Oito etapas para prevenir o caos enquanto as empresas reabrem

Uma das maiores revelações da crise do coronavírus é como tantas pequenas e médias empresas vivem uma existência precária. Vimos grandes varejistas e empresas menores pedirem falência, mesmo que nunca antes tivessem relatado uma semana de receita zero.

É assim que o dinheiro é vital agora. Manter o fluxo de caixa livre e uma produção respeitável é a estratégia universal para as empresas enquanto esperam que os pedidos para ficar em casa aumentem. Mas mesmo que tudo fosse aberto amanhã, a maioria das empresas não estaria preparada para atender ao aumento da demanda dos clientes que se seguiria.

A demanda ilimitada do cliente pode parecer uma coisa ótima, mas tentar atender aos clientes no primeiro dia como se fosse o lançamento de um iPhone é uma receita para o caos. Para evitar ser arrastado pela turbulência e prejudicar seus resultados - ou levar seu negócio à falência - você terá que limitar as vendas com base em sua capacidade de realizá-las.

Sobreviver à reabertura não é pouca coisa, mas a tarefa que se segue é infinitamente mais complicada:redirecionar sua cadeia de suprimentos para se recuperar da interrupção.

Reabrir no ritmo

De acordo com uma pesquisa recente do Institute for Supply Chain Management, mais de 80% das empresas esperam - ou já experimentaram - interrupções na cadeia de suprimentos devido ao COVID-19.

Além disso, mais de 60% dos entrevistados disseram que já haviam experimentado atrasos repentinos no recebimento de pedidos da China - e muitos deles não têm um plano de contingência para lidar com interrupções.

Será difícil para as empresas voltar aos negócios normalmente após esse tipo de caos. Felizmente, algumas estratégias podem ajudar a mitigar a perda de atividade em sua cadeia de suprimentos e se preparar para a reabertura:

1 Identifique as restrições. Não é preciso dizer que você não está pronto para reabrir se não tiver tido tempo para avaliar suas restrições e onde deveria estar seu gargalo. Nesse sentido, despreparo significa que você pode esperar atrasos no atendimento aos pedidos dos clientes e, portanto, lucratividade.

Por design, seu gargalo dependerá de atrasos potenciais que podem ocorrer devido a pessoas, processos e tecnologia. Você pode ter um gargalo quando os trabalhadores não aparecem na fábrica, por exemplo, ou pode não ser capaz de fabricar com base em metas. Os processos são a base da produção, previsão e gerenciamento de estoque. Como resultado, é importante identificar quais processos podem causar o maior impacto quando eles não funcionam conforme o esperado.

É fisicamente impossível criar mais saída do que seu maior gargalo de processo, então toda a sua estratégia de reabertura deve ser baseada em sua capacidade de atender à demanda. A tecnologia permite que você visualize gargalos em tempo real - ou onde eles poderiam estar - e então ajuda você a se preparar com mais eficácia.

2. Liquidar convertendo o excesso de estoque em dinheiro. O calcanhar de Aquiles da maioria das empresas após a pandemia de COVID-19 provavelmente será o desejo de acumular estoque para atender à demanda. No entanto, isso apenas restringirá seu fluxo de caixa livre e fará com que você produza mercadorias em excesso, em antecipação às vendas não comprometidas.

Nenhuma empresa retornará com mais dinheiro do que tinha antes da pandemia. Por enquanto, o dinheiro é mais valioso do que o estoque em excesso - portanto, liquide o excesso de forma responsável.

3. Redefina as expectativas do cliente nas programações de entrega. Os pedidos dos clientes dispararão à medida que os negócios forem reabertos, levando seu negócio a cumprir a carteira de 90 dias de entregas pendentes. No entanto, você deseja evitar a versão empresarial da corrida do ouro do papel higiênico, deixando claro o que é administrável e o que você pode entregar no prazo.

A recuperação será arrastar-se, caminhar e correr de volta aos níveis de produção pré-pandemia. Suas margens dependem da compreensão dos clientes sobre essa realidade - e de quando eles começarem a gastar novamente.

4. Simplifique suas ofertas de produtos por enquanto. Uma estratégia importante sobre a qual sua empresa tem controle total é a complexidade da linha de produtos. Taiichi Ohno, um dos fundadores da manufatura enxuta, provou que o fluxo de peça única geralmente é o lugar ideal para começar. Se puder, ofereça apenas um ou alguns produtos que gerem lucros rapidamente.

Identifique os maiores geradores de lucro em seus sistemas de ponto de venda e ERP, ou olhe seus recibos de pedidos e, a seguir, comprometa-se a oferecer apenas os produtos mais previsíveis e confiáveis ​​até que a interrupção passe.

5. Otimize seus ciclos de fornecedor para cliente. Um dos melhores motivos para simplificar a oferta de produtos é porque a vida pós-pandemia será um jogo de prazos de entrega. Produtos com os ciclos de conversão mais rápidos, de fornecedor para cliente, irão ajudá-lo a reconstruir o fluxo de caixa de seu negócio mais rápido - e com muito menos risco - do que pedidos especiais de margem superior. Mesmo se você tiver espaço de armazenamento extra, não se sobrecarregue.

Lembre-se de que todas as operações devem priorizar o fluxo de caixa e o atendimento acelerado de pedidos. Colocar a economia de custos de pedidos em massa antes do fluxo de caixa irá essencialmente matar essa estratégia. Quando você eventualmente acumula fluxo de caixa, pode mais uma vez oferecer pedidos "sob demanda" que demoram mais para sair.

6. Concentre-se em atender a demanda em vez de previsões. Com foco no fluxo de caixa antes do crescimento, é crucial promover uma estratégia sob encomenda sempre que possível. Isso é difícil, pois o instinto é comprar produtos a granel para atender às demandas esperadas dos clientes. No entanto, lembre-se de que mais de 40 milhões de americanos entraram com pedido de desemprego - eles não vão gastar de acordo com as previsões de meses atrás.

Uma estratégia de produção sob encomenda que decorre da demanda real será menos arriscada para o seu negócio. Também permitirá que você colete dinheiro rápido o suficiente para aumentar a produção de uma forma mais segura e sustentável - especialmente se você puder obter dinheiro adiantado ou na entrega.

7. Minimize a mudança de processo. A última coisa que as empresas devem tentar agora é aceitar vários tipos diferentes de pedidos, cada um com processos diferentes. Seu gargalo é sua etapa limitante, e mais trocas de processo significam mais trabalho e mais pressão sobre esse gargalo e seus recursos. Isso cria o caos absoluto e resolver o problema é o Santo Graal do gerenciamento de operações.

O conceito de gerenciamento de projetos de cadeia crítica, que ficou famoso por Eliyahu Goldratt, fornece um método simples para resolver esse problema (em teoria). Basicamente, planeje os recursos necessários para a execução. Uma maneira de fazer isso é com o aprendizado de máquina, que pode ser usado para aproveitar os dados e determinar a combinação certa de produtos, prazos de entrega e configurações. Aplique isso ao gerenciamento da cadeia de suprimentos pós-pandemia para reabrir com sucesso.

8. Aproveite a tecnologia guiada por IA para novas tomadas de decisão. No tópico de aprendizado de máquina e IA, vamos esclarecer que o gerenciamento da cadeia de suprimentos pós-pandemia não deve ser sobre eficiência. Toda a sua estratégia deve operar em termos de eficácia geral, em vez de "espremer a produção". Portanto, a IA e o aprendizado de máquina devem melhorar o fluxo do processo em vez de tentar encontrar anomalias e defeitos no processo.

Conforme você aumenta o fluxo de produção, use IA e aprendizado de máquina para garantir que você tenha exatamente o que precisa para manter a produção, aumentar o caixa disponível e evitar comprometer a lucratividade sustentável.

Até o momento, neste ano, a COVID-19 causou estragos nas empresas, nas cadeias de suprimentos e na economia em geral. À medida que as empresas reabrem, elas enfrentam o pesadelo logístico de mitigar a perda de produtividade e, ao mesmo tempo, voltar aos negócios normalmente. Com essas estratégias, você pode preparar sua cadeia de suprimentos para o caos que está por vir - com muito dinheiro disponível para atender à demanda.

Ali Hasan R. é cofundador e CEO da ThroughPut, uma empresa de software de cadeia de suprimentos de IA.