Como o Software CMMS Transforma a Gestão de Estoque em Instalações de Saúde

Imagine que você está gerenciando estoque para um hospital. Seu sucesso depende de ter respostas precisas para perguntas como: "Quais itens eu tenho?" e "Quanto de cada item eu tenho?"

Você também precisará de uma maneira de manter suas respostas precisas ao longo do tempo. Hospitais são ambientes de ritmo acelerado, e a medicina moderna envolve muitos dispositivos descartáveis de uso único. Níveis de estoque podem flutuar acentuadamente dia a dia, até hora a hora.

A solução é o recurso de rastreamento de estoque de um software CMMS, que permite que você se mantenha atualizado sobre cada item, até o último depressor de língua.

Veja como pode funcionar. Sempre que novo estoque chega, ele é escaneado e adicionado automaticamente aos seus registros através do CMMS. Como todo o sistema é baseado em nuvem, a informação está disponível de qualquer lugar, a qualquer momento. O CMMS também pode rastrear quando as coisas são usadas. Por exemplo, quando o motor vai em uma cama ajustável, as peças de reposição são indicadas na ordem de serviço, e quando o técnico fecha a ordem de serviço, as peças são automaticamente removidas dos seus registros de estoque.

Isso é impressionante, mas é apenas o começo. O rastreamento de estoque lhe dá respostas para uma ampla gama de perguntas importantes. A chave para responder a cada pergunta é usar seu software CMMS para coletar e manter as informações certas sobre os itens no seu estoque. Vamos olhar para algumas dessas perguntas e como respondê-las usando software CMMS.

Como posso encontrar rapidamente o que preciso?

Informações Necessárias: Nome, descrição e localização física.

Não ser capaz de encontrar algo é exatamente o mesmo que não tê-lo.

Certifique-se de incluir não apenas o nome do item, mas também uma descrição. Embora a maioria das pessoas saiba o nome exato, algumas só saberão como algo parece ou o que faz. Adicionar tanto o nome quanto a descrição também resolve o problema de itens terem mais de um nome. Depressores de língua, por exemplo, são frequentemente chamados de espátulas, mas são usados apenas para uma coisa.

Se o estoque for dividido entre várias instalações, certifique-se de incluir a localização de cada item. Isso pode ser tão geral quanto a sala em que está, ou tão específico quanto prateleira e caixa exatas, dependendo do tamanho e sofisticação do seu sistema.

Como posso comprar mais?

Informações Necessárias: Detalhes de contato do fornecedor de compra, número de peça, número de série e listas de preços atuais.

Esta é toda a informação que você precisa para fazer um pedido de forma rápida e fácil ao reabastecer. A verdadeira vantagem de ter essa informação para rastreamento de estoque baseado em CMMS é que você não precisa fazer pedidos; o CMMS faz isso por você. Uma vez que você configurou limites de reabastecimento, o software pode usar níveis existentes e prazos de entrega estimados para calcular quando fazer o próximo pedido.

O que faço se um item estiver com defeito?

Informações Necessárias: Detalhes de contato do fabricante, detalhes de contato do fornecedor de compra e número do lote da garantia.

Informações sobre a garantia serão cruciais enquanto você decide seus próximos passos. Em alguns casos, você pode ter que contatar o fabricante, enquanto em outros, reivindicações de garantia são tratadas pelo fornecedor de compra. De qualquer forma, ter o número do lote pode poupar dores de cabeça no futuro, porque você pode rastrear facilmente tudo mais no seu estoque que é do mesmo lote ruim e tentar devolvê-lo também.

Quando preciso reabastecer?

Informações Necessárias: Criticidade.

O nível de criticidade não está escrito na lateral da caixa. É algo que você tem que calcular por conta própria para cada item no estoque. Basicamente, é a resposta para a pergunta "Quão difícil seria administrar este hospital sem este item?"

Podemos ver como isso funciona comparando um analisador de química com um desfibrilador. Pode parecer que o desfibrilador é mais crítico, porque o dispositivo é usado para reiniciar o coração de um paciente. Um analisador de química, por outro lado, parece menos crítico. Quando está quebrado, os médicos simplesmente não podem solicitar exames de sangue. Mas o analisador de química tem uma criticidade maior. Provavelmente há apenas um analisador de química no laboratório, mas há muitos desfibriladores por todo o hospital. Se um não está funcionando, há muitos outros que estão. Se o analisador de química não está funcionando, todo o laboratório para.

Uma vez que você determinou a criticidade, pode definir níveis de estoque seguros e limites de reordenação para peças de reposição. No exemplo acima, você pode ter bastante para o analisador de química, mas nenhum no local para os desfibriladores.

Conclusão

O gerenciamento de estoque bem-sucedido começa com determinar o que você tem e quanto você tem disso. Mas não termina aí. Pensando nas perguntas que você quer respondidas, a história que você quer que seu rastreamento de estoque conte, você pode determinar a informação que precisa e como melhor organizá-la dentro do seu CMMS.

Referências

PEW Research Center: Internet & Technology (2017) Mobile Fact Sheet.