recorrentes. Eles garantem que nada seja esquecido.

O rastreamento de ordens de serviço torna a segunda parte, provando que você está em conformidade, muito fácil. Um bom CMMS permite revisar dados históricos, calcular combinações quase infinitas de indicadores-chave de produtividade (KPIs) e gerar relatórios sem problemas, que podem ser encaminhados aos departamentos governamentais relevantes.

Gestão de manutenção organizada

Mostre uma atitude cooperativa e agradável em todos os momentos, principalmente na presença de funcionários, alunos e visitantes da comunidade.

OK, as ordens de serviço não podem garantir que todos os membros do seu departamento sejam agradáveis. Mas as ordens de serviço tornam o gerenciamento de manutenção mais organizado e, portanto, menos estressante. O planejamento é mais fácil, então há menos surpresas infelizes. Ordens de serviço não vão mudar sua disposição. Mas usar sistemas de tíquete de ordem de serviço e rastreamento de ordem de serviço torna muito menos provável que algo no trabalho vá arruinar seu dia.