Dominando KPIs de CMMS: Aumente a Eficiência e Impulsione o Sucesso

KPIs (indicadores-chave de desempenho) são todos sobre definir metas e rastrear progresso. Basicamente, os blocos de construção fundamentais do sucesso. Mas como funcionam e quais você deve usar?

Antes de ter um KPI, você precisa de uma meta. Uma vez que tem a meta, pode decidir quais KPIs usar para medir o quão bem você está indo. Mas tenha cuidado. Vale a pena dedicar tempo para examinar de perto a ideia toda de "quão bem você está indo". Frequentemente, não é tão simples quanto apenas "bom" ou "ruim".

KPIs para longe e rápido

Por exemplo, você pode estar rastreando tempo na chave de fenda, com a meta de ter técnicos gastando pelo menos 50% do dia ativamente encerrando ordens de serviço. Olhando os números, você vê que está atualmente em 45%; está indo bem, certo? Está perto da sua meta. Mas quanto tempo levou para chegar lá? E se você só está ganhando um porcentagem por ano? Fez progresso, mas levou muito tempo, e olhando para frente, você está disposto a esperar cinco anos para finalmente atingir sua meta?

Ao determinar o quão bem estamos indo, um tipo de KPI geralmente não é suficiente. Neste exemplo, temos algo que nos diz o quão perto estamos da meta e outra coisa que nos diz o quão rápido estamos nos movendo em direção a ela. É como se você estivesse em uma viagem de carro. Um tipo de KPI diz o quão longe você foi. É seu hodômetro. Mas outro tipo de KPI diz o quão rápido você está se movendo em direção ao seu destino. Esse é seu velocímetro. E você precisa dos dois para realmente entender como sua viagem está indo.

KPIs que atrasam e que lideram

De forma ampla, existem duas categorias de indicadores de desempenho, atrasados (lagging) e antecedentes (leading). O primeiro é o tipo que vem à mente quando você pensa em KPIs; o segundo é talvez um pouco menos óbvio, mas igualmente importante.

Indicadores atrasados

Aqui você usa dados históricos para ver se está se movendo em direção ou para longe de uma meta. Então, se sua meta é perder peso ou aumentar quantos flexões você consegue fazer, vai olhar seu peso ou recordes pessoais de flexões nos últimos meses, plotá-los em um gráfico e olhar a linha de tendência.

As coisas estão melhorando! Linha de tendência azul claro mostra um aumento geral.

Para perder peso, você vai querer uma linha apontando para baixo, mas para aumentar flexões máximas, vai querer uma apontando para cima. Usando indicadores atrasados, você pode meio que prever quando vai atingir sua meta. Não vai ser exato, mas se tudo permanecer geralmente igual, você terá uma boa ideia do que o futuro parece. Lembre-se, para KPIs atrasados, você tem um por meta. Você quer perder peso, o KPI é seu peso. Quer fazer mais flexões, o KPI é seu número máximo de flexões.

Indicadores antecedentes

Aqui, você rastreia todas as coisas que deveria estar fazendo para atingir sua meta. Diferente de KPIs atrasados, onde geralmente é um por meta, agora temos uma coleção. Para perder peso, podemos incluir KPIs sobre calorias consumidas e queimadas, tempo na academia, que podemos então subdividir em KPIs para cardio e pesos, e até um para horas de sono por noite. Não estamos rastreando movimento absoluto em direção à meta. Em vez disso, estamos olhando para as coisas que sabemos que nos ajudam a chegar lá.

Como é improvável que seu trabalho seja observar sua cintura e ficar muito bom em flexões, vale a pena ver um exemplo rápido e específico da manufatura. Sua meta é ter o menor número possível de ordens de serviço não programadas para sua grande prensa crítica. Seu KPI atrasado é simples: o número de ordens de serviço sob demanda nessa prensa. Quanto menor esse número, melhor você está indo. Para KPIs antecedentes, você pode rastrear o número de MPs perdidas. Quantas vezes inspeções visuais programadas foram perdidas? Quantas vezes você pulou teste e troca de lubrificação? Pode ser que técnicos exijam treinamento específico antes de poderem fazer MPs na prensa. Outro KPI antecedente poderia ser o número de técnicos que completaram esse treinamento.

KPIs que realmente importam

Quais são os KPIs mais importantes? Depende do que você se importa e quer melhorar. No final, um bom KPI é aquele que melhora o comportamento das pessoas. Faz as pessoas reavaliarem como fazem seu trabalho, movendo-as de práticas comuns para melhores práticas.

Só não se empolgue demais. No começo, você pode ter uma lista longa, mas vai querer reduzi-la um pouco. Com um bom software CMMS, KPIs são fáceis de configurar, mas em alguns casos, rastrear um KPI pode significar configurar novas maneiras de coletar dados. Um exemplo: você quer perder peso, mas antes de configurar um KPI para rastrear seu progresso, primeiro precisa ir à loja e comprar uma balança. Outro exemplo: você quer um KPI relacionado ao número de ciclos de uma bomba. Você tem uma maneira confiável e precisa de coletar esses dados, ou vai ter que investir em novos equipamentos?

Se não consegue decidir ou não tem certeza de quais vão funcionar melhor para suas operações, sempre pode começar com alguns dos KPIs mais padrão.

KPIs, os "clássicos"

Sua lista final de KPIs será determinada pela sua indústria e circunstâncias e necessidades específicas. E pode mudar com o tempo à medida que você a afina, atinge metas e define novas. Mas ao começar, pode ser melhor ir com alguns dos KPIs mais comuns. Uma das vantagens é que existe um padrão "de classe mundial" para os mais comuns que foi estabelecido ao longo do tempo através de experiência prática direta. Você não precisa usar padrões "de classe mundial" como suas metas inicial, mas é bom mantê-los em mente como forma de benchmark.

MTBF

Para este e o próximo, há um post completo no blog que explica as diferenças entre eles, como usá-los e por que são importantes.

Para um resumo rápido: tempo médio entre falhas é quanto tempo um ativo roda antes de precisar ser consertado. Não substituído, consertado. Isso é importante porque só é usado para ativos que podem ser reparados.

Pegue o número total de horas que o ativo esteve em operação, o número de vezes que falhou e a quantidade de tempo que levou para reparar após cada falha. Então pegue o número total de horas de operação e divida pelo número total de falhas. Não inclua o tempo que ficou offline para manutenção preventiva. Se isso parece muito para guardar na cabeça, é porque pode ser. Para uma explicação mais abrangente, veja o post original do blog. E para realmente configurar e rastrear este KPI, consiga um bom CMMS.

MTBF te diz muito, incluindo:

• quão bem os técnicos estão fazendo reparos
• quão cuidadosamente os operadores estão usando um ativo
• quão efetivamente suas MPs estão pegando problemas cedo

MTTF

Quanto tempo uma lâmpada vai durar? Esse é o tempo médio até a falha: quanto tempo algo dura antes de precisar ser substituído. Diferente do MTBF, aqui só olhamos para ativos que não podem ser consertados, apenas substituídos. Para obter o MTTF, precisamos de um monte do mesmo item. Então, digamos que você tem cinco lâmpadas e elas duram 30, 31, 30, 35 e 25 horas. O MTTF é todos esses números somados e divididos por cinco: um pouco mais de 30 horas.

MTTF nos diz que deveríamos trocar de marca de lâmpadas. Esses números são terríveis. Geralmente, se você quer melhorar este KPI, precisa comprar itens de melhor qualidade. A melhor frase do post antigo do blog é "Este é seu KPI você-recebe-o-que-paga".

Backlog de manutenção

A pilha sempre crescente de ordens de serviço que seu técnico precisa encerrar. Pode parecer à primeira vista que você queria backlog zero, mas um KPI realmente baixo aqui sugere que você provavelmente tem equipe demais.

Porcentagem de manutenção planejada (PMP)

Departamentos de manutenção têm muitas boas razões para querer se afastar da incerteza de ordens de serviço reativas, sob demanda, e todo o estresse e custos que vêm com elas. Manutenção preventiva garante que problemas sejam descobertos e corrigidos antes que tenham chance de crescer em problemas que estouram o orçamento.

PMP mostra qual porcentagem de todas as suas ordens de serviço são de manutenção preventiva. Quanto maior o número, melhor. O padrão de classe mundial é cerca de 80%.

Conformidade de manutenção preventiva (PMC)

Similar ao PMP, mas um pouco diferente. Aqui você olha quantas das suas MPs estão sendo encerradas. Se seu número é alto, significa que seu programa de manutenção preventiva está sendo seguido. Se você está em 100%, pode significar que é hora de adicionar mais MPs ao cronograma; você parece ter os recursos para isso.

Um número baixo significa que seu programa de manutenção preventiva não está sendo seguido, e no futuro, isso vai arrastar o PMP para baixo também.

Próximos passos

Se você não tem um CMMS, consiga um. Nada vai tornar o rastreamento de KPIs mais fácil do que um CMMS intuitivo e amigável. Não tem certeza se um CMMS vai valer a pena? Você pode calcular seu ROI de CMMS usando nossa calculadora de ROI. Você terá uma boa ideia de como a matemática vai funcionar a seu favor. Se você já tem um CMMS, mas ele não está entregando o que foi prometido, consiga um novo. Em qualquer caso, certifique-se de que ao conversar com provedores você pergunte sobre KPIs. Você quer uma solução que torne o rastreamento e relatórios deles fáceis.

Se você já tem um CMMS, KPIs são uma ótima maneira de alavancar seu investimento. Se você ama seu CMMS mas não tem certeza de como usá-lo para KPIs, ligue para seu provedor e peça treinamento extra. Não tenha vergonha. Um bom provedor quer que você tire o máximo proveito do produto deles.