Como implementar códigos de barras em seu depósito:um guia passo a passo

O surgimento do COVID-19 acelerou muitos comportamentos do consumidor que têm impacto nas operações do armazém. Algumas das tendências mais notáveis ​​foram um aumento nas vendas de comércio eletrônico e uma mudança para serviços de mercearia eletrônica, os quais continuam a crescer a um ritmo constante. Além disso, a escassez de mão de obra e os desafios de recrutamento estão impactando os setores de armazém e logística, tornando ainda mais desafiador acompanhar a demanda.

Muitos gerentes de armazém estão recorrendo a tecnologias de automação para melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e permanecer competitivos. Dessas tecnologias, a leitura de código de barras continua sendo uma das mais populares. O armazém típico deve gerenciar as atividades de envio, recebimento, reabastecimento, separação e embalagem que geralmente ocorrem simultaneamente. Os códigos de barras dão a cada rack, contêiner ou item um identificador exclusivo que facilita a transferência de mercadorias entre diferentes locais dentro e fora de um armazém.

Neste guia, descreveremos um processo passo a passo para implementar códigos de barras em um ambiente de armazém. Como um facilitador essencial do gerenciamento eficiente de estoque, a tecnologia de código de barras tornou-se uma maneira conveniente e confiável de rastrear mercadorias. Há muitas considerações a serem ponderadas antes, durante e após a implementação de códigos de barras e este guia ajudará a explicar os fundamentos necessários para uma transição bem-sucedida.

Você vai aprender:

• Por que usar códigos de barras em um depósito?
• Crie um plano inicial de código de barras
• Configure a plataforma de software centralizada
• Selecione simbologias de código de barras
• Design de etiquetas de código de barras
• Estabeleça processos de inventário de código de barras

Por que usar códigos de barras em um depósito?

A eficiência em um armazém requer a movimentação suave de contêineres a granel e produtos individuais por meio de várias etapas exclusivas. O uso de planilhas e entrada manual de dados para realizar contagens de inventário e outras atividades pode levar a erros e impedir que a equipe responda às mudanças rapidamente. As etiquetas de código de barras de armazém permitem que você marque cada local de armazém (usando etiquetas de piso de armazém ou etiquetas suspensas), rack, palete e contêiner com uma etiqueta que pode ser facilmente digitalizada a qualquer momento. Isso é útil para realizar contagens cíclicas semiautomáticas e transferir estoque entre departamentos ou locais.

Além da digitalização automatizada, os códigos de barras oferecem alguns benefícios exclusivos que são importantes para as operações do armazém.

• Velocidade de processamento de pedidos mais rápida
• Custos administrativos e operacionais reduzidos
• Menos erros
• Maior precisão de inventário e contagem cíclica
• Excelente escalabilidade para expansões futuras
• Um layout de armazém profissional e organizado

O uso de um sistema de código de barras também permite desenvolver um sistema de controle de estoque permanente, monitorando dados em tempo real e usando um sistema de gerenciamento de armazém centralizado. Essas plataformas de software também permitem vincular informações importantes, como tamanho e peso do produto, a cada código de barras exclusivo.

Crie um plano inicial de código de barras

A primeira etapa de qualquer nova implementação de código de barras deve começar com um plano inicial. Isso não apenas ajudará a evitar problemas futuros, mas também garantirá a compatibilidade entre os diferentes componentes do sistema de código de barras. As etapas a seguir são um bom ponto de partida ao criar seu plano de etiquetagem de código de barras.

Determinar as necessidades de código de barras do inventário

É útil fazer uma lista de todos os SKUs e variantes existentes e potenciais para o warehouse. Em muitos casos, será possível utilizar o código de barras do fabricante para um determinado item e copiá-lo em seu sistema. Cada item deve ter um número de código de barras exclusivo e local de armazenamento atribuído, e um processo deve estar em vigor para revisar e digitalizar itens durante a chegada e o envio.

Revisar o layout do armazém

Decidir onde colocar os códigos de barras é uma decisão importante que fica muito mais fácil depois de revisar o layout das prateleiras do armazém, prateleiras e rotas de trânsito nas instalações. A digitalização realizada pela equipe do depósito precisará ser feita no nível do solo e é importante decidir como lidar com itens armazenados em racks elevados. Para este inventário, você pode investir em scanners de longo alcance que tenham um alcance estendido ou considerar a colocação de códigos de barras de produtos duplicados no nível do solo. Este é o momento perfeito para revisar o fluxo de estoque através do armazém e determinar a melhor maneira de marcar áreas como prateleiras de armazenamento frio, corredores, docas e portas internas e portas externas e áreas de docagem.

Examinar a Cadeia de Fornecimento de Produtos

Muitos armazéns lidam com contêineres a granel, incluindo totes, paletes e contêineres intermediários para granel (IBCs). Se um armazém também realiza o atendimento, esses contêineres a granel podem ser divididos e itens individuais colocados no estoque. É importante revisar os códigos de barras nessas embalagens para garantir que seja fácil diferenciar entre recipientes a granel e itens individuais. Para armazéns que trabalham em estreita colaboração com fornecedores e varejistas, também pode ser útil revisar as simbologias de código de barras para alinhar os sistemas de digitalização em toda a cadeia de suprimentos.

Alinhar sistemas de controle de armazém existentes

Se o armazém já estiver em operação, haverá vários processos diferentes já em funcionamento. O verdadeiro valor de um sistema de código de barras é melhorar a eficiência e revisar seus procedimentos existentes pode ajudá-lo a identificar quais etapas podem ser substituídas por códigos de barras. Obter informações da equipe e trabalhar em conjunto na solução também é uma ótima maneira de facilitar a adesão e ajudar a envolver todos. Este também é um ponto crucial em que você deve revisar seu sistema de controle de armazém e plataformas de software existentes.

Configurar a plataforma de software centralizada

Depois que os códigos de barras são estabelecidos, eles podem ser facilmente digitalizados com hardware adicional conectado a uma plataforma de software centralizada. As plataformas de gerenciamento de estoque e ativos mais populares usadas pelos armazéns são Warehouse Management Systems (WMS), Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) e Enterprise Asset Management Systems (EAM). Se uma plataforma de software já estiver instalada, você deve verificar os requisitos para determinar quais simbologias de código de barras e leitores de código de barras são compatíveis.

Este também é um bom momento para determinar suas necessidades de leitura de código de barras e qual hardware será usado em todo o armazém. Os scanners podem ser adquiridos como conectados ao computador, conectados ao celular ou sem fio. Alguns scanners podem ter vários métodos de conexão integrados em uma única peça de hardware. Também é importante selecionar leitores com uma distância de leitura adequada para alcançar os locais de marcação de código de barras desejados no armazém. As opções de hardware de digitalização adicionais a serem analisadas incluem o método de carregamento, a duração da bateria e se você precisa ou não de um equipamento robusto para aplicações mais exigentes.

Selecione simbologias de código de barras

Depois de verificar a compatibilidade com seu hardware de digitalização e sistema de software centralizado, você pode escolher um design específico para suas etiquetas de código de barras. Os designs de código de barras são unidimensionais (1D) ou bidimensionais (2D). Um código de barras 1D usa linhas verticais de larguras variadas para codificar dados numéricos (somente números) ou alfanuméricos (números e letras). O design de código de barras 2D, como o popular código QR, usa caixas para codificar os dados.

A consideração mais importante ao selecionar etiquetas de código de barras é escolher uma opção de codificação que seja lógica e o mais simples possível. Como muitos armazéns lidam com produtos de varejo, essas são algumas simbologias comuns de código de barras que podem encontrar.

• Código UPC (numérico 1D) . Este é provavelmente o código de barras do consumidor mais reconhecido e é usado na grande maioria dos produtos que são enviados para locais de varejo. O código pode representar 12 dígitos para identificar o produto específico e a identidade do fabricante.
• Código EAN (numérico 1D) . O código EAN é quase idêntico ao código UPC, mas é usado em aplicativos projetados para digitalização de ponto de venda (POS). Algumas versões comuns do código EAN são o International Serial Book Number (ISBN) e o International Standard Serial Number (ISSN) que são usados ​​para muitos produtos, incluindo periódicos, livros e eletrônicos.
• Código Plessey (1D alfanumérico) . O código Plessy foi originalmente lançado na Europa e é frequentemente usado em muitos locais de supermercados e bibliotecas. Tornou-se popular nos Estados Unidos para esses aplicativos devido à flexibilidade de codificar números ou quaisquer letras de A a F.
• Código 39 (1D alfanumérico) . Esse código é popular nas indústrias automotiva e de defesa e é o código de barras mais comum usado em situações não relacionadas ao varejo. A revisão de códigos como esses é um bom lembrete dos possíveis padrões de código de barras que um setor específico pode ter.
• Código QR (2D) . Como um código de barras 2D, um código QR pode armazenar muito mais dados do que um código de barras 1D padrão. Cada código QR pode conter até 2.509 caracteres numéricos ou 1.520 caracteres alfanuméricos. Isso tornou esses códigos muito populares para fins de publicidade, pois podem transferir rapidamente links da Internet para um telefone com uma única varredura.

Como mencionado acima, a maioria dos armazéns provavelmente adotará um estilo de código de barras semelhante ao código UPC. Para locais que processam produtos de varejo, também pode ser útil registrar-se na GS1, a organização global que padroniza os códigos de barras usados ​​entre varejistas, fabricantes e fornecedores. Parte do benefício do alinhamento com a GS1 é o fato de que eles mantêm regulamentações para padronizar os códigos de barras entre os milhões de empresas que os utilizam.

Design de etiquetas de código de barras

É importante escolher um design final de etiqueta de código de barras que combine bem com as aplicações de destino no armazém. Em muitos casos, será necessária uma combinação de diferentes designs para acomodar diferentes ambientes físicos, locais e métodos de fixação. Algumas das etiquetas mais comuns escolhidas para uso em um armazém são:

• Rótulos de nível único – Essas etiquetas de rack estão disponíveis como um tipo padrão de poliéster para excelente proteção contra riscos potenciais. As opções adicionais incluem etiquetas de rack de armazenamento a frio e etiquetas de rack magnéticas.
• Rótulos de vários níveis – Como alternativa às etiquetas de longo alcance, uma etiqueta de rack de vários níveis usa codificação de cores para identificar diferentes camadas dentro do sistema de rack.
• Etiquetas envolventes – Uma etiqueta envolvente é otimizada para aplicações de digitalização de longo alcance a distâncias de 15 metros ou mais.
• Etiquetas de contêiner – Totes e contêineres a granel podem conter materiais perigosos ou muitas vezes podem sofrer mais desgaste devido ao seu tamanho grande. Uma etiqueta de recipiente feita de alumínio Metalphoto® ou uma etiqueta de código de barras de poliéster pode ser usada para proporcionar excelente durabilidade.
• Etiquetas de paletes – Os paletes também sofrem muitos danos potenciais e as etiquetas de código de barras de paletes de alumínio Metalphoto® podem ser usadas para rastrear esses ativos.
• Etiquetas de piso – Descolar e colar ou aparafusar etiquetas de piso são uma maneira conveniente de marcar o inventário que fica no chão ou identificar áreas de trabalho ou de preparação.

Além dos aplicativos acima, também é possível personalizar uma etiqueta de código de barras com base em alguns outros fatores. Estas são as considerações finais a fazer antes de encomendar uma quantidade adequada de etiquetas de código de barras e preparar o armazém para implementação.

• Material de substrato – As etiquetas de código de barras geralmente estão disponíveis em metal ou plástico, e o material específico deve ser escolhido com base na compatibilidade com o ambiente operacional. Aplicações como armazenamento a frio podem exigir um rótulo exclusivo e riscos adicionais, como umidade e abrasão, também devem ser considerados. Dê uma olhada neste guia de seleção de etiquetas para obter mais detalhes sobre materiais de etiquetas.
• Tamanho – O tamanho escolhido de uma etiqueta de código de barras deve ser baseado principalmente na distância de leitura pretendida e na quantidade de informações a serem impressas na etiqueta. As etiquetas colocadas mais longe dos funcionários e dos scanners geralmente devem ser maiores, enquanto os itens menores podem exigir uma etiqueta de tamanho semelhante.
• Método de Anexo – As etiquetas de armazém padrão podem ser fixadas usando um adesivo ou um método de fixação física, como parafusos ou cavilhas. Algumas das etiquetas de rack destacadas acima também podem ser fixadas usando um suporte magnético e facilmente movidas entre racks e locais de armazenamento.

Esses parâmetros gerais devem ser suficientes para a maioria dos aplicativos de warehouse comuns. Para aplicações mais exclusivas e de nicho, pode ser útil trabalhar em estreita colaboração com o fabricante da etiqueta, que pode fornecer recomendações específicas.

Estabeleça processos de inventário de código de barras

Após a fabricação das etiquetas de código de barras, é importante que você tenha processos implementados para gerenciar esse novo sistema. Isso inclui procedimentos para aplicação de etiquetas, atualização de informações no sistema de software e digitalização de itens. Deve-se considerar cuidadosamente a colocação da etiqueta de código de barras em cada item para garantir que não seja facilmente obscurecida e possa ser facilmente digitalizada.

O uso de códigos de barras com um WMS centralizado também permite que os funcionários e a gerência visualizem dados em tempo real de toda a instalação. Esse sistema digital é um excelente recurso para acompanhar os principais indicadores de desempenho (KPIs) para atividades importantes, como níveis de estoque de segurança e giro de estoque. Com as metas estabelecidas, é possível definir prioridades claras para toda a equipe do almoxarifado, mensurar resultados com mais facilidade e realizar treinamentos eficazes para todos os envolvidos com os novos fluxos de trabalho. O gerenciamento de depósito também deve estabelecer um cronograma regular para revisar os dados do depósito. Isso pode ajudar a identificar problemas no chão do armazém e resolver quaisquer problemas que possam surgir nos primeiros meses de transição.

Com um planejamento adequado, é possível implantar um sistema de código de barras em qualquer armazém que agregue valor significativo à operação. Como você pode ver neste guia, existem literalmente várias partes móveis que devem ser configuradas e otimizadas para as necessidades de cada instalação. Ao reduzir a entrada manual de dados e automatizar as principais etapas do processo de fluxo de inventário, um sistema de código de barras pode reduzir os custos operacionais e levar a um ROI significativo ao longo do tempo.