10 hacks para melhorar seu programa de PM

De acordo com uma pesquisa recente, cerca de 33% das organizações afirmam ter um programa de manutenção preventiva. Mas eles também dizem que esses programas são ineficazes.

Um bom programa de PM ajuda o departamento de manutenção a funcionar sem problemas, tornando toda a organização mais eficiente em geral. Portanto, é fácil ver por que as pessoas querem implementá-los. A verdadeira questão, então, é:“Onde as organizações estão errando?” E o mais importante:como você pode evitar os mesmos erros?

Mas antes de procurar maneiras de tornar um programa mais eficaz, vejamos os sinais indicadores de um programa de PM ineficaz. Temos que ser capazes de reconhecer o problema antes de poder corrigi-lo.

Custos de manutenção constantes

Uma das maneiras mais fáceis de ver como seu programa de PM está funcionando é observar seus custos antes e depois da implementação. Observe especificamente os números de pré e pós-implementação para mão de obra e manutenção não programada. Se você não observar uma diminuição geral, isso pode significar que seu programa de PM não está entregando o que deveria.

Números de tempo de inatividade estáveis

Um plano de manutenção preventiva eficiente deve reduzir a quantidade de trabalho não planejado para menos de 20% do total. Se não houver alteração na quantidade de tempo de inatividade não programado, seu plano de manutenção preventiva não está funcionando como deveria. Você também pode analisar outros custos associados ao tempo de inatividade não programado. Por exemplo, horas extras para técnicos da empresa e chamadas de emergência para fornecedores terceirizados. Se esses números também não estiverem diminuindo, seu programa não está funcionando.

Gerenciamento de estoque desorganizado

O gerenciamento de estoque adequado aumenta os lucros minimizando os custos por meio do consumo otimizado de recursos. Dito com poucas palavras extravagantes, gerenciamento de estoque significa ter o estoque certo, na hora certa, com o custo certo. Se você está sempre com falta de peças e materiais de que precisa e está custando muito em frete expresso extra, seu programa de PM está deixando você na mão.

Agora que conhecemos os sintomas de um programa ruim de PM, vamos ver as curas.

Como corrigir seus problemas de manutenção preventiva

Qual deles funcionará para você depende do motivo pelo qual você está tendo problemas em primeiro lugar. Talvez seja necessário implementar apenas algumas alterações. Mas mesmo que haja mais do que alguns, eles ainda valerão a pena. Um programa de PM eficaz oferece um ROI forte que fica ótimo no relatório anual da empresa. Talvez, mais importante, tire um peso enorme dos ombros coletivos do departamento de manutenção.

Aproveite o tempo para implementar o programa corretamente

Um programa de PM só é tão eficaz quanto sua implementação. Pense desta forma:o que você precisa para cultivar a colheita perfeita? São apenas sementes? Essa é uma parte importante, mas você também precisará de água e fertilizante – e tempo, conhecimento e paciência para combiná-los adequadamente.

Então, quais são os ingredientes para uma boa implementação? São a mesma coisa:tempo, conhecimento e paciência.

Primeiro, certifique-se de permitir tempo suficiente. As coisas não vão acontecer da noite para o dia. Você e sua equipe provavelmente terão que trabalhar com um CMMS ou um software de manutenção preventiva para configurar as coisas no lado do software. Então há tempo para o treinamento adequado. Ao analisar o investimento de tempo, lembre-se sempre de que valerá a pena no longo prazo.

Em segundo lugar, certifique-se de ter o conhecimento certo. Um bom provedor de CMMS poderá orientá-lo nas etapas necessárias para garantir que tudo seja feito corretamente. Eles devem ter muita experiência, o que significa que podem ajudá-lo a evitar todas as armadilhas comuns.

Terceiro, e para algumas pessoas este é o mais difícil, não se apresse e não espere resultados imediatos.

Configure PMs com base na criticidade, idade e histórico de ordens de serviço

Todos os ativos são importantes, mas alguns são muito mais importantes do que outros, e você precisa organizar seus PMs de acordo. O que acontece quando o motor da correia transportadora principal morre? Até que você possa consertá-lo, suas operações estão paradas. Mas e o micro-ondas na sala de descanso?

Para cada ativo, você precisa determinar o nível de criticidade. Quanto mais crítico um ativo é, mais PMs ele recebe. Mas a criticidade não é a única métrica. Você também precisa olhar para coisas como idade e história passada. Quanto mais antiga é uma máquina, mais você precisa cuidar dela. E ativos que lhe deram problemas no passado, eles também precisam de mais PMs.

Certifique-se de que seu CMMS esteja recebendo uma dieta constante de dados de alta qualidade

Lembre-se, o poder do programa PM vem de sua capacidade de alavancar dados. Portanto, você precisa garantir que ele seja atualizado regularmente e que todos os dados relacionados à manutenção entrem no sistema. Você precisa alimentar o programa com muitos dados para que ele possa produzir os horários certos. Por exemplo, como você sabe quando trocar o óleo do seu carro? Você está apenas supondo, a menos que saiba:

• a milhagem atual e a milhagem na última alteração
• as recomendações do fabricante sobre quando trocar o óleo
• qualquer trabalho feito no motor que possa afetar o óleo

Durante os estágios iniciais de implementação, enfatize a importância de manter o CMMS atualizado. É um hábito importante que todos na equipe precisam desenvolver. Uma vez que o programa de PM esteja em vigor, você deve continuar verificando em intervalos regulares se todos estão alimentando o CMMS com o que ele precisa para crescer e melhorar.

Continue ajustando o programa de PM à medida que avança

Mesmo que você o configure perfeitamente no início, as coisas mudam com o tempo, então sempre haverá a necessidade de ajustar o programa às circunstâncias atuais.

Para um exemplo simples, você só precisa verificar os pneus da sua bicicleta nova uma vez por mês. Mas seis meses depois, com exatamente a mesma moto, agora você precisa verificar os pneus uma vez por semana. Quando a moto era nova, uma vez por mês era perfeito. Mas com o tempo, muda para uma vez por semana.

Mas é preciso mais do que apenas gerentes para tornar um programa de PM bem-sucedido. Os técnicos também desempenham um papel vital no processo. Vamos explorar o papel deles e como, como gerente, você pode maximizar a contribuição dos técnicos.

Atualize todos os manuais relacionados a ativos e equipamentos

Para manter a metáfora da dieta saudável um pouco mais, quando você estiver configurando o programa PM e carregando tudo no CMMS, lembre-se de que o café da manhã é a refeição mais importante do dia. Certifique-se de que todos os manuais de O&M e outros materiais relacionados a ativos estejam atualizados.

Todos os manuais relacionados ao maquinário devem ser mantidos prontamente disponíveis no CMMS para que assim que houver um problema, ele possa ser resolvido rapidamente.

Treinamento eficaz da equipe sobre o Programa de Manutenção Preventiva

Nenhuma estratégia ou programa pode ser bem sucedido sem o apoio das pessoas que o implementam. A equipe de manutenção precisa de informações completas sobre o programa de PM. Eles devem ser informados sobre o programa de PM e treinamento formal deve ser realizado sobre quais atividades eles precisam realizar em caso de avarias.

A equipe de manutenção deve conhecer o fluxo completo do processo de trabalho e como gerenciar informações valiosas para todos os ativos essenciais. Eles devem ser mostrados como acompanhar todas as ordens de serviço anteriores para que possam ver o que deu errado com um ativo no passado e como esse problema específico foi resolvido.

Desenvolva e priorize uma lista de equipamentos críticos

É fácil se perder se sua empresa tiver uma lista muito longa de equipamentos. Isso torna difícil gerenciar tudo ao mesmo tempo. Portanto, é vital ordenar os ativos por criticidade. Todos os equipamentos ou ativos com maior probabilidade de apresentar problemas devem ser identificados para que ações de mitigação possam ser tomadas em conformidade.

Ativos com tempos de inatividade mais longos e mais frequentes devem ser priorizados e colocados no topo da lista. A lista precisa identificar quais equipamentos possuem:

• Mais tempo de inatividade
• Maior perda de produção
• maiores problemas de qualidade

Ao identificar esses fatores, você pode priorizar sua lista de ativos.

Acompanhe a idade do recurso

A idade do equipamento geralmente determina quanta manutenção ele exigirá. À medida que o equipamento envelhece, requer mais manutenção, com mais frequência. Novos equipamentos são muito menos propensos a quebrar.

Para resolver problemas relacionados à idade, você precisa realizar uma restauração programada. Isso deve ser feito para ativos que se desgastaram até o ponto em que a falha é previsível. O objetivo é restaurar o ativo o mais próximo possível de sua condição de novo.

Mantenha a simplicidade dividindo grandes máquinas em componentes

Uma máquina contém várias peças, de modo que se torna um processo demorado se a ordem de serviço for criada para a máquina em vez de uma peça específica que precisa ser consertada. Dividir a máquina em componentes simples garante que o técnico não tenha que desperdiçar inspecionando toda a máquina.

Por exemplo, ser solicitado a examinar um moinho a frio pode ser esmagador. Você não tem certeza de onde procurar primeiro. Mas dividir a fábrica em seus sistemas de componentes torna mais fácil ver um caminho para o sucesso.

Sempre que fizer alterações no programa, observe seu histórico atual. Você está vendo os resultados que deseja? Seus resultados lhe dirão onde o programa está funcionando e onde precisa de atenção extra. Além disso, veja o que mudou desde que o programa foi iniciado. Em nosso exemplo simples com a bicicleta, passamos de uma bicicleta nova para uma de seis meses, então fazia sentido aumentar a frequência de MPs. Outros fatores mudaram? Novo cavaleiro? Falhas recentes? Isso afetaria não apenas a frequência, mas também os tipos de MPs.

Próximas etapas (Obtenha um CMMS que você adora)

Aqui está a dica mais importante:um plano de manutenção preventiva eficaz precisa de um software CMMS. Não há melhor maneira de reunir e aproveitar todos os dados que vão impulsionar seu programa. Se você não tem um, pegue um. Se você tem um que não gosta, compre um novo. Se você está insatisfeito, encontre um provedor novo e melhor.