Software de manutenção/CMMS – Preparando um caso de negócios

Os gerentes de manutenção estão cientes de como o software CMMS, também conhecido como software de manutenção, pode melhorar as operações de manutenção e reduzir as despesas. No entanto, pode ser difícil obter suporte da gerência sênior ou dos proprietários de empresas para comprar esse software e colocá-lo em uso.

Já aconteceu isso com você?

Por outro lado…

Do ponto de vista da gestão, existem várias outras áreas além do software de manutenção onde tais dispêndios de capital podem ser feitos. Quase tudo isso também pode melhorar as operações de negócios.

Então, como justificar o investimento de verbas de orçamento limitado para obter software de manutenção em vez de gastá-lo em outro lugar?

Impactos do software de manutenção nas decisões de negócios

A manutenção é uma dessas áreas operacionais não anunciadas. Muitas vezes ignorado quando não há grandes crises!

No entanto, há vários relatórios e recursos disponíveis no software CMMS. Eles podem ser úteis para a gerência sênior e proprietários de empresas para reduzir custos e melhorar a lucratividade. Use-os para apresentar seu caso e obter um orçamento para um programa de software CMMS.

Veremos alguns deles usando o FastMaint CMMS como exemplo. Relatórios e recursos semelhantes existem em outros softwares de manutenção.

Muitos tipos de negócios podem usar software de manutenção. Por exemplo, podemos considerar dois tipos de negócios diferentes. Em primeiro lugar, uma operação de fabricação de pequeno a médio porte. Em segundo lugar, uma instalação comercial de pequeno e médio porte que presta serviços a diferentes clientes. Pode ser algo como um hotel ou resort, um complexo de escritórios, um restaurante e assim por diante. No entanto, também pode ser aplicável a outras operações que tenham muitos equipamentos ou instalações. Por exemplo, operadores de serviços públicos, refinadores e assim por diante.

1. Relatório de Estatísticas

Um dos relatórios mais úteis é o relatório Estatísticas no FastMaint CMMS. Ele foi especialmente projetado para ser compartilhado com a alta administração ou proprietários de empresas. Eles não precisam ter acesso ao FastMaint. O gerente de manutenção pode imprimi-lo e entregá-lo a eles. Não contém estatísticas complexas e difíceis de entender.

O relatório mostra o desempenho em um período atual (Últimos 30 dias ) versus desempenho em dois períodos anteriores e semelhantes. Isso facilita a captura de possíveis problemas ou tendências. Alguns itens para procurar são:

a) Ordens de serviço pendentes de períodos anteriores

Devemos ver se um número incomum de ordens de serviço criadas em períodos anteriores ainda estão pendentes. Se algum deles for para ativos importantes (equipamentos ou locais), há motivo para preocupação. A manutenção incompleta de um ativo pode significar baixa qualidade do produto ou serviço ou até mesmo perda de receita se o produto ou serviço não puder ser entregue.

b) Tempo gasto na prevenção versus interrupção

Essa proporção é expressa em porcentagem. Uma porcentagem baixa significa que a maioria das manutenções é do tipo avaria. Isso é caro, pois significa que um ativo (um equipamento ou local) está inesperadamente fora de serviço. Em uma operação de fabricação, provavelmente perdemos a produção ou a qualidade do produto. Em uma instalação comercial, podemos ter incomodado os clientes ou perdido receita porque não podemos alugar a instalação (por exemplo, quartos de hotel) aos clientes.

c) Equipamento com maior tempo de ordem de serviço de avaria

Mesmo que o Tempo gasto preventivo vs. de detalhamento relação parece boa, verifique e veja se o mesmo equipamento continua surgindo como tendo o maior número de ordens de serviço de avaria. Devemos garantir que não seja um ativo crítico cuja falta de disponibilidade dificulte a entrega do produto ou serviço. Se for um ativo crítico, podemos precisar conversar com os gerentes de manutenção e operações para ver se é hora de substituí-lo ou fazer uma reconstrução completa.

Dê uma olhada em "3 métricas de manutenção rápida para planejadores de manutenção ” para um olhar mais aprofundado.

2. Relatório de Análise de Ordem de Serviço

Este é mais um relatório que podemos imprimir e entregar à gestão. Queremos que ele use a Variação de custo e duração modelo de relatório mostrando agregados por mês . Este relatório mostra como os custos e durações de diferentes classes de ordens de serviço variaram das estimativas.

Se observarmos grandes variações inexplicáveis, normalmente significa que há um problema com a manutenção e as operações. Precisamos cavar mais fundo e encontrar as causas subjacentes.

Pode ser a manutenção e as operações não estão funcionando bem juntas. Ou talvez alguns ativos tenham chegado ao fim de suas vidas e exijam mais manutenção do que o planejado. Ambos os problemas, além de aumentar os custos de manutenção, provavelmente resultarão em receita e perda de clientes devido a atrasos na entrega de produtos ou serviços.

3. Calendário de manutenção de equipamentos

Este não é um relatório que a gerência executiva geralmente precisa ver. No entanto, tem implicações importantes para a cooperação entre o pessoal de manutenção e de operações.

Mostra quando se espera que o equipamento fique indisponível devido à manutenção preventiva planejada. O tempo é tudo, pois equipamentos ou instalações indisponíveis durante um período de pico serão inaceitáveis.

Queremos garantir que as informações neste relatório sejam compartilhadas entre os departamentos e que sejam feitos ajustes nos cronogramas de manutenção conforme necessário.

4. Registro de Ativos e Substituição de Ativos

A maioria das plantas industriais e instalações comerciais possui alguns equipamentos e outros ativos que foram adquiridos ao longo de vários anos. Frequentemente não existe uma lista centralizada de tais ativos e seus custos. É aqui que um programa de manutenção de ativos para essas instalações e equipamentos pode realmente ajudar.

Podemos usar o FastMaint CMMS para manter uma lista desses ativos e também rastrear os custos de manutenção contínuos incorridos neles.

A compra de equipamentos é normalmente um desembolso de capital significativo. Vamos compensar esses custos fazendo provisões para depreciação com base na vida útil esperada do equipamento.

O que acontece se o equipamento precisar ser substituído antes do esperado devido à falta de manutenção? Por outro lado, quais são os benefícios que podemos esperar se o equipamento durar em média 10% a mais por causa das melhores práticas de manutenção possibilitadas com o suporte do software CMMS?

Esses tipos de itens afetarão nosso balanço patrimonial e demonstrações de lucros e perdas.

Além disso, você pode ter uma ideia de possíveis economias e benefícios com a “Calculadora de benefícios e ROI do CMMS “.

Guia de seleção de software de manutenção

Se você está considerando um software de gerenciamento de manutenção e não sabe por onde começar, este Guia de Seleção de Software CMMS gratuito será bastante útil. Com uma variedade de perguntas e listas de verificação, ele pode ajudá-lo a identificar o produto certo para sua organização. Ou você pode repassar o guia em PDF para outras pessoas que possam ser responsáveis ​​pelo processo de seleção.