Software de Rastreamento de Ativos: Localização e Gestão Precisa em Tempo Real

Você decidiu usar o software de rastreamento de ativos. Essa é uma decisão inteligente, porque há muitos benefícios.

O que é software de rastreamento de ativos?

Um software de rastreamento de ativos oferece maneiras para os usuários rastrearem digitalmente a localização de ativos que foram fisicamente marcados. Ele também armazena informações de ativos e dados de estoque, e pode alertar gerentes quando o estoque de peças de reposição está baixo.

Usar software para rastrear esses ativos pode ajudar:

• Garantir que a manutenção programada seja concluída no prazo
• Configurar alertas e notificações para que o pessoal apropriado seja automaticamente atribuído a tarefas quando novas ordens de serviço são criadas
• Rastrear o ciclo de vida dos ativos. Informações sobre condição do equipamento, idade e mais são inseridas e armazenadas no sistema
• Executar relatórios e calcular depreciação de máquinas

Por que as pessoas usam software de rastreamento de ativos:

O aspecto mais demorado da configuração de um programa de manutenção preventiva envolve percorrer uma instalação e criar um inventário de todos os ativos relevantes. Usar software de rastreamento de ativos ajuda você com:

• Gerenciamento de estoque: Usuários inserem dados para rastrear ferramentas físicas, licenças de software e contratos. O banco de dados resultante simplifica auditorias. Datas de integração de ativos e recursos de check-in ou check-out ajudam a prevenir perdas e promovem atualizações regulares.
• Gerenciamento do ciclo de vida do ativo: Notificar usuários de atualizações de software obrigatórias ou úteis. Gerenciar descarte de ativos. Alertar partes interessadas quando for hora de renunciar ou renovar contratos.
• Central de ajuda centralizada: Criar um rastro digital para rastrear aquisições, solicitações, atualizações, gerenciamento de licenças, conformidade, necessidades de otimização e mais.

Além disso, rastrear ativos fixos e móveis ajuda você a:

Localize seus ativos rapidamente, exatamente quando precisar deles

O software de rastreamento de ativos pode lhe dizer onde algo está ou, com um sistema básico de check-in/check-out, quem o tem ou o teve por último. É o mesmo sistema binário usado pela sua biblioteca local. Cada livro é registrado como "dentro" ou "fora", e se estiver fora, o sistema também sabe quem o tem. No gerenciamento de instalações, sistemas de check-in/check-out podem ser configurados para ativos compartilhados. Por exemplo, os tablets que os técnicos carregam durante seus turnos para acessar o software CMMS. A capacidade de "auditar responsabilidade" estende a vida de certos tipos de ativos; todos ficam um pouco mais cuidadosos quando sabem que seu nome está anexado à última vez que algo foi usado.

Tome decisões sobre quais ativos comprar no futuro

O escritório da frente está constantemente emprestando o projetor do departamento de TI? O departamento de manutenção gastou dinheiro em uma máquina de solda que não foi retirada nos últimos seis meses? Rastrear ativos lhe diz mais do que apenas onde as coisas estão. Diz onde elas estiveram, e as empresas podem usar essa informação para tomar melhores decisões sobre os ativos em que investir no futuro.

Controle seus ativos com contagens rápidas e precisas

Para ter sucesso no gerenciamento de ativos, você deve manter registros atualizados das peças que o departamento de manutenção tem em estoque. O rastreamento manual de ativos é um processo lento e propenso a erros. E não é difícil ver por que. Pense na sua própria cozinha. Agora imagine a gaveta da bagunça. É aquela cheia de itens pequenos, raramente úteis, principalmente sem valor. Quanto tempo levaria para você produzir um inventário sem cometer erros? Imagine inspecionar e escrever manualmente cada laço de torção solto e todas aquelas abas de plástico para fechar sacos de pão. Mas com software de rastreamento de ativos, tudo o que você precisa fazer é escanear cada item e pronto.

Mas você já sabe de tudo isso, porque já decidiu usar o software de gerenciamento de ativos.

Você também sabe que quanto mais cedo começar, melhor. Isso porque quanto menor o número de ativos com que você começa, mais rápido você pode colocá-los todos no sistema. E sua empresa está crescendo, o que significa mais ativos, o que significa que quanto mais você espera, mais longo o processo vai demorar.

Você sabia que o gerenciamento de manutenção de ativos economiza dinheiro da sua organização. Para saber mais, confira nosso blog sobre 4 maneiras como o Gerenciamento de Manutenção de Ativos economiza dinheiro da sua organização.

Mas primeiro, há mais uma decisão importante a tomar. Você precisa decidir qual tipo de etiquetas usar. Há algumas para escolher, mas apenas uma vai melhor atender às suas necessidades específicas.

Rastreamento de Ativos com Códigos de Barras

Com uma longa e impressionante história, códigos de barras e leitores de código de barras são frequentemente o que as pessoas pensam quando pensam "rastreamento de ativos".

É fácil começar, pois scanners e etiquetas são cada vez mais baratos. Na verdade, você provavelmente pode imprimir suas próprias etiquetas, e a maioria dos smartphones e tablets modernos funcionam como leitores usando suas câmeras embutidas. Se você precisar de algo mais robusto do que um adesivo de papel, também é possível comprar etiquetas projetadas para ambientes mais severos, incluindo as feitas de plásticos e metais duráveis.

Mas o sistema de código de barras não é perfeito, o que você já sabe por suas próprias experiências na fila de autoatendimento do supermercado. Pode ser desafiador fazer os leitores funcionarem, especialmente se o código de barras foi danificado. Às vezes, até mesmo uma pequena distorção torna um código de barras ilegível. No final, muitas vezes é apenas uma questão de desenvolver um pouco de jeito. Observe como os caixas, que tiveram muita prática com a tecnologia, nunca parecem ter problemas?

Independentemente das pequenas frustrações, há boas razões pelas quais códigos de barras são tão comuns. A tecnologia é confiável e barata. As pessoas a usam porque funciona e se sentem confortáveis com ela.

Rastreamento de Ativos com RFID

Etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID) têm várias vantagens sobre códigos de barras tradicionais, mas vêm com compensações.

Códigos de barras podem conter apenas uma pequena quantidade de informação, o que geralmente não é um problema ao usar um software EAM baseado em nuvem. Todas as informações sobre cada ativo são armazenadas online de qualquer maneira. Mas em ambientes onde o acesso à Internet é proibitivo em termos de custo, essa limitação se torna mais problemática. Etiquetas RFID, no entanto, podem armazenar muito mais informações do que códigos de barras, tornando-as uma escolha melhor em locais remotos. Por exemplo, informações críticas de serviço podem ser armazenadas na própria etiqueta, permitindo gerenciamento de manutenção baseado em computador offline. As etiquetas também podem ser configuradas para permitir que você não apenas as leia, mas também escreva nelas, abrindo muitas possibilidades. Por exemplo, uma etiqueta poderia lhe dizer a última vez que foi escaneada.

Como a tecnologia RFID usa radiofrequências, scanners não precisam de linha de visão direta. Na verdade, um scanner e uma etiqueta nem precisam estar perto um do outro. A distância depende do tamanho e tipo específico da etiqueta, mas scanners podem se comunicar com etiquetas pequenas e baratas a até 300 pés de distância. Isso torna a leitura de etiquetas muito mais fácil para técnicos, e também permite proteger melhor as etiquetas; o scanner não precisa de linha de visão, então você pode manter as etiquetas seguras sob capas plásticas protetoras.

Etiquetas RFID também são mais rápidas que códigos de barras tradicionais, porque você pode escanear várias delas ao mesmo tempo. Lembre-se da gaveta da bagunça na sua cozinha que você estava tentando inventariar? Usando códigos de barras, você teria que pegar e ler cada item. Com etiquetas RFID, você poderia escanear todas as etiquetas de uma vez, do outro lado da sala.

Um exemplo mais comum no local de trabalho seriam os móveis em um prédio de escritórios. Com códigos de barras, você teria que andar por aí e ler cada ativo, e isso poderia significar rastejar debaixo de mesas e virar cadeiras procurando adesivos de código de barras. Com etiquetas RFID, você poderia ficar na porta de cada escritório e escanear todas as etiquetas ao mesmo tempo.

Se você decidir usar etiquetas RFID, terá que começar a olhar versões passivas e ativas. Rapidamente, etiquetas RFID passivas obtêm sua energia dos scanners; elas não têm fontes de energia próprias. Isso reduz seu custo, permite que sejam menores e estende sua vida útil. Mas depender de energia externa também tende a encurtar a distância a partir da qual podem ser escaneadas. Etiquetas ativas contêm suas próprias fontes de energia, permitindo que transmitam por distâncias maiores. Há uma compensação, porém. Como com quase tudo que tem uma fonte de energia interna, a vida útil é mais limitada. No final, como etiquetas RFID ativas são maiores e custam mais, geralmente são mais adequadas para ativos maiores.

Etiquetas RFID são ótimas, mas não perfeitas. As etiquetas e os scanners custam muito mais que equipamentos de código de barras. Além disso, se você tiver muitos scanners ou etiquetas transmitindo ou recebendo próximos uns dos outros ao mesmo tempo, os sinais de rádio podem colidir. Existem maneiras de contornar esse problema, mas é algo que precisa ser mantido em mente. Além disso, há preocupações persistentes de segurança desde a introdução da tecnologia. Etiquetas podem conter mais dados que códigos de barras, mas ainda não é suficiente para permitir criptografia. Isso significa que, sob certas circunstâncias, qualquer pessoa com o equipamento certo pode escanear as etiquetas.

Então, qual é a etiqueta de rastreamento de ativos certa para mim?

Como com qualquer tecnologia, há prós e contras para etiquetas de código de barras e RFID. Pensar sobre seus ativos, instalações, fluxos de trabalho e orçamento ajudará você a escolher a melhor para você.

Parte do processo de tomada de decisão deve ser falar com seu fornecedor de CMMS. Não apenas eles são especialistas na área, mas poderão lhe dizer como melhor usar seu software com diferentes tipos de etiquetas.

Entendemos que encontrar um novo software de rastreamento de ativos pode ser avassalador. Diretórios online como Software Advice e Capterra ajudam milhares de gerentes de instalações a escolher o software de rastreamento de ativos certo para seus negócios. Leia o Guia do Comprador da Software Advice e entenda as capacidades comuns de um software de rastreamento de ativos, bem como fatores que compradores devem considerar ao adquirir um.