Um breve guia para escolher um CMMS

Escolha de um software CMMS

Esta postagem descreve tudo o que você precisa saber sobre como escolher um CMMS, com dicas, estratégias, modelos de pontuação e muito mais para ajudá-lo a fazer a escolha certa.

Índice

1. Como usar este guia
2. Fase 1:Reúna sua equipe
3. Fase 2:Defina suas metas
4. Fase # 3:avaliar as opções do CMMS
5. O resultado final

A escolha do software CMMS correto pode significar a diferença entre manter a manutenção sob controle e perder muito tempo e dinheiro. É por isso que é crucial escolher um CMMS que seja adequado para sua operação.

Existem muitos softwares de manutenção por aí, então pode ser fácil se sentir perdido ou sobrecarregado ao escolher um CMMS. Mas não tenha medo! Destacamos algumas estratégias infalíveis para avaliar o software de manutenção para que você possa se organizar rapidamente e encontrar o melhor CMMS para sua equipe.

Como usar este guia

As fases descritas abaixo o ajudarão a saber como proceder para escolher um CMMS que se adapte ao seu negócio, orçamento e operação de manutenção:

1. Primeiro, veremos como consultar os principais interessados ​​e obter a adesão de sua equipe.
2. A seguir, ajudaremos você a compreender seus objetivos para que possa concentrar sua pesquisa.
3. Por fim, iremos orientá-lo através do processo de avaliação do software CMMS quanto ao ajuste, custo, recursos e implementação.

Fase 1:Montando sua equipe

É importante pensar sobre cada pessoa que irá interagir com o software, como se sente sobre a adoção de um novo processo e o que precisa em um CMMS. Esta seção descreve quem reunir e como, para que você possa obter adesão e garantir que os principais interessados ​​estejam na mesma página.

Quem deve ser consultado ao escolher um CMMS

Consultar as pessoas certas nos estágios iniciais de sua pesquisa o ajudará a dar um passo mais perto de escolher um CMMS com base em uma abordagem mais holística de manutenção.



Administradores de sistema e gerentes de manutenção :Essas pessoas irão supervisionar o uso diário do CMMS, por isso é muito importante envolvê-los no início do processo para ajudar a obter a adesão e melhorar a adoção do sistema.

Técnicos :Estas são as pessoas que mais usarão o CMMS, então sua opinião sobre recursos, usabilidade e abertura para adoção de software são fundamentais.

Operadores :Os operadores devem desempenhar um papel importante na ordem de serviço e no processo de solicitação de serviço, e é por isso que sua entrada deve ser considerada.

Engenheiros de confiabilidade :Engenheiros de confiabilidade são essenciais para usar um CMMS em todo o seu potencial e alcançar um programa de manutenção preventiva bem-sucedido.

Gerentes de estoque :O gerenciamento de estoque é uma grande parte da função de um CMMS, e é por isso que os gerentes de estoque devem ser consultados ao selecionar um.

Pessoal de saúde e segurança :É especialmente importante conversar com esses membros da equipe ao escolher um CMMS se você estiver em um setor que é altamente auditado.

equipe de TI :Sua equipe de TI terá muitos insights sobre se e como um CMMS pode se integrar à infraestrutura de tecnologia existente em suas instalações.

Executivos :CEOs, CFOs e outros gerentes de nível executivo costumam usar o software CMMS para tomar decisões baseadas em dados sobre o futuro da empresa.

Perguntas para obter uma visão e adesão das partes interessadas

1. Responda à pergunta “O que isso traz para mim?” para cada usuário do sistema. Pergunte a todos que são afetados por um CMMS como eles imaginam o uso do software e quaisquer desafios que prevejam ao adotá-lo.
2. Sua cultura organizacional apoiará a mudança para um CMMS? A aceitação, de cima a baixo, é extremamente importante para uma implementação bem-sucedida do CMMS. Identifique qualquer oposição à manutenção de software e encontre uma solução para essas preocupações.
3. Quais sistemas, processos e recursos podem tornar a adoção do CMMS mais fácil? É vital educar e capacitar todos em suas instalações para que entendam o valor de um CMMS. Construir uma política de gerenciamento de ativos, compartilhar artigos úteis e incluir as partes interessadas em demonstrações e avaliações gratuitas são algumas maneiras de conseguir isso.

Escolha de um CMMS que seja melhor para sua equipe

Um CMMS é tão eficaz quanto as pessoas que o usam. Se o software não tiver as ferramentas de que sua equipe precisa ou os usuários se recusarem a se adaptar a uma nova maneira de fazer as coisas, seu investimento será em vão. É por isso que é importante decidir quem deve ser consultado ao escolher um CMMS e o que eles precisam de software de manutenção. Com esse insight, você pode avaliar diferentes opções com uma visão completa de como um CMMS afetará sua operação.

Escolher o CMMS certo pode significar a diferença entre manter sua manutenção sob controle e perder muito tempo e dinheiro.

Fase # 2:defina seus objetivos

Você não encontrará a solução certa se não souber quais problemas está enfrentando. A busca por um CMMS começa com a definição dos problemas que você deseja resolver e o estabelecimento de metas de curto e longo prazo.

Perguntas para definir seus objetivos

1. Quais são os objetivos de longo prazo do seu departamento de manutenção e da sua empresa?
2. Qual é o maior problema ou frustração para sua equipe de manutenção?
3. Quais KPIs ou metas de manutenção você está preocupado em alcançar?
4. Sua operação possui vários sites? Quantos ativos e peças você possui?
5. Qual estratégia de manutenção você usa agora e o que deseja usar no futuro?
6. Qual é a carga de trabalho diária da sua equipe de manutenção?
7. Quais são os regulamentos de saúde e segurança que sua empresa precisa cumprir?

Dicas para compreender seus objetivos

1. Converse com os tomadores de decisão em sua empresa sobre como eles definem o sucesso de curto e longo prazo e para onde veem seu setor.
2. Quantifique o seu desempenho o máximo possível, identifique os pontos fracos (como muito tempo de inatividade ou manutenção não planejada) e descubra o que está causando esses pontos fracos.
3. Audite seus sistemas e processos de manutenção. Descubra o que funciona bem e o que não funciona. Converse com sua equipe de manutenção sobre os obstáculos diários que eles enfrentam.
4. Crie uma lista de suas cinco principais metas para o próximo, três e cinco anos.

Qual CMMS o ajudará a atingir seus objetivos?

É muito cedo para escolher o melhor CMMS, mas este processo ajuda você a descobrir se você precisa de um. Sua solução atual pode ser suficiente, especialmente se sua operação for pequena, bem-sucedida e capaz de escalar para o futuro. Por outro lado, esta parte do processo deixará claro se há uma lacuna de tecnologia em sua equipe de manutenção e definirá você no caminho para preencher essa lacuna.

Fase 3:Avaliando suas opções de CMMS

Até agora, vimos a visão de 10.000 pés ao escolher um CMMS. As seções a seguir o levarão à realidade para que possa examinar os detalhes de cada opção de software, desde a maneira como se adapta às suas instalações até quanto custa, quais recursos possui e como pode ser implementado.

Escolha de um CMMS que atenda aos seus requisitos

Essas perguntas e dicas podem ajudá-lo a restringir o campo de jogo e identificar um punhado de soluções que podem ajudá-lo a cumprir seus objetivos (falaremos sobre como reduzir ainda mais esta lista na próxima etapa).

Perguntas para ajudar a definir seus requisitos

1. Qual é o máximo que você pode gastar, anualmente, em um CMMS?
2. Você consegue medir o desempenho de seus ativos?
3. Qual é o seu cronograma para adquirir e implementar um CMMS?
4. Você tem recursos e sistemas de TI que possam oferecer suporte a um CMMS local?
5. Quais sistemas e processos existem para apoiar a adoção de um novo software?

Dicas para estabelecer seus requisitos

1. Defina um orçamento de cinco anos para o CMMS para ver o que você pode gastar de forma realista.
2. Faça um inventário de seus ativos e avalie a criticidade, os modos de falha e a capacidade de integração com a tecnologia.
3. Defina um prazo para a escolha e implementação de um sistema. Descreva o que você deseja alcançar nos primeiros 30, 60 e 90 dias.
4. Converse com sua equipe de TI sobre a capacidade de sua instalação de instalar software local ou baseado em nuvem.
5. Examine quaisquer SOPs, políticas, canais de comunicação e outros sistemas e processos existentes. Liste todas as atualizações ou novos recursos necessários para a adoção do CMMS.
6. Tente responder à pergunta:“O que eu ganho com isso?” para cada pessoa que irá interagir com o software. Isso inclui gerentes de manutenção, técnicos, operadores, engenheiros de confiabilidade, gerentes de estoque, pessoal de saúde e segurança e executivos.

Qual CMMS atende às necessidades de sua operação?

Agora, você deve ter uma imagem mais clara do que deseja em um CMMS. Neste ponto, você pode eliminar qualquer opção que não seja financeiramente realista e determinar se no local ou baseada na nuvem é a solução ideal para você. Se você não tem recursos para implementar uma solução local, como suporte de TI interno, pode remover essa opção de sua lista.

Compreendendo o verdadeiro custo de um CMMS

A maioria das plataformas CMMS economiza dinheiro a longo prazo, mas a plataforma certa o ajudará a maximizar o ROI agora e conforme sua empresa cresce. Esta seção o ajuda a obter o custo real do software para que possa encontrar o melhor CMMS.

Perguntas para entender o custo de um CMMS

1. Qual é o seu orçamento para um CMMS? Que fatores influenciarão esse número no futuro?
2. Quantas pessoas usarão o CMMS e como esse número aumentará em cinco anos?
3. Quais KPIs serão usados ​​para avaliar o retorno do investimento?
4. Qual é o custo total de cada opção de CMMS (compra, assinaturas, treinamento, suporte e atualizações)?
5. Quais são as estruturas de preços de cada opção do CMMS? O preço é flexível ou você está preso a um contrato?
6. Quais são os custos indiretos de cada opção do CMMS? (tempo, infraestrutura de TI, novas contratações)?

Dicas para entender o custo de um CMMS

1. Existem plataformas CMMS gratuitas e muitos provedores oferecem versões gratuitas de seus softwares CMMS. No entanto, muitas vezes há limites para usuários, ativos, ordens de serviço, recursos e suporte. Compreenda esses limites e como eles afetam sua operação ao escolher um CMMS.
2. Como a maioria das estruturas de preços do CMMS são baseadas no número de usuários, é importante saber quem usará o sistema e como esse número aumentará no futuro.
3. Certifique-se de entender o custo de configuração, infraestrutura de TI, suporte, treinamento, atualizações, integrações, equipamentos (como hardware extra ou dispositivos móveis como tablets) e o tempo que levará para implementar o sistema adequadamente. Alguns provedores de CMMS incluem suporte no custo da assinatura e outros não. Custos inesperados de suporte e implementação podem facilmente prejudicar seu orçamento.
4. Usar software de manutenção geralmente leva à economia de dinheiro em outro lugar, como estoque e mão de obra. As métricas que você usa para quantificar o valor do seu CMMS irão ajudá-lo a estabelecer um orçamento e definir quais recursos valem o custo.

Escolha de um CMMS para seu orçamento

É aqui que você pode realmente começar a reduzir as opções. É provável que um CMMS esteja fora de serviço se custar mais do que seu orçamento. O mesmo vale para um CMMS que não é financeiramente sustentável à medida que sua organização cresce.

Você não encontrará a solução certa se não souber quais problemas está enfrentando. A busca por um CMMS começa com a definição dos problemas que você deseja resolver e o estabelecimento de metas de curto e longo prazo.

Avaliação de recursos e benefícios de um CMMS

Cada CMMS possui dezenas de recursos com diferentes níveis de capacidade e personalização. Simplesmente ler uma lista de todas as ferramentas não deixará você mais perto de escolher um CMMS que é melhor para sua operação. Esta seção ajuda a avaliar os recursos do CMMS estrategicamente e identificar qual software é o mais adequado para sua operação.

CMMS apresenta modelo de pontuação

Nosso modelo de pontuação de recursos de CMMS abrangente pode ajudá-lo a avaliar cada provedor de CMMS em seus recursos disponíveis, seu valor e como eles atuam com base nas metas e prioridades de sua instalação. Clique na imagem abaixo para baixar nosso modelo de pontuação de recursos do CMMS.

Outras coisas a considerar ao avaliar os recursos do CMMS

1. Não hesite em entrar em contato com um provedor se tiver dúvidas sobre um recurso. Eles podem explicar se esse recurso está disponível e como ele se parece em ação.
2. Verifique se cada opção do CMMS tem uma versão móvel. Um aplicativo CMMS móvel permite que você trabalhe em qualquer lugar e pode ser uma ferramenta extremamente valiosa.
3. Pense em outros sistemas que precisam ser integrados ao seu CMMS (como sistemas de software em outros departamentos) e descubra se essas integrações são possíveis com cada opção.
4. Cada nível de preço do CMMS vem com recursos adicionais. Certifique-se de que os recursos que você está avaliando estão disponíveis no nível que se ajusta ao seu orçamento.
5. Alguns provedores de CMMS permitem que você personalize certos recursos, como painéis ou relatórios. Descubra se cada solução oferece essa opção.
6. Seja realista. Você pode precisar ou desejar um determinado recurso, mas isso não significa que será capaz de usá-lo com êxito com os recursos e experiência disponíveis.
7. Pense em recursos fora da plataforma CMMS, como treinamento e suporte.

Qual CMMS oferece mais valor pelo dinheiro?

Qualquer CMMS que pontuar muito menos do que outros candidatos na tabela de avaliação deve ser removido da sua lista. Você pode ficar tentado a manter algumas das opções de pontuação mais baixa se custarem menos. No entanto, se eles não tiverem os recursos de que você precisa, não valerão a pena o investimento a qualquer preço. Elimine sua lista de principais candidatos do CMMS para os dois ou cinco primeiros. A próxima etapa é ver se algum dos finalistas é bom demais para ser verdade. Essa é a pergunta que queremos responder em nossa próxima seção.

Definindo o escopo de sua implementação do CMMS

A escolha de um CMMS não se trata apenas de números. Sim, os preços são importantes e os recursos também, mas o fator humano também deve ser considerado ao escolher o melhor CMMS. Esta seção explora como você pode navegar pelo elemento humano ao escolher um CMMS.

Cinco coisas a serem consideradas para a implementação do CMMS

1. É fácil usar o CMMS? Técnicos, operações e outros não usarão o software corretamente (ou o usarão) se ele não for amigável. Peça aos fornecedores de CMMS um teste gratuito e descubra por si mesmo como é fácil de operar.
2. Como são os processos de implementação, treinamento e suporte? Você e sua equipe precisarão de ajuda para configurar e usar o software. Pesquise quanta assistência é oferecida pelos provedores de CMMS para configuração, treinamento e recursos de suporte (centro de ajuda digital, vídeos de treinamento, suporte ao cliente, etc.).
3. O que pode dar errado? O caminho para o sucesso do CMMS tem seus desafios. Saber quais obstáculos estão à frente o ajudará a se preparar para eles. Pergunte aos provedores de CMMS sobre os desafios comuns de implementação de seus sistemas. Converse com empresas que usam o software e pergunte sobre os obstáculos que enfrentaram.
4. O que vem a seguir? Determine como seriam as próximas etapas se você definisse um CMMS amanhã. Pense em quem precisa ser notificado e estabeleça um cronograma para a implementação.
5. O que acontece após a implementação? Implementar software é apenas o começo de sua jornada para o sucesso do CMMS. Você precisa decidir como rastrear os resultados, garantir que o sistema está sendo usado corretamente, integrar novos funcionários e escalar para o crescimento. Pergunte aos fornecedores em potencial sobre suporte e recursos que eles oferecem implementações anteriores.

Qual CMMS é o vencedor?

Este é o fim da estrada. O ato final. Tempo de decisão. Você fez sua pesquisa, fez as perguntas certas e conversou com todas as pessoas de que precisava. A chamada final se resume a escolher um CMMS para atender às suas necessidades de negócios mais urgentes de curto e longo prazo, com os serviços e a equipe para apoiá-lo durante a transição.

Conclusão

Escolher um CMMS pode parecer assustador no início. Olhar para os cifrões e pensar na implementação por semanas a fio pode ser uma grande dor de cabeça. Quando tudo parecer demais, basta dar uma olhada profunda e seguir três passos simples:

1. Consulte os principais jogadores enquanto obtém o buy-in
2. Defina suas metas
3. Avalie o software com base no ajuste, custo, recursos e implementação.

Com todas essas informações e percepções, as nuvens de tempestade irão se dissipar e você pode ter certeza de que o CMMS selecionado é o mais adequado para sua operação.