Série Software ERP: Elaborando Requisitos de Usuário Abrangentes

Uma vez que uma empresa determinou as importantes propostas de valor para avançar com a seleção e implementação de software novo ou atualizado, é hora de formar os requisitos detalhados para o novo sistema suportar. Esses requisitos são essenciais para determinar o melhor ajuste e valor final da nova solução.

Duas Categorias de Requisitos

Os requisitos devem ser classificados como “estado atual” e “estado futuro”. Requisitos de estado atual são apresentados para explicar aos fornecedores potenciais como a empresa faz negócios hoje. O processo de negócio de estado atual é impactado não apenas pelas condições atuais de negócios, mas pelas limitações do software atual sobre como as transações são processadas e como sua empresa interage com clientes e fornecedores.

Requisitos de estado futuro apresentam como a empresa planeja operar no futuro e usar software para suportar seu funcionamento. O futuro deve ser definido em termos de 5 a 7 anos. Embora nenhuma empresa possa prever exatamente como estará operando daqui a sete anos, uma empresa pode visualizar como planeja fazer negócios e que tipos de tecnologia de software e hardware precisará para alcançar sua estratégia de longo prazo.

Mapas de Processos de Negócio

As empresas também precisam considerar como desejam coletar informações sobre suas operações atuais e futuras. Obviamente, a coleta de informações baseia-se na interação entre usuários atuais e aqueles na organização que serão responsáveis por apresentar as informações coletadas aos fornecedores.

Algumas empresas são capazes de preparar mapas de processos de negócio que apresentam a estrutura completa de cada aspecto de seus processos de negócio de estado atual e futuro. Esses mapas utilizam entrada daqueles no negócio que trabalham com transações em uma atividade de negócio particular. Uma lista de mapas potenciais de processos de negócio de estado atual e futuro pode incluir os seguintes fluxos de trabalho:

• CRM
• Cotação e Entrada de Pedidos de Venda
• Atendimento ao Cliente
• Engenharia – para suportar cotação e manufatura
• Cadeia de Suprimentos/Compras
• Gestão de Armazém/Inventário/Recebimento
• Planejamento e Agendamento
• Ordens de Trabalho e Relatório de Chão de Fábrica
• Expedição
• Qualidade
• Contabilidade – Contas a Pagar e Desembolsos
• Contabilidade – Faturamento/Contas a Receber/Aplicação de Caixa
• Contabilidade – Razão Geral

Mapas de processos de negócio devem incluir todas as entradas e saídas relacionadas aos processos de negócio de estado atual e futuro. Essas atividades devem ser “sobrepostas” com indicadores de qual software é usado para suportar a ação atual. Exemplos podem ser atividades que usam o sistema ERP atual, atividades que usam MS Excel ou Bancos de Dados Access, ou atividades realizadas manualmente.

Ao colorir a atividade por código, leitores dos mapas podem ganhar visualização de quanto de cada tecnologia é usada para suportar os processos de negócio atuais e planejados. Um dos benefícios visíveis do mapa de estado futuro deve ser a cor uniforme do novo software planejado para seleção e a eliminação de outras cores, especialmente aquelas para planilhas Excel e bancos de dados Access.

Checklists

Checklists têm sido usadas para selecionar software há décadas. Checklists são tipicamente baseadas no conhecimento de terceiros que listam literalmente centenas ou milhares de requisitos funcionais agrupados similarmente à lista acima. Muitas dessas checklists estão associadas a bancos de dados de capacidade sim/não de vários fornecedores de software. Ao completar a checklist, o usuário estará na posse de uma lista de fornecedores ERP mais capazes de atender às necessidades do usuário.

O desafio das checklists é como o banco de dados subjacente foi desenvolvido. Fornecedores nem sempre são completamente francos sobre se fornecem funcionalidade específica, mas como o software realmente fornece a informação.

Se a solução particular é para uma empresa cujas vendas são de $5 milhões a $25 milhões ou para uma empresa cujas vendas são de $250 milhões a $500 milhões requer esclarecimento. Um exemplo extremo é que SAP e Oracle fornecem funcionalidade para suportar as áreas de processo de negócio acima e JobBOSS e E2 (soluções populares de job shop) também. Deve haver uma correspondência entre escopo da solução, requisitos e orçamento (proposta de valor), bem como indústria e estrutura básica de manufatura entre manufatura discreta e de processo.

Se uma organização for usar uma checklist (serviço), certifique-se de que a checklist seja completada inicialmente pela equipe responsável por cada área e depois revisada por uma equipe de toda a empresa que possa relacionar respostas individuais a operações e necessidades de toda a empresa.

Narrativas

A preferência do autor é um documento narrativo que explica os processos de estado atual e discute necessidades de estado futuro. Entrevistando as pessoas no processo de negócio, narrativas podem ser criadas que contam a história de como o negócio funciona hoje e como quer operar no futuro. Pode haver um nível sólido de detalhe apresentado que permitirá ao fornecedor entender o negócio completamente. Narrativas também podem ser suplementadas com o que o negócio faz, por que o negócio está procurando novo software (a proposta de valor), e que tecnologia está atualmente em vigor.

O que o Fornecedor Quer Revisar

De feedback que o autor recebeu no passado, a maioria dos fornecedores luta para seguir completamente mapas de processos de negócio e se entedia com checklists de 2.000 recursos. Narrativas são mais fáceis de revisar. Fornecedores ainda gastam muito tempo fazendo perguntas que já são divulgadas em todos os três documentos, então as empresas precisam estar preparadas para revisar todos os processos em algum detalhe mesmo quando esforço significativo é colocado no desenvolvimento dos requisitos de usuário e software.

Esforço e cuidado significativos devem ser colocados no desenvolvimento de requisitos de usuário, pois o que foi documentado é a base de como soluções de software alternativas serão avaliadas para ajuste, função e valor. Requisitos de usuário bem desenvolvidos permitirão que um fornecedor faça a apresentação mais completa de como sua capacidade suportará sua visão de sucesso operacional futuro.

É realmente sua culpa se o fornecedor não está posicionado para demonstrar sua capacidade na melhor vantagem da sua empresa. Uma solução de fornecedor que é facilmente observável como não atendendo às suas necessidades básicas nunca deve aparecer em sua sala de conferência para uma apresentação.

Harry Landsburg, Diretor de Consultoria de Tecnologia de Processos de Negócio da DVIRC, trabalhou com mais de 300 empresas para documentar como seus processos de negócio podem ser melhor suportados por software novo ou atualizado. Sua abordagem de relacionar a forma como seus clientes operam ao mercado de tecnologia resulta em melhor resultado de seleção e implementação. Para mais informações, saiba mais ou entre em contato conosco.