Como o CMMS ajuda os gerentes de instalações a treinar novos técnicos

O sucesso de um negócio depende em grande parte das habilidades de quem trabalha para ele. Sem uma equipe bem treinada, é improvável que as empresas consigam atingir todo o seu potencial.

No mundo da manufatura, o treinamento inadequado geralmente resulta em atrasos na produção que se traduzem em aumento de custos e diminuição de receitas. Simplificando, funcionários insuficientemente treinados levam a déficits operacionais.

Para muitas empresas com déficits operacionais, a raiz do problema pode ser atribuída à incapacidade de uma empresa de manter e comunicar seu “conhecimento tribal”. No mundo dos negócios, o conhecimento tribal refere-se a informações não escritas, mas conhecidas, sobre as operações da empresa entre funcionários de longa data. Os problemas ocorrem quando as informações não escritas não são transmitidas aos novos funcionários antes que seus colegas de longa data não estejam mais na empresa. Infelizmente, sem a documentação de informações de operações frequentemente críticas, o conhecimento essencial pode ser perdido para sempre, a menos que seja comunicado aos novos funcionários. Com isso em mente, é fácil entender por que a documentação adequada de todos os procedimentos operacionais é essencial não apenas para as funções contínuas da empresa, mas também para sua viabilidade e sucesso a longo prazo.

Aqui, mostrarei algumas das maneiras pelas quais o Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) é capaz de manter o conhecimento tribal de uma empresa e facilitar o treinamento de novos técnicos de manutenção e serviço em todos os aspectos de seus requisitos de trabalho. Em suma, as plataformas CMMS são capazes de fazer isso, garantindo que todas as operações de manutenção e informações relacionadas sejam devidamente documentadas e armazenadas, além de serem sistematicamente acessíveis a todos os funcionários, novos e antigos.

Dados da Ordem de Serviço

Além da capacidade do software CMMS de orientar os novos técnicos do início ao fim do processo de ordem de serviço, este módulo específico contém informações valiosas sobre todos os ativos essenciais da empresa. De valor para os novos técnicos de manutenção é sua capacidade de acessar operações de ativos e manuais de manutenção armazenados no banco de dados do sistema. Os técnicos que não estão familiarizados com quaisquer procedimentos de manutenção precisam apenas consultar o manual para obter instruções detalhadas e imagens úteis. Além disso, os técnicos podem revisar o histórico de ordens de serviço para um determinado ativo. Isso permite que eles vejam o que deu errado com os ativos no passado e como os problemas foram resolvidos. Um CMMS elimina quaisquer incertezas que possam existir fornecendo as informações necessárias com um simples clique do mouse ou toque em um tablet.

Plantas baixas interativas e mapas do site

Nem todos os sistemas têm esse recurso, mas os que têm são inestimáveis, principalmente para grandes instalações com vários ativos ou para empresas onde os técnicos trabalham em vários locais diferentes. Ter acesso à planta baixa interativa e aos mapas do local economiza tempo e recursos. Ao pesquisar um ativo específico no sistema CMMS, sua localização exata pode ser identificada rapidamente em sua planta baixa armazenada no banco de dados de uma empresa. Ser capaz de localizar um ativo que precise de manutenção sem orientação de outro técnico é um grande benefício para quem está começando. Isso os torna independentes muito mais rápido, liberando o tempo dos outros técnicos.

Cronogramas de manutenção preventiva

A Manutenção Preventiva é o principal atrativo para a maioria das empresas que escolhem um CMMS para gerenciar suas necessidades de manutenção. Embora seu objetivo principal seja supervisionar, agendar e relatar as verificações de manutenção de rotina de todos os equipamentos da empresa, o componente de manutenção preventiva do CMMS também é uma excelente ferramenta no treinamento de técnicos. O módulo de manutenção preventiva auxilia os novos técnicos de manutenção de várias maneiras, incluindo:

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  O recurso de agendamento de PM possibilita que os gerentes de manutenção deleguem e rastreiem ordens de serviço. No caso de um novo técnico, os gerentes de manutenção podem atribuir uma ordem de serviço mais adequada às suas habilidades para realizar a tarefa e encerrá-la no prazo. Como o CMMS permite que os gerentes de manutenção acompanhem o andamento de uma ordem de serviço, a ajuda pode ser oferecida a um novo técnico quando uma ordem de serviço estiver demorando muito para ser concluída. Se uma ordem de serviço que deveria ser concluída em uma hora ainda não for encerrada duas horas depois, o gerente sabe que há um problema, por exemplo.
  
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  Como uma verificação de controle de qualidade, o CMMS tem a capacidade adicional de impedir que novos técnicos fechem ordens de serviço por conta própria. Dessa forma, os gerentes podem verificar novamente se as inspeções de manutenção estão sendo feitas corretamente antes de fecharem as ordens de serviço por conta própria por meio do sistema CMMS. Depois que um novo técnico estiver na empresa por um tempo, suas configurações de permissão de usuário podem ser ajustadas.
  

De maneira mais geral, os PMs são um ótimo exemplo de como o software de gerenciamento de manutenção computadorizado preserva o conhecimento tribal. Quando uma empresa obtém um novo ativo pela primeira vez, o cronograma de MP é definido de acordo com as recomendações do fabricante. Mas com o tempo, o departamento de manutenção começará a ajustar o cronograma. Eles analisarão o histórico de reparos de ativos, verão quais reparos foram feitos e terão uma ideia do que funciona e do que não funciona. Ao levar em consideração a experiência direta dos técnicos com o ativo, eles podem definir seu próprio cronograma de PM e incluir todos os truques e dicas relacionados nos PMs.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Os KPIs são valores medidos quantitativamente que fornecem informações sobre a eficácia com que uma empresa está atingindo seus principais objetivos de negócios. Os KPIs são definidos com base nos objetivos exclusivos de uma empresa que podem incluir coisas como utilização de ativos, custos evitados, taxas de conformidade, previsão de demanda e satisfação do cliente, apenas para citar alguns. Para avaliar o desempenho de novos técnicos, os CMMSs têm a capacidade de conduzir KPIs de fim de mês especificamente relacionados aos recursos de mão de obra. Usando essa medida, os gerentes podem avaliar o desempenho dos novos técnicos, informando-os se estão sendo sobrecarregados ou desafiados.

Conclusão

Trazer novos funcionários exige o compromisso da empresa com o tempo, a energia e os recursos necessários para treiná-los. Cortar cantos no treinamento adequado cria riscos em várias frentes, incluindo produtividade, segurança e motivação, satisfação e retenção de funcionários. Embora os programas CMMS ofereçam uma solução robusta para o gerenciamento geral da manutenção, eles também têm o benefício adicional de treinar e monitorar o desempenho de novos técnicos. Considerados em conjunto, isso torna os sistemas CMMS um recurso econômico e produtivo para operações eficazes e lucrativas da empresa.