O CMMS ajuda as unidades de saúde a enfrentar desafios crescentes

O setor de saúde sempre enfrentou uma longa lista de desafios, e a pandemia do COVID-19 piorou a situação ao criar problemas novos e muitas vezes inesperados. Agora, mais do que nunca, os gerentes de instalações e manutenção precisam assumir o controle de suas operações de manutenção, maximizando o atendimento ao paciente e minimizando os custos. O software CMMS finalmente torna isso possível.



Inicialmente, a expectativa era de que a maior ameaça do COVID-19 fosse sobrecarregar os hospitais. Os apelos em todo o país para “achatar a curva” visavam retardar a propagação do vírus, distribuindo o número de casos por um período mais longo, permitindo que as instalações trouxessem o pessoal e os suprimentos necessários. Em vez de um pico, a esperança era uma curva mais suave.

Mas o que acabou acontecendo foi inesperado:punir fechamentos financeiros para prestadores de serviços de saúde nos dois extremos do espectro, para locais com um grande número de casos e aqueles que viram apenas alguns. O que os conecta? Uma queda quase completa em pacientes não emergenciais e cirurgias eletivas, que é onde muitas instalações de atendimento obtêm a maior parte de seus lucros. The Washington Post comparou dois hospitais, o UMass Memorial Medical Center em Worcester, Massachusetts, com 2.700 pacientes com COVDI-19, e o Hospital Universitário MU Health Care em Columbia, Missouri, com apenas cerca de 40. Em ambos os casos, “cada hospital cancelou mais de 2.000 cirurgias. Dezenas de milhares de consultas clínicas desapareceram. A receita mensal dos pacientes caiu dezenas de milhões de dólares.” O jornal aponta então que, mesmo antes da pandemia, “mais de 1.200 hospitais operaram no vermelho em dois ou mais dos últimos cinco anos”.

E as coisas podem ficar ainda piores. Agora, há relatos de que os hospitais enfrentarão novos custos com equipamentos de proteção individual (EPI) e outros suprimentos relacionados ao COVID-19.

Mas antes de analisarmos como a solução CMMS certa ajuda as unidades de saúde a superar os desafios existentes e novos, vamos primeiro estabelecer algumas definições básicas. Por exemplo, o que se enquadra na categoria “unidade de saúde”?

Nota rápida:Conforme você percorre a lista, tente manter a contagem de todos os diferentes tipos de ativos e equipamentos necessários para operar essas instalações. É um grande número. Os cuidados de saúde, em todos os níveis, estão repletos de peças móveis interconectadas de missão crítica, das quais os profissionais de saúde dependem para oferecer atendimento de qualidade ao paciente.

Tipos de estabelecimentos de saúde

Antes de apresentar as maneiras específicas pelas quais um bom CMMS pode ajudar os gerentes de instalações e manutenção a manter as unidades de saúde funcionando sem problemas e resolver os desafios de saúde, é importante ter uma ideia melhor de quão amplo pode ser o termo "instalações de saúde".

Centros cirúrgicos ambulatoriais

Versões simplificadas de enfermarias cirúrgicas hospitalares, esses centros se concentram em uma faixa estreita de procedimentos cirúrgicos. As vantagens incluem custos mais baixos e menor risco de infecção. Às vezes também chamado de instalações cirúrgicas ambulatoriais.

Centro de nascimento

Ambientes de parto econômicos e inclusivos para a família. Por não terem os mesmos equipamentos dos hospitais, trabalham com gestações onde não há complicações conhecidas.

Bancos de sangue

Coleta, triagem e armazenamento seguro de sangue e plaquetas doados. Como o sangue e seus derivados não podem ser fabricados, esses centros são essenciais para todos, desde pessoas com anemia até vítimas de acidentes de carro.

Clínicas e consultórios médicos

Categoria ampla que abrange tudo, desde consultório particular de um clínico geral até consultório de dentista, de especialistas a clínicas sem consulta. O denominador comum é que eles trabalham em regime ambulatorial.

Centros de educação em diabetes

Oportunidades educacionais e apoio para aqueles com ou em risco de desenvolver a doença. À medida que a doença se torna mais difundida, esses centros estão se tornando mais comuns.

Centros de diálise

Atendimento especializado para pacientes com doença renal, que às vezes necessitam de diálise, filtragem de sangue e limpeza, até três vezes por semana.

Asilos

Cuidados de fim de vida com um amplo mandato para fornecer não apenas cuidados médicos, mas também emocionais. Embora alguns pacientes permaneçam em suas casas, aqueles com necessidades significativas são transferidos para asilos ou casas de repouso especializadas.

Hospitais

Grandes instalações de saúde que oferecem uma ampla gama de serviços médicos, desde o parto até unidades de terapia intensiva para pacientes com lesões com risco de vida. As enfermarias são geralmente divididas entre cuidados intensivos e não intensivos.

Centros de imagem e radiologia

Serviços de diagnóstico por imagem, incluindo tomografia computadorizada, ultrassonografia, raios-X e ressonância magnética. Os hospitais geralmente têm centros internos, mas as instalações ambulatoriais podem oferecer custos mais baixos e melhor agendamento.

Centros de tratamento de saúde mental e dependência

Outra categoria ampla, mas aqui inclui tudo, desde grandes instalações para muitos tipos de cuidados de saúde mental até instalações de tratamento especializado para vícios específicos, incluindo álcool, drogas ilegais e prescritas. Existem opções de internação e ambulatorial.

Asilos de idosos

Posicionado para pacientes com necessidades médicas de longo prazo que não são graves o suficiente para exigir hospitalização, mas que não podem ser atendidos em casa. Em alguns casos, eles são muito parecidos com complexos de apartamentos, mas com equipe médica em tempo integral. Geralmente para pacientes mais velhos, mas algumas instalações atendem a residentes mais jovens.

Centros de atendimento de urgência

Cuidados de saúde sob demanda que ficam entre a necessidade de um hospital e um consultório médico. Muitas vezes usado por pais com crianças doentes com tudo, desde uma gripe forte até um braço quebrado.



Essa é uma ampla gama de instalações, mas elas tendem a lidar com um conjunto comum de desafios, incluindo:

• Confiabilidade de ativos
• Segurança
• Saneamento
• Conformidade

Vejamos como o software moderno de gerenciamento de manutenção ajuda em cada um.

Aumente a confiabilidade dos ativos com o CMMS na área da saúde

Em todos os setores, as equipes de manutenção trabalham arduamente para manter os ativos em funcionamento. E as apostas são altas. Quando um equipamento importante deixa de funcionar em uma fábrica, isso afeta o resultado final. Tempo, dinheiro e até mesmo os empregos das pessoas estão em jogo. Mas para os cuidados de saúde, os riscos podem ser ainda maiores. Quando o elevador para de funcionar em um hospital, não há como transportar pacientes críticos para uma sala de cirurgia. Quando o sistema HVAC falha, a qualidade do ar cai, afetando todos com dificuldades respiratórias e sistemas imunológicos comprometidos. E se os sistemas de supressão de incêndio ou detecção de gás radônio falharem, é impossível mover rapidamente os pacientes acamados para um local seguro. Vidas estão em jogo.

O software moderno de gerenciamento de instalações resolve esses desafios de assistência médica e garante o tempo de atividade, tornando muito mais fácil estabelecer, executar e melhorar um programa de manutenção preventiva, incluindo:

• Planejamento
• Programação
• Acompanhamento
• Ajuste fino

Quando os ativos e equipamentos são novos, geralmente é melhor seguir as sugestões dos fabricantes para tarefas e frequências de manutenção preventiva. Assim, com base no manual do usuário, você planeja limpar a autoclave semanalmente enquanto sua válvula de purga de pressão recebe uma inspeção visual e testes mensais. Depois de definir o tempo e as tarefas, você pode carregá-los no CMMS como PMs baseados em tempo ou medidor. O software gera automaticamente os PMs à medida que eles surgem. Quando você quiser saber como está o desempenho do programa, pode criar relatórios rapidamente com base nas taxas de fechamento de PM. Ao contrário dos métodos baseados em papel e planilhas, nada passa despercebido. O software lembra quando as coisas são devidas e quando terminam.

Lembre-se, quando você estava configurando os PMs pela primeira vez, você seguiu o que estava no manual. Mas com o tempo, a equipe de manutenção começa a conhecer os ativos e equipamentos ainda melhor do que as pessoas que os projetaram e construíram. É por isso que, após rastreamento suficiente, você pode começar a ajustar o programa. Usamos o exemplo anterior de uma autoclave. Se você olhar para seus PMs históricos e descobrir que a válvula de sangria de pressão começou a travar a cada três semanas, você pode discar os PMs. Agora, em vez de uma inspeção visual e teste todo mês, você os define a cada duas semanas.

Aumente a segurança com CMMS nos cuidados de saúde

Um princípio quase universal na área da saúde é o Primum non nocere , que se traduz em “Primeiro, não faça mal”. A ideia é simples:não piore as coisas. Se estamos tentando ajudar as pessoas, a última coisa que queremos fazer é machucá-las no processo.

Para as equipes de manutenção em saúde, é a mesma coisa. A última coisa que eles querem é que alguém venha às suas instalações em busca de ajuda apenas para se machucar novamente. Imagine se alguém com o braço quebrado cair da escada porque o corrimão estava solto. Um viciado em um centro de recuperação ganha acesso a medicamentos prescritos porque uma fechadura da porta foi quebrada. Um paciente idoso que sofre de demência se afasta da instalação porque o alarme da porta não soou. Para garantir que isso não aconteça, as coisas precisam ser consertadas o mais rápido e perfeitamente possível. A ferramenta certa de gerenciamento de instalações torna sua equipe mais rápida e eficiente.

Já analisamos a manutenção preventiva, então vamos pular para as ordens de serviço sob demanda. Assim que alguém percebe um problema, pode alertar o departamento de manutenção usando o portal de solicitação de manutenção aberto. Em vez de enviar um e-mail desconexo ou deixar uma mensagem de voz incompleta, eles preenchem um rápido formulário online. E por possuir campos de dados predefinidos, a equipe de manutenção tem a garantia de obter as informações de que precisa. Imediatamente, o líder de manutenção pode revisar e aprovar a solicitação, gerar, priorizar e atribuir uma ordem de serviço e, em seguida, rastreá-la até o fechamento.

E por causa do que está incluído na ordem de serviço, os técnicos podem fazer mais rapidamente. Em vez de anotações rabiscadas em papel ou alguns detalhes amontoados em uma célula de planilha, as ordens de serviço do CMMS vêm repletas de informações úteis, incluindo:

• Instruções passo a passo
• Listas de verificação personalizáveis ​​
• Informações abrangentes sobre recursos
• Cópias digitais de esquemas, imagens e manuais de O&M
• Peças e materiais associados
• Mapas interativos e plantas baixas

Eles nunca precisam voltar ao escritório para pegar ou deixar a papelada. Eles nunca precisam correr de volta ao armário de suprimentos para pegar uma peça ou ferramenta que esqueceram ou não perceberam a necessidade até a metade de uma tarefa. Chega de correr por aí perguntando a outros técnicos como fazer algo. E o último da lista, mapas interativos e plantas baixas, é especialmente útil. Mesmo um pequeno hospital pode ser um labirinto. Agora, os técnicos vão exatamente onde são necessários.

Mantenha-se em movimento com o aplicativo móvel CMMS na área da saúde

Uma boa solução CMMS inclui um aplicativo CMMS que expande a gama de recursos disponíveis vinculando-se diretamente ao hardware e software de um dispositivo móvel, ajudando os técnicos a trabalhar com mais eficiência em trânsito.

Aplicativo de manutenção e notificações push

Um CMMS já facilita manter seus técnicos atualizados, centralizando dados e gerenciamento de ordens de serviço. Um bom aplicativo móvel leva um passo adiante com notificações push. Agora, em vez de esperar que os técnicos façam login no software para que possam ver suas novas atribuições, você pode usar o aplicativo em seu dispositivo móvel para alertá-los instantaneamente. Toda vez que você os atribui a uma nova ordem de serviço, o telefone toca enquanto o aplicativo exibe uma mensagem na tela.

É a mesma diferença básica entre um e-mail antigo e uma mensagem de texto. Quando você envia um e-mail, você precisa esperar que a pessoa faça login em sua conta para vê-lo. Com uma mensagem de texto, eles sabem imediatamente.

Para a maioria dos departamentos de manutenção de saúde, especialmente quando eles têm um CMMS, a maioria das ordens de serviço deve vir do programa de manutenção preventiva, o que significa que você está agendando o trabalho com antecedência. Mas mesmo a manutenção de classe mundial envolve ordens de serviço sob demanda e, quando você precisa dinamizar rapidamente, as notificações por push são uma maneira rápida de priorizar o trabalho e reposicionar seus recursos.

Aplicativo de manutenção e códigos de barras

Por exemplo, os técnicos podem usar a câmera embutida do telefone para escanear códigos de barras ou etiquetas de código QR em ativos para acessar dados de ativos e ordens de serviço abertas associadas rapidamente. Isso é especialmente útil ao trabalhar na manutenção preventiva. Quando um técnico precisa reparar uma unidade HVAC, é fácil encontrar o correto. Mesmo que haja dez unidades idênticas juntas no telhado, apenas uma delas obviamente precisará de trabalho. Mas para quando se trata de uma inspeção ou tarefas de PM, não há uma maneira fácil de saber em qual das dez trabalhar. Uma verificação rápida garante que os técnicos concluam o trabalho certo nos ativos certos.

Aplicativo de manutenção e uploads diretos de imagens

Os técnicos também podem usar a câmera para fazer upload de imagens diretamente para as ordens de serviço. Depois de carregar a foto, o restante da equipe de manutenção pode vê-la, abrindo muitas possibilidades de economia de tempo. Primeiro, se o técnico estiver tendo problemas com um reparo, ele poderá fazer upload de imagens e pedir sugestões à equipe. Em vez de correr pela instalação tentando rastrear ajuda, eles podem permanecer no local e solicitá-la remotamente. As fotos também são uma maneira eficaz de documentar seu trabalho. Pouco antes de encerrar a ordem de serviço, eles podem solicitar uma inspeção visual remota.

Aplicativo de manutenção e sincronização offline

Outro recurso importante de um aplicativo de manutenção móvel é a capacidade de trabalhar offline. Hospitais e outros estabelecimentos de saúde podem ser lugares grandes, muitas vezes com locais onde o acesso à Internet não é possível ou permitido. Os administradores mudaram as regras ao longo do tempo, mas ainda há muitas áreas em que proibiram o uso de celulares por medo de que possam interferir em equipamentos críticos.

Os aplicativos possibilitam o trabalho offline armazenando informações e, em seguida, enviando-as para o banco de dados central assim que o dispositivo estiver de volta ao alcance. O benefício é que os técnicos não precisam se lembrar de dados importantes; eles podem inseri-lo em seu aplicativo em tempo real, garantindo melhor precisão.

Alcançar (e provar) a conformidade com o CMMS na área da saúde

Há sempre duas partes para a conformidade. O primeiro é fazer o trabalho corretamente e no prazo. A segunda é provar que você fez o trabalho corretamente e no prazo. Se você está lutando com um sistema antiquado baseado em papel ou planilha, é a segunda parte que geralmente é o verdadeiro desafio.

Com métodos mais antigos, você começa sem uma maneira fácil de inserir dados no sistema. Tudo é escrito à mão ou inserido em infinitas colunas e linhas em vários arquivos independentes. Porque não é fácil, você acaba com muitos dados ruins; ou as pessoas estão frustradas demais para se incomodar em inserir dados imprecisos. Ou mesmo quando todos estão dando o seu melhor, há muito espaço para erro humano. Então, mesmo que seus dados sejam precisos, é difícil mantê-los seguros e acessíveis.

O software moderno de gerenciamento de instalações resolve esse problema porque seu provedor de soluções faz todo o trabalho pesado de TI para você. Eles cuidam do software, melhorando e atualizando continuamente nos bastidores. Eles também cuidam de todo o hardware, o que significa que você não precisa gastar dinheiro instalando ou fazendo manutenção de servidores caros e complicados.

O software é suportado pela computação em nuvem, o que significa que todos os seus dados são mantidos seguros em um banco de dados central. A vantagem é que assim que alguém atualiza os dados, por exemplo, gerando uma nova ordem de serviço ou fechando uma, todos podem ver as alterações. Você não está lidando com várias versões – todas menos uma delas desatualizadas – espalhadas por vários pedaços de papel ou arquivos. E agora que seus dados são precisos, sua solução CMMS também facilita a geração automática de relatórios repletos de KPIs e métricas de manutenção. Ele tritura todos os números para você.

A conformidade consiste em capturar os dados certos, mantê-los seguros e usá-los para gerar relatórios. O software de gerenciamento de instalações certo torna cada etapa do processo mais rápida, fácil e confiável.

Comece a usar o CMMS na área da saúde

Se você ainda não tem um CMMS, ou tem um que não está entregando o que foi prometido, é hora de assumir o controle do seu programa de manutenção. Lembre-se de que o próximo passo depois de ler sobre o CMMS online é entrar em contato com os provedores e iniciar a conversa.