Série de software ERP:Desenvolvimento de requisitos do usuário

Uma vez que a empresa tenha determinado as propostas de valor importantes para seguir em frente com a seleção e implementação de software novo ou atualizado, é hora de formar os requisitos detalhados para o novo sistema oferecer suporte. Esses requisitos são essenciais para determinar o melhor ajuste e o valor final da nova solução.

Duas categorias de requisitos

Os requisitos devem ser classificados como "estado atual" e "estado futuro". Os requisitos do estado atual são apresentados para explicar aos fornecedores em potencial como a empresa faz negócios hoje. O estado atual do processo de negócios é afetado não apenas pelas condições comerciais atuais, mas também pelas limitações do software atual sobre como as transações são processadas e como sua empresa interage com seus clientes e fornecedores.

Os requisitos do estado futuro apresentam como a empresa planeja operar no futuro e usar software para apoiar seu funcionamento. O futuro deve ser definido em termos de 5 a 7 anos. Embora nenhuma empresa possa prever exatamente como estará operando daqui a sete anos, uma empresa pode imaginar como planeja fazer negócios e quais tipos de tecnologia de software e hardware serão necessários para cumprir sua estratégia de longo prazo.

Mapas de processos de negócios

As empresas também precisam considerar como desejam reunir informações sobre suas operações atuais e futuras. Obviamente, a coleta de informações é baseada na interação entre os usuários atuais e aqueles da organização que serão responsáveis ​​por apresentar as informações coletadas aos fornecedores.

Algumas empresas são capazes de preparar mapas de processos de negócios que apresentam a estrutura completa de cada aspecto de seus processos de negócios do estado atual e futuro. Esses mapas utilizam informações daqueles no negócio que trabalham com transações em uma atividade comercial específica. Uma lista de mapas potenciais dos processos de negócios do estado atual e do estado futuro pode incluir os seguintes fluxos de trabalho:

• CRM
• Cotação e entrada de pedido de venda
• Atendimento ao cliente
• Engenharia - para apoiar orçamentos e para apoiar a fabricação
• Cadeia de suprimentos / compras
• Gerenciamento de armazém / Gerenciamento de estoque / Recebimento
• Planejamento e programação
• Ordens de serviço e relatórios de chão de fábrica
• Frete
• Qualidade
• Contabilidade - Contas a pagar e desembolsos de caixa
• Contabilidade - Faturamento / Contas a receber / Aplicação de caixa
• Contabilidade - Razão Geral

Os mapas de processos de negócios devem incluir todas as entradas e saídas relacionadas aos processos de negócios do estado atual e futuro. Essas atividades devem ser “sobrepostas” com indicadores de qual software é usado para apoiar a ação atual. Os exemplos podem ser atividades que usam o sistema ERP atual, atividades que usam MS Excel ou Access Databases ou atividades que são realizadas manualmente.

Ao codificar a atividade por cores, os leitores dos mapas podem obter a visualização de quanto de cada tecnologia é usada para dar suporte aos processos de negócios atuais e planejados. Um dos benefícios visíveis do mapa de estado futuro deve ser a cor uniforme do novo software planejado para seleção e a eliminação de outras cores, especialmente aquelas para planilhas do Excel e bancos de dados do Access.

Listas de verificação

As listas de verificação têm sido usadas para selecionar software há décadas. As listas de verificação são normalmente baseadas no conhecimento de terceiros que listam literalmente centenas ou milhares de requisitos funcionais agrupados de forma semelhante à lista acima. Muitas dessas listas de verificação estão associadas a bancos de dados com capacidade sim / não de diversos fornecedores de software. Ao preencher a lista de verificação, o usuário estará de posse de uma lista de fornecedores de ERP que são mais capazes de atender às necessidades do usuário.

O desafio das listas de verificação é como o banco de dados subjacente foi desenvolvido. Os fornecedores nem sempre são totalmente diretos sobre se fornecem uma funcionalidade específica, mas como o software realmente fornece as informações.

Se a solução específica é para uma empresa cujas vendas são de $ 5 milhões a $ 25 milhões ou para uma empresa cujas vendas são de $ 250 milhões a $ 500 milhões, é necessário esclarecimento. Um exemplo extremo é que SAP e Oracle fornecem funcionalidade para apoiar as áreas de processo de negócios acima, assim como JobBOSS e E2 (soluções populares de job shop). É preciso haver uma correspondência entre o escopo da solução, os requisitos e o orçamento (proposta de valor), bem como a indústria e a estrutura de manufatura básica entre a manufatura discreta e a manufatura por processo.

Se uma organização for usar uma lista de verificação (serviço), certifique-se de que a lista seja preenchida inicialmente, compre a equipe responsável por cada área e, em seguida, revisada por uma equipe de toda a empresa que possa relacionar as respostas individuais às operações e necessidades de toda a empresa.

Narrativas

A preferência do autor é um documento narrativo que explica os processos do estado atual e discute as necessidades do estado futuro. Ao entrevistar as pessoas no processo de negócios, podem ser criadas narrativas que contam a história de como a empresa funciona hoje e como pretende operar no futuro. Pode haver um nível sólido de detalhe apresentado que permitirá ao fornecedor entender o negócio totalmente. As narrativas também podem ser complementadas com o que a empresa faz, por que está procurando por um novo software (a proposta de valor) e qual tecnologia está em uso atualmente.

O que o fornecedor deseja revisar

Com base no feedback que o autor recebeu no passado, a maioria dos fornecedores se esforça para seguir totalmente os mapas de processos de negócios e fica entediada com listas de verificação com 2.000 recursos. As narrativas são mais fáceis de revisar. Os fornecedores ainda gastam muito tempo fazendo perguntas já divulgadas em todos os três documentos, portanto as empresas precisam estar preparadas para revisar todos os processos em alguns detalhes, mesmo quando um esforço significativo é colocado no desenvolvimento dos requisitos de usuário e software.

Deve-se dedicar muito esforço e cuidado ao desenvolvimento dos requisitos do usuário, pois o que foi documentado é a base de como as soluções de software alternativas serão avaliadas quanto ao ajuste, função e valor. Requisitos de usuário bem desenvolvidos permitirão que um fornecedor faça a apresentação mais completa de como sua capacidade apoiará sua visão de sucesso operacional futuro.

É realmente sua culpa se o fornecedor não está posicionado para demonstrar sua capacidade para o melhor benefício de sua empresa. A solução de um fornecedor que é facilmente observável por não atender às suas necessidades básicas nunca deve aparecer em sua sala de conferências para uma apresentação.



Harry Landsburg , Diretor de Consultoria de Tecnologia de Processos de Negócios da DVIRC, trabalhou com mais de 300 empresas para documentar como seus processos de negócios podem ser melhor suportados por um software atualizado ou novo. Sua abordagem para relacionar a maneira como seus clientes operam com o mercado de tecnologia resulta em uma melhor seleção e resultado de implementação. Para obter mais informações, saiba mais ou contato nós.