Escolhendo a Estratégia ERP Certa: Best-of-Breed vs. Suítes Tudo-em-Um

Nos anos 1980 e 90, no início da era digital, toda aplicação de software industrial era uma solução pontual — um produto focado em um aspecto específico do trabalho de back-office da empresa, como contas a pagar, folha de pagamento e impostos. Com o tempo, pacotes de software mais novos começaram a avançar para o chão de fábrica também, onde cada um tinha sua especialidade, como planejamento de manufatura, manutenção e relatórios de conformidade.

Em meados dos anos 90, pacotes de software de planejamento de recursos empresariais (ERP) começaram a ficar disponíveis. Eles integravam contabilidade empresarial, rastreamento de estoque, custo de compras e planejamento de manufatura em uma única solução. Seus desenvolvedores continuaram expandindo essas funções para incluir gestão de relacionamento com o cliente, rastreamento de recursos humanos, gestão da cadeia de suprimentos e até design de produtos. Na virada do século 21, um monstro foi criado, na forma de um gigante monolítico muito caro e complexo de gerenciar e manter.

Um Dia de Acerto de Contas

Pelo menos em teoria, uma plataforma de software empresarial fortemente integrada pode fornecer aos usuários uma variedade de vantagens importantes, incluindo visão sistemática das operações, redução de custos de treinamento e integração, maior precisão, melhor segurança e manutenção mais fácil. Mas logo ficou claro que essa visão era boa no papel, mas menos na realidade. Um ponto onde essa visão frequentemente encontrava obstáculos era quando sistemas ERP começavam a expandir capacidades baseadas em aquisições mal digeridas de empresas mais especializadas, frequentemente resultando em sérios problemas de integração e controle de versão, combinados com uma experiência do usuário profundamente hostil.

Mais importante, essa agregação de empresas e ofertas de serviços impactou enormemente a inovação — na verdade, a sufocou quase completamente. Enquanto as grandes empresas dedicavam recursos significativos a atividades de pós-aquisição e integração, a inovação de software do resto da indústria nunca parou. E embora algum crescimento orgânico continuasse a ocorrer dentro dos gigantes de ERP, grande parte da inovação mais relevante acontecia fora deles.

Eventualmente, o ciclo começou a se repetir, com as menores e mais promissoras empresas independentes sendo adquiridas junto com suas criações, que então eram aparafusadas ou incorporadas à oferta da empresa de ERP. Até que isso aconteça, soluções de propósito especial frequentemente trazem interfaces de usuário altamente intuitivas e capacidades funcionais que legitimamente lhes rendem o status de best-of-breed. Com muita frequência, essa designação logo desaparece, uma vez concluído o processo de doutrinação pós-aquisição.

Compensações do Best-of-Breed

Ao mesmo tempo, existem compensações em aderir a uma estratégia best-of-breed. Por exemplo, há custos aumentados associados ao suporte a múltiplos pacotes de diferentes fornecedores. Problemas podem surgir na integração de dados em pacotes de software de outros fornecedores, incluindo custos aumentados de treinamento de equipe e possíveis riscos de segurança resultantes de múltiplos logins.

Do ponto de vista da gestão, um argumento popular usado para compensar a melhoria de desempenho de uma estratégia best-in-breed é ter "um único pescoço para estrangular". Em outras palavras, quando algo dá errado, considera-se mais fácil ter apenas uma ligação a fazer, pelo menos na teoria.

Embora essas preocupações ainda sejam válidas, a força desses argumentos está diminuindo por múltiplas razões. Interfaces se tornaram mais padronizadas com o uso de interfaces de programação de aplicações (APIs) comuns. Padrões de integração de dados evoluíram para mitigar o desafio da compatibilidade. E com o crescimento de soluções baseadas em nuvem, a segurança tornou-se melhor gerenciada usando uma abordagem de login único. Por fim, a complexidade de como organizações de software maiores são geridas eliminou quase completamente o conceito de ter apenas uma equipe de contas para gerenciar os requisitos de suporte de cada solução.

O movimento da Indústria 4.0 reduziu significativamente a lacuna entre essas duas abordagens — uma realidade que os maiores fornecedores de software empresarial são rápidos em minimizar e ansiosos em esconder. No mínimo, este tópico merece foco e consideração renovados em alguns aspectos importantes. Dado tudo o que mudou, especialmente nos últimos seis meses, surge a pergunta: Qual é o melhor para sua organização? Como você pode pesquisar e entender efetivamente quais opções existem agora? E realmente tem que ser uma escolha entre um ou outro?

O Dia do Julgamento Chega

As respostas, aprendemos, podem ser encontradas em uma avaliação sem restrições da arquitetura da sua tecnologia, conduzindo um estudo que seja orientado por dados e o mais livre possível de viés pessoal ou histórico. Não é fácil, especialmente considerando as raízes profundas das decisões políticas que levaram a seleções de soluções anteriores. Mas é possível.

O primeiro passo é estabelecer uma equipe de avaliação separada, reforçada por um mandato da alta gestão, para conduzir um estudo e segui-lo não importa aonde leve. Defina um cronograma. Torne-o orientado por pessoas primeiro, seguido por processos e depois tecnologia. Utilize um modelo RACI — responsável, accountable, consultado e informado — para definir e esclarecer papéis. Também reconheça que a arquitetura não é fixa; com o tempo, ela evoluirá junto com seu negócio. E o mais importante, entenda que os resultados da avaliação ajudarão muito a definir o caminho que sua empresa toma para uma transformação digital bem-sucedida.

Em um nível estritamente prático, a escolha entre best-of-breed ou suíte de único fornecedor traz implicações tanto para o pessoal quanto para os conjuntos de habilidades necessários para usá-los. Uma abordagem de único fornecedor, por exemplo, exigirá fortes habilidades em construir interfaces amigáveis, algo que pode ser um problema, já que a maioria das soluções de suíte não é tão intuitiva quanto aplicações best-of-breed.

Alternativamente, uma abordagem best-of-breed pode exigir a adição de novos conjuntos de habilidades à organização. Isso pode ser um processo disruptivo, mas provavelmente posicionará uma organização para maior resiliência e flexibilidade operacional no futuro. Como todos vimos em 2020, o valor dessa capacidade nunca foi maior, nem se espera que desapareça cedo. A capacidade de reagir mais rapidamente diante de mudanças imprevistas tornou-se crítica para a sobrevivência organizacional de longo prazo.

Qual estratégia é melhor para você? O Instituto Lund na Suécia, que conduz pesquisas de processamento de dados desde os anos 1970, examinou a questão do uso de múltiplos sistemas. Concluiu desafiando o mantra estabelecido de TI de que "um é melhor que muitos". O Instituto coloca assim: "Poucos é melhor que muitos, mas um pode ser poucos demais". Em essência, escolher uma plataforma de tecnologia de operações construída em software best-of-breed para suas necessidades pode ser uma ótima escolha, mas apenas enquanto também puder se integrar a uma plataforma empresarial compartilhada de negócios e automação.

Veja essa conclusão da mesma forma que você gerencia sua cadeia de suprimentos. Você gostaria de apenas um fornecedor, ou é melhor ter alguns provedores igualmente capazes para navegar problemas ou surpresas inesperadas?

Independentemente da sua decisão, ambas as arquiteturas de tecnologia empresarial e operacional devem ser capazes de fornecer um nível muito mais elevado de agilidade nas operações e na empresa de manufatura como um todo. Isso é especialmente verdadeiro no ambiente atual de COVID-19 (e depois), onde a incerteza de negócios é maior do que nunca. Em quase todas as situações, uma abordagem best-of-breed posicionará melhor sua organização para se adaptar mais rápida e efetivamente. Tanto as habilidades técnicas necessárias para suportar uma abordagem best-of-breed, quanto a capacidade de conectar novas soluções best-of-breed que podem evoluir rapidamente durante o ambiente de coronavírus de hoje e além, poderiam dar à sua empresa a vantagem necessária para reagir mais rápido e sobreviver para ver outro dia.

Tom Hennessey é vice-presidente de marketing e desenvolvimento de negócios da iBASEt.