Maximizando ROI com Software CMMS: Guia para CEOs

Logo de cara, quando você olha para CMMS, pode pensar em maneiras que tornariam a vida mais fácil para seu departamento de manutenção. Sua capacidade de ver as vantagens tão rapidamente vem de seus insights conquistados com dificuldade em manutenção e gerenciamento de instalações.

Você conhece a frustração desses assassinos de eficiência:

• Rolar para cima e para baixo infinitamente tentando encontrar uma ordem de serviço que alguém prometeu que enviou por e-mail, apenas para descobrir depois que enviou para outra pessoa por engano, mas sem nunca anexar o formulário de ordem de serviço de qualquer maneira.
• Vasculhar registros em papel para ver se um rolamento com falha está sob garantia antes de poder pedir peças de reposição.
• Caminhar por toda a fábrica para buscar um manual para verificar novamente os passos específicos que você deve seguir para evitar que uma verificação de rotina em uma válvula se transforme em um reparo caro.

Você sabe que esses desperdícios de tempo desapareceriam com um Software CMMS que centraliza e padroniza geração, atribuição e rastreamento de ordens de serviço. O software poderia mostrar plantas digitais com a localização de cada ativo. Clique em um ativo para ver ordens de serviço associadas, garantias, manuais, listas de peças críticas e até níveis atuais de estoque para essas peças. Preocupado que esteja ficando baixo? Todas as informações do fornecedor também estão facilmente acessíveis, com preços atuais e prazos de entrega.

Mas mesmo se você tiver um CEO com a política de portas abertas mais liberal, eles não terão tempo para sentar e ouvir uma longa explicação de todas as diferentes maneiras que o software CMMS pode ajudar seu departamento. Eles provavelmente veem você como um centro de custo, o que significa que você é necessário, mas não contribui diretamente para os lucros da empresa, e isso significa que eles só esperam obter o máximo do seu departamento com o menor orçamento possível.

Se você quer convencê-los, você tem que falar a língua deles. Uma maneira é focar tudo em um conceito com o qual eles já têm muita experiência: retorno sobre investimento (ROI).

Definição de ROI

Com ROI, você pode comparar o custo de algo contra o valor que ele gera para determinar se é um bom negócio ou não. O resultado pode ser apresentado como uma porcentagem ou um valor em dólares. Você pode usá-lo para avaliar um investimento ou comparar vários investimentos para ver qual tem melhor desempenho.

Em escritórios de empresas, calcular ROIs é um processo de várias etapas envolvendo planilhas e fórmulas padronizadas. Mas o conceito básico por trás dele é universal.

É segunda-feira e um vizinho pede que você vá à casa dele depois do trabalho e o ajude a configurar seu novo termostato inteligente. Com base na explicação dele, você acha que vai levar pelo menos uma hora do seu tempo. Antes que você possa dizer não, ele o convida para jantar na quarta-feira (ele e a esposa são ótimos cozinheiros) e para um filme na quinta-feira, sua escolha, por conta dele. Sua resposta? Estarei na sua casa esta noite por volta das oito.

Você acabou de fazer um cálculo de ROI cotidiano. O custo para você é trabalho de vizinho grátis, mas o valor que ele entrega é boa comida e um filme grátis. Seu vizinho está pensando na mesma linha. Não só é mais barato alimentar você e levá-lo ao cinema do que pagar um técnico da empresa para instalar o termostato, ele ganha o benefício adicional de ter uma desculpa para sair de casa na quinta-feira, quando a esposa dele recebe o clube do livro. Nenhum de vocês usou uma fórmula especial ou escreveu algo, mas ambos tomaram suas decisões usando o conceito de ROI.

Quando escritórios de empresas calculam ROIs, geralmente há mais variáveis e apostas mais altas, então as coisas ficam um pouco mais completas e complexas. Mas o conceito central nunca muda.

Primeiro Passo: Custo

Calcular ROI de CMMS começa com rastrear e somar seus custos. Aqui, precisamos considerar tanto custos iniciais quanto contínuos. Custos iniciais são o que você paga para configurar as coisas. Por exemplo, implementação inclui integração, e fornecedores de CMMS oferecem diferentes pacotes de suporte para ajudá-lo a se familiarizar e depois se sentir confortável com o software. Mas esse não é o único custo, porque você também vai pagar salários dos funcionários enquanto eles estão aprendendo o sistema. Então, é o número de funcionários multiplicado pelo salário médio por hora e depois esse número multiplicado pelo número de horas de integração. Custos contínuos, por outro lado, são o que você precisa para manter as coisas funcionando. O custo da assinatura é o primeiro exemplo que provavelmente vem à mente, mas há outros.

Segundo Passo: Valor

Em seguida, é hora de olhar para todos os lugares onde seu CMMS vai economizar dinheiro.

Bons lugares para procurar economias incluem:

• Vida útil estendida dos ativos
• Redução de tempo de inatividade
• Redução de custos de mão de obra
• Melhoria no gerenciamento de estoque

É uma coisa dizer que software CMMS reduz tempo de inatividade, mas outra traduzir isso em um valor específico em dólares. Se você já tem esses números, ótimo. Se não, ficamos felizes em ajudar com algumas médias da indústria.

Terceiro Passo: ROI

Pegue todos os seus números e insira-os em uma versão básica da fórmula.

ROI = (Dinheiro Economizado – CTO) / CTO

Isso lhe dá o retorno sobre investimento. Lembre-se, isso é apenas para o primeiro ano, e seu ROI vai melhorar após doze meses.

Você já sabe que um CMMS vai ajudar seu departamento de manutenção, e agora você tem uma poderosa nova ferramenta para comprimir todos os seus motivos em um número que pode ser entendido entre departamentos e na hierarquia organizacional.