Aprovação nos testes COVID-19:instalações educacionais e software escolar CMMS

O COVID-19 apresenta desafios únicos para todos, especialmente para os gerentes de instalações e manutenção encarregados de manter as pessoas seguras e os ativos funcionando. Queremos compartilhar maneiras de proteger sua equipe e organização durante desligamentos totais ou parciais e, em seguida, quando as coisas forem reabertas. Vamos olhar especificamente para escolas e campi, mas as informações se aplicam a todos os setores.
Os objetivos continuam os mesmos. Mantenha as pessoas seguras e os ativos funcionando. Mas haverá mudanças em como você faz isso.

Configure novos cronogramas de saneamento com o software CMMS

No passado, você provavelmente pensava mais em manter as coisas limpas. Limpando pisos enlameados e limpando superfícies manchadas de impressões digitais. Mas agora, limpo não é suficiente. O novo padrão é mais alto. As coisas precisam ser higienizadas. Concentre-se em superfícies que são tocadas regularmente. Esses incluem:

• Maçanetas
• Interruptores de luz
• Mesas
• Corrimões
• Teclados e telas sensíveis ao toque
• Botões do elevador
• Puxadores do banheiro

A lista varia de acordo com a sua instalação. Por exemplo, a maioria das escolas primárias não tem elevadores. Mas, como regra geral, se uma superfície for tocada em qualquer momento do dia, higienize-a com frequência.



O desafio é que esse trabalho é crítico, fácil de fazer incorretamente e não há tempo para uma curva de aprendizado. Precisa ser feito direito, desde o início.
Como você pode garantir que as superfícies sejam higienizadas corretamente?

Use modelos de ordem de serviço com o software CMMS para compartilhar informações importantes de forma consistente

Para garantir que as superfícies sejam limpas corretamente, crie modelos para que você possa copiar facilmente instruções e informações importantes em novas ordens de serviço. Lembre-se, não basta ter ordens de serviço para saneamento. Você precisa daqueles que explicam como higienizar o mais completamente possível.

Você pode e deve empacotar muitas informações em uma ordem de serviço do software CMMS, incluindo:

• Instruções passo a passo
• Listas de verificação personalizáveis
• Imagens digitais, esquemas e documentos
• Históricos completos de ordens de serviço de ativos
• Plantas interativas de piso e terreno

Para ordens de serviço relacionadas à higienização, certifique-se de incluir instruções sobre como preparar adequadamente e usar os produtos com segurança.

Mistura e manuseio

Este depende dos produtos que sua instalação usa. Em alguns casos, você precisará misturar produtos químicos antes de usá-los. Em outros, tudo vem pré-misturado. Certifique-se de que as ordens de serviço incluam informações sobre como preparar os produtos, incluindo qualquer equipamento de proteção individual necessário. Muitos produtos de limpeza são corrosivos e luvas e óculos de proteção ou protetores faciais ajudam a proteger contra o contato com a pele e os olhos.

Você também deve incluir informações sobre quais produtos químicos não devem ser misturados. Os técnicos podem ficar tentados a misturar um pouco de cada limpador em um “super limpador”, mas os resultados podem ser tóxicos. A mistura de amônia e alvejante cria vapores de cloramina, que podem queimar a garganta e os olhos. A mistura de álcool e alvejante cria clorofórmio e ácido clorídrico. Níveis baixos causam tontura, enquanto níveis mais altos causam danos à pele, olhos, pulmões, rins, fígado e, eventualmente, morte.

Tipo, ordem de uso e tempo de contato

Os produtos de limpeza não são o mesmo que desinfetantes e, para obter o melhor resultado, você precisa usar os produtos certos na ordem certa.

Geralmente, os produtos de limpeza são usados ​​para remover gordura e material orgânico antes da desinfecção. Depois que a superfície estiver limpa, você pode aplicar o desinfetante, que contém produtos químicos que matam os germes. As pessoas geralmente pensam que usar muita “gordura de cotovelo” é a melhor maneira de limpar, mas ao desinfetar, você precisa primeiro dar aos produtos tempo de contato suficiente para funcionar.

Como misturar produtos de limpeza com segurança e usar adequadamente os produtos de limpeza podem ser abordados nas instruções passo a passo das ordens de serviço e nas listas de verificação personalizáveis ​​na ordem de serviço do CMMS. E usando modelos, você pode incluir todas essas informações em todas as ordens de serviço relacionadas ao saneamento. Quando você precisar de uma nova ordem de serviço, comece com o modelo repleto de informações e adicione quaisquer informações adicionais.

Algumas escolas e campi estão criando novos materiais de treinamento para os técnicos para garantir que eles tenham todas as informações necessárias para trabalhar com segurança e eficácia. Mas é um processo que certifica todos como treinados, e nem todos podem ser treinados ao mesmo tempo. Para contornar isso, você pode verificar os perfis dos técnicos antes de atribuir tarefas a eles para garantir que eles tenham recebido o treinamento necessário.


Adicionar um cronograma de saneamento é apenas uma parte da solução. O que mais você deveria estar fazendo diferente?

Ajuste seus cronogramas de manutenção preventiva com o software CMMS

Além de novas tarefas de saneamento, você também deve aumentar partes de seu cronograma de manutenção preventiva existente. Se você não tem um programa, agora é a hora de começar um. Geralmente, a manutenção preventiva oferece:

• Aumento do tempo de atividade
• Vida útil mais longa do ativo
• Gerenciamento de estoque mais fácil
• Melhor eficiência
• Aumento da segurança

Tudo isso é importante, mas com o COVID-19, eles se tornaram críticos.

Ative alguns PMs

Organizações de todos os setores estão sendo forçadas a cortar todos os custos possíveis. E isso significa que os departamentos de manutenção estão sendo solicitados a fazer mais com menos, com um número menor de técnicos e um olhar mais atento aos custos. A última coisa que você precisa agora é um tempo de inatividade não programado em um ativo importante. Agora não é hora de a caldeira parar de funcionar. Para garantir que tudo o que você precisa permaneça online, aumente a frequência e a quantidade de manutenção preventiva em ativos críticos.

Pausar algumas MPs

Ao mesmo tempo, existem alguns PMs que você pode querer pensar em parar completamente. Para uma escola primária, por exemplo, não há necessidade de verificar periodicamente as estruturas de lazer ao ar livre. Na maioria das áreas, eles estão fora dos limites. Em um grande campus universitário, os departamentos podem pausar a manutenção programada em alguns dos ativos nas cozinhas dos refeitórios. A maioria dos ativos ociosos não precisa do mesmo nível de atenção.

Pausar PMs também pode ajudar com relatórios. No final do mês, você não precisa percorrer um monte de PMs perdidas que nunca deveria ter feito de qualquer maneira. Pode fazer mais sentido pausá-los por enquanto, liberando você para usar o tempo do seu departamento de maneiras que melhor correspondam à situação atual. Pense desta forma:você pode ter um cronograma para regar seu gramado todos os domingos à noite durante o verão, mas não faz sentido seguir o cronograma quando houve uma tempestade no domingo à tarde.


Um bom CMMS permite pausar e reproduzir sua programação de PM com apenas alguns cliques.

Mudar para PMs negligenciados

Com mais tempo para trabalhar, você pode finalmente colocar em dia todas as manutenções preventivas que estavam sendo deixadas de lado. Você tem tempo para investir em todos aqueles pequenos projetos que podem resultar em maior confiabilidade e eficiência. Você também pode usar o tempo para estabelecer fluxos de trabalho melhores para o futuro. Isso pode incluir a adoção do software CMMS. Mesmo nos melhores momentos, alguns departamentos de manutenção acham difícil manter seu ritmo de trabalho regular ao mesmo tempo em que coletam e organizam dados para implementar o software CMMS. Enquanto as linhas de produção estão inoperantes e o espaço do escritório não está sendo usado, você pode se preparar para o sucesso quando as coisas voltarem a funcionar.

Parte da programação da manutenção preventiva é garantir que você tenha as peças e os materiais certos no momento certo. Se você estiver programado para consertar a tela do projetor em uma sala de aula, precisará das peças certas à mão para fazer isso. Então, qual é a melhor maneira de gerenciar o estoque?

Proteja cadeias de suprimentos críticas com gerenciamento de inventário automatizado com software CMMS

O objetivo do gerenciamento de estoque é ter a peça certa na hora certa e pelo preço certo. Quando você calcula mal e não tem a peça de que precisa quando precisa, geralmente pode compensar pagando um pouco mais pelo frete expresso. Geralmente, você nem sempre tem a peça certa quando precisa, mas com um pouco de paciência e dinheiro, você pode conseguir. Mas o COVID-19 está colocando uma nova pressão nas cadeias de suprimentos. Mais do que nunca, não há espaço para erros. Com os prazos de entrega aumentando, você precisa receber pedidos muito antes de acabar.

É possível fazer isso com papel ou planilhas, mas o software CMMS é mais fácil. Primeiro, ele usa as peças e materiais associados às ordens de serviço para manter as contagens de estoque atualizadas em tempo real. De volta ao exemplo da tela do projetor. Assim que a ordem de serviço é encerrada, o software remove as peças associadas do estoque. Você sempre sabe exatamente quantos você tem em reserva. Segundo, assim que esse número cair abaixo do mínimo personalizável, o software enviará um alerta, informando que é hora de reordenar. O módulo de compras automatiza muitos dos próximos passos, facilitando o contato com os fornecedores.

Divisões escolares e grandes campi com várias instalações também podem se beneficiar do compartilhamento de estoque. De dentro do software CMMS, eles podem verificar facilmente todos os estoques. Por enquanto, será muito mais fácil pegar peças e materiais extras de uma segunda instalação do que pedir de um fornecedor.

Planejar o trabalho é uma coisa, garantir que seja feito é outra. Você precisa de uma maneira de garantir que seu cronograma de manutenção preventiva esteja sendo seguido. Como você pode criar transparência e impor responsabilidade?

Acompanhar ordens de serviço usando categorias e relatórios

Agendar o saneamento e a manutenção preventiva é o primeiro passo, mas você precisa acompanhar as tarefas relacionadas ao COVID-19 para garantir que nada esteja escapando. Uma maneira é adicionar categorias a ordens de serviço de manutenção preventiva e sob demanda. Se estiver trabalhando com papel, você pode fazer algo simples marcando a data com um marcador amarelo. Com planilhas, você pode usar uma cor diferente para a fonte. Então, quando você estiver criando relatórios, poderá reunir mais todas as ordens de serviço críticas.

Você precisa olhar

• Número de MPs concluídos
• Número de PMs concluídos no prazo
• Porcentagem de PMs concluídos a tempo

É demorado com um sistema baseado em papel ou planilha, mas é factível. Com o software CMMS e relatórios gerados automaticamente, é muito mais fácil. Coloque todas as ordens de serviço e PMs associados na mesma categoria, e o software pode extrair todos os dados, criar gráficos e calcular KPIs.

Independentemente de como você compila os relatórios, é uma boa ideia aumentar a frequência. Se houver lacunas em seus processos, você precisa encontrá-las e resolvê-las imediatamente.

Trabalhe remotamente com o software CMMS

A necessidade de distanciamento social é um dos maiores desafios. Se sua equipe está acostumada a trabalhar em conjunto, compartilhar informações verbalmente e ser capaz de se aproximar e fazer perguntas quando ficam presas, o COVID-19 está tendo um efeito enorme. Pode parecer impossível trabalhar de forma eficaz quando todas aquelas coisas que damos como garantidas, ser capaz de trabalhar ombro a ombro e conversar cara a cara, de repente desaparecem. Como você pode organizar sua equipe quando ninguém pode fazer algo tão simples quanto passar em seu escritório?

Você precisa encontrar novos canais de comunicação que sejam claros e confiáveis. Você precisa de maneiras de padronizar as informações para que elas se movam facilmente entre os membros da equipe. Além disso, você precisa de uma maneira de manter todos informados, para atualizar as informações em tempo real.

Existem várias opções, incluindo e-mails de grupo e árvores telefônicas. Se você já os usa, sabe tudo sobre as desvantagens. O software CMMS apoiado pela computação em nuvem mantém sua equipe conectada, mesmo de longe. Todos os dados do departamento são armazenados em um banco de dados central, onde é feito backup e mantido em segurança. Mas é mais do que seguro, é acessível. Você e sua equipe podem fazer logon de qualquer desktop, laptop ou dispositivo móvel conectado à Internet. Uma vez dentro do CMMS, não importa onde você esteja. Você pode:

• Gerar, atribuir e rastrear ordens de serviço
• Programe e acompanhe tarefas de manutenção preventiva
• Controlar inventário
• Gerar relatórios automaticamente

Tudo o que cobrimos, você pode fazer remotamente.

Hippo CMMS e você

Parece que a pandemia do COVID-19 mudou tudo e todos estão tentando lidar com muita incerteza. Mas uma coisa nunca vai mudar. Estaremos sempre aqui para ajudar. Se você tiver dúvidas sobre CMMS e instalações educacionais, ou sobre qualquer outro setor, agora é a hora de entrar em contato conosco.