Implementação da ISO 9001:2015: Planejamento Estratégico Impulsiona o Sucesso

Por Curtis Lopez, Gerente de Projetos e Especialista em ISO da Missouri Enterprise

As mudanças na ISO 9001:2015 incluem um grande ajuste na forma como as empresas veem seus Sistemas de Gestão da Qualidade. Você pode ter ouvido a afirmação: "Não existe mais departamento de gestão da qualidade!" para descrever essas mudanças. É uma frase excelente que captura a essência da evolução para a nova ISO 9001:2015, pois agora todos são responsáveis pela qualidade, da alta gestão, aos gerentes médios, pessoal de planta, operadores de máquinas, funcionários de back-office... todos têm um papel a desempenhar.

Para alcançar e implementar efetivamente essa mudança cultural na nova norma ISO, os fabricantes precisam alinhar a estratégia de sua organização, processos de negócio e sistemas de gestão da qualidade para criar um Plano Estratégico escrito que defina as ações necessárias para atingir as metas certas e comunicá-las efetivamente a toda a organização. O Plano Estratégico precisa colocar todos na mesma página para gerenciar, alcançar e manter a qualidade.

Desenvolver um Plano Estratégico eficaz não é algo simples. Leva tempo e esforço para produzir, e exige visão crítica sobre como sua empresa opera no dia a dia hoje, para que você possa ver onde a melhoria precisa ocorrer para o amanhã. Devido à importância de realmente compreender os pontos fortes e fracos de sua empresa, a ajuda de um especialista externo em ISO 9001:2015 pode ser um ativo inestimável para desenvolver seu plano estratégico.

Um especialista o guiará pelo exercício de Planejamento Estratégico, manterá você no caminho para a conclusão e oferecerá aqueles olhos críticos externos que enxergarão coisas que as pessoas podem ter perdido, ignorado ou varrido para debaixo do tapete. A franqueza é fundamental nas fases de avaliação do Planejamento Estratégico.

Aqui estão algumas fases muito básicas do processo de Planejamento Estratégico, seguidas de uma ilustração de outros passos críticos no exercício:

1. Análise / Avaliação – Desenvolver uma compreensão do ambiente interno e externo atual.
2. Formulaçăo da Estratégia – Criar e documentar uma estratégia de alto nível e uma estratégia organizacional básica.
3. Execuçăo da Estratégia – Traduzir os planos em ação, onde o planejamento operacional mais detalhado e itens de ação específicos são identificados e abordados.
4. Avaliaçăo / Sustentaçăo / Gestăo – Realizar refinamento e avaliação contínuos de desempenho, cultura, comunicações, relatórios de dados e outras questões de gestão estratégica.

FCSs e KPIs

Como parte do processo de Planejamento Estratégico, as organizações são encarregadas de identificar seus Fatores Críticos de Sucesso (FCSs). Uma maneira de pensar nos Fatores Críticos de Sucesso é visualizar o negócio da perspectiva do mercado e do cliente. Quais funções, atividades ou práticas de negócio são valorizadas e demandadas pelas condições de mercado e necessidades dos clientes? O que a empresa deve fazer para competir no mercado e ser percebida pelo cliente como agregando valor à relação comercial? Quais fatores são importantes no processo de tomada de decisão do cliente que geram pedidos? Por que o cliente seleciona sua empresa em detrimento da concorrência?

Uma vez definidos os FCSs, então os Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) podem ser desenvolvidos para apoiar a direção estratégica de sua organização. KPIs são medidas de desempenho que indicam progresso em direção a um resultado desejável. KPIs estratégicos monitoram a implementação e eficácia das estratégias de uma organização, determinam a lacuna entre desempenho real e alvo, e determinam a eficácia organizacional e eficiência operacional.

Bons KPIs…

• Fornecem uma maneira objetiva de ver se a estratégia está funcionando.
• Oferecem uma comparação que mede o grau de mudança de desempenho ao longo do tempo.
• Focam a atenção dos funcionários no que é mais importante para o sucesso.
• Permitem medir realizações, não apenas o trabalho realizado.
• Fornecem uma linguagem comum para comunicação.
• Ajudam a reduzir a incerteza intangível.
• São válidos, para garantir a medição das coisas certas.
• São verificáveis, para garantir a precisão da coleta de dados.

O que é uma Estratégia?

O termo "Planejamento Estratégico" implica o emprego de uma "estratégia", então, para não assumirmos que todos sabem verdadeiramente o que uma estratégia significa em seu sentido empresarial mais amplo, vamos definir. Uma estratégia trata de integrar atividades organizacionais e utilizar e alocar os recursos limitados dentro do ambiente organizacional de forma a atingir os objetivos presentes.

Ao planejar uma estratégia, é essencial considerar que as decisões não são tomadas no vácuo e que qualquer ato realizado por uma empresa provavelmente será recebido com uma reação daqueles afetados — concorrentes, clientes, funcionários ou fornecedores. Estratégia também pode ser definida como conhecimento das metas, a incerteza dos eventos e a necessidade de considerar o comportamento provável ou real dos outros.

As Mudanças da ISO 9001:2015 Estão Aqui AGORA.

Como dito anteriormente, o processo de Planejamento Estratégico leva tempo e esforço, e se você ainda não começou a planejar a implementação das mudanças na nova norma ISO 9001:2015, precisa começar agora. Se já iniciou o processo e não está avançando rapidamente para atingir seus objetivos, precisa pressionar pela conclusão agora. De qualquer forma, considere o valor e o retorno sobre o investimento que você obterá trazendo um especialista externo como a Missouri Enterprise para ajudar sua organização no processo de Planejamento Estratégico para atender à nova norma ISO 9001:2015.

Direção Estratégica Conforme Atualmente Estabelecida na ISO 9001:2015

Cláusula 4.1 A organização deve determinar questões externas e internas relevantes para seu propósito e sua direção estratégica e que afetam sua capacidade de alcançar os resultados pretendidos de seu sistema de gestão da qualidade.

Cláusula 5.2: A alta direção deve estabelecer, implementar e manter uma política da qualidade que seja apropriada ao propósito e contexto da organização e apoie sua direção estratégica.

6.2.1 A organização deve estabelecer objetivos da qualidade em funções, níveis e processos relevantes necessários para o sistema de gestão da qualidade.

Os objetivos da qualidade devem:

a) ser consistentes com a política da qualidade;

b) ser mensuráveis;

c) levar em conta requisitos aplicáveis;

d) ser relevantes para a conformidade de produtos e serviços e para a melhoria da satisfação do cliente;

e) ser monitorados;

f) ser comunicados;

g) ser atualizados conforme apropriado.

A organização deve manter informação documentada sobre os objetivos da qualidade.

6.2.2 Ao planejar como alcançar seus objetivos da qualidade, a organização deve determinar:

a) o que será feito;

b) quais recursos serão necessários;

c) quem será responsável;

d) quando será concluído;

e) como os resultados serão avaliados.

Cláusula 9.3: A alta direção deve revisar o sistema de gestão da qualidade da organização, em intervalos planejados, para garantir sua contínua adequação, suficiência, eficácia e alinhamento com a direção estratégica da organização.

Datas Importantes:

A ISO 9001:2015 foi publicada em setembro de 2015 e já é a norma mais amplamente adotada na história das normas. Para ajudar as mais de 1 milhão de empresas certificadas na ISO 9001:2008 a migrar para a nova norma, a ISO estabeleceu um período de transição de três anos durante o qual a certificação ISO 9001:2008 permanecerá válida. Esta transição expirou em setembro de 2018. É importante notar que após 2018, aquelas empresas certificadas na ISO 9001:2008 e que não certificaram na ISO 9001:2015 perderão sua certificação ISO 9001 até que se recertifiquem na nova norma.

Para saber mais sobre ISO ou como a Missouri Enterprise pode ajudar, conecte-se com seu Gerente de Negócios da Área.