Da série de especialistas:como melhorar o gerenciamento de manutenção

Precisa melhorar sua gestão de manutenção, mas não sabe por onde começar?

Conversamos com a executiva de contas do Hippo CMMS, Lindsey Hawkes, sobre os grandes desafios enfrentados pelos gerentes de instalações e alguns dos passos concretos que você pode tomar para tornar sua vida mais fácil.

Pare de depender da manutenção reativa

Quando você estava crescendo, ser bombeiro parecia o melhor trabalho do mundo. Começando a andar em um caminhão gigante, sirenes tocando. Correndo em incêndios para salvar as pessoas, todos aplaudindo.

Mas com manutenção é diferente. “A última coisa que você quer fazer é passar o dia todo correndo apagando incêndios”, diz Lindsey.

A solução é mudar para a manutenção preventiva, onde você pode encontrar e corrigir pequenos problemas antes que eles tenham a chance de se transformar em grandes problemas. Com a combinação certa de inspeções e tarefas de manutenção, você pode garantir mais tempo de atividade, menos estresse.

Comece a rastrear e aproveitar os dados

Se você tivesse que nomear suas dez ferramentas de manutenção mais importantes atuais, os dados fariam parte da lista? Se não, você está perdendo oportunidades de melhorar.

“Com dados confiáveis, você pode começar a tomar melhores decisões”, explica Lindsey.

Como funciona? Faça este teste simples.

Quantas dessas perguntas você pode responder sobre suas operações de manutenção?

• Qual tecnologia encerrou a maioria das ordens de serviço no mês passado?
• Quantos PMs a equipe fechou na semana passada?
• Quanto você gastou em peças e materiais no total?
• Qual ativo está custando mais para você manter em funcionamento?

Com os dados certos e relatórios automatizados, você pode responder a todos eles facilmente. E com as respostas, você pode tomar medidas concretas para melhorar o desempenho do seu departamento.

Apoie os técnicos com as ferramentas de que precisam

No tópico de ferramentas, você está apoiando sua equipe de manutenção com as ferramentas necessárias para trabalhar com mais eficiência? Quando se trata de coisas como martelos, peças e materiais, é claro, você tem o básico coberto. Mas e as ferramentas mais técnicas que eles poderiam usar para aumentar o tempo na chave.

“Aplicativos de manutenção móvel significam que os técnicos não estão perdendo tempo indo e voltando pegando papelada”, explica Lindsey.

Em um fluxo de trabalho de ordem de serviço tradicional, os técnicos precisam primeiro passar pelo escritório para pegar suas ordens de serviço. De lá, eles voltam para o ativo atribuído. Se tudo correr perfeitamente conforme o planejado, quando terminam, eles voltam para obter outra ordem de serviço.

Se algo der errado e eles precisarem obter esclarecimentos ou pedir ajuda, são várias viagens de ida e volta, perdendo tempo e gerando atrasos.

Com um aplicativo móvel, é muito mais fácil para eles permanecerem em movimento, fazendo mais em menos tempo. Eles podem acessar novas ordens de serviço diretamente de qualquer dispositivo móvel, como um celular ou tablet conectado. E se eles tiverem alguma dúvida, eles podem adicionar comentários às ordens de serviço ou tirar fotos usando a câmera integrada antes de carregá-las na ordem de serviço.



E há um bônus adicional para você também, diz Lindsey. Como o aplicativo facilita a captura de dados pelos técnicos em tempo real, você obtém dados melhores e mais confiáveis. Se os técnicos tiverem que esperar até que estejam de volta ao escritório antes que possam escrever coisas ou digitá-las em uma área de trabalho, você sempre corre o risco de eles esquecerem ou se lembrarem de algo crítico. Com o aplicativo, eles podem adicionar dados ao sistema imediatamente, quando ainda estão frescos em sua mente e ainda são precisos.

Implementar uma solução CMMS ou EAM

Para a maioria das organizações, a melhor maneira de migrar para a manutenção preventiva, começar a aproveitar os dados e obter mais dos técnicos é implementar um software de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) ou uma solução de gerenciamento de ativos corporativos (EAM).

Mas isso cria um novo desafio:como você pode escolher entre um CMMS e um EAM?

O melhor lugar para começar é observar atentamente os problemas específicos que você deseja corrigir. Antes de escolher a solução certa, você precisa entender seus problemas. É como quando você vai ao médico. Antes que eles possam lhe dar o remédio certo, eles primeiro precisam descobrir o que está deixando você doente.

Conheça suas necessidades

“Saiba quais problemas você está tentando resolver”, explica Lindsey. A partir daí, você pode decidir qual é a melhor solução, um CMMS ou um EAM.

Chegar à resposta certa (novamente, assim como com seu médico) é uma arte e uma ciência, então sua melhor aposta é trabalhar no processo com profissionais do setor. Eles têm o conhecimento e a experiência necessários para obter a plataforma que funciona melhor para você.

Mas Lindsey diz que muitos gerentes de instalações podem começar se perguntando se sentem que têm problemas com a equipe ou com as máquinas. Basicamente, quando você pensa em onde gostaria de ver melhorias, é como a equipe trabalha ou como os ativos são executados?



Geralmente, um CMMS é ótimo para ajudar você a obter mais da equipe por causa de todas as maneiras pelas quais ele oferece suporte aos seus técnicos de manutenção e simplifica seus fluxos de trabalho. As soluções EAM são ótimas para ajudá-lo a obter mais de seus ativos por causa de todas as maneiras pelas quais você pode transformar dados brutos em inteligência de negócios acionável.

Obtenha apenas o que você precisa

Lindsey diz que é importante que os gerentes de instalações não ultrapassem a solução. Assim como quando você vai ao médico, você quer obter remédio suficiente para melhorar. Ninguém precisa de cirurgias completas e punhados de pílulas se tudo o que tem é um resfriado comum.

“Encontre a solução mais fácil que ainda resolva seus problemas”, explica ele.

Se estiver principalmente gerenciando solicitações de manutenção, simplificando os fluxos de trabalho de ordens de serviço e configurando, agendando e acompanhando inspeções e tarefas de manutenção preventiva, você deve procurar um CMMS que seja fácil de aprender, fácil de usar e funcione imediatamente. sem integrações complicadas e ajustes finos.

A vantagem é que você tem um caminho mais curto para um sólido retorno sobre o investimento, diz Lindsey. “Isso reduz o custo do gerenciamento de mudanças.”

Com o Hippo, por exemplo, a implementação pode ser tão rápida quanto 30 a 60 dias. Os técnicos aprendem rapidamente porque é fácil. Eles então continuam usando porque é fácil e útil. E o departamento de manutenção não precisa investir tempo e energia modificando-o para atender às suas necessidades. Ele simplesmente funciona fora da caixa.

Mas se você precisar de recursos extras e relatórios mais robustos, começa a fazer sentido usar um EAM. De volta à analogia do médico:se você tem algo mais sério do que o resfriado comum, precisa de um remédio mais forte.

Com um EAM, seu caminho para o retorno do investimento é mais longo, mas é importante lembrar que um caminho mais curto não o levará aonde você deseja estar.

Próximas etapas

Agora que você conhece algumas das perguntas certas que deve se fazer, é hora de começar a conversar com profissionais para obter as melhores respostas.

O Hippo está aqui para ajudá-lo a obter a solução que funciona melhor para você, incluindo responder às suas perguntas sobre software de gerenciamento de manutenção, ajudá-lo a reservar uma demonstração de software ao vivo ou até mesmo configurar uma avaliação gratuita.

Resumo

Os gerentes de instalações e manutenção enfrentam muitos desafios, mas há etapas que podem ser tomadas para melhorar as operações gerais. Primeiro, eles devem fazer a mudança para a manutenção preventiva e se antecipar aos problemas antes que eles tenham a chance de se transformar em grandes problemas. Em segundo lugar, eles podem começar a usar os dados como uma ferramenta para uma melhor tomada de decisão. Falando em ferramentas, eles podem configurar melhor as tecnologias para o sucesso, dando-lhes um aplicativo móvel que os ajuda a aumentar a produtividade. Uma grande parte de fazer tudo isso acontecer é implementar um EAM ou um CMMS. Ao observar atentamente suas necessidades, os gerentes podem escolher a plataforma que resolve seus problemas com o retorno mais rápido possível do investimento.