Cinco dicas para fazer a transição de AOBRD para conformidade ELD

Muitas frotas já cumpriram o mandato do dispositivo de registro eletrônico federal (ELD), exigindo que as horas de serviço dos motoristas sejam capturadas com ELDs em vez de registros de papel. No entanto, alguns dos primeiros a adotar sistemas de e-log mais antigos foram autorizados a continuar usando seus dispositivos de gravação automática a bordo (AOBRDs) durante uma isenção anterior de dois anos. Eles devem fazer a transição para uma plataforma ELD antes do vencimento da isenção em 16 de dezembro de 2019.

O estudo de mercado de sistemas de gerenciamento de recursos móveis dos EUA de 2019-20 da C.J. Driscoll &Associates estima que o número de AOBRDs e ELDs atualmente em serviço é quase igual. O relatório conclui que os maiores fornecedores de telemática para o setor de caminhões ainda têm AOBRDs em sua área.

Infelizmente, não é tão simples quanto girar um botão para fazer a transição de AOBRDs para ELDs. Para algumas operadoras, a mudança está proporcionando uma oportunidade incrível de atualizar e migrar para um sistema que aumentará a produtividade, excelência operacional, proteção e segurança. Para outros, uma transição suave está sendo impedida, principalmente porque o provedor estabelecido não desenvolveu tecnologia ELD avançada ou uma plataforma que possa se integrar perfeitamente à infraestrutura existente.

Aqui estão cinco práticas recomendadas para os usuários AOBRD considerarem durante a transição desafiadora para ELDs.

Identifique claramente os campeões do projeto. Parabéns por serem os primeiros a adotar! Como líderes do setor que adotaram os AOBRDs, vocês ajudaram a pavimentar o caminho para melhorar as operações e eficiências da frota em nosso setor.

Embora a tecnologia da Internet das coisas (IoT) tenha melhorado a eficiência do veículo e reduzido o desgaste, o tempo de inatividade e o desperdício de combustível, muitas empresas ainda têm cicatrizes de sua implantação AOBRD. Compreensivelmente, muitos estão temendo outra mudança demorada e disruptiva em suas organizações.

A boa notícia é que a pilha de tecnologia é muito melhor e mais flexível do que quando as empresas tomaram a decisão de implantar AOBRDs. Você pode se surpreender ao ver o quanto mudou nos últimos oito, cinco ou até três anos.

Em segundo lugar, a barreira de entrada caiu consideravelmente desde as implementações do AOBRD. Despesas, tempo de instalação e treinamento foram bastante reduzidos. As soluções ELD são verdadeiramente plug and play, sem necessidade de fiação, exceto para o módulo de controle do motor do veículo (ECM). O hardware é barato ou as empresas podem contar com tablets e smartphones que os drivers já usam.

Reúna um comitê com representantes de operações, I.T. e áreas executivas do negócio. Cada departamento precisa estar envolvido na execução da estratégia de implementação ELD e na manutenção das políticas da empresa. Designe um líder para ser responsável por este importante projeto.

Pesquise todas as partes do seu negócio. Faça uma busca detalhada para descobrir quais recursos de seu sistema existente são mais importantes para cada departamento. Esse processo inclui descobrir os diferentes tipos de relatórios que estão sendo executados, com que freqüência e quem os está recebendo. É útil desenvolver um fluxograma para cada relatório.

O erro mais comum é a infraestrutura corporativa não perder tempo para entender com precisão os relatórios que são necessários nos terminais. O desenvolvimento de requisitos abrangentes aliviará os desafios pós-implantação.

Um acompanhamento importante, especialmente para operações de grande frota, é tratar cada terminal, centro de distribuição e região como um negócio separado. Mesmo que haja interação entre eles, a segmentação é necessária. Em vez de uma abordagem “big bang” em toda a empresa, empreenda uma implementação incremental, com cada segmento tendo suas próprias datas de início e término designadas. Essa estratégia permite que as empresas aprendam com os primeiros sites e melhorem o processo de implementação à medida que é estendido por toda a organização, economizando tempo e dinheiro.

Avalie provedores e ELDs. As empresas de frota devem pesquisar cuidadosamente a vasta gama de fornecedores do mercado. É ingênuo supor que o provedor AOBRD incumbente tenha uma pilha de tecnologia ELD moderna ou que se integrará perfeitamente à infraestrutura existente.

Nem todos os ELDs disponíveis hoje atendem aos requisitos detalhados estabelecidos no mandato. A desinformação e a confusão ocorrem quando os fornecedores afirmam ter uma solução ELD, embora sua pilha de tecnologia seja obsoleta ou, pior, simplesmente não funcione.

Uma grande preocupação ao avaliar os fornecedores é a capacidade de transferência de arquivos de saída de dados. Com o mandato ELD, os motoristas devem ser capazes de transferir os registros do motorista para os oficiais de fiscalização, enviando dados por meio do Protocolo de Acesso a Objetos Simples (SOAP) da Federal Motor Carrier Safety Administration. Em outras palavras, os motoristas devem ser capazes de iniciar uma transferência de dados de log de seu tablet para o site da FMCSA, para que o inspetor possa visualizar as informações críticas de um navegador da web.

Insista em ver uma demonstração desse processo de transferência de arquivos. Também é uma boa ideia falar com os clientes ELD existentes dos fornecedores (não usuários do AOBRD) para saber mais sobre suas experiências com transferências de dados e a solução geral.

FMCSA lançou uma lista de verificação dos principais recursos e funções ELD. Os fornecedores devem ser obrigados a demonstrar e verificar se seus dispositivos ELD atendem a todas as especificações contidas na regra.

Avalie o suporte ao cliente e o treinamento. A equipe de suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, do seu provedor ELD? Ligue para as linhas de ajuda de suporte dos fornecedores que você está avaliando. Eles têm uma pessoa pronta para ajudar? Qual foi o seu tempo de espera? Uma experiência divertida é ligar de volta e tentar a opção de venda - pode ser surpreendente a rapidez com que a chamada é atendida em comparação.

Durante a avaliação do fornecedor, peça para falar com a equipe de serviços profissionais que supervisionaria a implementação do AOBRD para o ELD. Você vai colaborar com eles por vários meses, então certifique-se de que está confortável formando uma parceria de tecnologia.

Compreenda a integração e as APIs. A espinha dorsal da tecnologia de um sistema ELD é um mecanismo complexo de regras e regulamentos. É importante ter um entendimento claro de como cada plataforma de fornecedor em análise coleta e compartilha dados. Qual é o método da interface? O sistema possui um hub de interface de programação de aplicativos (API) que permitirá uma fácil integração com as operações existentes?

É imperativo descobrir quais integrações existentes funcionarão com o novo sistema ELD. Alguns recursos podem não ser compatíveis, como disponibilidade, fluxo de trabalho do motorista, transporte pessoal, movimentação do pátio e edições do motorista.

Verifique se o sistema está hospedado na nuvem. O tempo de inatividade não deve ser uma parte aceita do seu negócio. Se for, você deve aproveitar esta oportunidade para instalar uma pilha de tecnologia atualizada.

Uma solução ELD deve ser tão amigável para os motoristas quanto qualquer aplicativo que pode ser baixado para um smartphone. As interfaces de usuário intuitivas eliminam a necessidade de longos guias do usuário e dias de treinamento. Faça um test drive com uma variedade de soluções ELD em potencial. Você provavelmente verá uma diferença imediata e bem-vinda em comparação com sua solução AOBRD atual.

As tecnologias de transição podem ser um projeto desafiador para qualquer operador de frota. Com uma preparação cuidadosa e uma análise diligente dos fornecedores e soluções ELD, você pode executar com êxito a transição de AOBRDs para ELDs e obter conformidade total bem antes do prazo seguinte.

David Blackwell é gerente de produto da Coretex , um fornecedor de ELDs e soluções de gestão de frota empresarial.