50 Dicas de Especialistas em Rastreamento de Ativos para Proteger e Otimizar os Ativos Mais Valiosos do Seu Negócio

O rastreamento de ativos resolve inúmeros desafios de negócios, oferecendo uma estrutura que permite que as empresas se tornem mais eficientes e aumentem a linha de fundo, fazendo o melhor uso dos recursos existentes para alcançar resultados. Entre os muitos artigos e recursos que oferecem melhores práticas e conselhos para obter o máximo de sua solução de rastreamento de ativos, existem inúmeras dicas valiosas. Compilamos uma lista de 50 dicas de rastreamento de ativos, incluindo dicas e estratégias informativas de rastreamento de ativos de recursos respeitáveis pela web, para criar uma lista abrangente de dicas e táticas de rastreamento de ativos para as muitas indústrias que podem se beneficiar de soluções de rastreamento de ativos.

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• Dicas para Escolher uma Solução de Rastreamento de Ativos
• Dicas de Rastreamento de Ativos para Implementação
• Benefícios de Seguir Dicas e Melhores Práticas de Gestão de Ativos
• Dicas de Gestão de Inventário de Ativos

Escolhendo uma Solução de Rastreamento de Ativos

O rastreamento eficaz de ativos começa com a base no lugar: as ferramentas, sistemas e aplicativos que permitem rastreamento de ativos e soluções de software que simplificam a coleta e análise de dados. Estas dicas de rastreamento de ativos ajudarão você a selecionar as melhores ferramentas e software de rastreamento de ativos para atender às necessidades da sua empresa.

1. Saiba o que você precisa rastrear. "Lembre-se de que é importante conhecer o cronograma de manutenção, tempo de atividade e inatividade do equipamento e o usuário em cada máquina. Ao integrar um sistema de gestão de ativos na rotina diária do armazém ou fábrica, as empresas podem aumentar a disponibilidade de equipamentos de produção e reduzir custos gerais através de melhores programas de serviços e manutenção." – Wasp Barcode Technologies, Cinco Dicas para Selecionar a Melhor Solução de Gestão de Ativos, Revista Manufacturing Business Technology, Twitter: @MBTwebsite

2. Considere o ciclo de vida completo de gerenciamento de projetos. ReliablePlant é um excelente recurso para dicas de rastreamento de ativos relacionadas a plantas de manufatura e aplicações similares. "Se você pensar no ciclo de vida de um ativo como um longo projeto – um projeto que pode durar 20 ou mais anos – torna-se aparente que o que você está realmente olhando é um projeto que começa com processos de engenharia e construção. O projeto então passa a incluir o custo de manter, operar e reformar, e culmina com uma decisão bem informada de descomissionar e substituir o ativo. Na ausência de sistemas EAM e ALM totalmente funcionais, flexíveis e integrados, gerenciar o ciclo de vida do ativo do berço ao túmulo é um desafio." – Patrick Zirnhelt, IFS North America, 7 dicas para selecionar software de gestão de ativos, ReliablePlant, Twitter: @NoriaCorp

3. Avalie e priorize os requisitos da sua empresa. "Primeiro, defina e priorize os requisitos de um pacote de software de ativo fixo para atender a estas necessidades. Segundo, avalie como cada produto mede em relação aos seus requisitos. Terceiro, faça um test drive que permite experimentar vários recursos e garantir que o software é adequado. E finalmente, tome sua decisão de compra." – Matthew P. Kennedy, 4 Passos para Selecionar uma Solução de Gestão e Depreciação de Ativos Fixos, Bassetts, Twitter: @BassetseDepre

4. Obtenha visibilidade selecionando software com funcionalidade de relatórios e análises. "Você não pode gerenciar o que não pode medir e não pode medir o que não pode ver. Ao selecionar uma ferramenta para seu programa de ITAM, confirme se ela pode coletar as métricas que você precisa para medir o desempenho dos seus processos. Além disso, verifique se você pode obter as informações fora do sistema facilmente em painéis que qualquer um pode configurar. Esta é a melhor maneira de garantir que você tenha informações precisas ao tomar decisões estratégicas." – Brian Hollandsworth, gerente de produto, ServiceNow, 10 dicas sobre como vencer o desafio de gestão de ativos de TI, NetworkWorld, Twitter: @NetworkWorld

5. A gestão de ativos ajuda em preocupações com infraestrutura envelhecida. A revista WaterWorld fornece dicas de rastreamento de ativos para aplicações de serviços de água, incluindo insights valiosos de estudos e pesquisas sobre os benefícios da gestão eficaz de ativos na esfera de obras públicas. "Um estudo recente da CH2M HILL em parceria com McGraw Hill Construction descobriu que 75 por cento dos serviços de água que empregam práticas de gestão de ativos consideraram infraestrutura envelhecida como um fator significativo em sua decisão de adotar um programa de gestão de ativos." – Art Haddaway, Editor Assistente, Melhores Práticas: Estudo Examina Tendências em Gestão de Ativos, WaterWorld, Twitter: @WaterWorldMag

6. Visibilidade é crítica antes da aquisição de ativos. "Idealmente, antes de qualquer aquisição, você quer garantir que está cumprindo sua responsabilidade fiduciária com sua organização ao ter visibilidade sobre todos os ativos excedentes/disponíveis. Esta visibilidade é crítica, porque se você pode simplesmente realocar um ativo subutilizado existente para atender a uma necessidade, você acabou de economizar para a organização mais do que o custo desse ativo!" – Brian E. Thompson, CPPS, Capítulo de Los Angeles, Aplicando Melhores Práticas Líderes da Indústria a Sistemas de Gestão de Ativos, NPMA

Dicas de Rastreamento de Ativos para Implementação

Escolher uma solução de rastreamento de ativos é o primeiro passo, mas estas dicas de rastreamento de ativos aprofundam estratégias e táticas que permitem implementação perfeita. Desde identificar seus ativos existentes até categorizar e diferenciar adequadamente gestão de ativos de gestão de inventário, estas dicas ajudarão você a implementar os planos de gestão de ativos mais robustos e abrangentes.

7. Rastreie ativos conforme entram na empresa. "Identificar tudo que requer rastreamento de ativo fixo pode ser o primeiro desafio. Talvez a maneira mais fácil de fazer isso seja começar a rastrear todos os ativos conforme entram na empresa, começando no Dia 1 do negócio, se não antes. Adicionar informações de um novo ativo fixo a um sistema de rastreamento antes que o ativo saia das mãos do comprador é recomendado. Isso garante que um ativo não desapareça antes que sua presença tenha sequer sido reconhecida." – Jennifer VanBaren, Quais São as Melhores Dicas para Rastreamento de Ativos Fixos?, wiseGEEK, Twitter: @wiseGEEK

8. Use números únicos de rastreamento de ativos em vez do número de série do ativo. "É possível que o número de série de um ativo seja idêntico ao de outro ativo. Se o número de série for usado como número de rastreamento, os números duplicados causarão confusão porque não há como distinguir os dois ativos. Isso pode comprometer a integridade dos dados e levar a saldos de clientes e inventário imprecisos, reduzir sua receita de aluguel e impactar a satisfação do cliente. Usar um número de rastreamento único diferente do número de série elimina esses problemas. No raro evento de que um número de rastreamento seja perdido, o ativo ainda pode ser consultado usando seu número de série e re-etiquetado adequadamente para reter o histórico do ativo." – Christine Span, Especialista em Marketing, Top Cinco Melhores Práticas de Rastreamento de Ativos, TrackAbout, Twitter: @trackabout

9. Conheça seu nível de serviço sustentável. A Agência de Proteção Ambiental dos EUA apresentou pesquisas substanciais, incluindo dicas de rastreamento de ativos e estratégias de gestão de ativos, que provam úteis para muitas aplicações. "Conhecer seu nível de serviço 'sustentável' exigido ajudará você a implementar um programa de gestão de ativos e comunicar às partes interessadas o que você está fazendo. Qualidade, quantidade, confiabilidade e padrões ambientais são elementos que podem definir nível de serviço e metas de desempenho do sistema associadas, tanto de curto quanto de longo prazo. Você pode usar informações sobre demanda do cliente, dados de comissões de serviços públicos ou conselhos, e informações de outras partes interessadas para desenvolver seus requisitos de nível de serviço. Seus requisitos de nível de serviço podem ser atualizados para contabilizar mudanças devido a crescimento, requisitos regulatórios e melhorias tecnológicas." – Gestão de Ativos: Um Guia de Melhores Práticas, EPA, Twitter: @usepagov

10. Conheça a diferença entre rastreamento de ativos e rastreamento de inventário. "Rastreamento de ativos – saber quais itens de valor uma empresa usa, onde estão e quem os tem – é diferente de rastreamento de inventário. De acordo com o gráfico 'Rastreamento de Ativos 101' da Wasp, rastreamento de ativos envolve gerenciar a localização de recursos internos necessários para continuar operando; rastrear itens sendo emprestados; e monitorar depreciação, manutenção e contratos de garantia. Rastreamento de inventário, por outro lado, envolve gerenciar produtos que são vendidos, distribuídos ou consumidos; rastrear recebimento, armazenamento, envio e venda de produtos; e monitorar giros de inventário, idade e níveis de reordenação." – Equipe DC Velocity, Gráfico 'Rastreamento de Ativos 101' cita razões para saber onde seus ativos estão, DC Velocity, Twitter: @DCVelocity

11. Trate gestão de inventário e rastreamento de ativos como duas entidades separadas, mas vitais. SupplyTimes, um recurso robusto sobre gestão de cadeia de suprimentos, frequentemente oferecendo dicas e táticas de rastreamento de ativos para melhorar o fluxo da cadeia de suprimentos, recomenda tratar rastreamento de ativos e gestão de inventário como funções distintas. "Embora ser capaz de ver como tanto o rastreamento de inventário quanto a gestão de ativos podem ter impacto em uma empresa seja importante, entender que inventário é o que você vende versus um ativo é o que a empresa possui é essencial. Alcançar um melhor entendimento das necessidades de gestão de inventário de uma empresa significa mais do que rastreamento de ativos. Significa ser capaz de diferenciar entre os dois, atribuir a valoração financeira que ambos os tipos de dados requerem e ser capaz de ver como esses valores afetam a estrutura corporativa geral." – Rastreamento de Ativos, Gestão de Inventário: Qual a Diferença?, Supply Times

12. Realize uma análise de equipamentos críticos. "Entender os drivers de custo esclarecerá você sobre os muitos custos associados à manutenção de excesso de inventário de peças de reposição. Uma das maneiras de reduzir níveis de inventário apenas ao essencial é realizar uma revisão de criticidade do equipamento. A maioria dos pacotes CMMS tem um campo codificado para identificar criticidade do equipamento em, digamos, uma escala de um a 10. Pacotes mais sofisticados permitem que usuários atribuam pesos e pontuações a um número ilimitado de variáveis definidas pelo usuário, a fim de construir uma criticidade total para um determinado ativo ou componente." – David Berger, P.Eng., editor contribuinte, 5 dicas para gerenciar peças de reposição, Plant Services, Twitter: @PlantServices

13. Equilibre custos, oportunidades e riscos contra o desempenho desejado dos ativos. "Gestão de Ativos envolve o equilíbrio de custos, oportunidades e riscos contra o desempenho desejado dos ativos, para atingir objetivos organizacionais. Este equilíbrio pode precisar ser considerado em diferentes períodos. A gestão de ativos também permite que uma organização examine a necessidade e o desempenho de ativos e sistemas de ativos em diferentes níveis. Além disso, permite a aplicação de abordagens analíticas para gerenciar um ativo nas diferentes etapas de seu ciclo de vida (que pode começar com a concepção da necessidade do ativo, até sua disposição, e inclui o gerenciamento de quaisquer responsabilidades pós-disposição potenciais)." – O que é Gestão de Ativos?, The Institute of Asset Management

14. Otimize o ciclo de vida do ativo. Life Cycle Engineering publicou um artigo que apareceu no RxToday com valiosas dicas e recomendações de rastreamento de ativos. O artigo informativo aconselha otimizar a operação do ativo dentro das faixas de projeto para maximizar a vida dos seus ativos. "Muitas organizações sofrem, em primeiro lugar, da falta de compreensão das capacidades inerentes de projeto de seus ativos e, em segundo lugar, como melhor operar dentro de suas faixas para otimizar o ciclo de vida do ativo. Para alguns ativos, operar abaixo ou acima da faixa de projeto afeta adversamente a vida do ativo." – Os Cinco Maiores Riscos para uma Gestão de Ativos Eficaz, Como apareceu na Edição de Novembro do RxToday, Life Cycle Engineering

15. Determine sua lacuna estratégica de ativos. "De acordo com o Departamento de Transportes dos EUA, o primeiro passo em um processo de gestão de ativos físicos é estabelecer políticas organizacionais, incluindo objetivos estratégicos e orçamentos. Isso ajuda a determinar os requisitos futuros de uma empresa. O segundo passo envolve coletar e analisar o inventário e desempenho atuais dos ativos. A diferença entre onde a empresa quer estar e onde está hoje é a lacuna estratégica de ativos da empresa, que indica onde a empresa precisa fazer melhorias." – Chirantan Basu, Demand Media, Função Organizadora de Gerenciamento de Ativos Físicos, Chron.com, Twitter: @HoustonChron

16. Crie um banco de dados dos seus ativos. "É uma boa ideia começar criando um banco de dados dos seus ativos. Dessa forma, você pode verificar instantaneamente se um ativo já está no seu banco de dados de inventário após cada escaneamento. Você também pode usar o banco de dados para inserir descrições dos seus ativos para que seus funcionários ou clientes possam visualizar dados associados no aplicativo após cada escaneamento. E, se você quiser que a pessoa escaneando registre a condição ou comente sobre o ativo, pode adicionar perguntas de coleta de dados ao seu serviço que são apresentadas após cada escaneamento." – Rastreamento de Ativos – Controle de Inventário Melhores Práticas, codeREADr, Twitter: @codeREADr

17. Elimine ativos fantasmas. "Um ativo 'fantasma' é propriedade que está perdida, roubada ou inutilizável, mas ainda está listada como ativo fixo ativo no sistema. De acordo com Recursos de Gestão de Ativos, um provedor líder de serviços de inventário e reconciliação de ativos, 'Após 14 anos de experiência, a AMR descobriu repetidamente que 65 por cento dos dados de ativos fixos são incompletos, imprecisos ou totalmente ausentes, enquanto 10 a 30 por cento dos ativos fixos não são mais possuídos.'" – Melhores Práticas para Gerentes de Ativos Fixos, Sage Fixed Assets, Twitter: @SageNAmerica

18. Determine responsabilidade pelos ativos. "Idealmente, todos os ativos seriam rastreados por uma organização. No entanto, geralmente é muito caro rastrear e atribuir propriedade a cada ativo. Em vez disso, uma organização tipicamente rastreia aqueles ativos que são de importância para a instituição. A importância de um ativo pode basear-se em vários fatores, incluindo sua sensibilidade, criticidade, valor, ou requisitos de conformidade impostos sobre ele. Ativos importantes devem ter um proprietário atribuído responsável por estabelecer e manter salvaguardas apropriadas para proteger esses ativos." – Gestão de Ativos, IU.edu, Twitter: @IUSafetyMatters

19. Coloque scanners de código de barras portáteis nas mãos das pessoas certas. NPMA.org frequentemente oferece valiosas dicas e informações de rastreamento de ativos. Esta dica de Marla Williams, CPPM, sugere o uso de scanners de código de barras portáteis para auxiliar a coleta de dados onde faz mais sentido. "Coloque scanners de código de barras portáteis nas mãos das pessoas de Tecnologia da Informação e Instalações que realmente recebem e/ou instalam os ativos. Não é custo-efetivo e muitas vezes impossível ter Propriedade perseguindo seus ativos no campo quando a informação poderia ter sido coletada pelas pessoas fazendo o trabalho." – Marla Williams, CPPM, Top Dez Dicas para Gestão de Propriedade Bem-Sucedida, NPMA.org

20. Não esqueça os pontos finos do planejamento. "Planejamento de ativo fixo é um processo intrincado, e certamente não está sozinho. Pelo contrário, é informado e impulsionado por contabilidade, registro e rastreamento. Algumas empresas falham em olhar para os pontos finos de suas posses, deixando-as no escuro quando chega a hora de comprar mais de um determinado produto ou descarregar outros." – Três Dicas para Fortalecer Sua Gestão de Ativos Fixos, Sage, Twitter: @SageFixedAssets

21. Estabeleça benchmarks para quais ativos rastrear. "Dependendo do tamanho da sua empresa e do número de ativos, pode não valer a pena colocar o mesmo esforço em rastrear cada ativo. Você precisa monitorar a condição e depreciação de quaisquer prédios que possui, por exemplo, mas não precisa codificá-los com código de barras para saber que ainda estão lá. A California State University em Long Beach apenas rastreia ativos fixos valendo mais de $5.000 ou itens importantes valendo $500 que podem ser facilmente roubados sem ninguém perceber o roubo." – Fraser Sherman, Demand Media, Métodos de Rastreamento de Ativos Fixos, The Nest, Twitter: @TheNest

22. Incorpore previsão financeira no planejamento de longo prazo. Entidades governamentais estão cada vez mais colocando rastreamento eficaz de ativos no topo de suas listas de prioridades, e como tal, tornaram-se um recurso útil para dicas e melhores práticas de rastreamento de ativos. NJ.gov descreve o valor de planos de gestão de ativos para viabilidade de longo prazo: "Um plano de gestão de ativos incorpora inventários detalhados de ativos, tarefas de operação e manutenção e planejamento financeiro de longo prazo para garantir que reservas anuais de receita e reinvestimento sejam suficientes para facilitar a viabilidade de longo prazo do sistema." – Orientação de Gestão de Ativos e Melhores Práticas, NJ.gov, Twitter: @NJGovNews

23. Desenvolva processos e documentação eficazes. "Primeiro, desenvolva processos e documentação eficazes que respondam a estas perguntas. Quais são as melhores maneiras de integrar atividade de inventário com planejamento de requisitos de materiais, programação de produção e outras funções? Como os custos unitários de mão de obra e outros custos indiretos são fatorados no valor de inventário de subconjuntos? Todas as transferências de inventário para e do armazém são registradas prontamente? Como as diferenças entre contagens físicas e quantidades registradas são tratadas? Definir e documentar processos que abordem tais questões fornece uma estrutura para gestão eficaz de inventário." – Brad K. Jay, Controle de Inventário: O Que Você Precisa Saber, AutomationWorld, Twitter: @automationworld

24. Adote a mobilidade. "Manter o controle de ativos em serviços públicos é mais complicado do que em outras organizações. Ativos variam de postes e dutos fixos a veículos em movimento, a peças e pessoas. Com as soluções de tecnologia móvel de hoje, sua força de campo pode facilmente integrar gestão de inventário e rastreamento de ativos no dia de trabalho, melhorando sua linha de fundo e eficiência operacional geral." – Gerencie Ativos, Riscos e Custos para Impulsionar o Sucesso Estrategicamente, Gestão de Inventário de Serviços Públicos/Rastreamento de Ativos, Motion, Twitter: @MotionComputing

25. Adote a abordagem MRO (Manutenção, Reparo e Operações). "O objetivo principal de toda organização é gerenciar instalações no menor custo no menor tempo possível. Cada vez mais, organizações estão descobrindo que gestão eficaz de cadeia de suprimentos e uma operação eficiente de almoxarifado para apoiar manutenção, reparo e operações (MRO) são elementos críticos que ou as tornam competitivas ou contribuem para maior ineficiência. Um almoxarifado que suporta atividades MRO com as peças certas no lugar certo na hora certa impulsiona a eficiência operacional da organização." – Andy Gager do Marshall Institute, Relatório Especial: Gestão de Inventário Oportuna e Custo-Efetiva, Marshall Institute, Twitter: @Marshall_Inst

26. Designe uma localização central para inventário MRO para reduzir problemas de inventário oculto. SupplyChain247 é uma ótima fonte para dicas de rastreamento de ativos relacionadas a gestão de cadeia de suprimentos. Em um artigo oferecendo valiosas dicas de gestão de inventário de ativos, John M. Donnelly sugere: "Invariavelmente é mais eficiente armazenar suprimentos MRO em uma localização central por instalação do que mantê-los em várias localizações não identificadas. É crucial ter sistemas de computador para rastrear, gerenciar e controlar inventário. Armado com dados de uso e custos de transação, uma organização pode 'dimensionar corretamente' seu inventário MRO de acordo com padrões de desempenho da cadeia de suprimentos." – John M. Donnelly, Cinco Práticas Básicas Que Podem Fechar Rapidamente a Lacuna com Melhores Práticas em Gestão de Inventário MRO, SupplyChain247, Twitter: @SupplyChain247

Benefícios de Seguir Dicas e Melhores Práticas de Gestão de Ativos

Existem uma multiplicidade de benefícios em seguir dicas de rastreamento de ativos e melhores práticas para gestão de ativos, desde economia de custos até aumento de produtividade, melhor utilização de ativos e muito mais. As seguintes dicas de rastreamento de ativos descrevem os muitos benefícios colhidos de soluções de rastreamento de ativos.

27. Capacidades de análise preditiva fornecidas pelo rastreamento de ativos ajudam a manter orçamentos de capital e operacionais apertados. "Incerteza em torno de uma recuperação econômica está mantendo orçamentos de capital e operacionais apertados. Empresas agora estão usando capacidades específicas para prever falha de ativos a fim de evitar tempo de inatividade caro e reduzir custos de manutenção." – IBM United Kingdom Limited, Gestão de ativos: a paisagem mutável da análise preditiva, ITHound.com, Twitter: @IThound

28. Reduza riscos rastreando hardware de TI. "Embora o hardware esteja se tornando cada vez mais commoditizado no nível de mesa; no datacenter, servidores, armazenamento, rede e hardware de infraestrutura ainda exigem investimento de capital significativo e custo extensivo de manutenção para qualquer organização. Além disso, perda de ativos, interrupções de negócios ou fluxo de trabalho e violações de dados permanecem um risco sério. Rastrear e gerenciar esses ativos no datacenter da forma mais eficiente possível é crítico para operações de negócios e máximo retorno sobre investimento. Etiquetagem de Ativos, e a atividade correlata de associar dados precisos à etiqueta de ativo, é uma prática para gerenciar e reconciliar propriedade, localização e configuração de ativos de hardware." – David Foxen e Martin Thompson, Guia Rápido para Etiquetagem de Ativos de Hardware, The ITAM Review, Twitter: @itamreview

29. O rastreamento de ativos permite desempenho sustentado de ativos, o que permite a entrega de valor aos clientes. O Ambiente de Aprendizado do Programa de Gestão de Infraestrutura Sustentável (SIMPLE) oferece dicas de rastreamento de ativos focadas em melhorar gestão de infraestrutura e desempenho sustentado. "A capacidade de produzir entrega de valor aos nossos clientes está diretamente relacionada ao desempenho sustentado de nossos ativos usando o processo de avaliação de triplo resultado dos serviços fornecidos utilizando análise ambiental, social e econômica." – O que é Gestão de Ativos?, Ambiente de Aprendizado do Programa de Gestão de Infraestrutura Sustentável

30. O rastreamento de ativos elimina métodos manuais complicados e não confiáveis. "Uma tarefa manual exaustiva, sistemas de rastreamento de ativos monitoram a localização e uso dos ativos. Códigos de barras e, mais recentemente, tags RFID com chips ou faixas magnéticas são usados para identificar ativos. As chamadas Smart tags podem ser usadas para registrar outros atributos além de localização, como temperatura, para garantir níveis de qualidade de mercadorias mantidos no transporte." – Rastreamento de Ativos, Supply Times

31. O rastreamento de ativos permite a 'Infraestrutura Física Mais Inteligente'. "Organizações enfrentam desafios persistentes para maximizar o desempenho do ciclo de vida de seus ativos. Cada vez mais empresas estão investindo em infraestruturas complexas que são cada vez mais interconectadas e dependentes de tecnologia operacional. Para combater tais desafios, organizações estão se voltando para permitir processos e integração de dados ao longo do ciclo de vida de seus vários ativos. Elas estão dando um salto para implementar métodos e ferramentas para gerenciar tecnologias operacionais que permitem a colheita de dados e insights importantes com facilidade. IBM Maximo referiu-se a esta tendência como o surgimento de Infraestrutura Física Mais Inteligente." – Avigail Shabtai, Top 3 Tendências Globais Emergentes de Gestão de Ativos de 2014, Field Service Professor Blog, Twitter: @EuchlidesTech

32. O rastreamento de ativos simplifica auditorias. "Auditorias podem ser concluídas rapidamente, facilmente e com precisão. O uso de um código de barras na etiqueta de identificação do ativo, e um computador portátil (com leitor de código de barras integrado) para ler essas etiquetas, significa que leva menos de um segundo para auditar cada ativo." – Uma Introdução à Gestão de Ativos para Ativos Físicos, SageData

33. O rastreamento de ativos melhora a previsão. "O rastreamento de ativos simplifica a previsão mantendo contagens precisas de inventário em um banco de dados central, junto com dados históricos, pedidos anteriores e outras informações. Cada bit de dados está na ponta dos seus dedos, permitindo que você identifique tendências e faça previsões mais precisas para atender às demandas. Isso significa que você não fica preso com excedente não utilizado ocupando espaço valioso, mas também não fica sem suprimentos necessários." – Nate Goodman, 4 Desafios de Controle de Inventário Simplificados através do Rastreamento de Ativos, ThoughtReach, Twitter: @ThoughtReach

34. Previna fraudes com métodos eficientes de rastreamento de ativos. "Você sabia que esquemas de apropriação indébita de ativos são o tipo mais comum de fraude afetando pequenas empresas? A melhor maneira de prevenir fraude é ter rastreamento de ativos preciso e contagens físicas regulares." – Equipe N@W, Proteja Seus Ativos – Rastreamento de Ativos Fixos, Net@Work, Twitter: @NetatWork_corp

35. Gestão de inventário de ativos não é apenas para aplicações de varejo e manufatura. "Os benefícios de sistemas modernos de gestão de inventário não são apenas para os setores de varejo e manufatura. Eles também oferecem grandes vantagens para qualquer organização que gerencia uma cadeia de suprimentos para itens consumíveis, como militares e instalações médicas." – Tim Crosby, Como Funcionam Sistemas de Gestão de Inventário, How Stuff Works, Twitter: @HowStuffWorks

36. Aumente a produtividade da equipe com soluções automatizadas de inventário e aquisição. "Soluções automatizadas para inventário e aquisição proporcionam grandes economias sobre sistemas manuais – desde custos administrativos reduzidos até ciclos de aquisição e atendimento encurtados. Eliminar processos manuais, por exemplo, aumenta a produtividade da equipe; e rastrear dados para garantir descontos de fornecedores pode resultar em economias monetárias significativas." – Tina Stehle, Vice-Presidente Sênior e Gerente Geral, Agilysys Hospitality Solutions Group, Top Cinco Razões para Automatizar Inventário e Aquisição, Hotel Business Review

37. O rastreamento de ativos ajuda a prevenir problemas de fluxo de caixa. Muitas dicas de rastreamento de ativos tocam no fato de que rastreamento de ativos e gestão eficaz de ativos tem impactos positivos de longo alcance nas organizações, como esta dica de BusinessBee: "Software de inventário pode ajudar a prevenir problemas de fluxo de caixa identificando quais itens precisam de mais atenção. Por exemplo, você pode assumir que seus itens mais caros no inventário são os mais importantes. Na verdade, itens menos caros afetam seu negócio mais porque têm taxas de giro mais altas. Um sistema de inventário eficaz ajudará você a determinar o impacto monetário de um item no negócio para que você possa manter uma quantidade maior do estoque vital. Quando você entende como equilibrar custos com as necessidades da sua empresa, você saberá pedir menos itens não importantes, o que ajudará a promover um fluxo de caixa constante." – Como Software de Sistema de Inventário Pode Ajudar a Reduzir Custos, BusinessBee, Twitter: @BusinessBeeCom

38. Melhore fluxos de trabalho e permita que sua equipe foque na entrega de serviços. No caso de um hospital, a implementação de um sistema robusto de gestão de cadeia de suprimentos permitiu que a equipe clínica colocasse maior ênfase no cuidado ao paciente. "O ganho mais imediato resultante do robusto sistema de gestão de cadeia de suprimentos implementado no CHUM é uma melhoria nos fluxos de trabalho de todos os funcionários do OR. Aliviados das tarefas de gestão de inventário, a equipe clínica agora pode aumentar seu foco no cuidado e suporte ao paciente e no treinamento de futuros profissionais de enfermagem. Além disso, manipuladores de estoque no departamento de gestão de materiais e técnicos de processamento estéril agora têm impacto direto no progresso dia a dia das atividades no OR." – Automatizando a gestão de inventário – uma abordagem inovadora para melhorar o desempenho da cadeia de suprimentos da sala de cirurgia: o caso CHUM, Intelligent Hospital Today

39. O rastreamento de ativos melhora o controle de qualidade. "Certas melhores práticas de gestão de inventário ligam ao controle de qualidade. Funcionários devem ser fornecidos com checklists e/ou sistemas de computação que possam ajudá-los a seguir procedimentos adequados ao verificar mercadorias recebidas. Todas as mercadorias devem ser examinadas para sinais de danos, incluindo vazamentos, rasgos ou selos quebrados; discrepâncias em descrições – cores, estilos e tamanhos dos produtos devem ser idênticos aos pedidos de compra; e preços e termos de venda. Se a qualidade do produto for inferior ao acordado, a mercadoria deve ser devolvida aos fornecedores. Esta medida não apenas evita aumento desnecessário nos níveis de estoque, mas também impede que funcionários ofereçam mercadorias inadequadas aos clientes. Se os produtos atenderem aos padrões de qualidade exigidos, os funcionários devem considerar fatores particulares, como luz, umidade e temperatura, para evitar danos à mercadoria mantida no armazém." – Clara Lu, Entendendo melhores práticas de gestão de inventário, TradeGecko, Twitter: @tradegecko

40. Tome decisões eficazes de orçamento, operações e financeiras baseadas em dados precisos e confiáveis. Um relatório da GAO oferece dicas de gestão de ativos e melhores práticas para criar um governo eficaz e custo-eficiente. O relatório observa: "Dados precisos e confiáveis são essenciais para um ambiente operacional eficiente e eficaz no setor privado, bem como no governo federal. Inventário representa uma parte significativa de ativos no governo federal e setor privado. Portanto, gerentes e outros tomadores de decisão precisam saber quanto inventário existe e onde está localizado para tomar decisões eficazes de orçamento, operação e financeiras e criar um governo que funcione melhor e custe menos." – Guia Executivo: Melhores Práticas em Alcançar Contagens Físicas Consistentes e Precisas de Inventário e Propriedade Relacionada, GAO, Twitter: @USGAO

Dicas de Gestão de Inventário de Ativos

Estas dicas de gestão de inventário de ativos ajudarão você a obter o máximo de sua solução de rastreamento de ativos. Desde simplificar a gestão de inventário até integrar rastreamento de ativos com aplicações financeiras e mais, siga estas dicas para obter o máximo valor de sua solução de rastreamento de ativos.

41. O rastreamento de ativos simplifica a gestão de inventário. Clearly Inventory é focado, claramente, em inventário, oferecendo dicas e melhores práticas de gestão de inventário de ativos. Um artigo sobre fundamentos de inventário oferece esta dica: "A maioria das empresas tem uma grande parte de seu capital vinculada em ativos. Esses ativos podem ser coisas como prédios, automóveis, máquinas, móveis, fixações, equipamentos, computadores, etc… Muitas vezes as empresas precisam saber o valor desses ativos junto com outras informações como onde estão, quando foram comprados, por quanto, etc. Seu contador pode precisar desta informação, bancos, seguradoras, parceiros, pessoas em operações e gestão. Você não pode obter o melhor uso de seus ativos se você só tem uma ideia vaga do que eles são, onde estão e quanto custam. Este é um bom momento para contar seus ativos de longo prazo." – Fundamentos de Inventário: Como Contar Seus Itens de Inventário, Clearly Inventory, Twitter: @ClearInventory

42. Ativos desempenham um papel nos cálculos de lucro líquido. "Ativos (tangíveis ou intangíveis) são qualquer coisa que uma corporação possui ou controla que representa valor monetário. Para que corporações calculem o lucro líquido resultante de seus empreendimentos com fins lucrativos, valores precisos de ativos devem ser apurados e fatorados nos resultados de lucro líquido. Ativos fixos são itens tangíveis, como a propriedade e equipamentos que uma empresa usa em suas atividades diárias. Esses tipos de ativos normalmente não são vendidos à base de clientes de uma empresa; são equipamentos, veículos e outros itens de propriedade da empresa usados para ajudar a administrar o negócio, mas perdem valor ao longo do tempo devido à idade e uso." – Brian Knott, Fundamentos de Depreciação: Como a Gestão de Ativos Economiza Caixa Corporativo, Apptricity, Twitter: @apptricity

43. Medição é tudo. "Métricas são essenciais para uma cadeia de suprimentos bem administrada. Métricas por si só, no entanto, são inúteis. O propósito de uma métrica é impulsionar mudança quando a variável que você está medindo tende na direção errada. Um número de métricas diferentes são úteis para gestão de inventário. Dias de suprimento por produto e localização baseados em previsão é uma métrica excelente no nível de SKU." – Jane B. Lee, 8 Regras de Senso Comum para Gestão de Inventário, Inbound Logistics, Twitter: @ILMagazine

44. Elimine erros de entrada de dados com escaneamento de código de barras. "Usar intercâmbio eletrônico de dados (EDI) e escaneamento de código de barras pode ajudar a eliminar erros de entrada de dados. Huppertz sugere implementar um sistema de 'contagem cíclica'. Escolha alguns itens por dia e compare o registro de inventário com a contagem real. Mais vendidos devem ser contados mais frequentemente." – Lisa Girard, Cinco Passos para Gestão de Inventário Sem Dor, Entrepreneur.com, Twitter: @Entrepreneur

45. Auditorias de inventário ainda são essenciais. Muitas dicas de rastreamento de ativos apontam para a importância da reconciliação manual de inventário, que deve ocorrer periodicamente, mas regularmente. Em um artigo sobre Small Biz Resources, Raad Mobrem oferece esta dica: "Mesmo com a maior tecnologia por perto, ainda precisamos reconciliar os números em nossos livros com números reais. Inventário pode ser extraviado, roubado, danificado e jogado fora. Fazer auditorias mensais ou, no mínimo, trimestrais do seu inventário é uma ótima prática. É um processo fácil que, com um sistema bem mantido, evitará grandes obstáculos no futuro." – Raad Mobrem, 6 Dicas para Gestão de Inventário, Small Biz Resources

46. Descontos de compra em volume nem sempre são tão atraentes quanto parecem. "Alguns proprietários de negócios podem ser atraídos por descontos de compra em volume a adquirir mais inventário do que precisam. Em alguns casos, no entanto, inventário adquirido através de compras em volume prende caixa e ocupa espaço de varejo, armazém ou manufatura que poderia ser usado para um retorno maior. Não esqueça de levar em conta esses custos, bem como custos de longo prazo ligados a obsolescência, deterioração ou encolhimento de inventário ao considerar descontos de compra em volume." – Sageworks, 6 Dicas para Melhorar a Gestão de Inventário, Funding Gates, Twitter: @fundinggates

47. Descreva claramente os elementos-chave do seu sistema de gestão de inventário. "Um sistema eficaz de gestão de inventário consiste em alguns elementos básicos. O mais importante, é vital ser claro e descritivo sobre localizações de armazenamento, itens e números de inventário. Descrições ambíguas ou pouco claras serão extremamente difíceis de gerenciar mais tarde." – Andrea Hayden, Os Fundamentos da Gestão de Inventário, Intuit QuickBooks, Twitter: @Intuit

48. Evite tempo de inatividade mantendo inventário de peças de reposição essenciais. "Outra maneira de evitar tempo de inatividade (ou garantir que você minimize a duração de tal evento) é através do rastreamento de ativos. Não esqueça este fato importante: Peças de reposição também são parte do seu inventário e são tão importantes quanto o equipamento principal. Portanto, trate suas peças de reposição da mesma forma que qualquer outra máquina. Rastrear peças de reposição é mais do que apenas saber onde elas estão localizadas (esta informação é, claro, muito importante também). É também saber quantas peças você tem em mãos e com que frequência você precisa delas. Se você entende o cronograma de manutenção do seu equipamento e segue um plano rigoroso de manutenção preventiva, saber quantas peças de reposição você precisa em mãos deve, na maior parte, ser bastante previsível." – Elimine Tempo de Inatividade com Estas Dicas de Controle de Inventário, The Maintenance Management Blog, Twitter: @MAPCONtech

49. Integre sistemas automatizados de gestão de inventário com sistemas contábeis. "Automação pode impactar dramaticamente todas as fases de gestão de inventário, incluindo contagem e monitoramento de itens de inventário; registro e recuperação de localização de armazenamento de itens; registro de mudanças no inventário; e antecipação de necessidades de inventário, incluindo requisitos de manuseio de inventário. Isso é verdade mesmo para sistemas autônomos que não são integrados com outras áreas do negócio, mas muitos analistas indicam que ganhos de produtividade – e, portanto, lucratividade – obtidos através do uso de sistemas automatizados podem ser ainda mais aumentados quando uma empresa integra seus sistemas de controle de inventário com outros sistemas como contabilidade e vendas para melhor controlar níveis de inventário." – Sistemas de Controle de Inventário, Inc.com, Twitter: @Inc

50. Categorize seu inventário. "Porções do seu inventário se moverão mais rápido que outras e, portanto, requerem uma abordagem de gestão diferente. De fato, a regra 80-20 se aplica aos itens que você estoca, então é uma boa ideia categorizar inventário e definir prioridades de acordo. Por exemplo, você pode querer ter certeza de que tem um buffer de estoque maior para seus itens de movimento mais rápido. Itens de movimento mais lento podem exigir menos segurança. Esta abordagem de melhores práticas de gestão de inventário às vezes é chamada de análise ABC. Números de vendas são frequentemente associados à análise ABC, mas lucratividade é outra forma de priorizar. O Instituto NAW para Excelência em Distribuição, por exemplo, cita estratificação de inventário baseada no retorno bruto de margem sobre investimento em inventário como uma melhor prática." – As 5 Melhores Práticas em Gestão de Inventário, TLC Group, Twitter: @Infor10Syteline

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