Você deve medir custos de manutenção? Um guia prático

A manutenção representa um custo fundamental de fazer negócios e deve ser divulgada em demonstrações financeiras. Em muitas plantas de manufatura, todos os gastos de manutenção — mão de obra, peças e overhead — são alocados a ordens de serviço, que por sua vez são atribuídas a ativos específicos, tipicamente no nível de equipamento ou localização funcional. Em algumas instalações, até custos de mão de obra são capturados diretamente em ordens de serviço, um processo que demanda esforço administrativo substancial e pode ser custoso.

Como qualquer medição, rastrear custos de manutenção permite que gerentes comparem gastos reais contra metas predefinidas e intervenham quando variações são materiais. A resposta mais comum a uma discrepância de custo é reconstruir, redesenhar ou substituir o equipamento em questão.

Para equipamentos de manufatura fixos, no entanto, a decisão de reconstruir ou substituir raramente é impulsionada apenas pelo gasto de manutenção. Grandes revisões geralmente decorrem de falta de confiabilidade, altos custos operacionais, um produto que não compete mais no mercado, falha em atender regulamentações ambientais em evolução, ou tempo de inatividade excessivo para inspeção e serviço rotineiros.

Na prática, o custo de manutenção raramente é o fator decisivo. Se as despesas de manutenção de um ativo parecem altas, é quase certo que o equipamento é não confiável, e as perdas incorridas por essa falta de confiabilidade superam em muito o gasto de manutenção. Consequentemente, medir confiabilidade é muito mais valioso do que simplesmente registrar custos de manutenção.

Dados de mão de obra em ordens de serviço são notoriamente não confiáveis. Técnicos que inserem horas de mão de obra no sistema de manutenção frequentemente veem a informação como de baixo valor, levando a imprecisões. Como registros detalhados de mão de obra raramente justificam o custo de registro, alocar mão de obra de manutenção a contas de área é tipicamente a abordagem mais sensata — exceto para equipamentos móveis, onde o custo de manutenção pode ser uma consideração importante ao decidir entre revisar ou substituir.

Para infraestrutura em plantas de manufatura e instituições de serviços, o gasto de manutenção permanece crítico, mas as decisões que informa são frequentemente subjetivas e enraizadas em padrões de gestão. Por exemplo, escolher repintar uma instalação a cada cinco anos versus a cada dez anos geralmente baseia-se em preferência estética, não necessidade estrutural.

Finalmente, instituições financiadas publicamente frequentemente separam atividades de manutenção e redesenho em contas distintas. Essa segregação infla custos administrativos e aumenta a importância de capturar com precisão custos de manutenção no nível da ordem de serviço.