O que é um CMMS? Sistema informatizado de gerenciamento de manutenção

No esforço implacável para obter o máximo valor dos ativos, as organizações continuam a pressionar seus departamentos de manutenção a fazer mais com menos. Mas a solução é trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. E começa com o software CMMS.

O que é um CMMS?

Como você pode usá-lo para atingir diferentes objetivos, existem diferentes maneiras de descrever o software de gerenciamento de manutenção computadorizado. Em um nível, é um software sofisticado que captura e aproveita milhares de pontos de dados para fornecer tudo, desde uma ampla visão geral da operação de uma instalação até insights abrangentes sobre equipamentos individuais. Em termos de funcionalidade, o software CMMS oferece às empresas a capacidade de monitorar os níveis de estoque, gerenciar ordens de serviço, configurar e agendar programas de manutenção preventiva e gerar relatórios precisos rapidamente.

Mas em outro nível, é simplesmente a solução que os gerentes de manutenção precisam. Automatizar processos e simplificar fluxos de trabalho torna sua vida menos estressante, tornando seu dia de trabalho mais previsível.

Como funciona um CMMS?

A maneira mais fácil de entender como funciona é primeiro examinar dois métodos de gerenciamento de manutenção mais antigos, papel e planilhas.

Com o papel, você sempre corre o risco de perder dados ou corrompê-los. Toda vez que você rabisca uma nova ordem de serviço, há uma boa chance de incluir erros. E mesmo que você copie todos perfeitamente, há uma boa chance de que alguém perca esse pedaço de papel, sua única cópia desses dados críticos.

Com planilhas, é o problema oposto. As chances de copiar e colar dados ruins ainda existem, mas agora você tem muitas cópias dos mesmos dados. Por que isso é um problema? Porque assim que alguém atualiza as informações em uma cópia, todas as outras cópias desconectadas ficam fora de sincronia. No final, todos na equipe estão trabalhando a partir de sua própria versão da verdade. Todo mundo está fora do circuito, mas ninguém percebe isso.

As soluções CMMS modernas resolvem ambos os problemas, facilitando a captura de dados e, em seguida, mantendo-os seguros, protegidos e pesquisáveis. Você pode pensar no CMMS como tendo duas partes intimamente conectadas, um banco de dados e uma interface que o departamento de manutenção usa para interagir com o banco de dados. Como todos os dados estão em um ponto, todos estão trabalhando com as mesmas informações. E sempre que alguém da equipe adiciona ou atualiza os dados, todos podem ver as alterações em tempo real. Finalmente, todos são mantidos de perto no circuito.

Diferença entre o modelo SaaS e "on-prem"

Um aspecto importante do software de gerenciamento de manutenção moderno é como ele é vendido; basicamente, você não compra. Em vez disso, os provedores de CMMS usam o modelo de negócios SaaS (software como serviço) em que você paga uma taxa de assinatura para acessar o software. É quase o mesmo que Netflix.

Você não está comprando filmes individuais da Netflix. Em vez disso, você paga pelo acesso ao catálogo rotativo. Isso significa que você não precisa de máquinas especiais em casa. Tudo que você precisa é de acesso à Internet. Cabe à Netflix cuidar de todos os servidores e software. Para você, não há nada para cuidar e nada atualizar. E a Netflix continua adicionando novos filmes e recursos. Enquanto sua assinatura estiver ativa, você poderá assistir a quantos filmes quiser, mas quando ela terminar, você perderá o acesso.

Aqui está a parte diferente. Com um provedor de CMMS, você adiciona muitos de seus próprios dados ao sistema. Se você decidir encerrar a assinatura, esses dados ainda serão seus. Você pode levá-lo com você.

Os sistemas mais antigos eram locais ou locais, o que significava que você era responsável por configurar e executar a infraestrutura de TI necessária. Voltando à analogia da Netflix, os sistemas antigos eram exatamente como quando você comprava DVDs. Cabia a você pegar o player e, se ele quebrasse, cabia a você repará-lo ou substituí-lo. A desvantagem óbvia era que a única maneira de atualizar era gastando mais em mais tecnologia. Quando a indústria decidiu migrar para o Blu-Ray, coube a você comprar a nova máquina.

Quais são as diferenças entre um CMMS e um EAM?

Geralmente, as diferenças entre CMMS e EAM se resumem ao escopo. Basicamente, um EAM tem mais recursos e, por causa disso, mais pessoas de mais departamentos o utilizam.

Você pode pensar no EAM como uma maneira de gerenciar um ativo do berço ao túmulo, desde os estágios iniciais de planejamento e design até quando a organização o desativa e descarta.

O software CMMS tem um escopo mais focado e os departamentos de manutenção o utilizam para organizar e rastrear todos os aspectos de manutenção e reparos de ativos e equipamentos.

Para soluções modernas de EAM, geralmente há um CMMS completo para que as empresas possam gerenciar ativos durante sua fase de vida útil.

Quais indústrias usam o CMMS?

Uma ampla gama de organizações de vários tamanhos em todos os setores usa soluções CMMS, incluindo:

• Fabricação
• Alimentos e bebidas
• Gerenciamento de instalações
• Cuidados de saúde
• Hotéis e resorts
• Organizações sem fins lucrativos
• Varejo e restaurantes
• Educação
• Municípios
• Esportes e recreação
• Instituições religiosas
• Comunidades de aposentadoria

Não há limite de tamanho para implementar um CMMS. Na verdade, os proprietários de pequenas empresas que trabalham com uma pessoa podem se beneficiar dos fluxos de trabalho simplificados que as soluções CMMS oferecem.

Quais são os benefícios de um CMMS?

Há uma longa lista de benefícios, mas vale a pena tentar restringir tudo a uma frase curta.

O benefício do software CMMS é que ele torna sua vida menos estressante, tornando seu dia de trabalho mais previsível.

Como isso o ajuda a atingir esse objetivo? É através de uma combinação de recursos inter-relacionados.

Corte custos e reduza o estresse com manutenção preventiva

Para muitas organizações, o módulo de manutenção preventiva em sistemas de software CMMS é o principal atrativo.

Um programa de manutenção preventiva devidamente planejado garante condições ideais para todos os ativos da empresa por meio de inspeções e tarefas de manutenção programadas regularmente, prolongando a vida útil do equipamento e economizando tempo e dinheiro. Quando você pode encontrar e corrigir pequenos problemas antes que eles se tornem grandes, você pode evitar avarias que reduzem a produtividade e aumentam os custos.



Você pode estabelecer cronogramas de manutenção preventiva para todos os seus ativos e equipamentos com base nas recomendações do fabricante, cronogramas de inspeção e históricos de desempenho do equipamento. O melhor de tudo é que você pode agendar o trabalho para quando funcionar para você. Por exemplo, em uma fábrica, você pode fazer com que a equipe execute inspeções e tarefas de rotina quando a linha já estiver programada para ficar offline. E você nunca precisa se preocupar com a falta de PMs porque o software envia alertas relacionados a trabalhos futuros.

Aumente o tempo na chave com o aplicativo de manutenção para dispositivos móveis

Uma tendência crescente são os aplicativos de manutenção móvel, permitindo que a equipe de manutenção acesse dados e recursos de qualquer dispositivo conectado, de qualquer local. Os técnicos podem verificar novas atribuições, acessar ordens de serviço e PMs abertos e capturar e fazer upload de dados críticos, incluindo imagens e notas de ordem de serviço e tarefa.

Em vez de ter que correr de volta ao escritório para pegar e deixar a papelada, os técnicos podem acessar tudo enquanto estão em movimento, tornando-os mais eficientes e autossuficientes.

Coloque os técnicos exatamente onde eles precisam estar com mapas do site e plantas baixas

O software moderno de gerenciamento de manutenção oferece diferentes maneiras de ver e entender seus dados. Em alguns casos, você precisa ver seus custos de estoque em forma de lista. Em outros, é mais fácil entender sua programação de PM traçada em um calendário.

Mapas do site e plantas baixas são outra maneira de visualizar seus ativos e operação.



Para novos técnicos, eles são um recurso inestimável à medida que aprendem o caminho pelas instalações. Em vez de ter que atribuí-los a técnicos mais experientes, eles podem concluir as ordens de serviço de forma independente. E para os gerentes de manutenção, os mapas do local e as plantas baixas podem ajudá-los a programar o trabalho com mais eficiência. Por exemplo, se você já sabe que seu técnico fará uma PM em um ativo ao lado da piscina da cobertura, você também pode atribuir a ele algumas inspeções e tarefas para o bar da piscina.

Acesse dados instantaneamente com leitura de código de barras

Com o aplicativo móvel do software CMMS, os técnicos podem usar a câmera integrada do dispositivo para escanear códigos de barras em ativos para acessar instantaneamente informações críticas, desde números de série até PMs abertos e ordens de serviço.



Em muitos setores, os técnicos precisam trabalhar em ativos que parecem iguais. Pense nas unidades de ar condicionado no telhado de um prédio de apartamentos ou nas correias transportadoras de uma fábrica. Há também as camas em uma unidade de saúde, as lavadoras de alta pressão em um lava-rápido e as TVs e projetores nas salas de aula de uma escola.

Em todos os casos, pode ser difícil para a tecnologia saber em qual ativo trabalhar. Uma varredura rápida diz a eles exatamente o que fazer e onde fazer.

Ajuste os processos e comprove a conformidade com relatórios automatizados

O banco de dados central facilita a captura de dados, mantendo todos atualizados e atualizados.

Mas você pode fazer mais com seus novos dados confiáveis, inclusive usando o CMMS para aproveitá-los na tomada de decisões acionáveis ​​e orientadas por dados. Com o módulo de relatórios, você pode gerar relatórios automatizados repletos de gráficos fáceis de ler e métricas de manutenção e KPIs perspicazes. Depois de ver claramente para onde seu orçamento está indo, você pode girar adequadamente para encontrar novas eficiências. Além disso, ser capaz de realmente ver e entender o quadro geral de manutenção ajuda você a tomar as decisões corretas sobre ativos e equipamentos específicos, inclusive quando faz mais sentido substituir do que reparar.

E esses relatórios têm mais do que simplesmente usos internos. Quando se trata de conformidade, sempre há duas partes:estar em conformidade e provar que você está em conformidade. Com registros de fácil acesso de todas as suas atividades de manutenção, incluindo um registro de atividades para cada ordem de serviço, você pode comprovar de forma rápida e completa a conformidade com os regulamentos, diretrizes e práticas recomendadas de associações do governo e do setor. Você obtém uma instalação mais segura e evita multas caras.

Existe um guia do comprador do CMMS ou como posso encontrar o CMMS certo para mim?

O processo de todos é um pouco diferente, mas existem algumas etapas que você pode seguir ao escolher um CMMS.

Primeiro, pense nos desafios que você está enfrentando atualmente. E quanto aos seus processos de manutenção você quer mudar? O que está lhe dando mais problemas? Para muitos departamentos de manutenção, o principal problema é a dependência da manutenção reativa, em que a equipe só conserta ativos e equipamentos depois que eles falham. Para outros departamentos, os problemas podem estar mais relacionados ao rastreamento ineficiente de recursos e estoque.

Depois de ter sua lista de dores de cabeça, você pode procurar remédios específicos. Algumas pesquisas online rápidas podem lhe dar uma noção dos principais recursos do CMMS e como cada um pode ser uma cura para seus problemas específicos. A partir daí, é hora de entrar em contato com os fornecedores para obter um entendimento mais completo.

Lembre-se, porém, que há mais em um CMMS do que uma lista básica de recursos. Você também precisa olhar para a experiência completa do usuário, que é muito mais ampla do que muitas pessoas supõem inicialmente. Na verdade, a experiência do usuário abrange todas as suas interações com o provedor CMMS. Você precisa pensar nas pessoas e nos processos que eles oferecem para ajudá-lo a implementar o sistema e treinar seus técnicos. Então, quando o CMMS estiver funcionando, quais tipos de suporte estarão disponíveis.

Próximas etapas

A melhor maneira de decidir é conversar com algo da indústria. Tudo que você precisa fazer é encontrar o fornecedor certo.

Hippo tem muitas maneiras de ajudar. Podemos responder às suas perguntas, ajudá-lo a reservar uma demonstração de software ao vivo ou até mesmo preparar uma avaliação gratuita.

Resumo do CEO

As soluções de software CMMS ajudam os departamentos de manutenção a manter ativos críticos on-line por menos dinheiro, simplificando processos e capturando e aproveitando dados confiáveis. Ao contrário dos sistemas de gerenciamento mais antigos, um CMMS moderno vive na nuvem, garantindo que todos tenham acesso a dados atualizados. Organizações de todos os setores podem ver benefícios concretos dos sistemas, incluindo mais tempo de atividade e menos desperdício de tempo e dinheiro. Ao escolher um CMMS, é importante considerar não apenas os recursos, mas também a experiência completa do usuário, incluindo implementação, treinamento e suporte contínuo.